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1、行政管理制度為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、 制度化，提高辦事效率，制定本制度。一 檔案管理公司檔案工作，實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。行政部負(fù)責(zé)主體 檔案的管理，設(shè)專門檔案室，配備兼職人員分管公司主體檔案工作。各部 門形成的文件材料原則上由各部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔。1 歸檔范圍：公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清 算等方面的文件材料；公司股東大會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料； 財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方 面的材料；經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能源消 耗、安全生產(chǎn)、儀器設(shè)備方面的材料；基本建設(shè)2、工程設(shè)計、施工、竣工、 維修、科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)、黨工組織方面的文 件材料。以上文件材包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各 類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。2檔案管理：專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。3 檔案的借閱：3.1借閱非密級檔案通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù);3.2借閱檔案必須愛護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密。4 檔案的銷毀:4.1按規(guī)定需要銷毀時，密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)主管副總批準(zhǔn)后方可銷毀。4.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單。二印3、章管理為加強(qiáng)對公司印章的使用及管理，特作如下規(guī)定。1公司印章由行政部機(jī)要室負(fù)責(zé)保管。2公司印章的使用一律由行政部部長許可方可蓋章，如違反此項規(guī)定 造成的后果市直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。3公司所有需要蓋印章的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng) 一編號登記，以備查詢，存檔。4公司一般不允許開具空白介紹信、證明。如因工作需要或其它特殊 情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信 外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。5因工作需要公司印章需帶出公司辦理工作事項，必須向行政部部長 說明事由，用后及時歸還機(jī)耍室。6 蓋章后岀現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人和承辦人負(fù)責(zé)。三公文管4、理1 行政部是公司公文的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司及所屬部門的行文工作，并配備專職人員負(fù)責(zé)管理。2公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、編號、傳遞、用印和銷毀，由專兼職人員立卷和存檔。3.公文行文必須做到格式規(guī)范,字跡清楚,整潔美觀,份數(shù)準(zhǔn)確。4公文必須由發(fā)文部門主管副總簽發(fā)，重要文件由總經(jīng)理簽發(fā)。經(jīng)簽發(fā)的文稿，不得擅自改動。如確須改動，應(yīng)報經(jīng)簽發(fā)人批準(zhǔn)。5凡發(fā)出的文件，必須打印一份加原稿交機(jī)要室存檔。6.辦文程序凡各部門上報、下發(fā)的文件，均應(yīng)按如下程序辦理：擬稿一部門負(fù)責(zé)人核稿一領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)一機(jī)要室編號、登記一打印清樣一 擬稿人核對一改正一排版清樣一擬稿人再核對一印制一公司5、或部門用印一 歸檔，并向各部門分發(fā)。7公文歸檔和銷毀，按公司檔案管理辦法處理。8. 文件編號規(guī)定：8.1涉及公司全局的政策性文件、外送文件、部級領(lǐng)導(dǎo)的任免、組織機(jī)構(gòu)的 調(diào)整等應(yīng)以“博華字年號文號”形式下發(fā)。8. 2涉及員工的獎懲、晉級以及中層以下人事任免、調(diào)動的文件等均以“博 華行字年號文號”形式下發(fā)。&3涉及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)考核等屬技術(shù)性的文件均以“博華技字 年號文號”形式下發(fā)。8. 4涉及生產(chǎn)組織的文件均以“博華產(chǎn)字年號文號”形式下發(fā)。& 5沒有明確歸類的文件均以“博華行字年號文號”形式下發(fā)。