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1、PM4（Power Manager）連鎖系統業務操 作手冊北京科技有限公司1 . 文檔概述本文檔主要對連鎖業務經營中涉及的常用業務流程進行說明，用于指導客戶或實施人員使用系統。1.1 涉及的業務流程門店請貨流程配送流程配送退貨流程門店收貨流程門店調撥流程零售模塊門店庫存管理加盟入庫管理總部財務核算1.2 流程圖中使用的符號說明 開始、結束標志，表示一個過程的開始或結束。 活動標志，表示過程中的一個單獨的步驟 判定標志，表示過程中的一項判定或一個分岔點 流線標志，用來表示步驟在順序中的進展，流線的箭頭表示一個過程的流程方向。實線表示必須項；虛線表示可選項。 單據標志，用來表示屬于該過程的書面信息2、 標注標志 數據實體標志 動作標志2 零售模塊2.1 零售前臺開票熱鍵設置（10033）v 功能說明用于設定零售前臺開票的快捷鍵。2.2 零售前臺開票（10034）v 功能說明用于零售時開票收款。v 特殊說明1) 零售銷售單有臨時、正式、掛單三種狀態，結算但是未收款完成前是臨時狀態，收款完成后是正式狀態，收款員掛單操作后，單據是掛單狀態；結算后系統非法中斷可能會產生臨時狀態的單據，下次該收款員登陸時系統會提示收款員對這些單據進行處理，可以通過清理臨時銷售單功能查出臨時單據手動清除，門店日結時也會自動清除臨時單據；2) 可以自動執行會員、價格、促銷策略；3) 可以手工對整單、細單進行折扣、優惠、3、減價等操作4) 整單折扣、優惠要分攤到細單；5) 可以調入掛單、藥方；6) 超市模式下自動出庫記保管帳，批發模式下需要揀貨；7）提供醫保接口掛入點2.3 零售退貨（10035）v 功能說明用于零售退貨，可以手工錄入也可以由零售銷售單據生成。v 操作說明查詢零售單據：選擇原零售銷售單據生成零售退貨單。保存：點擊自動調用零售收款程序。界面如下：v 特殊說明正常情況下，零售退貨應該由零售銷售單生成，如果是系統切換前發生的銷售，可以手工錄入；超市模式下保存時自動入庫記保管帳，批發模式下需要復核；手工錄入退貨單需要在“特殊功能授權”功能中授權2.4 藥方維護（10036）v 功能說明維護藥方，供零售前臺4、調用。2.5 零售繳款（10037）v 功能說明用于收款員交班時錄入上繳的收款金額。v 特殊說明可以在“門店參數設置”中設置繳款是否顯示收款。2.6 零售日結（10038）v 功能說明將本邏輯日的業務進行匯總，生成日、月報表。v 特殊說明只能結當前門店最小未結的邏輯日；日結后，不允許再發生該邏輯日的銷售；日結時將邏輯日狀態置為“已結帳”，同時生成財務日報表和經營統計日報表；該功能為無界面。點擊后界面如下：2.7 零售日結回填（10039）v 功能說明回退邏輯日的日結。v 特殊說明只能回退當前門店最大已結的邏輯日；如果總部已經進行了財務核算的任何一步操作，不允許進行回退；該功能為無界面功能；點擊5、后界面如下：。2.8 零售出庫復核（10061）v 功能說明門店經營模式是批發模式時，零售前臺開票后，保管員根據開票信息進行揀貨、出庫，復核后自動出庫記保管帳。2.9 價簽打印（10064）v 功能說明用于打印貨品價簽。【怎么沒有價格？怎么打？打印格式是什么？直接連打印機就行么？】2.10 零售脫機上傳（10065）v 功能說明脫機開票時，會將銷售信息存到本地文件中，可以聯機時，需要通過此功能第一時間將脫機數據上傳到數據庫服務器。v 操作說明全選：選中所有單據。設置邏輯日：可批量選擇單據，設置零售總單的邏輯日。