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1、西域酒業有限公司計劃財務部工作手冊2001年4月目 錄第一章 部門職能及組織結構 2第二章 崗位職責 3第三章 工作程序 5第四章 計劃管理 9第五章 調度管理 11第六章 財務管理 12第七章 信息統計管理 13第八章 日常工作管理 16第九章 附則 16第一章 部門職能及組織結構第一條 部門職能1 銜接“供、產、銷”，調整“進、銷、存”，最大限度地組織和調配公司資源，并及時提供給營銷部門，以滿足消費者需求。2 根據有關市場信息資料的分析，進行科學的預測，做出系統的供應、生產和銷售計劃，并使各項計劃銜接起來，共同支持銷售終端，實現生產的最終價值。3 搜集、整理、分析公司內外信息資源，建立起完2、善有效的信息數據庫，完成有關資料的統計分析工作，為決策提供依據。4 根據公司發展規劃，建立健全公司的財務預算、會計核算制度體系；負責制訂、實施公司的財務政策和各項財務制度；根據公司發展需要，不斷完善公司的財務職能。第二條 組織結構總經理計劃財務部經理市場總監信息統計主管計劃調度主管財務主管第二章 崗位職責第三條 計劃財務部經理1 負責本部門各項管理制度與規程的制定，并監督執行。2 負責本部門各項工作計劃的制定并組織落實，定期召開例會研究工作。3 負責公司經營戰略計劃的分析。4 負責公司銷售計劃的研究、制訂與下達，并對執行結果進行反饋。5 協調組織其它職能部門，及時解決營銷過程中出現的問題。第四3、條 計劃調度主管1 結合相關專業職能部門起草公司供應、生產、銷售計劃，并負責上述各項計劃的最終制訂和實時調整。2 負責銜接“供、產、銷”，調控“進、銷、存”，進行全局性調度，做到上述各環節的期量協調。3 根據內外部信息分析結果，對供應、市場、產品、銷售做出預測。4 對供應、生產、銷售計劃的執行情況進行跟蹤反饋，并提供上述三個系統的考評依據。第五條 財務主管1 負責公司融資安排、稅收政策、資金運用等財務制度的制訂和實施。2 在董事會或總經理領導下編制公司的預算，并負責預算的分解、跟蹤、執行、分析。3 負責公司會計制度的訂立和日常會計核算的監控，保證公司財務、會計運作的合法、規范。4 根據公司發展4、需要，不斷完善公司的財務職能。第六條 信息統計主管1 負責公司內外信息的搜集、整理、分析工作，并建立信息數據庫。2 通過信息分析整理，寫出分析報告，作為公司決策依據。3 對供應、生產、銷售各系統的作業情況進行統計，建立數據庫，并寫出統計分析報告。4 負責企業內部電腦網絡的建網，并維護內部網絡的運行。第三章 工作程序第七條 計劃工作程序采購部提供工廠產能營銷系統需求商品供應能力統計清檢庫存制定供產銷計劃上月銷售完成市場預測商品供應量計劃修改公司專題研究計劃計劃下達采購加工計劃銷售計劃工廠生產計劃第八條 計劃工作程序說明1 計劃財務部根據前端銷售部門要貨需求、工廠生產能力、采購部可提供商品能力，確5、定商品的供應能力。2 統計員核實庫存情況，將庫存量增加商品供應能力，并在此基礎上確定商品供應品種和數量。3 計劃財務部根據商品供應量，上月銷售情況和市場預測結果，制訂供應、生產和銷售計劃。4 公司經營管理委員會召開專題會，討論研究計劃。5 如果對原計劃提出意見，由計劃財務部根據意見進行修改，直到通過。6 經管理委員會通過的計劃上報總經理批準。7 總經理批準后的各項計劃，由計劃財務部下達到工廠、采購部進行生產和采購加工供貨，銷售計劃下達到銷售各部門執行。第九條 調度工作程序計劃調整審批銷售計劃供應計劃工 廠采購部物流入庫供應變動銷售變動銷售終端新增需求第十條 調度工作程序說明1 計劃財務部下達的6、工廠生產計劃和下達采購部的采供計劃，在執行中如果出現問題，由計劃財務部進行調度。2 如果調度無法解決時，則進行計劃調整。3 調整后的計劃經總經理審批后下達工廠或采購部。4 工廠和采購部的供應若正常，則通知物流管理部門運輸入庫，直到送到銷售終端。 5 銷售系統如果出現銷售不暢，銷售計劃需調整時，由計劃財務部調度進行計劃調整，經總經理審批后通知工廠或采購部，及時進行商品貨物的調整供應。