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1、辦事處管理制度1總則1. 1為加強對辦事處的管理、規范辦事處的行為，提高工作績效，保障各 項丁作的順利進行，特制定本制度。1. 2本制度適用于辦事處所有的部門和人員。2組織機構和職能2. 1營銷中心是辦事處的上級管理部門，領導和指揮辦事處開展工作。2. 2營銷中心下設的產品市場部、中心營業室、工業品銷售部、車用油銷 售部和技術服務部對辦事處的相關業務提供服務支持，同時進行管理、 指導、控制。2. 3辦事處下設財務部、銷售部、辦公室，在辦事處主任的領導下開展工 作。2. 4辦事處辦公室的主要職能：2. 4. 1管理辦事處行政業務，統籌管理安全、消防及保密監督等工作,管理辦 事處后勤事務。2. 42、. 2參與制訂辦事處發展規劃。2. 4. 3辦事處臨時工作人員的招聘和管理。2. 4. 4處理辦事處的法律事務。2. 4. 5監督檢查辦事處規章制度的執行情況，保證建立良好的工作秩序。2. 4. 6督促做好辦事處文件資料的保管和歸檔工作。2. 5辦事處財務部主要職能：2. 5 1執行國內外有關財經法律、法規、方針政策，維護國家、企業、職工的合法權益。2. 5 2按照公司財務管理有關制度和工作程序進行工作，并監督檢查辦事處 的執行情況。2. 5 3組織本部門日常核算工作，每天向公司財務中心上報經營日報表、資金日報和費用日報表。同時向銷售部報送經營日報表。2. 5. 4向營銷中心提交辦事處經營預算3、，對經批準下達后的預算負責分解和 落實。2. 5. 5進行會計核算，按期編制財務報告報公司財務中心匯總，為公司 決策層提供真實準確的會計數據。2. 5. 6加強貨幣資金管理，確保貨幣資金安全；辦理銀行結算業務，定期與 公司財務中心會計部核對發生額和余額。2. 5. 7開展增收節支，增產節約活動，控制成本費用，定期進行會計分析。2. 5. 8負責倉儲收、發、存的管理。2. 5. 9加強資產管理，盤活存量，提高資金利用水平。2. 5. 10妥善管理業務資料和會計檔案，保守公司機密。2. 5. 11組織辦事處財務人員的培訓工作。2. 6辦事處銷售部主要職能：2. 6. 1參與制訂辦事處整體營銷策略、4、營銷計劃、營銷政策，參與修改營銷 管理制度。2. 6. 2建立、培養并穩定銷售隊伍，有效進行銷售活動；鞏固與拓展目標市 場，確保銷售量穩中有升。2. 6. 3執行辦事處各項銷售政策，開展銷售活動，完成營銷中心下達的銷售 及回款任務。2. 6. 4負責銷售收款工作。2. 6. 5按要求及時反饋訂貨需求和各種市場信息，提報和處理訂單。2. 6. 6保持與客戶之間的雙向溝通，糾正銷售錯誤，預防銷售危機。2. 6. 7進行產品市場調研并起草制訂促銷建議。2. 6. 8做好合同、客戶檔案等資料的保管、保密和定期歸檔工作，做好檔案 的移交工作。3 銷售管理3. 1辦事處于每年進行下一年度的預算工作。預算工5、作要以銷售預算為依據，參考進行其他費用預算，按公司規定的時間上報公司營銷中心。3. 2營銷中心營業室、銷售部是辦事處銷售業務的職能管理部門，對辦事 處的銷售業務提供服務，同時進行管理、指導、控制。3. 3預算經批準后，辦事處對預算進行分解，制訂相應的月度銷售計劃，于25日前將本公司本月實際完成銷售情況和下月銷售計劃上報公司 營銷中心，經批準后執行。3. 4辦事處銷售部根據預算和計劃，制訂相應的銷售和促銷方案以及其他銷售活動方案，并開展銷售工作。3. 5重要的促銷計劃和方案要進行費用預測和盈虧平衡，并于實施日前15日上報銷售部獲得批準。3. 6辦事處的口常銷售活動由銷售部負責，銷售人員負責對客戶6、進行產品介紹、收款、付貨等工作。3. 7銷售部派專人負責銷售收款工作（一般由銷售主管負責），當H所收貨款必須于下班前送交辦事處財務部，并辦好交接手續。3. 8定期對銷售進行分析，對銷售進行預測并將意見和建議上報營銷中心。4 財務管理辦法4. 1 總貝I4. 1. 1辦事處的財務人員由公司財務中心進行任用。