上傳：可批量選擇需要上傳的單據。系統會自動將文件信息存入數據庫，生成出庫單并且入庫記6、保管帳；編輯：選擇某條單據可以進行編輯。v 特殊說明如果出現庫存不足等情況上傳失敗時，會給出提示，可以根據提示對零售單據進行調整2.11 零售流水（10067）v 功能說明查詢零售銷售流水。v 操作說明填寫發票：記錄發票號、發票時間。3 門店庫存管理3.1 報損管理（10040）v 功能說明如發現貨品數量少于保管帳數量或貨品過期、變質、損壞時，需要在此做報損處理。v 信息項說明成本計算方式：包括自動計算和手工計算兩種。v 操作說明確定：只要報損單審批通過后才能執行該操作，確定后貨品才可以出庫記帳。作廢：如果貨品已出庫記帳不允許作廢。v 參數說明是否自動記保管帳：1表示自動出庫記保管帳；0或者不7、維護表示需要手工操作“通用出庫復核”。是否需要審批：1表示需要審批；0或者不維護表示不需要審批。3.2 報溢管理（10041）v 功能說明如發現貨品數量多于保管帳數量時，需要在此做報溢處理。v 操作說明確定：只要報溢單審批通過后才能執行該操作，確定后貨品才可以入庫記帳。作廢：如果貨品已入庫記帳不允許作廢。v 參數說明是否自動記保管帳：1表示自動入庫記保管帳；0或者不維護表示需要手工操作“通用入庫復核”。是否需要審批：1表示需要審批；0或者不維護表示不需要審批。確定：1表示有權限確定；0或者不維護表示無權限確定。作廢：1表示有權限作廢；0或者不維護表示無權限作廢。3.3 盤點表管理（10042）8、v 功能說明用于生成盤點表、盤點表過賬、回退過賬、生成損益。v 信息項說明實盤錄入方式：分為手工錄入和盤點表轉入兩種。如選擇手工錄入方式，需要手工新增貨品，一般適合盲盤。如果選擇盤點表轉入，保管帳貨品信息會顯示在盤點表中。盤點人員一般會打印該盤點表，按盤點表順序到庫房盤點貨品。v 操作說明生成靜態盤點表：采用此方式，盤點的是：當前有庫存的全部貨品。可以盤點某柜組，也可只盤點柜組的某貨架。點擊后界面如下：生成動態盤點表：采用此方式，盤點的是：當前門店保管帳從起始日期到現在庫存數量發生變化的貨品。可以盤點某柜組，也可只盤點柜組的某貨架。點擊后界面如下：盤點表過賬：實盤錄入后允許過賬，比較貨品保管帳9、數量與實盤錄入貨品差異。如果貨品實盤數量多于保管帳數量，該記錄會用藍色顯示。如果貨品實盤數量少于保管帳數量，該記錄會用粉色顯示。回退過帳：回退“盤點表過帳”。如生成損益后不允許回退過帳。生成損益表：如果貨品保管帳數目與實盤數目有差異，會生成報損單或者報溢單。v 特殊說明可以生成盤點表：1表示有權限生成盤點表；0或者不維護表示無權限生成盤點表。可以實盤對賬：1表示有權限實盤對賬；0或者不維護表示無權限實盤對賬。可以生成損益：1表示有權限生成損益；0或者不維護表示無權限生成損益。3.4 實盤錄入（10043）v 功能說明用于錄入貨品實際盤點數量。如果為手工錄入方式，需要手工新增貨品信息；如果為盤點10、表轉入方式，貨品信息自動帶出，只需錄入貨品盤點數量。3.5 重算庫存（10044）v 功能說明用于重新計算當前配送對象保管帳庫存。本功能無界面，點擊后界面如下：庫存計算完成后，界面如下：v 特殊說明在系統中，進出庫業務對保管帳的影響是通過記保管帳來實現的，所以一般情況下保管帳庫存數量不需要計算，只有當系統發生不可預測的錯誤時，才需要使用此功能進行調整。3.6 通用出庫復核（10100）v 功能說明用于出庫記帳。v 信息項說明批號：允許修改批號。v 操作說明出庫記帳：點擊后保管帳庫存減少。