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1、 編號：XZ-ZD-GLSC-0411(V1.1)方正寬帶行政部工作管理手冊北大方正寬帶網絡科技有限公司2004年4月13日目 錄第一章 總則4一、制定管理手冊的目的4二、行政部的職責范圍4第二章 部門結構5一、部門崗位職責圖5二、崗位職責描述6第三章 工作管理規程7一、行政管理71、考勤制度72、加班制度73、請假制度74、例會制度7二、業務管理71、受理電話規范72、發送電話規范83、通話的基本要求84、總機的管理制度85、來賓接待須知96、前臺接待處配備：97、辦公用品的購發98、禮品109、名片管理辦法1010、證照的管理1111、印鑒的管理1112、員工胸卡的管理辦法1113、鑰匙管2、理規定1214、書刊管理辦法1215、安全保衛工作條例1216、司機管理規定：1317、車輛管理辦法1418、會議規則與管理15三、員工考核管理制度181、考核目的182、考核時間183、考核內容184、考核形式和辦法195、考核程序196、特殊考核207、考核結果及效力20第一章 總則一、制定管理手冊的目的為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化、流程化、提高辦事效率，我們在公司管理手冊基礎上結合本部門的工作特點制定行政部管理手冊。二、行政部的職責范圍行政部的主要職責范圍包括：（一） 后勤服務的全方位保障（二） 印鑒管理（三） 安全保衛管理（四） 有關證件的辦理與保3、管（五） 公司活動的組織第二章 部門結構一、部門崗位職責圖行政部經理司 機行政助理前臺接待總 接 公 信 用 文 設 行 車 車機 待 司 件 品 件 備 政 輛 輛的 來 考 收 管 管 維 事 的 的接 客 勤 發 理 理 護 項 使 費聽 養 用 修 預算二、崗位職責描述 參照人力資源部方正寬帶部門職責標準第三章 工作管理規程一、行政管理1、 考勤制度參照人力資源部方正寬帶部門職能要求2、加班制度 參照人力資源部方正寬帶部門職能要求3、請假制度 參照人力資源部方正寬帶部門職能要求4、例會制度第一條 為了能及時總結本部門階段性工作情況，調整和部署下一階段工作，及時解決發生的問題，實現員工的4、有效溝通，我部門實行每周例會制度。例會可邀請其他部門有關人員列席參加。第二條 在周例會上所做出的任何決定，員工都要堅決執行，貫徹落實。第三條 所有員工（特殊情況除外）都必須準時參加每周的例會，否則按曠工處理。二、業務管理1、受理電話規范第一條 電話鈴聲一響，應迅速接聽。第二條 總機在接聽電話時要迅速，并用親切的口吻說：“您好！，方正寬帶”；第三條 若分機占線，應對來電者說：“對不起，分機占線，請稍后再撥?！?；第四條 若對方電話不清晰，應說：“對不起，麻煩您再講一遍”。若來電者口氣不佳或粗言粗語，都應和氣應答；第五條 在受理電話時，要認真聽取對方談話，必要時應做好詳細記錄； 第四條 在結束通話前5、，道“謝謝，再見！”。2、發送電話規范第一條 在發送電話時，首先自己打好腹稿，重要電話，應起草電話稿；第二條 電話接通后，應通報自己單位、姓名，如“您好，我是方正寬帶公司*部*。請求對方找受話人；第三條 需要對方記錄時，在敘述事由前提醒對方做好記錄準備；第四條 對于重要電話，通話結束后，應在電話稿上表明對方接電話人的姓名及通話時間。3、通話的基本要求第一條 語氣要和藹，語言要文明。通電話時，要提醒自己“我在代表公司講話，這是公司形象的一部分?！彼杂秒娫挄r，一定要注意使用文明禮貌語言，例如：您好、請、麻煩您了、謝謝、對不起、請原諒、再見等。在講話時，聲調要熱情、愉快、友好、和藹。如詢問對方職務6、姓名時，口氣盡量婉轉：“您貴姓？應當怎樣稱呼您？”；第二條 發音要清楚，語言要準確。通話應使用期普通話，切忌夾雜方言土語；第三條 內容要扼要，重點要突出。打電話要注意節約時間和費用。對重要的或復雜的內容，通話前要擬定一個提綱，突出重點，言簡意，使對方能抓住中心；第四條 按權限處理問題。通話中涉及的問題如超出自己的權限，不可怕麻煩，就拒絕或隨口答應，應向對方說明情況，特向領導請示后再答復對方。