4. 1. 2公司財務中心通過辦事處經營、費用、資金等報表對辦事處的財和物 進行全過程監控管理。4. 1. 3財務專員實行定期輪換制度。4. 2會計核算4. 2. 1會計科目的運用和賬戶的設置，按照企業會計制度執行，實行借 貸記賬法。4. 2. 2采用收、付、轉三種記賬憑證記賬，采用記賬憑證匯7、總表核算程序， 根據記賬憑證登記日記賬，明細賬，根據匯總表登記總賬，根據明細 賬和總賬編制會計報表。4. 2. 3建立現金日記賬、銀行日記賬、銷售、應收賬款、產品、費用等明細 賬和總賬，要保證賬證、賬賬、賬實、賬表相符。會計檔案按公司會 計檔案管理辦法執行。4. 2. 4每日電傳上報公司財務中心經營日報表、費用日報表、資金日 報表，每刀上報資產負債表、利潤表，并附文字說明和分析資 料，年報需增加現金流量表。4. 3財務管理4. 3. 1年度預算、月度臨時專項計劃上報的程序和日程安排遵照公司的預 算計劃管理規定執行。4. 3. 2辦事處上報的預算計劃內容主要是銷售預算計劃和費用預算計劃，銷 售預8、算計劃和費用預算計劃必須有明細內容，不能只報籠統指標。4. 3. 3當預算計劃經公司批準下達后，財務部門必須按預算計劃嚴格控制費 用支出，辦事處經理及銷售部門應按預算計劃加強銷售管理，拓寬渠 道多創收入，保證銷售預算計劃的完成。4. 3. 4預算計劃的完成結果，在次月上旬由公司財務中心財務管理部上報總 經理和董事長，各辦事處必須認真研究分析，總結好的經驗，找出差 距和原因，以便提出改進建議，預算計劃結果的文字書面分析報告要 上報公司財務中心和總經理。4. 3. 5各辦事處預算計劃執行的考核方案，按公司績效考核制度執行。4. 3. 6財務部門負責辦事處銷售、采購等經濟合同的商務審核工作。4. 39、. 7辦事處的財務分析，按公司的財務分析撰寫規定執行。4. 4 物資管理4. 4. 1辦事處物資管理的范圍主要是固定資產、低值易耗品和倉庫的產品管 理。4. 4. 2鑒于辦事處的固定資產和低值易耗品數量較小，對固定資產和低值易 耗品都采用登記薄的管理方法，定期與公司財務中心進行核對。購置、 報廢、處理的手續參照公司固定資產管理辦法執行，固定資產、 低值易耗品兩個登記薄由財務專員負責登記并管理。4. 4. 3成品庫的管理是辦事處物資管理的重點，具體管理辦法如下：4. 4. 3. 1入庫的管理方法:接貨人員根據實際收到產品的貨號、規格、數 量，填制入庫單。然后財務專員按實際數量驗收，入庫單一 式兩10、聯，如核實無誤，銷售主管和財務專員在入庫單上簽字入 庫；如核查有誤，必須將誤差數量填寫說明書上報財務中心，以備 查明誤差原因。說明書必須有銷售主管、財務專員和辦事處經理簽 字方可有效，最后根據查明的原因，財務中心下達調帳通知。4. 4. 3. 2岀庫的管理方法：根據銷售部開岀提貨清單一式三聯，制單必 須銷售主管簽字，同時蓋有收款印章。第二聯作為提貨憑證，財務 專員憑證發貨，第一聯銷售部保存，第三聯客戶聯。如果貨款不齊， 必須由辦事處經理簽字，財務專員方可發貨。4. 4. 3. 3存貨的管理方法：存貨按貨號堆放整齊，便于進貨出貨清查盤點。 要做好安全防范工作，每日盤點庫存，上報經營日報表。定期 11、做好庫存分析，在經營報表屮加以說明。4. 4. 3. 4帳務處理:每次出入貨必須有手續齊全的入庫單和提貨清單，憑合法手續的單據進行記帳。入庫數量需和公司的發貨數量相符, 銷售數量需和收款數量加欠款數相符，庫存帳面數和實物數相符。未經財務中心批準不允許私自調帳，要做到帳、表、物三相符。4. 4. 4采購固定資產或其他物品必須納入預算計劃內容，批準后由辦事處經理安排專人辦理，要先尋價比價，購買質優價適的物品，票據必須要 有購買人和辦事處經理簽字，財務專員方可報銷，記入登記薄。5 公關與市場管理5. 1辦事處的公關與市場工作由主任負責。5. 2辦事處的市場工作主要是鞏固和進一步擴大所在地區的銷售市場12、，建立銷售網點，擴人銷售區域。5. 3辦事處公關活動要緊緊圍繞銷售活動和市場開發展開。5. 