9. 公文的格式如下圖：汝州鄭鐵博華水泥制品有限公司博華X字年號文號 正汝州鄭鐵博華水泥制6、品有限公司xxx x年x x刀 x x H主題詞:擬稿：打印：校對：總份數(shù)（）主送：抄報：抄送：10公文一律釆用楷體。11 公文字型： 公文名稱：小2號字； 正文：4號字； 主題詞：黑體、3號字； 文中強(qiáng)調(diào)的部分可選用黑體字或其他特別表示。12公文一律用A4紙，正反兩面使用。四報刊郵件收發(fā)管理公私報刊、外來郵件由行政部機(jī)要室負(fù)責(zé)收發(fā)。1外來郵件管理1.1外來郵件一律經(jīng)機(jī)要室簽收分發(fā)。1.2凡掛號信、包裹單、匯款單、貨運單等由機(jī)要室通知收件人到機(jī)要室當(dāng) 面簽收。1.3不論公私郵件機(jī)要室應(yīng)隨到隨清，及時分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤， 如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映查明原因。2 報刊訂7、購與收發(fā)2.1行政部機(jī)要室負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂購手續(xù)。2.2報刊管理人員每日對郵局送來的報刊應(yīng)對郵局分送清單分類清點，發(fā)現(xiàn) 有差錯應(yīng)及時登記并要求補(bǔ)缺退余。2.3負(fù)責(zé)將報刊進(jìn)行分類、登記，并及時分送到有關(guān)部門。五圖書資料管理1 公司的圖書資料由行政部設(shè)立專門的圖書資料柜負(fù)責(zé)管理。2.各部室需要購買資料時，首先填寫資料購買申請，經(jīng)主管審批，并上 交行政部圖書資料室保管。3機(jī)要室在購進(jìn)資料上貼上標(biāo)簽，進(jìn)行編號。4所有圖書資料都必須按要求進(jìn)行登記，注明購入時間、著作名稱、作 者姓名、出版社名稱、出版時間以及必要項目。5 所有圖書都必須在封面上加蓋公司印章。機(jī)要室每年對書架上的全部 圖書進(jìn)行一次清點與核對。8、6圖書資料借閱需辦理借閱手續(xù)，借閱完畢要及時歸還，丟失損壞者按 價賠償。機(jī)要室要做好借還登記工作。六保密管理1全體員工都有保守公司秘密的義務(wù)。在對外交往和合作中，須特別注 意不泄露公司秘密，更不準(zhǔn)出賣公司秘密。2公司秘密是關(guān)系公司發(fā)展和利益，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的員工 知悉的事項。公司秘密包括下列秘密事項：2.1公司經(jīng)營發(fā)展決策中的秘密事項；2.2人事決策中的秘密事項；2.3專有技術(shù)；2.4招標(biāo)項目的標(biāo)底、合作條件、貿(mào)易條件；2.5重要的合同、客戶和合作渠道；2.6公司非向公眾公開的財務(wù)情況、銀行帳戶帳號；2.7董事會或總經(jīng)理確定應(yīng)當(dāng)保守的公司其他秘密事項。3屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)標(biāo)9、明“秘密字樣，市專人負(fù)責(zé)印制、 收發(fā)、傳遞、保管，非經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)復(fù)印、摘抄秘密文件、資料。4公司秘密應(yīng)根據(jù)需要，限于一定范圍的員工接觸。接觸公司秘密的員 工，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向他人泄露。非接觸公司秘密的員工，不準(zhǔn)打聽公司秘 密。5記載有公司秘密事項的工作筆記，持有人必須妥善保管。如有遺失, 必須立即報告并采取補(bǔ)救措施。6對保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表揚、獎勵。7違反本規(guī)定故意或過失泄露公司秘密的，視情節(jié)及危害后果予以行政 處分或經(jīng)濟(jì)處罰，直至予以除名。七辦公用品管理1 用品需購置的，由部門負(fù)責(zé)人填寫使用審批表，報副總經(jīng)理審批 后由行政部購置。2購置后，辦理出入庫手續(xù)。3部門所用的專用表格等10、印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報副總 經(jīng)理審批后，市行政部統(tǒng)一印制。4要勤儉節(jié)約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。八自律管31.全體員工要按公司有關(guān)規(guī)章制度辦事，嚴(yán)禁不按規(guī)定程序操作或越權(quán)審批；2公開辦事制度，公開辦事程序、辦事結(jié)果，口覺接受監(jiān)督；3建設(shè)項冃和大宗設(shè)備、物資采購一律實行公開招標(biāo)或議標(biāo)，擇優(yōu)選擇 施工單位和供貨方；4恪守艱苦奮斗、勤儉節(jié)約精神，反對講排場、擺闊氣，搞鋪張浪費; 對外接待要嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；5嚴(yán)禁用職權(quán)“索、拿、卡、要”，不得擅自接受當(dāng)事人的宴請或高檔娛 樂消費等活動。外單位請柬，一律交行政部由公司領(lǐng)導(dǎo)酌情處理；6 嚴(yán)禁用工作之便為自己或親友謀利；7在辦理業(yè)務(wù)中，不得以任何名義接受禮金、信用卡、有價證券以及各 種貴重物品。如因特殊原因難以謝絕而接受的，禮金禮物必須如數(shù)交行政 部登記，并按有關(guān)規(guī)定酌情處理。