3.7 通用入庫復核（10101）v 功能說明用于進貨、銷售退回、移庫的貨品入庫，記保管帳后增加貨品庫存。v11、 操作說明入庫記帳：使用前需維護貨架信息。3.8 查詢保管明細賬（15002）v 功能說明查詢某時間段內某貨品的庫存詳細信息。3.9 近效期庫存查詢（15003）v 功能說明可查詢指定失效日期內包含的貨品。3.10 貨品庫存查詢（15004）v 功能說明可根據批號、批次、貨架、貨品狀態維度顯示貨品庫存情況。3.11 出入庫單明細查詢（15005）v 功能說明查詢當前配送對象出庫入庫信息。3.12 庫內調整（10045）v 功能說明為經營需要，調整貨品批次、批號、貨架、狀態。4 GSP模塊4.1 藥品驗收記錄（10046）v 功能說明管理藥品驗收記錄。v 特殊說明門店配送收貨環節自動產生收貨驗收12、記錄。4.2 藥品養護記錄（10047）v 功能說明對于有檢驗能力的企業對供應商送來的貨品、庫房保養人員提供的復檢藥品進行檢驗的基本情況記錄。v 操作說明生成：輸入養護天數？什么意思？v 特殊說明貨品入庫時，按照批號、倉房來記錄養護日期；生成養護記錄按照倉房、批號的上次養護日期和養護天數來生成，生成記錄后，自動更新養護日期為當前日期；亦可手工錄入養護記錄；4.3 處方藥銷售記錄（10048）v 功能說明GSP要求在處方藥銷售時，必須有正規醫生處方，并需要記錄藥品信息和處方信息。本功能用于查詢處方藥銷售信息。4.4 零售退貨記錄（10049）v 功能說明對于客戶退回的藥品，企業不能確定其具體的質13、量狀況，需要進行再次檢驗。零售退貨時自動生成退貨記錄，可在此功能中查詢退貨記錄，并填寫相應質量狀態和檢驗結論；5 加盟入庫管理5.1 首次經營貨品申請（10050）v 功能說明門店有自主采購權時，使用此功能向總部相關部門提出貨品經營申請，總部審批通過后自動生成貨品數據，門店方可經營5.2 首次經營供應商申請（10051）v 功能說明門店有自主采購權時，使用此功能向總部相關部門提出增加供應商申請，總部審批通過后自動生成供應商數據，門店方可由該供應商處進貨；v 特殊說明供應商可以是系統中已經存在的外部單位也可以是系統中不存在的單位；5.3 首次經營廠商申請（10052）v 功能說明門店有自主采購權14、時，使用此功能向總部相關部門提出增加廠家數據的申請，總部審批通過后自動生成廠家數據，門店方可經營該廠家的貨品；v 特殊說明廠家可以是系統中已經存在的外部單位也可以是系統中不存在的單位；5.4 供應商信息查詢（10053）v 功能說明查詢系統中供應商信息。5.5 廠家信息查詢（10054）v 功能說明查詢系統中廠家信息。5.6 進貨管理（10055）v 功能說明有自主采購權門店錄入進貨信息，記錄進貨情況。v 操作說明執行：點擊后進貨單變成正式狀態。作廢：針對細單作廢，可多選作廢；存在相關退貨單的進貨細單不可作廢；已生成存貨分錄，并且存貨傳票狀態是“已記帳”的不可作廢；作廢時自動刪除存貨分錄、回退15、入庫記保管帳。v 特殊說明保存后自動生成批次；保存后自動入庫記保管帳；【那個保管帳？管理么？】保存后自動生成藥品驗收記錄。5.7 進貨退貨管理（10057）v 功能說明維護進貨退貨信息。v 操作說明執行：點擊后單據變成正式狀態。選擇進貨單：使用前需新增總單，點擊該按鈕后，勾選原進貨單。v 特殊說明保存后自動出庫記保管帳。5.8 進貨明細查詢（10058）v 功能說明查詢進貨、退貨信息。6 總部財務核算6.1 報損單審批（10010）v 功能說明連鎖總部財務或相關人員使用本功能對門店的報損申請進行審批。v 特殊說明審核不通過時必須填寫審核意見。