4辦事處市場開發費用、公關活動費用和促銷費用要在辦事處年度預算和月度計劃屮予以體現，上述費用的支出不得超過預算和計劃的標準。5. 5辦事處建立銷售網點，必須經過市場調研和可行性分析，向營銷中心產品市場部提出申請和可行性報告。辦事處的建立須經公司董事會的 批準。5. 6辦事處要及時搜集和整理公關和市場活動資料，建立公關市場活動檔案，及時分析，以使活動具有更大的效果。5. 7按公司檔案管理制度，辦事處每年將上一年的公關和市場資料整理后送交市場部備案。6銷售管理6. 1辦事處的客戶管理由銷售部負責。6. 2客13、戶檔案來源于業務人員日常的客戶拜訪與辦事處安排的調查信息整 理而得。6. 3客戶檔案包括客戶檔案登記表、客戶資料卡、客戶銷售狀況登記 表和客戶信用調查資料。客戶信用資料包括:客戶營業執照副本復印件、 銷售量、回款比例以及辦事處認為了解的其他情況。6. 4銷售部定期對客戶進行回訪，了解客戶的需求，對客戶進行分析,并根據 變化制訂相應對策，使客戶更多地產生購買行為。6. 5客戶檔案定期整理，并由專人保存。銷售部每月25日填寫客戶變動 表上報客服部，于每年年底將全年檔案復制一份上報客服部備案。6. 6銷售人員和其他業務人員在了解和得到客戶資料后，在不晚于兩日內， 將客戶資料送交專門負責客戶管理的人員14、。7信息、檔案資料管理7. 1辦事處所有人員都有責任在合法范圍內敏銳捕捉有關辦事處及產品的 市場信息、同業信息、競爭信息、客戶信息，通過整理后，作為辦事 處公關市場活動和銷售活動的參考資料，同時將必要的信息及時反饋 到營銷中心.7. 2辦事處所有工作人員都必須記錄工作日志。7. 3辦事處所有人員妥善保管自己所負責的業務資料，并定期整理、分類 和分析。對自己所保管資料的完整和安全負責。7. 4辦事處每半年收取各業務部門所存的資料，并進行整理和分類。辦事 處所保存的資料，按公司檔案管理規定送交公司統一保存。7. 5歸檔7. 5 1辦事處應歸檔的檔案資料包括：行政文書檔案、人事檔案、業務檔案、 財務15、檔案、設備儀器檔案和工程項目檔案。7. 5 2對于應當立卷歸檔的材料，各部門工作人員須按照規定，定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個人不得據為已有。7. 5. 3除人事檔案由辦事處辦公室負責外，其它檔案資料均由各部門負責整 理分類，立卷和歸檔管理。7. 5. 4辦事處應于每年的12月20日將本部門本年度的檔案材料移交到公司 辦公室。7. 6 檔案保管7. 6. 1辦事處公司所有檔案資料均應進行專人、專柜管理。7. 6. 2檔案工作人員應做好案卷的準確、及時歸檔，并根據檔案的密級和保 管期限的不同，分別進行管理。7. 6. 3檔案工作人員應參照國家的規定，對檔案資料進行密級劃分，并確16、定 保管期限，上報董事會，經批準后執行。7. 6. 4所有檔案資料劃分四個密級：普通級、秘密級、機密級和絕密級。具 體劃分標準見保密制度。7. 6. 5檔案工作人員應注意檔案資料的保護工作，檔案的存放地點要做到“八 防冬防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。7. 7檔案的查閱、借閱7. 7. 1辦事處員工查閱、借閱檔案時，應嚴格辦理查閱（借閱）手續，由秘 書對查閱（借閱）人、所查閱檔案名稱、查閱（借閱）時間和歸還時 間進行詳細登記。7. 7. 2查閱（借閱）密級檔案時，如查閱人為保密制度中知曉范圍外的 員工或公司外部人員，須填寫檔案查閱（借閱）申請單，經秘書審 核，批準人審批后方可進17、行查閱（借閱）。員工不得查閱（借閱）與本 身工作無關的檔案。7. 7. 3原則上檔案原件概不外借，檔案室可對常用的檔案資料應復制副本， 供需要部門借閱，副本在使用部門使用完畢后，由檔案室回收、保管 和銷毀，其處理等同于檔案原件。7. 7. 4查閱、借閱公司檔案者應愛護檔案，不得在文件上作任何標記、標志 和涂改，不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶，不得在閱覽時吸煙，以 免造成檔案的損壞。