4、總機的管理制度第一條 總機人員應注意衣著、態度；第二條 總機在工作時間必須有人值班，總機文秘有事外出，必須找人替位。除總機文秘外， 其他人不得用總機接打電話；第三條 不準過多、過長時間打私人電話；第四7、條 不得用公司電話撥打私人長途；第五條 由總機負責快遞收發；第六條 由總機負責報刊雜志。5、來賓接待須知第一條 對非公司同事進入，應主動詢問，了解來訪目的及機構，姓名，并請對方出示名片；第二條 打分機聯絡被訪者，以確定是否有空或接見，如等候時間過久，應主動再聯絡被訪人，并委婉告之來訪者原因；第三條 要求被訪人到大堂服務臺接來訪者到會客室，不可讓來賓自行進入；第四條 來訪者如果是高級主管之貴賓，即應與主管的秘書聯絡，由秘書前往引導，如主管；正在開會或會客，則需告之來訪者再等片刻；第五條 事先預定來訪之貴賓，前臺人員應隨時注意儀表。貴賓來時，一般由公司領導親自到門口接見第六條 對推銷貨品之人或不速8、之客，亦因禮貌地請其留下名片并委婉謝絕。6、前臺接待處配備：第一條 飲水機，并保持有人換水，并配備紙杯;第二條 沙發、茶幾，供來賓等候時落座;第三條 公司介紹、報刊、雜志，供來賓等候時閱讀;第四條 接待服侍（由前臺兼任），給客人送茶倒水，并通知被訪者;第五條 可以備一些茶葉，使來賓產生好感。7、辦公用品的購發第一條 每月月底前，各部門負責人將該部門如所需要大量辦公用用品應及時通知行政部。行政部制定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經主管副總審批后由行政部統一購買、根據實際工作需要有計劃的分發給各部門;第二條 公司新員工的辦公用品，行政部根據人力資源部提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新員9、工的正常工作。負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品的齊全、品種對路、量足質優、庫存合理、開支適當、用品保管好;第三條 負責購發辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續。出庫一定要由領取人員簽字;第四條 因工作需要，確需某種專用辦公用品的部門，須由本部門經理簽字、報上級領導批準后方可購買。發票除本部門經理簽批外，需由上級領導簽批后，方可報銷;第五條 領用辦公用品的部門，應將本部門所需的辦公用品匯總填寫辦公用品領用單，經部門經理簽字后方可領取，如確實急需用品可到行政助理領取，填寫相應的部門辦公用品領用表，流水號由行政部按月份及順序由行政部編寫，如9月第一張流水號0901、第二張流水號0902，10、以此類推且行政部所有記錄流水號均按此編寫；第六條 日常領用文具需填寫文具領用登記表；第七條 辦公用品管理一定要做到清潔、注意安全、放火、防盜、嚴格按照規章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房;第八條 對于離開公司的員工，按照入職時所領的清單收回辦公用品（已用過的筆、本除外）第九條 每月月底，行政助理統計各部門費用，與財務部共同盤點庫存.8、禮品第一條 禮品的購置需寫呈批單，經部門經理批準再經上級領導簽批后，方可購買或制作。保管方法同辦公用品管理方法;第二條 各部門領用禮品時須詳細填寫禮品領用登記表；第三條 若因工作需要，確需某種特殊禮品，須由本部門經理申請，報副總批準后由行政部購買；第四條辦公用11、品、禮品由行政部因派專人管理，每月須將使用情況匯總報財務部及各部門，若辦公用品、禮品帳目不清，或出現浪費，由管理人員負責賠償;第四條 每月由行政部整理各部門辦公用品、禮品領用情況，將其采購費用記入各部門費用。9、名片管理辦法第一條 公司正式職工確因工作需要可印刷名片，試用員工原則上不印名片，因業務需要印制名片，須經部門經理同意;第二條 各部門印刷名片、須寫名姓名、職務、印刷數量，填寫名片申請單，經部門經理簽后交行政部，由行政助理統一印刷;第三條 名片上的職務由人力資源部提供，不準自行更改。第四條 各部門名片應按公司統一格式印刷，不準自行采用其它樣式;第五條 名片由行政部進行審核并校對，方可印刷12、。