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1、行政管理制度為實現辦公規范化、程序化、制度化，進一步加強管理與協調, 明確辦公流程與程序，提高辦公質量與效率，保障和促進公司戰略目 標的實現及各項業務的持續穩定發展，特制定本制度。公司辦公室負責本制度的組織實施和監督管理，以及具體條款的 修訂與解釋工作。第一節資產管理1、基本規定11固定資產：固定資產是指可供長期使用，并在使用過程中始 終保持其原有實物形態的勞動資料和其他物質資料，其使用期限較長 （兩年以上）和單項價值均在2000元以上者。1. 2低值易耗品：指單位價值在2000元以下或使用年限比較短 （兩年以內）的物品。2、IT辦公設備的配置原則2. 1基本原則以網絡自動化辦公的先進理念為出2、發點，盡量采用多功能一體設 備聯網使用，減少不必要的單機設備，由股份公司集中采購。2. 2筆記本電腦除財務部外，股份公司編制內員工配置臺式電腦；購置及報銷標準：股份公司編制內員工配置個人筆記本電 腦，其主板、硬盤、內存和電池等配置應達到目前主流品牌的較高配 置水平，必須具有無線上網功能；單價不超過10000元的，公司承擔 60%費用，個人承擔40%費用；單價超過10000元的，公司承擔6000 元費用，其余費用由個人自行承擔；股份公司公司不統一采購，在申 請得到批準后，員工自行在上述標準范圍內，到正規電子商場釆購并 開據發票；股份公司正式員工購買的筆記本電腦，在達到上述配置標 準并按要求提供發3、票的條件下，與股份公司人力資源部簽訂協議書后 予以報銷，涉及所有權等事宜，均以協議書簽訂之日為準；公司購置的公用筆記本電腦，單價不超過7000元；3、購置流程3. 1辦公室負責所有固定資產及低值易耗品的購置；2辦公室收集并匯總各部門獲得有效簽批的固定資產購置預 算審批表、低值易耗品購置預算審批表；3. 3將匯總后的固定資產購置預算審批表、低值易耗品購置 預算審批表通過（網0A系統）逐級上報并獲得有效簽批；3.4價值在2萬元以內（不含）的資產及易耗品，行政部應依據 “貨比三家”的原則購置；對于價值超過2萬元的資產，須嚴格按照 公司規定進行招標購置。4、資產管理4. 1責任制1. 1總經理負責本公4、司固定資產的管理工作；4. 1.2公司配備給個人使用的辦公設備，實行使用人負責制的管 理辦法；4. 1.3辦公室負責固定資產的實物管理、維修管理及資產的保險 工作。4.2日常管理4.2. 1固定資產實行編號和統一標識管理，由辦公室會同財務室, 在固定資產交付使用的當天，進行登記、編號，并貼上統一標識；對于專人使用的固定資產，如個人使用的電腦等，依據“誰 使用、誰保管、誰負責”的原則，責任到人；對于公用固定資產，如 公用的多功能一體機、數碼攝影和攝像機等，由辦公室負責并將責任 落實到個人；資產的租賃、出借、抵押、擔保、調入、調出、報廢等, 必須由使用部門提出書面報告，并辦理相關審批手續；4. 25、. 4各部門有義務維護其所負責的各項資產，對本部門在賬的 物品，各部門應根據實際情況，制訂相應的管理辦法和措施，確保本 部門的資產安全；4. 2. 5各部門內部使用的非固定資產類數碼辦公用品，如移動硬 盤、數碼相機、錄音筆和U盤等，均由部門經理簽收領用并負責，可 指定部門內專人保管；4. 2. 6如發生資產短缺、損毀、丟失等，均應根據行政部的簽收 領用記錄，由責任人按照財務部核定的物品折舊價賠償。4.3維修管理4. 3.1 一般維修：使用部門提出維修計劃，并填寫辦公設施維 修申請單，報行政部批準后方可維修；重大維修：重大設施設備維修需報總經理批準后，方可進 行維修。第二節公文管理1、基本規定16、1公文種類：決定、決議、通告、通知、通報、請示、報告、 批復、批示、紀要等，尤以通知、決定、請示、報告和會議紀要最為 常用；12擬定原則：堅持實事求是，一事一議，簡明扼要，標題清楚、 觀點明確、條理清晰、層次分明、語言措辭準確規范；13紙張要求：編輯和打印公文時，統一采用A4型紙；14字體要求：紅頭公文標題使用二號或三號宋體，加黑；正文 使用四號宋體，其他公文根據需要可作調整；15排版要求：紅頭公文標題可分一行或多行居中排布，回行時， 要做到詞意完整、排列對稱、間距恰當。2、公文管理2.1股份公司辦公室是公文管理的流轉部門，由專人負責公文的 編號、存檔、發布和流轉工作；2. 