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1、名澤文化發展有限公司收發文管理制度第一章收文管理辦法第一條 公司各部門、各分公司、各子公司，凡要求公 司辦理的重要事情，應以書面形式送達公司辦公室，可以是 紙質文件，也可以發電子郵件。來文務必注明來文時間、聯 系人及聯系電話。緊急、臨時事項可以電話或傳真形式通知 或傳達到辦公室。公司辦公室對電話交辦的事情不清楚或沒 有收到傳真、傳真件不清楚應在15分鐘內告之對方。接收 電話應按規定格式做電話記錄。電話記錄和傳真件都按文件 辦理程序辦理。第二條簽收：收文統一由辦公室文檔管理員簽收、拆 封，急件應注明簽收時間。第三條 登記：辦公室文檔管理員收文后將公文標題、 字號、發文機關、收文日期、份數等逐項登2、記并按收文順序 登記；凡以本公司為收文對象的公文一律由辦公室文檔管理 員登記。第四條擬辦：辦公室文檔管理員將收到的公文登記后 全部交辦公室主任，由辦公室主任提出處理意見。緊急公文, 擬辦意見中應有明確的辦理時限。第五條簽批：辦公室文檔管理員按辦公室主任提出的 處理意見分送相關領導簽批。第六條分送：由辦公室文檔管理員按照辦公室主任或 有關領導的簽批意見分送其他有關領導和有關部門。從簽收、 登記、擬辦到分送，時間一般不得超過2小時。第七條傳閱：（一）公司領導批示的文件由辦公室文檔管理員送至有 關人員和部門閱知。閱文時間一般不超過2個工作日，急件 當天閱批。各級領導閱、批公文應仔細、認真，采取簽閱制3、 原則，閱畢應簽上姓名，并注明日期；需要簽署具體意見的， 要明確、具體。（二）公文傳閱應做到準確、及時，避免漏傳、誤傳。 公文傳閱一般不橫傳，必須專人傳遞。傳遞公文，應辦理簽 收手續。收件人收到公文后應簽署姓名；退回公文時辦公室 文檔管理員應當面注銷，避免丟失。屬重要秘密文件，在閱辦時采取在原件簽字，用復印件 辦理的原則進行。第八條承辦：上級機關要求辦理、領導批示辦理及其 它需要辦理的公文由有關部門承辦。屬部門職責范圍內的事 項由該部門辦理。各有關部門收到公文后按規定期限及時辦 理。涉及兩個以上部門承辦的公文應由主辦部門與相關部門 協商辦理。需報請上級機關批準的事項，由承辦部門提出辦 理意見并4、代擬文稿，交辦公室送領導簽發上報。第九條回傳抄告：承辦人員辦理公文完畢要回復來文 單位。把辦理情況寫明在文件首頁或文件辦理單上指定位置, 將有領導簽批的文件首頁或文件辦理單復印回傳給簽批過 此件的人員和來文單位；同時把文件連同文件辦理單原件傳 回辦公室，承辦部門留存復印件。第十條跟蹤督辦：已送領導傳閱批示或交有關部門辦 理的公文，辦公室文檔管理員、辦公室主任要及時檢查催辦， 以防漏辦或延誤。第一條保密：閱辦公文，尤其是重要和機密文件， 應嚴格遵守保密制度和辦文規定，任何人不得將文件隨意擱 放，帶到公共場所或帶回家中，以防泄密或丟失。第十二條文件丟失，應及時報告辦公室。對丟失文件 造成后果的，按5、保密法有關規定處理。第十三條管理：收文辦理完畢后應交回辦公室，由辦 公室文檔管理員統一管理，每年一月和六月上旬移送檔案室 歸檔。第十四條 清退：凡需清退的文件，各部門應在文件辦 理完成后立即交辦公室，由辦公室文檔管理員交辦公室主任 做出存檔、銷毀或者其它處理決定。第二章發文管理辦法第十五條起草(-)公司文件的起草由責任部門按要求起草。1涉及董事會、股東會、監事會使用的文件和材料由董事會秘書、黨辦行政辦負責擬寫。2. 專業技術職務評聘和人力資源管理使用的文件，由公司組織人事部負責草擬。3. 安全生產管理部使用的文件，由公司安全生產管理部負責草擬。4. 財務預算、決算和涉及股權投資使用的文件，由公6、司財務部負責草擬。5. 項目管理、技術開發管理使用的文件由公司科技部負責草擬。6. 合同、協議和法律事務管理使用的文件由公司市場部負責草擬。7. 涉及企業管理、制度建設使用的文件由公司企管部負責草擬。8. 涉及資源規劃方案、資源管理、辦證使用的文件由公司資源部負責草擬。9. 其它對口專職部門歸屬的文件，由黨辦行政辦草擬。10. 各單位可根據工作需要，可以本部門名義下發非紅頭文件類公文，并負責該文所涉及的跟蹤、督促和辦理。（二）文件起草必須用統一印制的云南永昌鉛鋅股份有限公司公文紙和擬文箋（發文稿紙），如以電子文本方式， 可到公司文印室套用固定格式和發文稿紙，并將電子文本交 文印室留存。（三）文7、件起草必須按擬文箋格式擬辦。1. 核稿：先由擬稿部門負責人校對，負責人核稿并在 相應欄目內簽名后交辦公室；由辦公室主任對文字和內容把 關后在核稿欄簽字，并按定密要求注明密級。