7. 7. 588. 18. 28. 38. 48. 58. 68 6. 18. 6 28. 6. 2.8. 6. 2.8. 6. 2.8. 6 2.8. 6. 2.嚴禁員工未經允許私口對檔案資料進行復印和復制，否則18、將按照公司保密制度的有關規定予以處罰。人員招聘公司人力資源規劃、人員編制和人事調整方案是確定崗位招聘的基本 依據，人員聘用應控制在編制范圍內。空缺崗位原則上優先考慮進行 內部提拔和招聘，如現有人員不能滿足崗位要求，則由用人部門提出 申請，經辦事處經理批準后進行社會招聘。招聘申請過程見公司申請招聘程序。各部門在需要補員時，由部門負責人填寫招聘中請表，詳細說明招 聘崗位的工作內容及應聘條件。招聘申請表經人力資源部匯總審核后，統一由辦事處辦公室組織 招聘。辦事處辦公室負責招聘工作及初選工作，用人部門負責復試及專業考 核。內部招聘內部招聘是從公司現有員工中進行招聘、篩選。內部招聘過程見公司內部招聘程序19、。內部招聘由辦事處辦公室負責組織、實施和協調。1辦公室負責內部招聘信息的發布和對應聘人員的統計、匯總和初選, 同時進行檔案審查。2在辦公室組織下由用人部門負責人對初選人員進行專業復試考核。 專業考核結束后，該用人部門應將考核試題、答案及應聘人員試卷、 得分，入選人員名單等送交人力資源部備案。3經考核確定合格者，辦公室在征得應聘人員所在部門負責人同意（商 調）后，方可對該人員的崗位進行調動，若該部門負責人不同意乂 無其他合適人選時，由辦事處經理裁定。4被調動人應在原部門辦理正式離職手續，進行工作交接。5被錄用人員上崗前需進行上崗培訓并與直接上級進行首次述職。8. 7外部招聘人員的甄選及錄用8. 20、7. 1當辦事處需通過外部招聘來補充所需人員時。遵循外部招聘程序 進行人員招聘甄選。8. 7. 2辦公室將批準的招聘申請表進行分類，設計招聘方案，撰寫招聘 簡章并發布招聘信息。招聘簡章內容應包括公司簡介、招聘崗位、人 數、素質要求、報名截止口期、聯系方式等，必要時應寫明薪資待遇。8. 7. 3發布招聘信息吋應本著“效率第一，經濟合理的原則，針對不同的人 才信息來源，選擇不同的渠道進行發布。發布招聘信息的渠道有：8. 7. 3. 1通過職業代理機構發布，如人才交流中心、中介獵頭公司及市場等。8. 7. 3. 2通過各種新聞媒體發布，如電臺、電視臺、網絡、報刊雜志等。8. 7. 3. 3通過在廣告21、櫥窗張貼招聘廣告。8. 7. 3. 4告知公司員工，以便于他們推薦所認識的、符合要求的人選。8. 7. 4辦公室應根據招聘崗位的具體要求，選擇一種或幾種測試方法。招聘 錄用的測試方法主要有面試、筆試、心理測試法、行為模擬法、個案 分析法及工作現場測試法等。辦公室應建立應聘崗位測試題庫，以滿 足不同崗位的測試需求。8. 7. 5辦公室對收集的應聘人員（外部）登記表按崗位進行分類，依據 所聘崗位要求對應聘人員進行初選，并將初選人員簡歷、證書復印件 及推薦資料等有關資料轉交用人部門，用人部門負責人簽寫意見后， 由辦公室通知入選人員面試。8. 7. 6而試甄選測評方案由辦公室負責設計和實施，用人部門參22、與專業部分 設計，必要時可聘請有關專家對測評方案的設計進行技術指導或委托 專業服務機構承擔設計和測評工作。面試甄選測評方案一般包括基木 素質（智力性的和非智力性的）、知識技能、管理能力、個性傾向等方 面，各項內容的評估結果須以量化方式顯示。具體評估內容和方法依 據職位重要性和要求確定。8. 7. 7面試測評分為初試和復試：初試對應聘者進行綜合索質考查，由辦公 室負責；對初試合格者，進行復試即專業考核，由用人單位參加，辦 公室配合，初試和復試可根據情況合并進行。8. 7. 8面試的地點應選擇在安靜無干擾的場所，提前做好場所布置并準備相 關資料（面試記錄表、應聘者簡歷等），擬定有效的而試問題，而試23、 問題包括：8. 7. 8. 1與工作經歷有關的問題。8. 7. 8. 2與教育程度及所受培訓有關的問題。8. 