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1、版本號：1.0簽發(fā)人：華潤置地（上海）有限公司行政管理制度1 目的：為了提高公司行政管理效率，保證公司日常運作的高效、安全，加強(qiáng)行政管理工作的綜合職能和服務(wù)職能。2 范圍：本制度適用于華潤置地（上海）有限公司。3 人事行政部工作職責(zé)：3.1 在公司總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作，認(rèn)真做好寫字樓日常管理工作。3.2 負(fù)責(zé)公司的文秘工作，包括文件制發(fā)、公文呈轉(zhuǎn)、文書檔案、印鑒管理、會議組織、接待及取送信函物件等事宜。3.3 統(tǒng)一購置、分發(fā)辦公用品；負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)報批、購置、清點和管理；做好寫字樓綠化、飲用水的管理。3.4 負(fù)責(zé)電話申請安裝、接轉(zhuǎn)，電話、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)的維修、養(yǎng)護(hù)及費用結(jié)算等事宜。3.5 負(fù)責(zé)集團(tuán)公2、司人員的日常接待、住宿安排、機(jī)票及車船票的預(yù)訂工作。3.6 負(fù)責(zé)公司業(yè)務(wù)招待的酒店預(yù)訂、車輛安排工作；3.7 負(fù)責(zé)公司的總務(wù)及后勤保障工作。配合并推動有關(guān)部門的日常管理。3.8 負(fù)責(zé)寫字樓的防火、防盜、安全保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生工作。3.9 負(fù)責(zé)員工午餐費用結(jié)算工作。3.10 負(fù)責(zé)公司車輛保養(yǎng)、年檢、養(yǎng)路費及車船使用稅的交納、駕駛員的安全學(xué)習(xí)與管理；負(fù)責(zé)車輛損壞及肇事的保險理賠工作。3.11 按照公司車輛使用的有關(guān)規(guī)定保障公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門用車要求。3.12 確保公司在辦公用品、固定資產(chǎn)采購及酒店、車船票、機(jī)票預(yù)訂等各項開支方面，保持成本領(lǐng)先。4 公文管理：4.1 文檔編號格式公司的文檔均采用如下格式予3、以編號：A/B/C/DA表示對文檔的分類：日常工作用CRLSH表示，項目收發(fā)文須注明項目名稱（如：董家渡DJD）B表示發(fā)文的部門：行政代碼為“1”，財務(wù)代碼為“2”， 設(shè)計部代碼為“3”，市場部代碼為“4”，合約部代碼為“5”，經(jīng)營部代碼為“6”，工程代碼為“7”，新增部門以此類推。C表示部門下屬子目錄：采用兩位數(shù)字代碼：（01、02、03、04、05、06、07、0899）各部門可根據(jù)公司的規(guī)定以合理分類使用，一般情況下部門規(guī)章制度代碼為“01”，會議紀(jì)要代碼為“02”，公司的通知、通告、決定代碼為“03”，政府所發(fā)相關(guān)文件代碼為“04”，集團(tuán)相關(guān)文件代碼為“05”，致政府機(jī)關(guān)的信函代碼為“4、06”，公司簽定的合同代碼為“07”，部門工作計劃代碼為“08”，部門的各種請示報告代碼為“09”，公司法律文件代碼為“10”，公司財產(chǎn)資料代碼為“11”，其他代碼為“99”；預(yù)留“12-30”的代碼編號由公司統(tǒng)一分類使用，各部門可從“31-98”的代碼中自行選擇分類，但每個分類編號一經(jīng)使用，需到行政部備案登記。D表示流水號以四位數(shù)計如“0001、0002”等，此號為大流水號不因部門而重復(fù)。如果是發(fā)文可在流水號前標(biāo)示撰文人簡稱。舉例：1、董家渡項目指揮部發(fā)來的關(guān)于辦理申請拆遷許可的文，是我們的第二十三個需要收 編的文，則編號為DJD/1/04/00232、芮潔寫的關(guān)于公司注冊資料的函，發(fā)到集團(tuán)5、，是我們的第一百個需要收編的文則編號為CRLSH/1/05/RJ0100 4.2 收文4.2.1 收文辦理程序包括簽收、編號、登記、分發(fā)、批辦、承辦、傳遞、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。