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1、北京和興隆科技有限公司版本號(hào)A行文管理制度第0次修改目的1.1為了規(guī)范本公司公文處理的標(biāo)準(zhǔn)和要求及文收、分、傳、辦以及行文的 基本內(nèi)容、要求、程序特制定本規(guī)定。二、適用范圍1. 2本制度適用于本公司所有部門和全體員工。三. 內(nèi)容1. 3文件種類：請(qǐng)示：請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。報(bào)告：向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，用“報(bào)告”。批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)” o通知：傳達(dá)上級(jí)指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下 級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用“通知”。通報(bào)：表揚(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重耍情況以及需耍所屈單位 知道的事項(xiàng)，用“通報(bào)”。決定：對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)做岀安排，2、用“決定”。函：平行或不相隸屬單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門詢問 和答復(fù)問題，用“函”。會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，耍求有關(guān)單位共同遵守 執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。簡(jiǎn)報(bào)：上下左右之間反映工作情況，交流工作經(jīng)驗(yàn)，主要限于內(nèi)部 使用的，用“簡(jiǎn)報(bào)”。1.3. 10調(diào)查報(bào)告：為了解決實(shí)際問題，掌握客觀規(guī)律，進(jìn)行調(diào)查，獲得對(duì)事物本質(zhì)和規(guī)律性認(rèn)識(shí)，用“調(diào)查報(bào)告”。14公司行政文件分為三類：1.4. 1 A類文件：制度、規(guī)定、規(guī)范、補(bǔ)充規(guī)定、規(guī)章制度的解釋說明等;北京和興隆科技有限公司版本號(hào)A行文管理制度第0次修改1.4.2 B類文件：公告、決定、通告、通函、通知、復(fù)函等;1.4.3 C類文件3、：公司簽呈、文件會(huì)簽單、收發(fā)文確認(rèn)單等表格單據(jù)類。15公司行政文件編號(hào)規(guī)則：1.5. 1 A類文件編號(hào)規(guī)則：AAB-CCCC-DDD1.5. 1. 1 AA：編文單位及部門。1. 5.1. 2 B：文件類別碼，A類文件的類別碼即為o1.5. 1.3 CCCC：文件編制的年份。例如，20081.5. 1.4 DDD：順序號(hào)，是在前三項(xiàng)基礎(chǔ)上的大流水號(hào)。例如：行政管理規(guī)定編號(hào)為uLAXZ-SK-2008-07-0r,1.5.2 B、C 類文件編號(hào)規(guī)則:AAB-CCCC-DD-EE-FF1.5. 1. 1 A：編文單位及部門。1.5. 1.2 B：文件類別碼。1. 5. 1. 3 CCCC：文件編制4、的年份。1.5. 1.4 DD：文件編制控制代碼1.5. 1.5 E：文件編制口。1.5. 1.6 FF：順序號(hào)，是在前五項(xiàng)基礎(chǔ)上的大流水號(hào)。例如：2008年7月10日發(fā)布的宿舍規(guī)定，編號(hào)為“LAXZ-SK-2008-0216公司行政類表格單據(jù)類碼：表格一部門名稱一表格名例如：財(cái)務(wù)管理屮心的借款單，編碼為：“表格一財(cái)務(wù)部 借款單”1.7只有公司職能中心有權(quán)簽發(fā)A、B類文件，簽發(fā)人必須為公司負(fù)責(zé)人或 職能中心負(fù)責(zé)人，核發(fā)人必須為公司負(fù)責(zé)人或行政部。涉及多個(gè)部門配 合執(zhí)行的文件通過知曉人簽字的方式完成會(huì)簽后，方可正式行文。附于 正式文件之后，存于發(fā)文部門。