2. 簽發：辦公室主任核稿后由辦公室文檔管理員送相 關領導簽發。向政府有關部門報送的請示和報告，由分管副 總經理審簽，法定代表人簽發；以公司名義上報和下發涉及 全局性、重大經營項目、重要工作部署的文件，由分管副總 審核，總經理簽發；其他文件由分管副總簽發；有嚴格時間 要求的文件，若主要領導或相關領導因故不在，其委托的其 他領導可以代簽。未經辦公室審核的文稿，公司領導一律不 直接受理。以本公司為主的聯合發文，在領導簽字后由承8、辦 部門送聯合發文的其它單位領導簽字，所有聯合發文機關領 導簽字完畢后印發。特殊情況下，經領導批示，可由黨辦行 政辦公室主任代為簽發。3. 編號：公司所有對外發文，由辦公室統一編號。4. 標題：由發文機關名稱、文件主題和文種組成。標 題中的發文機關用全稱，即中共云南永昌鉛鋅股份有限公司 委員會、云南永昌鉛鋅股份有限公司、中共云南永昌鉛鋅股 份有限公司紀律檢查委員會、云南永昌鉛鋅股份有限公司工 會委員會。標題寫在擬文箋上標題欄內。5. 附件：附件名稱寫在發文稿紙附件欄內，應與附件標題一致。附件裝訂在文件之后。6. 主送：主要受理文件的機關。主送機關應用全稱、 規范簡稱或同類機關統稱，寫在擬文箋上9、主送欄內。上行文 主送機關規范簡稱：市委、市政府；市委辦公廳、市政府辦 公廳；市衛生局等。下行文普發文件規范簡稱：公司各單位， 各外包公司。7. 抄送：主送機關以外需要告知文件內容的上級、下 級和不相隸屬的機關，抄送機關按上級機關、平行機關、下 級機關順序排列寫在擬文箋抄送欄內。一般不抄送個人。8. 主題詞：由擬稿人按國務院公文主題詞表規定 把主題詞填寫在擬文箋主題詞欄內。9. 份數：按規定需電子公文報送的，由辦公室內勤按 程序報送后，印2份存檔；其它情況視需要確定份數，留2 份存檔。10. 正文：文件主體。要求：符合黨的路線、方針、政 策和國家的法律、法規及上級機關的指示，完整、準確地體 現10、發文機關意圖；全面準確地反映客觀實際，提出的政策、 措施切實可行；觀點準確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹， 表述準確，文字精練，用語貼切，篇幅簡短，標點符號使用 正確，文字規范。起草文稿不能用彩色筆、圓珠筆、鉛筆書 寫或修改。11. 若發出的文件需要回復的要注明回復時間、聯系人 和聯系電話的。聯系人、聯系電話和回復時間寫在文件正文 之后，成文日期之前，用小括號括起。12. 日期：位于落款之后。手稿日期應為成文日期，文 件日期為領導簽發日期，打印日期應為打印當日，日期按要 求書寫。第十六條打印（一）一般性材料由各部門自行打印，正式文件由各部 門拷貝磁盤（或發送郵件）送黨辦行政辦公室統一印制。（二11、）紅頭文件必須嚴格遵照國家行政機關公文處理 辦法規定格式標準打印。（三）一般文件材料格式：1. 用紙。一般使用紙張定量為60g/m280g/n?的復印 紙。2. 紙幅及版面尺寸。采用A4型紙，文件天頭（上白邊） 為：37mmlmm,訂口（左邊白）為：28mmlmm,版心尺 寸為：156mmx225mm （不含頁碼），即：下35mm,右26mm。3. 文件中圖文的顏色。未作特殊說明文件材料中的圖 文均為黑色。4. 排版要求。正文用3號仿宋GB2312, 一般每面排22行，每行排28個字。5印刷要求。雙面印刷；版心不斜，誤差不超過1mm； 印品著墨均勻，字面不花、不白、無斷劃。6. 裝訂要求。左側12、裝訂，不掉頁；包本文件的封面與 書芯不脫落；兩頁頁碼之間誤差不超過4mm；騎馬訂或平訂 的訂位為兩釘釘鋸外眼與書芯上下各1/4處；平訂釘鋸與書 脊的距離為3mm5mm處；無壞釘、漏訂、重訂，釘腳平 伏牢固，后背不可散面明訂；裁切成品尺寸誤差在1mm內， 四角成90,無毛茬或缺損。7. 文件主體。(1) 標題。用小二號方正小標宋字加粗，可分一行或 多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距 得當。若有小標題、作者、日期(一般在工作報告、講話稿、 匯報提綱上出現)，小標題在大標題下一行居中，破折號后 用三號仿宋GB2312加粗；作者在小標題下一行居中，用三 號楷體GB2312加粗；日期在13、作者下一行居中，括號內用阿 拉伯數字標明年、月、日，年月日用楷體，統一用三號加粗， 如：“2009年9月1日”。(2) 主送單位或報告對象。