6 如果市場銷售出現新的需求，需要擴大品種或數量時，計劃財務部將制訂增加品種或產量的計劃，經總經理審批后下達工廠或采購部執行。財務工作程序第十一條 信息統計工作程序公司內部信息公司外部信息計劃財務部收集重要信息信息數7、據庫分類整理統計分析分析報告統計表生產總監市場、銷售總監大區總監職能部門職能部門各大區第十二條 信息統計工作程序說明1 計劃財務部通過市場調查、報刊圖書查閱、搜尋Internet、公司營銷系統反饋，以及其它途徑取得信息資料。2 信息統計主管對信息分類整理，然后存入信息資料庫。3 重要信息及時傳遞給上級領導或有關部門。4 信息統計主管對有關信息進行統計分析，統計分析后的結果也存入數據庫。5 信息統計主管在分析的基礎上寫出分析報告，對銷售信息整理后作出統計表，然后向上級及有關部門報送。第四章 計劃管理第十三條 計劃的編制依據6 公司的年度經營戰略、年度銷售指標及計劃。7 由供應、生產、銷售系統上報8、的下月份計劃匯總情況。8 綜合市場需求、競爭對手情況和歷史銷售資料而做出的銷售預測。9 當前庫存產品的品種和數量。10 工廠的生產能力、生產周期、在制品情況，原材料采購情況等。11 采購部可能提供的采購品種、數量、采購周期、可能形成的外加工能力。12 最佳生產批量和最佳采購批量。13 公司的資金狀況，可能投入的資金量及投入時間段。14 物流部門的運輸和最佳采購批量。第十四條 計劃的編制、修改與審批1 供應、生產、銷售計劃由計劃財務部計劃調度主管編制，上報計劃財務部經理修改審查。2 計劃財務部經理通知公司經營管理委員會及有關部門經理參加的計劃審批研究會。3 對公司經營管理委員會提出的計劃修改意見9、，由計劃財務部經理負責落實，并組織修改。4 修改后的計劃經過總經理簽批后，由計劃財務部下達。第十五條 計劃的調整1 各項計劃一經批準，一般不得修改。2 市場需求發生變化，銷售不暢，以及有新的訂單時，可對銷售計劃甚至供應、生產計劃進行調整。3 計劃的調整要以保證公司總體銷售收入目標的實現為前提，同時要充分考慮到資金能力、生產能力、采購能力、物流能力等客觀因素，綜合考察、統籌安排。4 計劃調整前，要先征求供應、生產等職能部門的意見，并征得總經理的同意。此后，計劃財務部方可調整計劃。5 計劃調整過程中，計劃財務部應和生產部門及營銷管理部門進行反復的協商研究，充分所取意見。6 調整后的計劃，仍然要經過10、總經理審批后才能下達、生效。第十六條 計劃的考核1 計劃分為年度計劃、季度計劃和月份計劃。2 計劃以計劃單的方式下達。3 供應、生產計劃按月度考核；店面和經銷商的銷售計劃按月份考核，集團消費銷售計劃按季度進行考核。4 月末和季度末，各職能管理部門將各部門計劃完成情況上報給計劃財務部。5 計劃財務部信息統計主管將以上資料匯總后，上報計劃財務部經理。6 計劃財務部經理就計劃完成情況寫出書面分析說明后，上報總經理。第五章 調度管理第十七條 調度工作的方向15 工廠生產的進展情況，產品的品種和產量。16 采購部的商品采購及外協加工。17 研發部針對市場需求而進行的設計和開發。18 庫存情況及在途商品。11、第十八條 調度工作的要求1 及時了解和掌握調度工作四個方向上的工作進展情況，深入實際，深入一線，掌握第一手資料，做到胸中有數。2 溝通銷售與生產，對“產銷存”各環節出現的問題及時做出調整與改善，確保銷售一線的需要。3 協調有關部門，對工作進行調整后，要監督執行情況，追蹤落實效果，對新產生的問題要進行再調度，直到問題的解決。4 調度工作是從供、產、銷銜接的角度提出問題和解決問題的建議，但解決問題的方法和問題的最后解決，由各職能部或各銷售系統以及工廠全權決定。5 調度的工作情況和問題處理結果，要及時填寫調度工作日志。第六章 財務管理第十九條 財務管理的工作職責19 計劃財務部的財務管理職責可以分為12、預算（包括費用預算、現金流預算、生產預算、采購預算、銷售收入預算等）、財務管理（資金的籌集和運用）、會計核算三個方面。20 負責上述三方面制度的最終制訂、跟蹤分析和檢查落實。21 日常的帳目處理和會計核算。第二十條 財務管理的工作規范1 對于預算和財務管理要有年度計劃和季度、月度分解計劃。