北京和興隆科技有限公司版本號(hào)A行文管理制度5、第0次修改18文件格式:公司內(nèi)部及對(duì)外的文件均需打印，無論行文或表格，均應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn) 的頁眉及頁腳格式。除固定的表格外，整篇文章的上下頁邊距不少 于2厘米，左右頁邊距不少于2. 5厘米，連續(xù)數(shù)頁的文章，應(yīng)于頁 腳正中連續(xù)編號(hào)（例如共5頁的第2頁標(biāo)為“第3頁共7頁”, 字體一律用簡(jiǎn)體宋體，主標(biāo)題二號(hào)字體，副標(biāo)題三號(hào)字體，止文小 四號(hào)字體，正文行間距為固定值24磅；文件標(biāo)題之下均需注明文 件編號(hào)文件結(jié)尾須有簽發(fā)部門發(fā)人、核發(fā)人、抄報(bào)、送、抄發(fā)行 等。文件格式一般包括：標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā) 文吋間、抄送（抄報(bào)）單位、公文字號(hào)等。文件紙一般用A4紙，中文肓寫文件以右方裝訂為原則，中文6、橫寫 或外文文件則以左方裝訂為原則。文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊， 使其整齊劃一。內(nèi)部行文可以用各部門的名義行文，各部門不得聯(lián)合行文，各部門 之間不要用發(fā)文形式解決一般性問題。各行文單位一般不得越級(jí)行文，特殊情況必須越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)抄 報(bào)越過的單位。向上級(jí)請(qǐng)示的公文應(yīng)一文一事，主送一個(gè)單位，不要同時(shí)抄送下 級(jí)單位，不要直接送領(lǐng)導(dǎo)人（除直接交辦外）；向下級(jí)單位的重要 行文，可以抄報(bào)直接上級(jí)單位。對(duì)外行文的字號(hào)：1.8.8. 1公司：X1X2 （X3）總字第0000號(hào)。X1X2為公司簡(jiǎn)稱；X3為地 區(qū)類別，不需分地區(qū)者省略；0000為公司收（發(fā)）文流水號(hào)。北京和興隆科技有7、限公司版本號(hào)A行文管理制度第0次修改1. 8. 8. 2對(duì)于企業(yè)對(duì)外行文編號(hào)由行政部統(tǒng)一制定管理。1.9管理內(nèi)容和要求：1. 9. 1保證及時(shí)、準(zhǔn)確地處理公文，反對(duì)積壓和紊亂，注意文件的安全,防止失密泄密，是公文處理的基本原則。及時(shí)，就是要時(shí)刻注意文 件的時(shí)間性，保證及時(shí)、迅速地處理公文，解決問題，不積壓，不 拖拉，不誤吋，不誤事。一般公文的處理以不超過一周為限，緊 急公文隨到隨辦。準(zhǔn)確，就是要時(shí)刻注意文件辦理的準(zhǔn)確性，行文 文字要簡(jiǎn)明、確切，條理要清楚。文件收發(fā)運(yùn)轉(zhuǎn)要準(zhǔn)確無誤，不 出差錯(cuò)。收文1.9. 2.1有外單位送本公司的公文，統(tǒng)一由行政部簽收、拆封、登記。 做到當(dāng)日來文，當(dāng)日拆封。如發(fā)8、現(xiàn)漏頁、漏附或誤送，應(yīng)立 即聯(lián)系發(fā)文單位。因故未能將當(dāng)日來文拆封處理時(shí)，應(yīng)將收 到的文件全部看一遍，急件急辦，以防誤壓。1922 “親收”、“親啟”的文件，一定要有收件人或指定人員親自 收啟。可視情況進(jìn)行登記。1.9. 2.3 “絕密”文件，一定要由公司負(fù)責(zé)人或指定的人員拆封。1.9. 2. 4某些不重要的，今后乂無參考價(jià)值的文件，如一般的會(huì)議通 知、便函等可不作登記。1.9. 2. 5在拆封登記時(shí)，要按登記本所列項(xiàng)目逐項(xiàng)認(rèn)真登記清楚。登 記本的項(xiàng)目。1.9. 2.6 一般應(yīng)包括：收文日期、收文編號(hào)、來文單位、來文編號(hào)、 來文摘由、附件密級(jí)。隨文附來的各種附件（包括文字、表 格），要在專欄里將9、份數(shù)登記清楚。1.9. 2. 7分文：來文經(jīng)過登記手續(xù)后，按各部門分文，并要求簽收。1.9. 2. 8分文、批辦、簽注意見時(shí)，一定要寫清楚主辦、協(xié)辦部門、北京和興隆科技有限公司版本號(hào)A行文管理制度第0次修改閱知部門；哪些領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人閱知、閱批。1.9. 2.9凡是職責(zé)不清，難以確定主辦部門的文件，先由總經(jīng)辦與有 關(guān)部門聯(lián)系后確定主辦部門，如經(jīng)聯(lián)系后仍不能解決的，則 送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)指定部門主辦。