4.2.2 部門來文，人事行政部刻制一個收文專用章，所有收文均由行政部秘書統(tǒng)一登記編號加蓋收文專用章，經(jīng)行政部經(jīng)理簽署擬辦意見后，放入相應(yīng)的傳閱文件夾送有關(guān)人員、部門批閱。4.2.3 根據(jù)閱批范圍,由行政部負(fù)責(zé)送閱及催辦。公司領(lǐng)導(dǎo)及各相關(guān)部門對文件應(yīng)及時閱看并簽字,之后應(yīng)退回行政部,不得自行傳遞,以防丟失和延時誤事。4.2.4 來文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密原則和有關(guān)保密的規(guī)定，確保公司商業(yè)6、秘密的安全。4.2.5 各有關(guān)部門對公司領(lǐng)導(dǎo)已批示的公文要及時處理,或復(fù)印一份留存辦理,但需將處理意見或結(jié)果標(biāo)注于收文簽上,并將原件退回行政部歸檔備案。4.2.6 傳閱文件,請閱后簽名并注明閱文日期,不得以圈閱代替簽名。4.2.7 經(jīng)有關(guān)人員帶回的發(fā)給公司的公文及有關(guān)會議文件,應(yīng)統(tǒng)一交行政部登記、傳閱、歸檔。4.2.8 上級機(jī)關(guān)及政府致公司領(lǐng)導(dǎo)的信件，由收件人開封并視信件情況決定處理意見后，一般交由行政部保存。4.2.9 公司所有收到的傳真，均由行政部統(tǒng)一收集，在加蓋傳真收件章后，按照收文操作程序辦理。4.3 發(fā)文4.3.1 發(fā)文程序包括擬稿、審核、會簽、編號、繕印、校對、用印、分發(fā)、立卷、歸7、檔、銷毀。4.3.2 常用的公文種類：4.3.2.1 決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排。4.3.2.2 通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。4.3.2.3 通知：適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；員工的職務(wù)任免和聘用。4.3.2.4 通報：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。4.3.2.5 報告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問，不得夾帶請示事項。4.3.2.6 請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，要求一文一事。4.3.2.7 批復(fù)：適用8、于答復(fù)下級單位請示事項。4.3.2.8 函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問和答復(fù)問題。4.3.2.9 會議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會議情況的議定事項。4.3.3 公文格式及字體規(guī)則:4.3.3.1 編號：五號 宋體4.3.3.2 簽發(fā)人：五號 宋體4.3.3.3 標(biāo)題：三號 仿宋GB2312 居中4.3.3.4 稱呼：四號 黑體 左齊4.3.3.5 正文：小四號 宋體 左齊行間距定義為最小值18磅, 并通過調(diào)整字間距, 盡量避免“此頁無正文”和段落最后一個字另起一行，以保證頁面充實、完整、美觀。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為，第一層為“1”，第二層為“1.1”，第三層為“1.1.1”，第四層為9、“”。除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。4.3.3.6 附件：正文之后, 成文時間之前，注明順序和名稱。4.3.3.7 發(fā)文單位及成文時間：小四號 仿宋GB2312 左齊 以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)4.3.3.8 印章：除會議紀(jì)要及部門文檔外, 應(yīng)加蓋印章(需“騎年壓月”)。4.3.3.9 抄報、抄送：小四號 仿宋GB2312 與正文齊4.3.4 公文用紙統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297mm 、寬210mm)，左側(cè)裝訂。