2發文需經公司總經7、理簽批，由辦公室負責發布;2.3審批紙質文件，應明確簽署意見，并簽名、標注審批日期;2. 4文件編號具有唯一性，格式為：文件類別+流水號。電子公 文與紙質公文均需要按照公文編號規則進行編號，紙質公文需交檔案 保管員存檔以備后查；2. 5公文編號原則2.5. 1編號采用實號（如：1號）；股份公司：中天發【】號；3、工作總結和計劃3.1股份公司各部門應定期向股份公司辦公室報送工作計劃和總 結；3. 11半年度、年度工作總結及計劃按照集團通知所規定的時間、 格式和相關審批要求報送，不得擅自更改；按照規定格式制作月度、季度工作計劃及總結，并分別于 每月25日前和每季度最后一個月的25日前報送，提交季度8、工作總結 的當月可不提交月工作總結；3. 1. 3每周五下班前按照統一格式報送當周的工作簡報，報送內 容僅限本周工作重點，提交月度總結的當周可不提交周工作簡報。第三節檔案管理1、基本規定股份公司須對所有能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、 實物、聲像、報表等資料作歸檔整理。2、歸檔范圍2.1公司設立、變更的申請、審批、登記及終止、清算等方面的 文件材料；2. 2公司各類重要會議材料、內部法規性、政策性文件、大事記、 年報、發展規劃、工作總結及計劃、政府機關發布的其他重要文件;3年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及說明、月報表和 季度報表；2.4勞動人事、工資、法律、外聯事務管理（含禮品接9、收、領用 登記）等方面的文件材料；2.5各類合同、契約及招投標文件等；2. 6公司各項有關經營管理方面的文件材料；2. 7其他具有保存價值的文件材料，包括決議、決定、條例、規 章制度、工作計劃、工作總結及各類會議紀要等；2. 8反映公司各項活動及發展軌跡的各類媒體報道、文字、實物、 圖片、聲像等一切有效記錄資料。3、日常管理3. 1公司辦公室為檔案管理指導部門。檔案管理員：公司各部門負責人指定專人（可兼職）為檔案管理 員。3. 2檔案管理員須對具有保存、利用價值的文件資料立卷、分類、 歸檔，并確保資料的全面性和完整性；3. 3原則上運用電子信息系統對檔案進行管理，提高檔案管理安 全性及管理效率10、；4所有檔案的借閱均須按規定履行借閱手續，未經允許，任何 人不得復制、外傳，使用完畢后及時、完整歸還；3. 5為有效避免文件檔案的長期積壓，每季度定期清理過期、失 效的紙質文件，超過三年時效的即可確認、批準后銷毀。3. 6所有電子文件資料均須采用定期刻錄光盤的方式進行存儲。第四節印章管理1、基本規定范圍：公司有效印章為公司公章、法人代表手章、財務專用章。2、印章的使用21所有人員須嚴格遵守用印審批流程；2.2使用人須填寫用印申請單，并詳細注明各項內容，逐級 獲得所在部門負責人、分管副總經理、公司總經理的批準；不符合上 述要求的用印申請，印章保管人有權不予加印；2.3加蓋印鑒后，除各類歸口存檔的11、合同、文件外，其他證明、 信箋等，辦公室要復印、建檔保存；2.4未經允許，不得將公司公章帶到辦公區域以外使用；如因特 殊情況需要攜外使用，則必須經由總經理書面批準，并由行政部專人 隨行予以加印，其他人員不得動用印鑒；如為辦公需攜帶外出使用， 必須兩人以上隨行。3、印章的保管3. 1印章管理實行專人保管制；3. 2總經理為公司印章保管的第一責任人，可分別指定專人保管 并備案；3. 3公司公章、財務專用章和法人代表手章則由辦公室、財務部 指定專人保管，不得擅自更換保管人；3. 4印章保管人應配置專屬保險柜進行保管；3.5如印章保管人因出差、休假等原因不在崗時，應在出差或休 假申請中注明臨時印章保管12、人，上級領導審批，并在得到批準后進行 臨時印章交接，做好書面記錄；此間發生的任何印章方面的問題，由 臨時印章保管人負責；3. 6印章保管人對印章的安全負有直接責任；發現印章丟失或被 盜后，保管人應立即報告公司主管領導，并按規定到政府主管部門申 請作廢。4、印章的收繳、報廢4. 1印章破損、遺失或因機構變更、撤銷等原因不能繼續使用時， 應及時履行收繳或報廢手續；4.2按要求收繳或報廢的印章應在股份公司辦公室的監督下，由 集團統一收繳、保管或報廢，并做好記錄。第五節辦公用品管理1、基本規定11范圍1.1.1 一般辦公用品：日常使用的筆、膠水、紙張、計算器等日 常辦公用品；2、負責部門2.1辦公室負13、責辦公用品的采購、保管及發放工作；2未經允許，其他任何部門或個人不得私自購買。