v 參數說明可處理的保管帳：輸入的保管帳ID號表示其16、為可以報損的保管帳。是否具有審批權限：1表示有權限審批；0或者不維護表示無權限審批。6.2 報溢單審批（10011）v 功能說明連鎖總部財務或相關人員使用本功能對門店的報損申請進行審批。v 特殊說明審核不通過時必須填寫審核意見。v 參數說明可處理的保管帳：輸入的保管帳ID號表示其為可以報溢的保管帳。審批：1表示有權限審批；0或者不維護表示無權限審批。6.3 生成門店日結傳票（10012）v 功能說明生成門店傳票。v 操作說明生成新傳票：選擇已有傳票：。6.4 回退門店日結傳票（10013）v 功能說明回退傳票。v 操作說明回填傳票：。v 特殊說明。7 請貨流程7.1 庫存上下限設置（1101417、）v 功能說明設置當前配送對象或柜組的庫存上下限。v 信息項說明上限數量：該貨品的最大庫存量，可以手工輸入，也可以默認參考上限值。 “庫存報警”根據該上限生成建議采購量。下限數量：該貨品的最低庫存量，可以手工輸入，也可以默認參考上限值。 “庫存報警”根據該下限生成報警信息。v 操作說明增量更新：增量生成庫存上下限，如果已經存在，則只更新參考上下限，不更新實際上下限，如果該貨品不存在，則要更新參考上下限和實際上下限（兩者相等）。界面如下：重新生成：輸入參考時間、上限參考銷售天數、下限庫存參考銷售天數、柜組ID，將目前的上下限全部刪除，根據銷售生成相應的上下限，（參考上下限=實際上下限）。界面如下18、：v 特殊說明 禁請和不經營的貨品不生成上下限。柜組的應用情景多為：一個門店有多經營實體但統一收款，類似商超。7.2 庫存報警（11015）v 功能說明如果計算出的庫存低于庫存下限，系統報警提示需要采購，并生成臨時請貨單。v 信息項說明無。v 操作說明選擇柜組：按柜組生成報警信息。生成報警：如當前庫存低于庫存下限，點擊后查詢到報警的貨品信息。生成請貨；可以多選報警信息生成臨時狀態的請貨單。含不可銷：勾選表示報警時依據的庫存數量為當前保管帳庫存減去不可銷庫存。含請貨未配送：勾選表示報警時依據的庫存數量為當前保管帳庫存加上門店已經請貨但還未配送的貨品數量。含配送未收貨：勾選表示報警時依據的庫存數量19、為當前保管帳庫存加上已配送但門店還沒收貨的貨品數量。含入庫未記賬：勾選表示報警時依據的庫存數量為當前保管帳庫存加上入庫未記帳貨品數量。含出庫未記帳：勾選表示報警時依據的庫存數量為當前保管帳庫存減去出庫未記帳貨品數量。v 特殊說明柜組的應用情景多為：一個門店有多經營實體但統一收款，類似商超。7.3 請貨單管理（11017）v 功能說明可以查詢由庫存報警、中心鋪貨、新店開張生成的請貨單，且支持手工新增請貨單。v 信息項說明柜組操作碼：如果不維護，表示該門店請貨；如果維護，表示該柜組請貨。細單拆分辦法：包括不足部分保留和不足部分拒絕。不足部分保留指如貨品請貨數量超過貨品庫存數量，差額部分可以等待下次20、配送。不足部分拒絕指如貨品請貨數量超過貨品庫存數量，差額部分不再配送。v 操作說明確認：只要確認的請貨單才能執行后續業務流程，請貨單確認后不允許修改。v 特殊說明1) 如果“貨品基礎數據”中設定了貨品的最小請貨數量，則該貨品的請貨數量必須為最小請貨數量的整數倍。2) 中心禁請貨品在此無法請貨。3) 系統會依據配送關系及配送級別自動選擇向那個調配中心請貨。4) 柜組請貨的應用情景多為：一個門店有多經營實體但統一收款，類似商超。7.4 請貨明細查詢（11018）v 功能說明查詢請貨單詳細信息，包含手工填寫的進貨單、庫存報警生成的請貨單、新品鋪貨生成的請貨單、新店開張生成的請貨單。