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1、修 改 明 細(xì) 表修改日期版本/修改次數(shù)修 改 主 要 內(nèi) 容修改人批準(zhǔn)人生效日期起 草審 核批 準(zhǔn)部 門行政管理中心制度委員會(huì)總裁室姓 名日 期1、目的為規(guī)范集團(tuán)公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，降低會(huì)議成本，特制定本制度。2、適用范圍本制度適用于寧波藝國集團(tuán)有限公司所屬會(huì)議管理。3、管理權(quán)責(zé)3.1總裁室負(fù)責(zé)集團(tuán)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。3.2會(huì)議發(fā)起人或主辦部門（含各中心/部門）負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。3.3會(huì)議的審批權(quán)限詳見“5.1會(huì)議提擬與審批”。4、會(huì)議分類 會(huì)議主題/類別/主持人/參加人4.1例會(huì)（含總裁辦公會(huì)、早會(huì)）固定時(shí)間、固定匯報(bào)程序，盡量2、解決即席提出的問題。早會(huì)參加人員是集團(tuán)全體員工；總裁辦公會(huì)參加人員是總助以上人員。4.2動(dòng)員會(huì)發(fā)言固定、沒有討論程序，各中心/公司負(fù)責(zé)人做會(huì)議提擬，4.3研討會(huì)對某一課題或問題切磋、探討，不一定有結(jié)果公司臨時(shí)行政會(huì)議中心/部門負(fù)責(zé)人會(huì)議提擬人提擬4.4論證會(huì)/評(píng)審會(huì)對某事件、某方案進(jìn)行集體討論，必須有結(jié)論公司臨時(shí)行政會(huì)議集團(tuán)總裁或其指定會(huì)議提擬人提擬4.5專題會(huì)為某一專題而開，必須有結(jié)論公司臨時(shí)行政會(huì)議提擬人指定會(huì)議提擬人提擬4.6評(píng)比會(huì)一般在年底或某一重大活動(dòng)結(jié)束后召開公司例會(huì)人力資源中心總監(jiān)會(huì)議提擬人提擬4.7總結(jié)會(huì)總結(jié)前一段工作，研究、部署下階段工作公司例會(huì)中心/部門負(fù)責(zé)人會(huì)議提擬人提擬3、4.8匯報(bào)會(huì)下級(jí)向上級(jí)或有關(guān)人員匯報(bào)工作情況公司臨時(shí)行政會(huì)議會(huì)議提擬人指定會(huì)議提擬人提擬4.9調(diào)度會(huì)任務(wù)安排，人員派遣，設(shè)備物資情況的調(diào)動(dòng)公司臨時(shí)行政會(huì)議會(huì)議提擬人提擬會(huì)議提擬人提擬4.10部門例會(huì)各中心/部門固定匯報(bào)程序部門會(huì)議中心/部門負(fù)責(zé)人自定5、管理內(nèi)容5.1會(huì)議提擬與審批。5.1.1公司月度例會(huì)無須提擬和審批。公司臨時(shí)行政會(huì)議、公司年度例會(huì)由集團(tuán)總裁直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人提擬、集團(tuán)總裁批準(zhǔn)。部門會(huì)議由各部門自行安排，但會(huì)議時(shí)間、參加人等，不得與公司會(huì)議沖突。其中，中心/部門會(huì)議屬非例會(huì)性質(zhì)且需另行核給專項(xiàng)費(fèi)用的，應(yīng)向上一級(jí)主管部門報(bào)批同意；屬例會(huì)性質(zhì)的，由本中心另行4、提擬方案呈報(bào)集團(tuán)總裁室批準(zhǔn)后執(zhí)行。5.2會(huì)議計(jì)劃與統(tǒng)籌。每月28日前，行政管理中心與各部門協(xié)調(diào)確定下月計(jì)劃召開的臨時(shí)行政會(huì)議，統(tǒng)一報(bào)集團(tuán)總裁室審批后，匯同公司月例會(huì)編制月度會(huì)議計(jì)劃，于月底前發(fā)放至各部門負(fù)責(zé)人。凡行政管理中心已列入計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)行政會(huì)議時(shí)，會(huì)議召集部門應(yīng)提前2天完成會(huì)議提擬和報(bào)批手續(xù)，并報(bào)請行政辦公室調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。未經(jīng)總裁室同意，任何人不得隨意打亂正常會(huì)議計(jì)劃。會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝?huì)、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。5.3會(huì)議準(zhǔn)備。會(huì)議通5、知遵照以下規(guī)定：1、已列入月度會(huì)議計(jì)劃表的會(huì)議，月中無調(diào)整的，不再另行通知，由中心/部門按計(jì)劃表直接通知與會(huì)人；2、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進(jìn)行會(huì)議通知：（1）未列入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議；（2）雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃，但需對會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說明；（3）其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。3、會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門；4、會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說明的會(huì)議，應(yīng)以會(huì)議通知單進(jìn)行書面通知；涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃6、通知相關(guān)部門。會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：1、會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料（如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作；2、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場，布置會(huì)場，備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等；3、公司總部召開的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。4、部門在總部召開的會(huì)議需用公共會(huì)場的，應(yīng)向會(huì)議室管理部門（人力資源部）書面提出，由會(huì)議室管理部門（人力資源部）統(tǒng)籌安排。5.4會(huì)議組織會(huì)議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定：1、主持人應(yīng)不遲于會(huì)前5分鐘到達(dá)會(huì)場，檢查會(huì)務(wù)7、落實(shí)情況，做好會(huì)前準(zhǔn)備。2、主持人一般應(yīng)于會(huì)議開始后，將會(huì)議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。3、會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。4、屬討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。