以公司或部門名義發(fā)文，要采用公司信箋，并加蓋相應(yīng)印章。4.3.5 凡以公司或部門名義發(fā)文，均應(yīng)10、實行部門流轉(zhuǎn)會簽制度填寫發(fā)文會簽單（見附表一），文稿由各相關(guān)部門使用統(tǒng)一的擬稿紙草擬并簽名，部門負(fù)責(zé)人核簽，由文稿內(nèi)容涉及的各相關(guān)部門簽署意見，并經(jīng)部門經(jīng)理簽字，然后交人事行政部復(fù)核，人事行政部負(fù)責(zé)確定發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度后，呈總經(jīng)理簽發(fā)。4.3.6 經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件底稿退回行政部進(jìn)行登記、編號、打印和發(fā)送。4.3.7 草擬、修改和簽批公文，不得使用鉛筆或圓珠筆，不得在文章裝訂線以外書寫。4.3.8 向下級單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機(jī)關(guān)。4.3.9 受公司公文格式限制，且只需報送公司分管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，避免濫送。4.3.10 嚴(yán)肅公司行文制度，要注重效用，不得濫發(fā)，做到少而11、精。4.3.11 公司所有對外傳真應(yīng)由行政部統(tǒng)一編號、發(fā)送，行政部秘書在文件發(fā)出后應(yīng)加蓋傳真發(fā)件章，并統(tǒng)一歸檔以便查閱。5 印章管理5.1 公司內(nèi)設(shè)三級公章。一級為公司法人代表個人印章和公司公章，二級為財務(wù)專用章、總經(jīng)理個人印章、人力資源部章、合同專用章，三級為部門章和其他業(yè)務(wù)公章?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)公司法人代表、總經(jīng)理個人印章的保管、使用；人事行政部負(fù)責(zé)公司印章、人事行政部門章的保管、使用；財務(wù)部負(fù)責(zé)財務(wù)專用章、合同專用章的保管、使用；其他部門負(fù)責(zé)部門章及業(yè)務(wù)章。印章須有專人保管,不得隨意轉(zhuǎn)交他人。5.2 人事行政部負(fù)責(zé)公司印章的刻制、更換。5.3 使用公章需填寫用印單（見附表二）由部門經(jīng)理簽署意見12、，并確定是否需總經(jīng)理加簽后交人事行政部辦理。一般性事務(wù)，授權(quán)人事行政部經(jīng)理簽署。5.4 凡以公司名義對上級單位和外單位的請示、報告、公函、通知、合同、協(xié)議等具有法人性質(zhì)的書面文件及工作人員的工作證件，外出聯(lián)系工作介紹信均加蓋公司公章。凡部門用于對內(nèi)對外工作往來的文字交接、說明、財產(chǎn)手續(xù)和其它實物進(jìn)入庫證明，用部門公章。5.5 凡公司領(lǐng)導(dǎo)已簽署的文件、合約，如需用印，視同領(lǐng)導(dǎo)同意，可直接與行政部聯(lián)系辦理。5.6 遇特殊情況，需在空白紙上加蓋公司印章時，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，登記后方可簽發(fā)。如未使用，須退回行政部。5.7 非簽約、工商登記、領(lǐng)取牌照額度等特殊情況，不得攜帶公司公章外出。必須攜帶公章外13、出時，需填寫印章借用登記表（見附表三）并經(jīng)公司總經(jīng)理同意后，由經(jīng)辦人在行政部辦理借用手續(xù)，使用完畢應(yīng)及時歸還。印章外借期間，責(zé)任由借用人承擔(dān)。5.8 行政部負(fù)責(zé)填寫印章使用登記表（見附表四），內(nèi)容包括使用時間、用途、份數(shù)、批準(zhǔn)人、承辦人；借用公章應(yīng)記錄借用人、借用時間、用途、歸還時間。5.9 凡授權(quán)有關(guān)部門管理使用的印章要嚴(yán)格用印制度,認(rèn)真履行登記簽手續(xù),不得擅自擴(kuò)大使用范圍；印章須有專人保管,不得隨意轉(zhuǎn)交他人。6 辦公用品管理6.1 公司寫字樓辦公用品由人事行政部統(tǒng)一購買。