3、審請及購買3. 1 一般辦公用品1. 1各部門須于當地規定的日期前將辦公用品、耗材購置、 申請表提交至行政部；4、管理4.1按需購買、適量庫存、定期盤點和發放；2辦公用品的采購及發放須分別辦理入庫、領用手續，并做好 定期盤點工作；4. 3嚴格辦公用品的報廢工作，須在報廢處理冊上詳細注明辦公 用品名稱、單價、數量及報廢處理的其他有關事項；4用人部門須提前為新人職員工申領辦公用品，員工調任或離 開該工作崗位時應按要求將其領用的物品交還行政部。第六節辦公用車管理1、基本規定股份公司原則上只配置一輛辦公用車，由辦公室按固14、定資產購置的審批流程逐級上報，由集團公司領導批準后方可購置。2、管理及維修2. 1日常管理2. 1. 1辦公室行使辦公用車的管理職責，負責日常用車的管理與 審批工作，任何人不得擅自公車私用；2. 1.2駕駛員為所配辦公車輛的直接責任人，車輛丟失、發生事 故等造成的重大損失，應按照公安機關的最終裁定，確定責任方并由 其承擔相應的責任；因駕駛員個人過失造成的損失，由其本人承擔全 部責任。2.2用車管理2.2. 1辦公室負責辦公車輛的統一管理與調動，是辦公用車的監 督檢查部門，負責監督辦公用車的使用情況；用車人需事先填寫用車申請單，經所在部門負責人簽 字同意后提交行政部審批，行政部經理綜合權衡工作的15、輕、重、緩、 急，合理安排派車，未按規定申請用車者，一律不予派車；駕駛員接到經批準的用車申請單后方可出車，并填寫 出車登記表，按規定的路線行使，辦完公事后應及時返回；2.2. 4公司用車若離開公司注冊所在城市，則必須提前獲得股份 公司行政部負責人的批準。2. 3車輛維修2. 3. 1行政部在當地選定具有維修資質的合法、正規修理廠作為 公司車輛維護的外協合作單位；公司車輛必須到當地指定的外協合作修理廠維修；獲得合法有效發票及書面維修報告后，依據費用結算程序 申請付款或報銷。3、駕駛員工作要求3.1愛護公司車輛，定期對車輛進行維護保養，發現故障及時報 修，嚴禁帶故障行車；3.2按時、認真參加安全學16、習，做到：不出私車、不酒后駕車、 遵章守紀、安全駕駛；3. 3不得將車輛交給任何非本公司專職駕駛員使用，違反者將嚴 厲懲處，并承擔由此造成的一切損失；3. 4未經審批，公司車輛不得借予本公司之外的任何人員使用；3. 5車輛必須停放至公司指定的停車場，確保車輛的停放安全;3.6每日下班后，駕駛員不得私自將車輛開回家。4、費用控制4.1耗品管理4. 1. 1行政部負責加油卡及車輛用品的統一購買與管理工作；設立車輛專用臺賬，每次加油后，駕駛員本人須在車輛 加油登記表上簽字確認。第七節會議管理1、基本規定股份公司各部門、各地公司必須根據經營管理需要，舉行各種會 議。2、會議分類2. 1半年工作會2. 17、1.1對半年以來的各項經營管理工作進行總結與匯總；2. 1. 2股份公司的半年工作會原則上于集團半年會后舉行；2. 1. 3各地公司的半年工作會須于股份公司半年會舉行前完成, 并作詳細的會議紀要。2.2辦公例會股份公司總經理辦公例會，原則上每兩周一次，由股份公 司行政部負責收集會議議題，準備會議資料，并制作、發布會議紀要；股份公司前勤、后勤、發展和財務系統月度例會，每月一 次，由主管副總經理負責召集，采取視頻會議形式；股份公司、各地公司、各部門、各班組均要定期（如季度、 月度、周、日）召開辦公例會，由相關負責人召集并主持；股份公司和各地公司各經營類部門每周均要召開經營分析類會議，由相關負責人召18、集。3、會議要求3. 1會議安排各類例行會議必須按時召開，不得隨意取消；3. 1. 2非例行會議需提前通知參會者，并告知會議內容和預計時 間；3. 1. 3被委托參會人員發表意見，或在會議文件上簽署意見，應 事先獲得委托人授權，未獲授權者不得參會；須明確會議主題并確定主持人，重大會議由行政部負責組 織。3.2會議紀要所有會議均需制作會議紀要，并及時發送給所有與會 人員；公司的總經理辦公會及周經營分析會的會議紀要須報 股份公司行政部。3. 3會場要求3. 3. 1與會者必須嚴格守時，按規定將移動通信設備設置關閉或 振動狀態；尊重他人的發言，認真傾聽和記錄，在得到主持人允許后 發言，不得吵鬧或大聲喧嘩，自覺遵守會場紀律。3. 4行政部負責會議室的統一安排及會議室設備的管理工作。