運(yùn)轉(zhuǎn)1.9. 3. 1領(lǐng)導(dǎo)閱示。某部門辦的文：先領(lǐng)導(dǎo)，后其他部門。1.9. 3.2領(lǐng)導(dǎo)閱。某部門閱的文：先領(lǐng)導(dǎo)，后部門。辦文1.9. 4.1承辦人收到文件后，擬辦文稿，連同來文一并提交領(lǐng)導(dǎo)審核 簽發(fā)。1. 10、9.4. 2來文如有前案，承辦人應(yīng)將前案處理情況摘要說明。1.9. 4. 3需要會(huì)辦會(huì)簽的公文，會(huì)辦會(huì)簽前，主辦部門必須與有關(guān)部 門交換意見，取得一致意見后，由主辦部門負(fù)責(zé)迅速擬稿，并 辦理會(huì)簽。1.9. 4.4如需以上級(jí)名義行文時(shí)，要求內(nèi)容正確，注意公文體式和文 字、標(biāo)點(diǎn)，必須根據(jù)問題的性質(zhì)、內(nèi)容和涉及范圍，確定公 文的文種、發(fā)放范圍（主送、抄報(bào)、抄送）、緩急程度（特急、 緊急、急）、機(jī)密程度（絕密、機(jī)密、秘密）等。簽發(fā)1.9. 5. 1凡以公司名義發(fā)出的公文，均由行政部助理擬稿、打印，主 管核稿，總經(jīng)理簽發(fā)。1.9. 5.2各部門發(fā)出的公文，由各部門專人擬稿、打卬，部門主管核 稿，總經(jīng)理簽11、發(fā)。發(fā)文1.9. 6. 1凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，必須由行政部收發(fā)人員登記編號(hào)。發(fā)北京和興隆科技有限公司版本號(hào)A行文管理制度第0次修改文登記按登記本所列項(xiàng)H逐項(xiàng)認(rèn)真登記清處。登記本的項(xiàng)目, 包括順序、發(fā)文日期、發(fā)往公司或部門、文件份數(shù)、密級(jí)等。1.9. 6.2文件封發(fā)時(shí)，應(yīng)檢查份數(shù)，附件是否相符，是否蓋章，文件 中的收文機(jī)關(guān)和信封上是否一致，檢查無誤后進(jìn)行包封登記。 并在文件原稿和發(fā)文簿上注明發(fā)出日期。繕印和校對(duì)1.9. 7.1凡由行政部擬辦的各類公文、簡(jiǎn)報(bào)、信息、會(huì)議日程、上報(bào) 材料等由行政助理擬稿，行政主管校對(duì)，并送公司總經(jīng)理核 準(zhǔn)后，方可打印。1.9. 7.2各部門擬辦的各類公文、簡(jiǎn)報(bào)、信息12、上報(bào)材料等由各部門 專人擬稿，部門主管校對(duì)，并送公司領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理核準(zhǔn)后，方 可打印。1.9. 7.3公文打印按文件緩急程度依次排列，一般情況公文不超過兩 天，急件必須當(dāng)FI完成。文件遞送1.9.&1和收文人在同一區(qū)域內(nèi)，可采取文件直接遞送，并且收文單 位的收文人須在發(fā)收文件登記表上簽字確認(rèn)。1.9. 8.2公司間的文件遞送可用傳真、郵寄（掛號(hào)信）、快遞。傳真事項(xiàng)：1.9. 9.1所有傳真資料必須經(jīng)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人簽字（相關(guān)財(cái)務(wù)時(shí)，必 須有財(cái)務(wù)主管簽字）。1.9. 9.2清楚填寫“收發(fā)文確認(rèn)單”，以回傳的確認(rèn)單由行政部按日 期統(tǒng)一歸檔。以便備查。2. 1郵寄事項(xiàng)：如需郵寄、快遞的所有物品或資料，都須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，由部 門負(fù)責(zé)人通知前臺(tái)文員寄送。并在信件/快遞發(fā)件登記表以及北京和興隆科技有限公司版本號(hào)A行文管理制度第0次修改快件底單上簽字確認(rèn)。行政部負(fù)責(zé)各部門需公告文件公告與收回交存工作，原則上公司文件公告期為5天；凡在崗員工均須在公告文件上簽名以示知悉，行 政部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)未簽名之員工，并給予處罰；每次10元。2. 2相關(guān)工作流程2. 2.1發(fā)文管理流程2. 2.2收文管理流程2. 2.3文件、貨物收發(fā)管理流程2. 3相關(guān)記錄表格2. 3.1收發(fā)文登記表2. 3. 2信件/快遞發(fā)件登記表2. 3.4相關(guān)函件格式