各部門須指定專人負(fù)責(zé)報領(lǐng)；急需且人事行政部沒有庫存的文具用品，由部門購買后，需經(jīng)人事行政部負(fù)責(zé)人簽字，方可到財務(wù)部報銷。14、6.2 領(lǐng)用文具，需填寫 月份辦公用品申領(lǐng)計劃表（見附表五），并由領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可。6.3 各部門每月20日前，將所需辦公用品數(shù)量匯總至人事行政部，由其負(fù)責(zé)準(zhǔn)備。6.4 每月10日為辦公文具領(lǐng)用日，其他時間不再零星發(fā)放辦公用用品。如因工作需要臨時領(lǐng)用辦公用品需填寫辦公用品領(lǐng)用表（見附表十八）。6.5 凡100元以上較貴重文具，由行政部經(jīng)理審批后，方可購買。6.6 計算器、膠紙座、訂書機(jī)等不易耗損用品，一次配齊后，原則上不重復(fù)發(fā)放。如丟失，需由部門經(jīng)理簽批；如破損，須以舊換新。注意節(jié)約開支，不得鋪張浪費。6.7 公司信箋、信封、名片、資料袋、便簽紙的印制，需嚴(yán)格按照集團(tuán)的統(tǒng)一字體、顏色和規(guī)15、格，以保持公司對外的企業(yè)文化形象。6.8 各部門對領(lǐng)用的印有公司字頭的信封和信箋要嚴(yán)加管理，防止其他人員利用公司信封、信箋做有損公司利益的活動。7 電話、傳真機(jī)管理7.1 人事行政部委派專人負(fù)責(zé)管理和操作寫字樓電話總機(jī)、傳真機(jī)，并做好日常養(yǎng)護(hù)及維修聯(lián)系工作。7.2 公司寫字樓電話一般不開通國內(nèi)、國際長途。因業(yè)務(wù)需要使用國內(nèi)、國際長途電話，必須嚴(yán)格履行申請、審批手續(xù)。使用人告知總臺文員電話號碼，由總臺文員負(fù)責(zé)接通后轉(zhuǎn)接申請人，總臺文員應(yīng)同時做好使用記錄。7.3 凡未按公司規(guī)定擅自使用國內(nèi)、國際長途的，一經(jīng)查實，所發(fā)生的費用及法律責(zé)任一概由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。7.4 因公事使用長途電話，要盡量縮短通話時間16、，可以用電子郵件、傳真辦理的業(yè)務(wù)，盡量不使用電話。7.5 任何員工均不得使用傳真機(jī)撥打長途電話。7.6 建立傳真件發(fā)送登記、審批制度。凡發(fā)出的傳真件，必須在發(fā)送傳真文件登記表（見附表六）進(jìn)行登記。公司的傳真接收統(tǒng)一由人事行政部負(fù)責(zé)，總臺文員需及時登記傳真接收登記單（見附表七），所收傳真按公司收文的有關(guān)規(guī)定辦理。7.7 不得使用傳真機(jī)辦理私人事項。7.8 人事行政部負(fù)責(zé)不定期對電話、傳真機(jī)的使用情況進(jìn)行檢查。7.9 前臺接線員接聽電話用語應(yīng)規(guī)范，“您好！華潤置地”，語氣應(yīng)熱情誠懇、請字當(dāng)頭，轉(zhuǎn)接分機(jī)號碼熟記，遇有忙音應(yīng)轉(zhuǎn)接最近的分機(jī)以免延誤，分機(jī)呼叫回轉(zhuǎn)，接線員應(yīng)詢問來電人的電話、姓名、來電事項17、并予以記錄以便回復(fù)。8 車輛管理8.1 公司車輛主要是保證公司領(lǐng)導(dǎo)及接待有關(guān)賓客用車。 公司車輛原則上不安排接送內(nèi)部員工往返機(jī)場，如人數(shù)在四人以上（含四人）由人事行政部根據(jù)派車情況統(tǒng)一安排。8.2 公司車輛由人事行政部統(tǒng)一調(diào)度，如遇特殊情況,公司領(lǐng)導(dǎo)直接向司機(jī)要車，司機(jī)應(yīng)及時報告人事行政部，以便及時掌握車輛調(diào)度和使用情況。其他人員一般不得隨意調(diào)動公司車輛(含工作時間以外)。8.3 公司各部門如需用車應(yīng)提前一天向人事行政部申請，填寫派車單（見附表八），經(jīng)部門經(jīng)理簽署后，交由人事行政部統(tǒng)一安排，車輛使用完畢應(yīng)即刻將鑰匙和派車單（派車單須詳細(xì)填寫使用情況）歸還人事行政部，并保證車輛及車上物品完好。未18、經(jīng)同意不得擅自動用車輛。車輛使用期間如發(fā)生事故，應(yīng)冷靜對待及時電話通知公司人事行政部，服從民警的調(diào)解，如屬我方責(zé)任原則上應(yīng)由我方的保險公司指定的車輛修理廠予以修復(fù)，如對方有異議應(yīng)憑民警開具的調(diào)解書的意見予以處理。