標題下空1行，左側頂格， 用3號仿宋GB2312,回行時仍頂格，最后一個主送單位或 對象后標全角冒號。(3) 正文。主送單位或對象名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。 正文中的層次標題nn一層標題：用三號黑體GB2312加粗，如:“一、黑體字”。二層標題：用三號楷體GB2312加粗，如:氣二楷體字”。三層標題：用三號仿宋GB2312加粗，用三號阿拉伯數 字加全角圓點加標題，如“3.仿宋字”，注意應是“3. ”而 非 “3、”。 正文14、中的各層次序號一層：“一、”；二層：“（二）”；三層：“3.”；四層:“”; 五層：“”；六層：“A”；七層：“a”。 正文中表格表格中的字號原則上用三號仿宋GB2312,也可根據實 際調整，要求清楚、規范。 正文中的阿拉伯數字、符號用Times New Roma格式。 引用文件時先標明發文單位名稱，再加引號標明文件 標題，標題后用括號標明文件字號，無字號的標明成文日期。 如：根據公司黨委“關于的通知”（永昌鉛鋅黨字（20091號）精神 請示的正文結尾應加上“當否，請批示”，其它文件 的正文結尾不能出現“特此通知”、“特此報告”等字樣。（4）附件。文件如有附件，在正文下空一行左空2字 用3號仿15、宋字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。有多個附 件的用阿拉伯數碼標明序號（如“附件：1. XXX”）。附件名 稱后不加標點符號。附件一般應與正文一起裝訂，并在附件 左上角第1行頂格標示“附件”，有序號時要加序號，附件的 名稱、序號前后標識要一致。如附件與正文不能一起裝訂時, 應在附件左上角第1行頂格標示文件名稱，若文件有發文字 號的只標發文字號，并在其后標識附件（或帶序號）。（5）成文時間。用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”。（6）文件生效標識。一般情況下文件要加印章后才生 效。單一部門發的文件在落款處不署發文單位名稱，只標識 成文時間（掛在網上和無法加蓋印章的文件要在成文日期正 上方署16、單位名稱）。成文時間右空4字，加蓋印章應上距正 文2mm4mm,端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。印 章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間 上；印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在 成文時間上。聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右 各空7字；主辦單位印章在前；兩個印章均壓在成文時間上， 采用同種加蓋方式以保證印章排列整齊；印章之間互不相交 或相切，兩個印章間距不超過3mm。當聯合行文加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章, 應將發文單位名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。 主辦單位在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心, 最后一排如余1個或2個17、印章，均居中排布，印章之間互不 相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。當文件排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采用 調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面, 不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。（7）頁碼。一般文件材料頁碼居中下。紅頭文件按國家行政機關公文處理辦法規定執行。第十七條校對文件的校對由起草的部門負責，校對應在擬文箋校對人 欄內簽名。第十八條發文（一）合同文件統一由黨辦行政辦發文，一般文件材料 由起草文件的部門負責發出文件。（二）發文各環節相關人員要認真負責。如出現差錯要 追究相關人員責任。第十九條本制度由公司黨辦行政辦公室負責解釋，自 頒布之日起實施。附件：1.收文流程圖2.發文流程圖二OO九年九月二名澤文化發展有限公司收文流程