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1、目 錄第一章 VSS供應商證照管理知識簡介2第一節 VSS供應商證照管理介紹2第二節 VSS供應商證照管理操作平臺登錄地址和界面2第二章 證照管理3第一節證照管理導航3第二節 證照錄入31.新建基本證照32.新建品類證照63.新建舊品證照94.新建新品證照11第三節 證照查詢、維護與提示14第三章 常見問題解答18華潤萬家供應商證照管理操作手冊第一章 VSS供應商證照管理知識簡介第一節 VSS供應商證照管理介紹1.定義：VSS供應商證照管理平臺，是一套基于VSS華潤萬家供應商服務系統新增加的功能模塊。該平臺將系統分為供應商終端和零售商終端兩部分，其中供應商終端主要負責供應商證照資料的查詢、維護2、和掛網；零售商終端負責供應商提交證照資料的查驗、審核，并實現信息互動。 旨在通過網絡化證照管理模式，減少紙質材料使用，節省人力、物力成本，提升運營效率和水平，最終實現供零雙贏。 2.業務功能介紹： 網上合同簽訂、商品立項證照錄入； 網上已提交或未提交單據查詢； 網上已審核或待審核單據查詢； 網上審核返回證照提示及修改； 網上證照過期、年審預警提醒； 網上證照過期作廢提示； 網上郵件溝通； 網上最新信息公布；第二節 VSS供應商證照管理操作平臺登錄地址和界面供應商取得VSS華潤萬家供應商服務系統帳號和密碼后，即可登錄。第二章 證照管理第一節 證照管理導航1.主頁導航在證照管理中，供應商可以維護的3、證照種類有【基本證照】、【品類證照】、【舊品證照】、【新品證照】。進入【導航】模塊后，可以看到如下界面：單擊相應的圖片就能進入到對應的證照新建界面中。 2.首次登錄聯系人錄入首次錄入證照時，系統會自動彈出聯系人對話框，需要填寫入證照聯系人，以方便聯系。填寫完畢后，以后的證照將默認為該聯系人。也可以點擊旁邊的修改，進行修改。第二節 證照錄入 1.新建基本證照點擊【導航】界面中的【基本證照】圖片后，系統會跳轉到如下界面：1.1.操作說明：在該界面中，選擇【供應商類型】，供應商根據與萬家合作的類型進行選擇：1）當選擇【生產型】時，直接錄入相關證照信息；2）當選擇為【代理或貿易型】時，系統會彈出選擇框4、，選擇錄入的是供應商自己的證照時，請選擇（代理商自己的證照），當選擇錄入供應商代理的生產商證照時，請選擇（代理商的生產商證照），（須完整填寫該生產商的名稱）。以上操作完畢后，點擊按鈕【新建證照】。稍等片刻后，系統將顯示本次錄入的【單據編碼】，并自動顯示當前供應商信息。在下方將顯示所有需要錄入的基本證照，列出的證照必須全部錄入完成后才能提交給管理人員審核。1.2.證照錄入方法。進入【基本證照】錄入界面，點擊按鈕【新建證照】，即看到以下界面：1錄入第一條證照點擊請選擇下拉菜單，選中將要錄入的【證照類型】。依次錄入【證照編碼】，【有效期至】，【年審日期】備注：【有效期至】請填寫證照的有效日期的到期日5、期； 【年審日期】請填寫下次年審日期。無年審要求的證照無需填寫該項。點擊【保存文字信息】按鈕，系統返回“保存成功”，則一條證照信息的文字部分錄入完畢。文字信息錄入完畢后，還需要錄入圖片部分，點擊【上傳圖片】。進入【證照圖片維護頁面】，點擊【瀏覽】，選擇需要上傳的圖片，點擊【打開】后，系統會自動上傳選中的圖片。稍等片刻后，會在圖片展示欄內展示。確認圖片上傳無誤后，點擊關閉，該份證照信息就錄入完畢了。