8.4 如遇公司領(lǐng)導(dǎo)和接待工作繁忙，人事行政部安排車輛有困難時，人事行政部按照車輛使用登記情況及任務(wù)的輕重緩急程度予以合理調(diào)配，各部門應(yīng)顧全大局，人事服從行政部的安排。8.5 駕駛員要按要求的時間、地點出車，一般應(yīng)提前5分鐘到達(dá)出車地點，出車前應(yīng)詳細(xì)記錄出車地點、時間、用車人，以免延誤。每次出車后駕駛員應(yīng)詳細(xì)填報派車單的各項內(nèi)容并將其呈送行政部，使公司及時了解車輛的使用情況。每月30日19、由人事行政部檢查、核對車輛里程表。駕駛員的所有費用報銷單據(jù)應(yīng)經(jīng)人事行政部核對簽字后財務(wù)部方可報銷。8.6 駕駛員行車應(yīng)遵守交通規(guī)則，注意禮貌行車，要為集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)及重要賓客打開車門。8.7 駕駛員在出車前應(yīng)對車輛予以清洗，做到車輛內(nèi)外清潔、車窗明亮，車輛的行駛證、養(yǎng)路費隨車存放，出車前駕駛員應(yīng)檢查上述證件是否齊備，嚴(yán)禁證照不齊上路行駛；人事行政部定期對車輛進(jìn)行檢查、保養(yǎng)、維修，使車況處于良好狀態(tài)，嚴(yán)禁有事故隱患的車輛上路行駛。車輛的行駛證、養(yǎng)路費駕駛員應(yīng)妥善保管，以上證件如有丟失由責(zé)任人自行補(bǔ)辦，補(bǔ)辦費用及延誤驗車的罰款由責(zé)任人承擔(dān)。8.8 駕駛員應(yīng)保持手提電話電源充足，隨時接收，不得隨意關(guān)機(jī)20、。8.9 原則上任何人士不得將公司車輛開回家泊車過夜，未經(jīng)允許，擅自將公司車輛開回家過夜者，不但要受到批評，一旦發(fā)生車輛問題，責(zé)任將由當(dāng)車人負(fù)責(zé)。8.10 行政部負(fù)責(zé)公司車輛的年檢、保養(yǎng)、維修、裝飾等事宜，涉及費用支出的需填寫車輛維修申請表（見附表九），經(jīng)批準(zhǔn)后方可實施。9 寫字樓管理9.1 寫字樓工作員工應(yīng)遵守勞動紀(jì)律，認(rèn)真打卡考勤，文明辦公。9.2 寫字樓設(shè)有門禁系統(tǒng)，員工進(jìn)出公司需攜帶門禁卡，門禁卡如發(fā)生丟失，應(yīng)及時通知公司行政部，由行政部予以補(bǔ)辦，費用員工自理，門禁卡每張成本費人民幣50元，如因個人原因未及時通知行政部，而給公司造成損失的，責(zé)任由丟失人承擔(dān)。員工無論何種原因未打卡考勤均21、應(yīng)事后向人事部書面陳述原因，填寫相關(guān)考勤記錄，具體見人事部考勤管理制度。9.3 公司員工上班時間應(yīng)精神飽滿，男仕必須著西裝或襯衣扎領(lǐng)帶；女仕須著裝整潔、大方得體，不得穿奇裝異服，周五為便服日。上班時間，不得吃零食，看與工作無關(guān)的書籍、報紙，不得打私人電話、聊天、玩游戲、看電視等與工作無關(guān)的活動。9.4 行政部前臺文員每日應(yīng)按時到達(dá)工作崗位，做好報紙、信件的分發(fā)工作。9.5 接待客人，熱情有禮；商談業(yè)務(wù)，耐心誠懇。寫字樓內(nèi)嚴(yán)禁大聲喧嘩，聚眾談笑。9.6 凡需向公司領(lǐng)導(dǎo)、部門經(jīng)理匯報工作，資料內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)備充分，敘述條理清晰，重點突出，重大問題應(yīng)提出解決的方法及意見，以便領(lǐng)導(dǎo)決策。9.7 不得隨便打斷22、他人談話，不準(zhǔn)隨便翻動他人桌上的文件、物品、電腦資料。9.8 辦公場所要保持桌椅整齊，文件物品要擺放有序，不得亂堆亂放，做好個人桌面的清潔衛(wèi)生工作。9.9 接聽電話應(yīng)態(tài)度和藹、用語禮貌，控制音量，言簡意賅，嚴(yán)禁煲電話粥。9.10 領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)或與之交談時，應(yīng)作好相關(guān)的記錄，工作處理完畢應(yīng)及時口頭或書面匯報處理結(jié)果。9.11 禁止在寫字樓用餐、吸煙，不得亂扔紙屑或其它污物。9.12 上班時間，公司員工內(nèi)部聯(lián)系工作，上下樓梯應(yīng)保持腳步輕盈。