7. 8. 3與工作有關的個人品質、風格、態度、價值觀等問題。8. 7. 8. 4其它問題。8. 7. 9面試主考官負責面試記錄表的記錄，并將面試意見以如下范例形 式作出結論性建議：8. 7. 9. 1面試合格，建議在XX崗位復試。8. 7. 9. 2不適合XX崗位人選，建議考慮XX崗位人選或存檔。8. 7. 9. 3不符合要求，建議放棄。8. 7. 10復試由用人部門負責進行。辦公室將入選的復試人員名單及相關資料 轉至用人部門，同時通知復試人員參加復試，并在指定時間將復試人 員引送24、用人部門進行專業考核，技術人員述需進行技能測試。考核人 應據實填寫應聘人員專業考核表的各項內容，尤其是考核結果和 考核意見。用人部門應將應聘人員專業考核表、考核試題及答案送 達辦公室，由辦公室備案。8. 7. 11辦公室和用人部門依據候選人測評綜合結果共同進行甄選，并確定擬 錄用人選。8. 7. 12員工錄用的原則為直接上級提名，隔級上級批準。對于擬錄用的應聘 者，辦公室應了解其應聘動機，并調查其離開原工作單位的原因。對 財務人員、業務人員等還須調查其家庭背景。調查結束后將背景調查 資料、綜合測評結果及其他有關資料移交擬聘崗位直接上級，由直接 上級確定最終待聘人員后，填寫提名建議書轉辦公室審核25、，審核 后報擬聘崗位隔級上級批準。對于主管級（含）以上員工的錄用，須 經該系統總監復審后，方可進行審批。8. 7. 13對于決定錄用人員，人力資源部根據與用人部門確定的上崗吋間，填 寫錄用通知單（或通過電話）通知員工報到，報到時應攜帶以下資8. 7138. 7. 13.8. 7. 13.8. 7138. 7 148. 7. 14.8. 7. 14.8. 7 14.8. 7. 14.8. 7 14.8. 7. 158. 88. & 18. 8 28. 8. 38. 8 48. 8. 5料：1學歷證、資格（職稱）證、身份證（原件）。2近期免冠1寸照片3張。3公司指定上醫院開具的體檢證明（必要崗位）26、。4證明技能的其他證件。女山駕駛證、特種行業操作證。新錄用人員應到辦公室辦理報到手續。辦公室負責辦理：1審核相關證件，復印后存檔。2新員工填寫相關表單（如：員工登記表）。3制作新員工胸卡、訂做工服。4參觀企業、熟知部門與崗位。5安排入職培訓。新員工入職培訓合格后，由辦公室帶領到用人部門報到。用人部門負 責對新員工進行上崗培訓，并將上崗培訓考核結果送達人力資源部備 案。試用與轉正新聘人員除辦事處主任特批或勞動合同中約定無試用期者可免予試用 或縮短試用期外，一般都必須在勞動合同中約定須經過不超過3個 月的試用期。試用期最短不少于1個月。試用人員由其直接上級對其進行工作態度、業務水平、工作能力的考 27、核，直接上級每月耍對試用員工的工作進行考核，填寫試用員工考 核表，對考核不合格者，退回辦公室，辦理調崗或辭退手續。員工轉正以“逐級提名，辦公室審核，隔級批準的原則進行。根據新 聘員工培訓結果和業績表現情況，試用部門主管可根據實際情況提出 對該員工的轉正中請，中請時需填寫轉正中請表，由辦公室進行審 核后，再由試用員工的隔級上級進行審批。若試用部門在員工試用3個月內未能向辦公室提出員工轉正申請，辦 公室應及時向試用部門了解情況，以決定該員工是否轉正或辭退。辦公室根據批準人意見辦理相關手續。試用人員轉正后納入公司日常 人事管理。如不批準視情況不予聘用或調整崗位。9培訓9. 1為適應瞬息萬變的市場，提高工作績效，辦事處必須對各所屬人員進 行有計劃、有針對性地專業培訓，培訓原則上為在崗培訓。9. 2辦事處要在公司人力資源部總體安排下進行業務人員的培訓，辦事處 經理負責提出培訓需求并組織實施。9. 3培訓形式根據公司員工培訓管理規定執行。9. 4業務人員的培訓內容有員工上崗培訓和專業培訓等，具體按員工培 訓管理規定執行。10附則10. 1本制度由公司營銷中心制訂，并負責解釋。10. 2本制度上報總經理批準，自頒布之日起執行，修訂時亦同。10. 3本規定施行后，凡既有的類似制度自行終止，與本制度相抵觸的規定 一本制度為準。