2重復剛才的操作，錄入第二條證照，依此類推。3修改已錄入的證照信息當需要修改已保存的證照的文字信息時，請點擊對應的證照【修改文字信息】按鈕。系統會顯示如下圖：修改我們需要修正的信息。如果只修改【證照編6、碼】，【有效期至】，【年審日期】等文字信息，點擊【保存文字信息】按鈕，系統返回“保存成功”，本次修改完成。如果還需要更新圖片信息。點擊【上傳圖片】，進入（證照圖片維護頁面）選擇準備好的證照圖片上傳完畢后，本次修改完成。4提交證照當所有【基本證照】證照錄入完畢后，點擊【提交證照】按鈕，將證照提交給管理人員審核。如果還有證照沒有錄入而提交系統會給出提示：提交成功后將自動轉到證照查看界面。 2.新建品類證照點擊【導航】界面中的【品類證照】圖片后，轉到如下界面：2.1.操作說明：在該界面中，選擇【索證品類選擇“請選擇”】，會彈出選擇框，請選擇供應商自己所在的品類。1） 選擇錄入的是供應商自己的證照時，7、請選擇（代理商自己的證照）；當選擇錄入供應商代理的生產商證照時，請選擇（代理商的生產商證照），（須完整填寫該生產商的名稱）。以上操作完畢后，點擊按鈕【新建證照】。稍等片刻后，系統將顯示本次錄入的【單據編碼】，并自動顯示當前供應商信息。在下方還將列出該品類必須錄入的證照，請依次填寫完整。2.2.證照錄入方法：下面介紹【品類證照】錄入方法。1錄入證照信息在下拉選項框中選擇錄入證照的名稱，只需填寫【證照編碼】，【有效期至】。文字信息錄入完畢后， 點擊【保存文字信息】按鈕。系統返回“保存成功”，則本條證照的文字信息錄入完畢。錄入圖片信息，點擊【上傳圖片】，進入【證照圖片維護頁面】，選擇對應的圖片，圖片8、上傳成功后，本次錄入完成。2重復剛才的操作，錄入第二條證照，依次類推。3當錄入完所有已列出的證照后，可以點擊最下方的【增加證照】，系統將增加一條證照錄入。4修改已錄入的證照信息：當需要修改已保存的證照的文字信息時，請點擊對應的證照【修改文字信息】按鈕。系統會顯示如下圖：修改我們需要修正的信息。如果只修改【證照編碼】，【有效期至】，【年審日期】等文字信息，點擊【保存文字信息】按鈕，系統返回“保存成功”，本次修改完成。如果還需要更新圖片信息。點擊【上傳圖片】，進入【證照圖片維護頁面】，選擇準備好的證照圖片后，系統會自動上傳圖片，本次修改完成。5提交證照當所有【品類證照】證照錄入完畢后，點擊【提交證9、照】按鈕，將證照提交給管理人員審核。提交成功后將自動轉到證照查看界面。3.新建舊品證照點擊【導航】界面中的【舊品證照】圖片后，轉到如下界面：3.1.操作說明：在該界面中，點擊按鈕【新建證照】。稍等片刻后，系統將顯示本次錄入的【單據編碼】，并自動顯示當前供應商信息。3.2.證照錄入方法： 下面介紹【舊品證照】錄入方法。1錄入證照信息點擊請選擇下拉選項按鈕，選擇上傳文件名稱。依次錄入【證照編碼】，【有效期至】，【商品條碼】【商品條碼】錄入后，會自動帶出商品名稱，如果顯示“無此商品條碼”，請核對條碼正確如否。文字信息錄入完畢后，點擊【保存文字信息】按鈕。系統返回“保存成功”，文字信息錄入完畢。然后，10、點擊【上傳圖片】，彈出圖片上傳窗口，選擇第一張圖片，系統自動上傳，并顯示在左側。如果需要錄入第二張圖片，則點擊【添加一張圖片】，增加一個新的圖片錄入框。重復剛才的操作選擇第二張圖片。以此類推，直到所有圖片全部上傳完畢。2重復剛才的操作，錄入第二條證照，依次類推。