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1、檔案工作管理制度今日之文件，明日之歷史。為保證公司文件的完整，便于查找使用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作，特制定本制度。一、管理部門(mén)綜合部是公司文書(shū)檔案的管理部門(mén)，其主要職責(zé)如下：（1）制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。（2）對(duì)公司其他部門(mén)文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（3）做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。（5）提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。二、文件材料的收集（一）收集主體各部門(mén)應(yīng)確定檔案主管，負(fù)責(zé)收集、整理、移交和保管該部門(mén)的檔案資料。檔案主管應(yīng)由責(zé)任心強(qiáng)、工作態(tài)度認(rèn)真仔細(xì)的員工兼任，并定期參加2、公司組織的統(tǒng)一培訓(xùn)。（二）收集范圍凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片、影音資料等都要齊全完整地收集起來(lái)。其中應(yīng)以公司產(chǎn)生的具有長(zhǎng)遠(yuǎn)或重要參考價(jià)值的文件材料作為保存的重點(diǎn)。具體包括以下各項(xiàng)：1、上級(jí)來(lái)文（1）上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司落實(shí)的文件。（2）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要批示講話、題詞、照片和錄像等材料。2、公司文件材料 （1）會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等。（2）公司頒發(fā)（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿。（3）公司的請(qǐng)3、示與上級(jí)批復(fù)文件，下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件。（4）公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告。（5）反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料。（6）公司檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料。（7）公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳薄、審計(jì)等文件材料。（8）公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料。（9）公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄；從外單位帶回的與公司有關(guān)的未經(jīng)文書(shū)處理登記的文件材料。（10）公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料。（11）公司成立、合4、并、撤銷(xiāo)、更改名稱、啟用印信及其組織綱要、人員編制等文件材料。（12）公司制訂的工作條例、章程、制度等文件材料。（13）公司的歷史沿革、大事紀(jì)、年鑒，反映公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件。（14）公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、工人手冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休、離休等工作及獎(jiǎng)懲等文件材料。（15）公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)、工會(huì)組織介紹信及存根。（16）公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊(cè)。（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本。（18）公5、司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料。（19）公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考查總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)錄、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等。（20）各種普查工作中形成的文件材料。各部門(mén)歸檔內(nèi)容明細(xì)詳見(jiàn)附件一各部門(mén)歸檔內(nèi)容明細(xì)表。（三）收集中應(yīng)注意的問(wèn)題1、公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。2、正文和附件要同時(shí)收集。3、一般文件只存印本和完稿，其他底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。4、作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁(yè)殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。5、有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見(jiàn)的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。6、有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)或有批復(fù)無(wú)請(qǐng)示的文件，6、應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒(méi)有書(shū)面文件的，應(yīng)當(dāng)注明并蓋公章。7、用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫(xiě)的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。8、經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫(xiě)上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。三、立卷歸檔公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。1、文件材料的分類按文件材料的重要性，在收藏時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分類。2、立卷、歸檔分工（1）各部門(mén)形成的需自行存檔的文件材料由各部門(mén)自行立卷、歸檔，凡公司文秘檔案、人事檔案、各類合同、證7、件原件以及其他非專業(yè)性文件，由綜合部統(tǒng)一立卷、歸檔。（2）需存檔的文件資料原則上由綜合部保管原件，各部門(mén)保管復(fù)印件。如確因工作所需不便移交原件的，應(yīng)提交電子文件或復(fù)件，同時(shí)應(yīng)向綜合部提交書(shū)面申請(qǐng)，寫(xiě)明留用文件資料原件的理由及期限、保管人員、原件名稱、頁(yè)數(shù)、制作單位、制作時(shí)間、編號(hào)等，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（詳見(jiàn)附件二：重要文件資料部門(mén)留用申請(qǐng)表）（3）各種文件、資料，按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫(xiě)頁(yè)碼、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。（4）具有不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。3、電子文件的歸檔要求（1）電子文件的邏輯歸檔，按照歸檔鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行，將管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)8、上移交檔案部門(mén)。其歸檔工作，除存儲(chǔ)格式和位置不變外，其它均應(yīng)參照國(guó)家文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（2）把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中拷貝至耐久性的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，第3套異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作。（3）保存電子文件的載體，按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、硬磁盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)等。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。（4）存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫(xiě)檔號(hào)、題名、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。（5）將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附歸檔電子9、文件登記表。（6）需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一類型載體上，如果采用專用軟件，應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。（7）原電子文件載體在完成電子文件歸檔后， 在其形成部門(mén)保留時(shí)間至少1年。（8）在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件，應(yīng)按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。4、檔案保管（1）檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。（2）膠片、照片、磁帶專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。（3）底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查，平放或卷放。（4）庫(kù)藏檔案定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。5、歸檔時(shí)間 各部門(mén)每月的文件材料在辦理完畢后，要求在10、次月的15號(hào)以前整理歸檔，編制文件目錄，向綜合部移交。各部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)督促其部門(mén)按時(shí)移交歸檔材料。6、歸檔手續(xù)移交檔案必須制作移交清單，一式兩份，寫(xiě)明文件標(biāo)題、文件頁(yè)數(shù)、文件數(shù)量、移交時(shí)間等，交接雙方要簽名蓋章。（詳見(jiàn)附件三：歸檔移交清單）四、檔案借閱（1）借閱檔案必須當(dāng)面點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)，由借閱人填寫(xiě)借閱申請(qǐng)單，經(jīng)所在部門(mén)主任及保管部門(mén)主任簽字后借閱。（詳見(jiàn)附件四：檔案借閱申請(qǐng)表）借閱的案卷要注意愛(ài)護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展決策中的秘密事項(xiàng)、重要合同、客戶貿(mào)易渠道、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、底圖、重要財(cái)務(wù)信息以及其他重要檔案借閱時(shí)不得帶出存檔部門(mén)。（2）借出11、的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。（3）借閱時(shí)間最長(zhǎng)不能超過(guò)一個(gè)月，確因工作需要不能到期歸者，要說(shuō)明情況辦理續(xù)借手續(xù)。（4）歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記薄上及時(shí)注銷(xiāo)。（5）凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。五、檔案銷(xiāo)毀（1）對(duì)已過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷(xiāo)毀。（2）銷(xiāo)毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，由2人以上監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。六、檔案統(tǒng)計(jì)（1）及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。（2）除按上級(jí)主管部門(mén)的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。（3）對(duì)永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便反映檔案的不同價(jià)值和庫(kù)存發(fā)展趨勢(shì)。（4）統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。（5）定期編制專題資料。七、檔案保密（1）檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不得接觸。（2）不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問(wèn)題。（3）檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。本制度由綜合部負(fù)責(zé)解釋；自印發(fā)之日起執(zhí)行。