第六條 領用名片時填寫名片領用登記表，以便結算費用。10、證照的管理第一條 應及時辦理公司所須的證照；第二條 公司注冊資本的變更，并辦理相關證件的變更手續；第三條 工商管理年檢等活動；第四條 公司其他部門如使用證照，須認真填寫物品借用登記表；11、印鑒的管理第一條 公司印章包括：公司公章、財務、合同、人名章和部門專用章。所有印章由行政部負責安排刻制；第二條 公司公章、合同專用章由行政部專人負責管理。公司財務章和法人人名章由財務部專人管理。部門專用章和其它人名章由各部門相關負責人管理。第三條 公司宣傳、企業管理、對外業務、公司決策、行政事務等有關文書（包括各類合同）需加蓋公章或合同專用章時，必13、須獲得總經理或運營總監的審批方可辦理，并填寫印鑒使用登記表，公司財務專用章僅作公司對外開具的票據和與公司相關的金融事務以及財務報表之用途；第四條 公司員工因執行重大項目或完成重要業務，需要攜帶公司印章出差的，須經主管經理批準或總經理審批并及時歸還；第五條 違反上述規定，公司根據違章程度直接追究印章主管人和侵權行為人的責任12、員工胸卡的管理辦法第一條 為建立企業形象，提高員工榮譽感，并顯示本公司同仁身份，故全體員工應配掛胸卡。第二條 配掛胸卡時胸卡必須合理調整長度，掛于胸前，不得以外衣或其它物品遮蓋。第三條 員工在辦公場所及外出開展業務時都應配掛胸卡。第四條 新員工入職，應由行政部配發胸卡；離14、職時及時收回。第五條 員工應保管好胸卡，如有遺失或損壞，應通知行政部補發。第六條 凡有下列情形之一者，視情節輕重予以適當處分、解雇或移交法辦：1）利用胸卡在外作不正當的事情者。2）將胸卡借給非本公司人員，而在外破壞本公司名譽或肇事者。第七條 各部門主管應督促所屬員工配掛胸卡，并由行政部負責追蹤考核工作。13、鑰匙管理規定第一條 為管理辦公場所物品的整潔及安全，特定本管理規定。第二條 總公司鑰匙由行政部統籌管理、復制，部門鑰匙由部門負責人管理。第三條 如因公需使用鑰匙，得向保管人說明使用目的，用畢后應立即歸還。第四條 部門負責人負責管理鑰匙的使用，不得任意復制或允許下屬借予他人使用，否則負連帶賠15、償責任。第五條 鑰匙保管人應遵守下列條件，否則所受損失由保管人負擔責任，并社情節輕重論處或依法查辦。1） 離職時應將鑰匙交行政部負責人。2） 鑰匙遺失時，應立即向管理單位報失。3） 非經管理單位同意不得復制。4） 不能任意借予外人使用。第六條 辦公場所的桌、抽屜等鑰匙應由行政部統一保管一套，以備急需。14、書刊管理辦法第一條 各部門需購買專用書籍時，需經部門經理同意方可購買；第二條 購買的書籍需到行政部辦理入庫手續，并在書籍上加蓋公司印章；第三條 借閱時填寫物品借用登記表。15、安全保衛工作條例第一條 凡攜帶公司物品離開公司大門的人員，必須持有公司蓋章的出門條，經核實后方可把物品帶出公司；第二16、條 非本公司的人員進入公司，前臺首先要詢問其事由，如確有必要與公司內人員面談，用電話征得所見公司人員同意后，方可進入辦公區。團體來賓參觀時，須由有關部門陪同才準進入。第三條 如有非本公司內施工或從事別的事情，必須有相關部門人員同意并監督。第四條 下班時，員工要注意關好門窗，關掉相應電源。各部門負責人要我，負責檢查。第五條 未經總經理同意，任何人不得擅自變更電器和布線。第六條 晚8：00以后，或休息日，節假日仍需要在公司辦公區加班的人員，須經部門經理批準。第七條 節假日期間由行政部統一安排總值班人員，如有特殊情況，以便及時聯系。第八條 逢國慶節、春節等4天以上的假期，公司辦公區及庫房需粘貼封門條17、。放假期間通常不允許入辦公區。如有特殊情況，需事先經部門經理同意報公司領導批準后方能進入辦公區。16、司機管理規定：第一條 司機應愛護車輛，平時注意車輛的保養。第二條 司機應每天抽適當時間擦洗自己所開的車輛，以保持車輛的清潔。第三條 司機發現所開駕車輛有故障時要立即檢修。第四條 出車在外或出車歸來停放車輛，一定要注意選取停放地點和位置，不能在不準停車的路段或危險地段停車。司機離開車時，要鎖好保險鎖，防止車輛被盜。第五條 司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應經常檢查，出車時一定要保證證件齊全。