3如有多份資料上傳，可以點擊最下方的【增加證照】，系統將增加一條證照錄入。4修改已錄入的證照信息當需要修改已保存的證照信息時，請點擊對應的證照【修改】按鈕。系統會顯示如下圖：修改我們需要修正的信息。如果只修改【證照編碼】，【有效期至】【有效期至】等文字信息，點擊【保存】按鈕，系統返回“保存成功”，本次修改完成。如果還需要更新圖片信息。點11、擊【上傳圖片】， 新增或覆蓋已有的圖片。5提交證照當所有【舊品證照】證照錄入完畢后，點擊【提交證照】按鈕，將證照提交給管理人員審核。提交成功后將自動轉到證照查看界面。4.新建新品證照點擊【導航】界面中的【新品證照】圖片后，轉到如下界面：4.1.操作說明：在該界面中，點擊按鈕【新建證照】。稍等片刻后，系統將顯示本次錄入的【單據編碼】，并自動顯示當前供應商信息。4.2.證照錄入方法：下面介紹【新品證照】錄入方法。點擊請選擇下拉選項按鈕，選擇上傳文件名稱依次錄入【證照編碼】，【有效期至】，【商品名稱】，【商品條碼】。說明：與【舊品檢驗報告】不同的是，這里需要錄入【商品名稱】。1錄入證照信息文字信息錄12、入完畢后，點擊【保存文字信息】按鈕。系統返回“保存成功”，則本次操作成功，證照文字信息錄入完畢。下面錄入圖片部分。點擊【上傳圖片】，彈出圖片上傳窗口，選擇第一張圖片點擊【瀏覽】，選擇本地圖片，點擊【打開】系統自動上傳，并顯示在左側。如果需要錄入第二張圖片，則點擊【添加一張圖片】，增加一個新的圖片錄入框。重復剛才的操作選擇第二張圖片。以此類推，直到所有圖片全部上傳完畢。2重復剛才的操作，錄入第二條證照，依次類推。3如有多份資料上傳，可以點擊最下方的【增加證照】，系統將增加一條證照錄入。選擇必錄證照或者可選證照。4修改已錄入的證照信息當需要修改已保存的證照文字信息時，請點擊對應的證照【修改文字信息13、】按鈕。系統會顯示如下圖：修改我們需要修正的信息。如果只修改【證照名稱】，【證照編碼】，【有效期至】等文字信息，點擊【保存文字信息】按鈕，系統返回“保存成功”，本次修改完成。如果還需要更新圖片信息。點擊【上傳圖片】， 新增或覆蓋已有的圖片。5提交證照當所有【新品證照】證照錄入完畢后，點擊【提交證照】按鈕，將證照提交給管理人員審核。提交成功后將自動轉到證照查看界面。第三節 證照查詢、維護與提示1.證照同類型提示在新建證照時，系統會自動檢測之前是否已錄入了同一類型的證照，如果錄入則會列出來。對于同一類型的證照請維護在一張證照單據中。1.1.基本證照、品類證照同類型提示：1.2.新品證照、舊品證照同14、類型提示：2.證照查詢2.1.查看待處理證照列表進入【待處理證照】模塊后，點擊【查詢】。或者選擇【狀態】，【證照類型】，【證照種類】等過濾條件。系統將返回符合條件的查詢結果，如下：2.2.查看證照信息點擊列表中的首列【查看】，彈出新窗口，展示證照信息。點擊圖片或圖片旁的，可以看到單挑證照明細。3.維護證照信息點擊列表中的首列【修改】，彈出新窗口，維護證照信息。這里的維護方法同證照新建錄入，點擊【修改文字信息】或【上傳圖片】按鈕后就能維護證照文字信息或維護圖片信息。請關注這里的紅色備注信息，對于審核返回的證照會顯示不通過的原因。對于年審預警，有效期預警，過期等會有說明。維護完信息后，點擊【提交證15、照】，提交給管理人員審核。4.證照報表4.1.待處理證照報表【待處理證照】是一個報表，將列出所有需要維護的證照。這些需要維護的證照可能是：新建錄入后未提交；提交后因未符合要求，審核返回；證照即將年審。