每個月要對預算和財務指標的執行情況進行總結。會計帳目的處理要做到日清月結。2 對于例外情況，如計劃外的資金籌集或運用、預算外收支等，要盡快地向公司領導提出計劃方案。第七章 信息統計管理第二十一條 信息搜集的范圍22 從各種媒體及公開出版物，如報刊、書籍、廣播、電視、Internet等，獲取與公司業務開展及未來13、發展相關的信息。23 公司內部人員的信息傳遞，包括宏觀經濟信息、經濟政策信息、市場動態信息、銷售狀況信息、潛在消費源頭信息等。24 由公司領導布置或其他部門提出的專項信息需求，所進行的市場調研信息，如協會及政府部門走訪，專家訪談，消費者調查，廠商調查等。25 公司營銷指標完成情況的有關數據和統計分析資料。第二十二條 各部門信息報告制度1 公司所有員工均有信息搜集與報告的義務。2 業務人員每日工作匯報，必須包括市場信息內容，每周必須向各部門主管提交一份書面信息報告。3 大區銷售經理每月30日之前要向公司提交本區上月工作總結，同時，還應上交一份書面信息報告，包括以下內容：（1） 本區市場變化情況及14、發展趨勢。（2） 消費者需求的情況。（3） 競爭對手情況及出現的新變化。（4） 新產品和新設計方面的信息。（5） 當地政治、經濟、文化等其它方面的信息。4 供應、生產、銷售以及物流管理、研發等部門，每月最后一日，提交一篇信息匯總報告交到計劃財務部。第二十三條 信息分類信息分類以其所反映的內容為依據，包括以下幾類：3 產品信息（品種、款式、價格、標準等）4 市場信息（供求、流行趨勢等）。5 消費者信息（收入、消費能力、消費偏好等）6 行業信息（政策、法規、發展狀況等）7 競爭對手信息（整體實力、研發能力、銷售狀況、促銷策略、廣告宣傳等）。第二十四條 信息保密制度1 根據各類信息的重要程度劃分信息15、密級，確定公開范圍、傳遞路徑和相應管理層級。2 信息密級劃分為三級，分別為I、II、III級。 I級信息為最重要信息，包括公司有關制度、新開發產品（未投放市場）信息、本公司促銷策略信息、潛在消費源頭信息等。 II級信息為較重要信息，包括公司有關制度規范、公司內部人員反饋的市場信息等。 III級信息為次重要信息，包括來自各種媒介的一般信息。3 I級信息屬機密信息，需嚴格保密，只能由相關部門經理以上人員掌握，并直接上報總經理，信息傳遞人員與保管人員不得隨意公開信息。II級信息屬秘密信息，可以部門內共享或公司內共享，相關部門不得向其它部門公開，公司人員不得向外界公開。III級信息為內部信息，公司人員16、不得隨意向外界公開。第二十五條 信息加工傳遞1 各部門的信息傳遞要嚴格遵守規定時間，逾期者按規定進行處罰。2 各部門要對各種信息內容、可信性、使用價值等作出分析判斷。3 計劃財務部對重要信息應及時傳遞給公司領導或相關部門。4 計劃財務部每周編發一份信息簡報，傳遞給上級領導及各部門、各銷售大區。5 計劃財務部應對調研信息、來自第二手資料（如各種媒體）上的信息進行加工分析，向總經理或有關主管部門和人員提交分析報告。6 計劃財務部應根據各銷售大區反饋的信息對各地銷售狀況進行分析，為產品開發設計、營銷計劃的制訂與人員業績考評、促銷策略制定等提供依據。第八章 日常工作管理第二十六條 計劃財務部各部門經理17、每周五上午主持召開部門例會，檢查與布置工作及其它事宜。第二十七條 電腦專人使用專人管，各臺電腦自設密碼，他人未經授權不得使用。不得利用電腦從事與工作無關的事務。第九章 附則第二十八條 計劃財務部負責本手冊的制訂與修改。第二十九條 本手冊的解釋權在計劃財務部經理。本手冊自頒布之日起實施。附表一信息登記卡信息類別： 密級：提供人提供時間信息來源：信息內容：信息價值評價：傳遞部門：信息主管：附表二年 月份銷售計劃單計劃承接部門合同銷售額實際回款額計劃按銷售渠道分解渠道名稱單位合同訂貨額實際回款額備注店面經銷商集團消費工程合計計劃按品種類型分解品種類別單位合同訂貨額實際回款額備注合計計劃說明：計劃財務部經理銷售經理總經理制單： 年 月 日附表三：調度工作日志日期時間部門主要問題解決方法落實人落實結果附表四：年 月份商品供應計劃單供應部門序號名稱規格型號單位供應數量商品數量備注上旬中旬下旬總計生產采購外協