7.5 新店開張（21、11040）v 功能說明用于新店開張時請貨。v 信息項說明無。v 操作說明參考銷售生成：指參考其他門店某時間段的銷售情況生成本門店的請貨。點擊后界面如下：確認：點擊后生成一張臨時的請貨單。7.6 中心鋪貨（11006）v 功能說明調配中心可根據經營需要，將貨品分配到各配送對象。v 操作說明使用時應先點擊上欄查詢按鈕查詢出貨品信息，選擇需要鋪貨的貨品；然后點擊下欄查詢按鈕查詢出配送對象信息，可以多選配送對象，點擊，輸入配送數量，點擊確定后即可生成臨時的請貨單。v 操作說明本功能多用于新品種鋪貨，也可用于贈品或特殊品種鋪貨。8 配送流程8.1 配送決策（11005）v 功能說明此功能可以顯示未分配22、完成的請貨單，可以多選請貨單進行配送決策。v 信息項說明配送數量：允許編輯，但配送數量不能大于剩余請貨數量。v 操作說明配送決策：可以多選請貨單進行配送決策。v 參數說明當前配送中心ID：系統內可能存在多個調配中心，每個調配中心可分配的資源不同，因此，需要指定當前調配中心。輸入的配送中心ID為當前指定調配中心。配送決策：1表示有權限做配送決策。0或者不維護表示無權限做配送決策。自動出庫記帳：1表示自動出庫記帳。0或者不維護表示手工入庫記帳。v 特殊說明1） 配送決策時會考慮配送對象的配貨優先級和倉庫配貨優先級。2） 配貨結果如果需要調整，建議不使用“自動出庫記帳”。3） 如果存在多級配送，需要23、通過對配送中心的查詢約束進行限制。4） 后續業務單據類型會根據配送中心與配送對象的交易關系生成。5） 符合直配要求的，會生成直配配送單。6） 如果貨品配送價格與批次價格不一致，會產生新批次。8.2 配送單管理（11007）v 功能說明查詢、打印配送單。v 信息項說明無。v 操作說明確定：點擊后生成后續業務單據，允許出庫配貨。目前大部分配送單都是正式狀態。回退：只有配送方式是請貨配送、新品鋪貨、新店鋪貨的配送單可以回退，且回填時按照細單回退。v 參數說明當前配送中心ID：系統內可能存在多個調配中心，每個調配中心可分配的資源不同，因此，需要指定當前調配中心。輸入的配送中心ID為當前指定調配中心。自24、動出庫記帳：1表示自動出庫記帳。0或者不維護表示手工入庫記帳。8.3 配送單明細查詢（11008）v 功能說明查詢配送單詳細信息。8.4 供應商直配（11037）v 功能說明維護直配貨品進價、批號。v 操作說明拆分：庫房人員可以根據貨品不同批號拆分收貨數量。確定：點擊后門店可以收貨。v 特殊說明本功能可由供應商、總部人員或門店人員維護。直配無物流流轉，實際數量以收貨數量為準。8.5 直配申請（11038）v 功能說明如果“直配信息維護”中不存在某直配關系，總部、供應商、配送對象或配送對象某柜組可使用本功能發起直配申請。v 信息項說明無。v 操作說明確定：新增的直配申請為“未審核”狀態，點擊后狀25、態調整為“待審核”。8.6 直配申請單審批（11039）v 功能說明直配申請審批通過后會生成一張正式的配送單。v 操作說明審批：按總單進行審批。勾選表示審批通過；如果審批未通過，必須輸入審批意見。9 門店收貨流程9.1 配送收貨（11019）v 功能說明查詢未收貨的配送單（包含由調配中心生成和由門店調撥生成），收貨時維護貨架、收貨數量。v 信息項說明貨架：查詢時系統顯示貨品的缺省貨架，但允許修改。如果“門店參數設置”功能中設置了收貨更新貨架，則貨架錄入后自動更新貨品默認貨架。收貨數量：如果是中心配送，允許修改收貨數量；如果是調撥配送，不允許修改收貨數量。