第六條 晚間司機注意休息，不準疲勞駕駛，不準酒后開車。第七條 司機駕車一定要遵守交通規則，文明開車，不18、準危險駕車。第八條 司機因故意違章或證件不全被罰款的，費用不予報銷。第九條 車內不準吸煙。本公司員工在車內吸煙時，應有禮貌地制止；公司外的客人在車內吸煙時，可婉轉告知本公司陪同人，但不能直接制止。第十條 司機對乘車人要熱情、禮貌，說話應文明。車內客人談話時，除非客人主動搭話，不準隨便插嘴。第十一條 司機對管理人員的工作安排，應無條件服從，不準借故拖延或拒不出出車。第十二條 無論什么時間，司機身上必須帶手機。對公司領導或管理人員的呼叫，應盡快接聽。第十三條 司機出車執行任務，遇特殊情況不能按時返回的，應及時設法通知管理人員，并說明原因。第十四條 司機未經領導批準，不得將自己保管的車輛隨便交給他人19、駕駛或練習駕駛；嚴禁將車輛交給無證人員駕駛；任何人不得利用公司車輛學開車。第十五條 司機全年安全行車，未出交通事故的，給予獎勵。17、車輛管理辦法第一條 購置新車，必須按合同規定和有關文件，如車輛清單或裝箱清單以及原廠說明書進行驗收，并清點附件，隨車工具，如有不附和應拒絕驗收。第二條 新車在制造廠規定的保用期限內，發現屬于制造廠責任損壞，請有關單位作出技術鑒定，及時向制造廠申請索賠。索賠或處理情況，應記入車輛技術檔案。第三條 建立車輛技術檔案是十分必要的，它有利于掌握車輛的使用性能及性能的變化情況，以便針對薄弱環節采取技術措施，充分發揮車輛性能和保證行車安全，有利于掌握車輛在不同條件下的技術情20、況和機件的磨損規律。有利于車輛的保養、修理。第四條 新夠車輛 及經過大修的車輛正式投入使用前，需要辦理申報牌照、領取行駛證、上繳養路費、車船使用稅、車輛保險等手續。第五條 嚴格按照定車定人的原則投入磨合期的適應性使用。新車磨合期內，應做到減載、限速行使。磨合期的合理使用，對于預防車輛機件早期磨損，延長車輛的使用壽命是非常重要；第六條 車輛的計劃調度，各部門需要用車需填寫用車申請單，寫明用車部門、用途、時間、前往的地點，經部門經理批準，報到行政部統一安排；第七條 行政助理根據各部門提出的用車申請單填寫用車安排表，及時做出相形車輛安排；第八條 在車輛的使用過程中司機要認真填寫行車日程表，并由用車人21、簽字確認，以便月底費用結算；第九條 汽車在使用過程中，隨著行駛里程的增加，零件也磨損也不斷增大，車輛技術狀態逐漸變壞，其結果使汽車的動力性、經濟性和可靠不斷降低。為了及時恢復車輛的技術性能，使其經常處于良好的技術狀態，保證在任何條件下使用的可靠性，減少燃料和器材的消耗，延長大修間隔里程，必須及時地進行車輛的修理和保養；第十條 建立嚴格的汽車安全檢查制度。為了保證車輛的安全行駛，對車輛應堅持出車前、行駛中、返回后的“三段查”：出車前主要檢查油水電系統是否暢通，有無跑漏；查安全設施是否齊全；查制動機件是否靈活。行駛中檢查，長途行駛一百公里即應停車檢查主機和各零配件情況，及時排除故障。返回后檢查，主22、要查車輛的完好狀況，及時進行保養維護。18、會議規則與管理第一條 大型會議的籌辦1）司重大行政會議，如董事會、全體員工大會、月度總結與計劃會、年會、新年聯歡會、都需要行政部做好外務管理，如會場洽租、布置、來賓接待、餐點的準備等后勤工作，都是行政部分內的事。2）籌辦的內容包括：會議的時間、地點、程序的擬訂，行政部經理應與公司領導多做研討，請示。3）邀請參會人士之確認，設計好表, 并需征得總經理同意。4）會前的準備工作：分項并將每項之各項細節動作函條列出，分工到人，如：5）會議資料準備（誰人負責）；會議布置（誰人負責）；宣傳工作（誰人負責）；6）場外布置及交通安排（誰人負責）；會議安排工作；各組人23、員的配置及工作重點說明；各項設備的測試；會前的預演及狀況之預估、準備；7）在會議的整個過程中，會議前的籌備很重要，行政部可請其他部門協助，并請人家給予意見，以使此類活動辦得圓滿。第二條 部門例會管理為了保證各部門例會的順利進行，為了避免會議與會議室時間沖突，各部門在同一時間爭用會議室等現象，行政部進行列表管理，并對會議室使用進行登記。各部門應將本部門例會的時間、地點報到行政部，由行政部統一安排。