9.13 未經(jīng)行政部許可，不得任意增加電器和大型辦公設(shè)備；也不得擅自移動辦公家私、辦公設(shè)備及綠化花草。9.14 發(fā)揚“一張紙兩面用”企業(yè)精神，厲行節(jié)約、杜絕浪費23、。9.15 寫字樓辦公室門及大門鑰匙，未經(jīng)許可不得私自配制。認(rèn)真做好防火、防盜、防破壞工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決或報告。9.16 平時下班前各部門最后離開辦公室的人員應(yīng)負(fù)責(zé)檢查部門內(nèi)門窗、電腦、電燈、空調(diào)、取暖器等設(shè)備是否關(guān)閉，最后離開公司的人員需檢查公司各部門是否鎖門，在確認(rèn)無誤后負(fù)責(zé)關(guān)閉公司公共部位的電燈，鎖公司大門。節(jié)假日前，需進(jìn)行安全保衛(wèi)工作檢查，落實值班人員，檢查水、電、門、窗、空調(diào)、取暖器是否關(guān)閉及保密文件的安全存放。10 來客接待10.1 公司日常來訪的客人由前臺文員負(fù)責(zé)接待，接待客人應(yīng)面帶微笑、態(tài)度和藹、用語禮貌、請字當(dāng)頭，先安排客人在接待區(qū)就坐，電話聯(lián)系被訪人，確認(rèn)后安排接待的會24、議室，原則上公司辦公區(qū)域外人不得入內(nèi)。10.2 為體現(xiàn)企業(yè)形象，前臺接待文員應(yīng)主動將客人領(lǐng)入會客室，打開燈光，為來客安排茶水，在確定客人無其他事宜后方可離開。10.3 公司會議室、接待室、閱覽室、儲藏室、樣品間由行政部統(tǒng)一管理，部門需使用公司會議室，需提前一天向行政部提出申請，由行政部在會議室使用記錄表（見附表十）上予以注明，會議室的使用以會議室使用記錄表所列順序為準(zhǔn)。10.4 由于業(yè)務(wù)需要饋贈禮品或業(yè)務(wù)招待，須由兩人共同經(jīng)辦并按金額等級提前請示（詳見費用報銷及物資采購審批權(quán)限明細(xì)表），經(jīng)批準(zhǔn)后方可報銷。10.5 因工作原因接受任何形式的饋贈，都應(yīng)及時向部門經(jīng)理或總經(jīng)理匯報，并上交財務(wù)部統(tǒng)一管25、理。11 公司檔案、圖書、雜志、報紙的管理11.1 公司的圖書、雜志、報紙的征訂工作統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)，各部門將所需訂閱的清單報行政部，由行政部將各部門的清單予以整理、會同價格一并報總經(jīng)理審批后，以公司名義予以征訂，嚴(yán)禁以個人名義征訂。11.2 人事行政部負(fù)責(zé)公司征訂圖書、雜志、報紙的統(tǒng)計、整理、分發(fā)、歸檔工作。總臺文員將最近三天的報紙，存放于公司閱覽室的報架，將替換的報紙交市場部整理歸檔后予以處理。11.3 部門因工作需要購買書籍，需填寫購書申請單（見附表十一），經(jīng)批準(zhǔn)后予以購置，新購書籍統(tǒng)一由行政部辦理登記手續(xù)后方可借閱。11.4 公司員工借閱公司的圖書、雜志需到行政部辦理相關(guān)手續(xù)，并在圖書26、雜志借閱簿上登記，行政部將每月定期在公司局域網(wǎng)上公布圖書、雜志的目錄及借閱情況，供大家參考。借閱公司檔案需填寫借閱單（見附表十二）經(jīng)部門經(jīng)理和總經(jīng)理簽署后，交人事行政部辦理登記借閱等手續(xù)。12 公司資產(chǎn)設(shè)備的采購、管理、調(diào)撥、報廢的管理12.1 人事行政部負(fù)責(zé)公司資產(chǎn)設(shè)備的采購、編號、登記、保養(yǎng)、檢查、調(diào)撥、報廢的管理。12.2 設(shè)備采購由需求部門提出申請及預(yù)算，人事行政部負(fù)責(zé)詢價的復(fù)核，合同簽訂工作。新增設(shè)備驗收需由申請部門和行政部共同完成，設(shè)備驗收時需填寫固定資產(chǎn)驗收單（見附表十三）。12.3 公司每年11月組織一次財產(chǎn)檢查，人事行政部根據(jù)財務(wù)部提供的固定資產(chǎn)報表，結(jié)合人事行政部的有關(guān)記錄，編制固定資產(chǎn)清單（見附表十四），呈送財務(wù)部復(fù)核。12.4 人事行政部根據(jù)每年的財產(chǎn)檢查結(jié)果，辦理固定資產(chǎn)的調(diào)撥、報廢手續(xù)，填制固定資產(chǎn)調(diào)撥單（見附表十五）及固定資產(chǎn)報廢單（見附表十六）。