但無論哪種配送都只能一次性全部收貨。v 26、操作說明收貨：維護貨架、收貨數量后，點擊后門店收貨。v 特殊說明1) 直配以門店收貨數量為準。2) 門店收貨后會根據配送中心與配送對象關系生成后續業務單據。3) 收貨后會自動生成收貨驗收記錄。4) 配送對象收貨會直接影響到貨品庫存。9.2 配送收貨單管理（11020）v 功能說明管理配送對象收貨生成的配送收貨單。9.3 配送收貨明細查詢（11021）v 功能說明查詢當前配送對象的配送收貨詳細信息。10 配送退貨流程10.1 退貨通知單管理（11009）v 功能說明用于通知當前調配中心下的所有門店退貨。v 特殊說明1) 退貨通知針對當前調配中心下的所有門店，必須填寫貨品，可以選填批號。2) 本功27、能主要用于發現某貨品或某批號的貨品質量有問題時，用于產品召回。3) 如果某門店已執行完退貨，會在退貨通知單細單中顯示，顯示門店ID及退貨日期。10.2 配送退貨管理（11022）v 功能說明填寫配送退貨單或由退貨通知生成配送退貨單。v 信息項說明單據類型：分為對象填寫、通知退貨、收貨自動生成、對象調貨四類。價格類型名稱：系統取當時配送價格，且不允許修改，規定為批次價。使用狀態：包括臨時、作廢、審核通過、審核不通過、出庫記賬、完成等。新增的配送退貨單為“臨時”狀態；如審批意見為通過，狀態調整為“審核通過”；如果審批意見為不通過，狀態調整為“審核不通過”，執行時自動作廢，狀態調整為“作廢”；退貨單28、執行時自動出庫記保管帳，狀態調整為“出庫記帳”；配送退貨業務完成后，狀態調整為“完成”。v 操作說明執行：只有全部細單均已做出審批意見方可執行，且針對總單執行。細單作廢：可以批量選擇細單作廢，但只能作廢由調配對象填寫的狀態為“審批通過”、“審批不通過”的退貨單。查看通知：點擊可由退貨通知生成配送退貨單。10.3 配送退貨明細查詢（11023）v 功能說明查詢當前配送對象的配送退貨單詳細信息。10.4 審核配送退貨單（11010）v 功能說明審核由門店填寫的配送退貨單。v 信息項說明無。v 操作說明審核：按細單審核。勾選表示審核通過；如果審核不通過，必須給出原因。v 特殊說明由退貨通知單生成的配29、合退貨單無需審批。10.5 中心收配送退貨（11011）v 功能說明用于倉庫部門接受并處理退貨，完成后生成配送收退貨單。v 信息項說明收貨貨位：指定保管帳后選擇收貨貨位。v 參數說明自動入庫記帳：1表示自動入庫記帳。0或者不維護表示手工入庫記帳。v 特殊說明中心不可拒收、少收；如確實不能收貨，則通過主動配送配送出去；實物與退貨單據數量不符，可通過貨品狀態來區分（貨物待查）；按總單收貨，查詢出配送退貨單，生成收貨單即可；生成收貨單的同時生成后續單據（銷售退貨單、單向移庫入）；一張配送退貨單只能接收一次配送退貨。10.6 配送收退貨單管理（11012）v 功能說明查詢、打印生成的配送收退貨單。10.7 配送收退貨單明細查詢（11013）v 功能說明查詢配送收退貨單詳細信息。11 門店調撥流程11.1 配送調撥管理（11024）v 功能說明由調出門店填寫，維護調撥貨品信息及收貨門店信息。v 參數說明價格類型：系統默認為批次價。v 特殊說明1) 配送調撥單在系統內部其實是一張配送退貨單，保存后自動生成目標配送對象的配送單，并沖減當前配送對象的庫存；2) 調撥價格由系統自動計算。3) 跨零售中心的門店間不允許調撥。4) 調撥產生的收貨單不允許修改價格。5) 通過零售中心保管帳和門店關系定義業務關系。11.2 配送調撥明細查詢（11025）v 功能說明查詢當前配送對象的配送調撥單詳細信息。