第三條 會議室使用須知1）使用會議室之部門、個人，為避免會議時間沖突，請于會前兩小時向行政部申請。2）會議使用時間，以行政部的答復為準。3）維持會議室整潔，禁止吸煙，不亂吐亂丟。4）保持會議之嚴肅性，不24、大聲爭論。5）注意時效，不隨意延長會議時間。6）愛護會議室設施，會后自覺關好燈、窗、空調等設備。第四條 會議準則1） 前必須有主體，通知，會前多準備。2） 開會原則：對事不對人，以善意第三者看事情。3） 談流程，談事實，不為了會議而會議。4） 敢于承擔責任，并立即改善。5） 不只談問題，也提解決方案。6） 解決方案有目標，有時間，有擔當者。7） 有會有議，有記錄（限定時間），有跟蹤，有獎勵。8） 會議中的意見，會后不帶走，尊重自己的承諾去力行。9） 讓會議成為我們日常管理的一部分。 會議程序確立會議議題（領導提出、行政部門收集、和部門提出、董事會要求）安排會議議程（議題順序、發言順序、準備有關25、文件）提前發出會議通知（時間、地點、出席人、議題、議程、編組）會務準備會場布置、座次安排、會場簽到、會議證件、會場設備（音響、錄像等）做會議記錄和攝像、錄音撰寫會議紀要、決議上級閱改、簽批印發有關部門、人員、并歸檔 三、員工考核管理制度1、考核目的第一條 獲得晉升、調配崗位的依據，重點在工作能力及發揮、工作表現考核；第二條 獲得確定工資、獎金的依據，重點在工作成績（績效）考核；第三條 潛能開發和培訓教育的依據，重點在工作和能力適應性考核。2、考核時間第一條 本部門定期考核，可分為月度、季度、半年、年度考核,其中月度考核以考勤為主。以季度考核為主。第二條 本部門為特別事件可以舉行不定期專項考核。26、3、考核內容第一條 本部門對員工的考核是全方位、多角度的，具體共分為3大類：類別細分工作績效工作目標完成度工作質量工作效率工作態度主動性、積極性責任感個人修養及禮儀團隊精神工作能力創新能力溝通能力工作計劃能力第二條 業績考核采用5分制：5分 非常優秀；4分 優秀；3分 合格；2分 待提高；1分 不稱職。4、考核形式和辦法第一條 各類考核形式有：1. 上級主管評議；3. 同級同事評議；4. 自我鑒定；5. 下級評議；各種考核形式各有優缺點，在考核中宜分別選擇或綜合運用。第三條 各類考核辦法有：1) 查詢記錄法： 對員工工作記錄檔案、出勤情況進行整理統計；2) 書面報告法： 主管、員工提供總結報告27、；3) 重大事件法。第三條 所有考核辦法最終反映在考核記錄上。5、考核程序第一條 部門根據工作計劃，發出員工考核通知，說明考核目的、對象、方式以及考核進度安排。第二條 各考評人的意見、評語匯總到部門經理處。部門經理可根據實際情況，將該意見向考評對象公開或不公開。第三條 部門經理按考核辦法給考核對象一個綜合評定，并征求考核對象對考核結果的意見：1) 個人工作表現與相似崗位人員比較；2) 需要改善的方面；3) 崗位計劃與具體措施，未來6個月至1年的工作目標；4) 對公司發展的建議。第四條 考核結果分別存入公司人事部、員工檔案、行政部。6、特殊考核第一條 試用考核。1) 對試用期（3個月）屆滿的員工28、均需考核，以決定是否正式錄用；2) 對試用優秀者，可推薦提前轉正；3) 該項考核的負責人為試用員工的主管領導，并會同人事部考核定案。第二條 后進員工考核。1) 對認定為后進的員工可因工作表現隨時提出考核和改進意見;2) 對留職察看期的后進員工表現，作出考核決定；3) 該項考核的負責人為后進員工主管，并會同人事部共同考核定案。第三條 個案考核。1) 對員工日常工作的重大事件即時提出考核意見，決定獎勵或處罰；2) 該項考核的負責人為員工主管和人事部；3) 該項考核可使用專案報告形式。7、考核結果及效力第一條 考核結果一般情況要向本人公開，并留存于員工檔案。第二條 考核結果與物質激勵、精神激勵相結合。第三條 考核結果具有的效力：1) 決定員工職位升降的主要依據；2) 與員工工資獎金掛鉤；3) 與福利（培訓、休假）等待遇相關；4) 決定對員工的獎勵與懲罰；5) 決定對員工的解聘。編寫人：劉思敏 日期：2004.11.12審核人：劉曉冬 日期：2004.11.12審批人（呈批單編號）：CP-XZ-04-11-10-44