年審日期前30天；證照即將過期。有效日期前30天；證照已經過期。已超過有效日期的證照。4.2.證照查詢報表在該模塊可以查看各種狀態下的證照信息，對于審核未通過的單據中，在【備注】中欄予以提示。第三章 常見問題解答1.為什么無法登陸VSS系統使用索證模塊？答：新簽合同供應商只有取得VSS使用帳號和密碼后方可登錄，進入系統；舊供應商需經過我司培訓后， IT技術支持才會為供應商增加索證操作模塊使用。2.16、什么是基本證照，什么是品類證照？答：基本證照：包含通常所說的“三證”，即：營業執照（副本）、組織機構代碼證、國地稅證（副本），是一個合法企業必備證照。品類證照：是指除“三證”外的其它證照；供應商需根據自己簽約品類選擇所需提交證照資料。3.生產型和代理或貿易型供應商如何區別？答：當前我司合作供應商主要分為兩類：即純生產型供應商和代理或貿易型供應商。所謂生產型供應商是指直接以生產廠家作為合作主體，并以廠家名義與我司簽署合同的供應商；代理或貿易型：指通過代理或經銷其它廠家生產產品與我司簽訂合作合同的供應商。其中，供應商自己生產一部分產品，同時也代理其它廠家產品也屬于此類。4.聯系人如何修改？答：第一17、次登陸VSS系統索證平臺，需填寫【聯系人】，如【聯系人】變更，直接在下次登錄系統【供應商證照】界面后任一功能模塊下點擊【聯系人】一欄右邊【修改】按鈕進行修改。5.為什么無法上傳圖片？答：系統目前支持圖片格式：JPGJPEGGIFBMP；圖片大小限制為400KB；如果圖片過大或格式不對就可能導致圖片無法上傳。6.掃描圖片過大如何簡單”壓縮”？答：點擊電腦左下角【開始】菜單，選擇【畫圖】按鈕，進入界面點擊【文件】菜單下“打開”功能將需要壓縮圖片打開，然后保存，圖片大小一定會縮小不少。7.新舊品證照中如何進行多圖片上傳？答：由于商品檢驗報告存在多張圖片，用戶錄入文字信息并保存后，點擊【上傳圖片】，瀏18、覽添加一張圖片后，再點擊添加一張圖片，上傳第二張圖片，再點擊添加一張圖片，上傳第三張圖片等。8.返回【備注】信息顯示不完整如何查看？答：審核方返回給供應商用戶的備注信息較長時，用戶只能看到一部分文字；用戶需將鼠標移至【備注】字段，按住鼠標左鍵不放向后拖，即可顯示全部剩余文字。9.上傳資料被退回，如何查找并修改？答：進入【證照管理】，選擇【待處理證照】，在【狀態】菜單中選擇【審核返回】，點擊“修改”對圖片或文字進行編輯；或直接在“待處理任務”欄查詢。10.證照過期、年審預警、有效期預警如何查詢？答：進入【證照管理】，選擇【待處理證照】，在【狀態】菜單中選擇【證照過期】，點擊“修改”對文字、圖片進19、行編輯、上傳；同理；在【狀態】菜單中選擇【年審預警】或【有效期預警】，點擊“修改”對文字、圖片進行編輯、上傳；或直接在“待處理任務”欄查詢。11.合同續簽和新品立項網上提交資料后，如何知會采購部和質量管理部審核？答：合同續簽供應商在VSS供應商證照管理系統上提交資料后，記錄下單據編號；在向采購提供合同續簽文本的同時附帶說明：證照已掛網；單據編號：（例如）CC0907010043； 同樣，新品立項時將檢驗報告證照資料上傳后，記錄下單據編號；在向采購提供新品立項單的同時附帶說明：證照已掛網；單據編號：（例如）CC0907010044。12.培訓資料如何下載？答：VSS索證培訓資料統一下載地址：三茅人力資源網資料頻道，中國最大的人力資源專業資料庫