對須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì)人表明意見；對未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。5、主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人明確。與會(huì)人須遵守以下規(guī)定：1、應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并8、在會(huì)議簽到表（詳見附件3）上簽到。2、會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。3、遵循會(huì)議主持人對議程控制的要求。4、屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。5、遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會(huì)人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會(huì)場。6、做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。多個(gè)部門參加的臨時(shí)行政會(huì)議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理主持，集團(tuán)總經(jīng)理另有授權(quán)的，從集團(tuán)總經(jīng)理授權(quán)。公司月度例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議一般應(yīng)控制在2小時(shí)以內(nèi)，根據(jù)會(huì)議進(jìn)行情況確需延時(shí)的，主持人須征得與會(huì)人員同意。主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。5.5會(huì)議記錄。公司各類會(huì)議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)9、行會(huì)議記錄。5.5.2公司各類會(huì)議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會(huì)議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、各部門應(yīng)常設(shè)一名會(huì)議記錄員（一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員，名單報(bào)總裁室備案），負(fù)責(zé)本部門會(huì)議及本部門負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作。2、會(huì)議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。3、集團(tuán)總裁主持的公司例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議原則上由行政辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，集團(tuán)總裁另有指定的，服從集團(tuán)總裁指定。5.5.3會(huì)議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、以專用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄，根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要。2、會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保10、記錄的原始性。3、對會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議決”字樣。4、會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。5、做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時(shí)將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的會(huì)議簽到表的考勤記錄報(bào)考勤人員。5.5.4下列情況下，應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要：1、公司各類臨時(shí)行政會(huì)議；2、須會(huì)后對會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議；3、其它主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時(shí)行政會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要須報(bào)總經(jīng)辦一份存檔備查。5.5.6會(huì)議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：1、本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會(huì)議的會(huì)議記錄，由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)日常歸11、檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時(shí)轉(zhuǎn)行政辦公室統(tǒng)一歸檔備查。2、本部門會(huì)議記錄由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。5.5.7會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.6會(huì)議跟進(jìn)。5.6.1會(huì)議決議、決策事項(xiàng)須會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰組織，誰跟進(jìn)”的原則；會(huì)議主持人另有指定的，從主持人指定。5.6.2集團(tuán)總經(jīng)理主持的會(huì)議的會(huì)后跟進(jìn)工作原則上由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)落實(shí)，集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的，從集團(tuán)總經(jīng)理指定。5.6.3會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議原始記錄及會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。5.7獎(jiǎng)懲。5.7.1獎(jiǎng)勵(lì)。按獎(jiǎng)懲管理制度執(zhí)行。5.7.2遲到、早退、缺12、席。1、遲到。所有參加會(huì)議的人員在會(huì)議規(guī)定召開時(shí)間后5分鐘內(nèi)未到的，計(jì)為遲到。2、早退。凡參加會(huì)議人員，如未經(jīng)主持人同意在會(huì)議召開結(jié)束前5分鐘提前離開會(huì)場的，計(jì)為早退。3、缺席。凡必須參加會(huì)議人員未經(jīng)請假擅自不參加會(huì)議或請假未批準(zhǔn)而不參加會(huì)議的，計(jì)為缺席。5.7.3處罰。1、無正當(dāng)理由遲到、早退每次處10元的罰款。2、無正當(dāng)理由缺席每次處以20元的罰款。3、凡因通知原因造成應(yīng)參加會(huì)議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。6、附則6.1本制度由行政管理中心負(fù)責(zé)解釋。6.2凡本制度未明確規(guī)定的獎(jiǎng)懲，按獎(jiǎng)懲管理制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.3本制度由集團(tuán)總裁室批準(zhǔn)后生效，自頒布之日起執(zhí)行。7、附件早會(huì)議程。