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1、大昌健康器具科技公司業務管理制度、目的二、業務的范圍三、工作計劃及執行匯報四、客戶管理五、客戶檔案管理六、客戶服務七、供應商管理八、合作關系管理九、應收帳款管理十、單證管理十一、業務合同管理十二、業務流程管理、目的為了規范與提升我們業務管理，提高運營效率與質量，促進大昌戰略計劃的 實現，特制定本制度。本制度包括業務的分類及組織設置、業務工作管理、客戶 管理、供應商管理、合作關系管理、應收帳款管理、單證管理、合同管理、理賠 處理、業務流程管理及處罰意見等內容。二、業務的范圍業務部門內部按產品系列管理，做好行業領域拓展、客戶開發與維護、業務 的執行，負責該產品系列的開拓、客戶發展與維護及業務合同的2、履行。單證管理 作為后臺工作，應及時、準確做好單證收、發、存工作，為業務的開展提供支持 與監督。努力為大昌及您本人創造更多的長期盈利與發展機會。三、工作計劃及執行匯報1、目的：為了配合業務計劃的實施，加強工作管理的規范性，有效控制工 作進度與質量，為相關領導進行工作指導或檢查提供依據，各位事業伙伴均需制 定工作計劃并記錄實際執行情況。2、計劃制定時間：工作計劃以周為計劃單位周期，每周五制定下一周計劃。3、計劃的內容：主要工作內容、涉及人員、時間安排等等，見附錄工作 計劃表。4、計劃撰寫及提交程序：每周五上午，業務部所有人員根據部門月度業務計劃及相關業務發展情況撰寫個人工作計劃，提交上級領導審閱3、；下午，相關領導將審閱意見通知直接下屬，進行必要的調整，得到批準簽字后執行。5、計劃執行匯報：每天工作完成后，各業務專員須填寫計劃完成情況。在當天工作結束后交上級領導。四、客戶管理1、客戶的定義：對大昌產品實施采購的所有采購商。2、客戶的拓展：客戶拓展包括新客戶的發展和原有客戶業務范圍的發展兩類。3、原則：客戶的拓展應本著成本效益原則，并重視行業優勢的培養與發展。對于現有業務量較大、未來發展潛力較大的客戶應進行重點拓展。為了降低 經營成本與風險，客戶的信用狀況、地域分布、地理位置、經濟狀況、運營狀況 等應作為是否列為開拓重點的依據之一。4、責任：各業務專員負責客戶拓展工作；部門經理進行督導，必4、要時提供 定的支持。對于非常重要或發展難度較高的客戶，可向總經理申請支持。五、客戶檔案管理1、原則：對所有的客戶都應建立相應的檔案。客戶檔案必須及時、完整、真實地反映客戶信息：每筆交易都必須按實際進 度及時全面地記錄；客戶基本信息的變化也應及時反映，并提出相應的措施。2、內容：客戶檔案包括客戶基本信息、交易記錄、客戶分析評審意見及客 戶政策記錄等內容。（見客戶檔案記錄表）3、責任人：產品主管負責做好客戶檔案的記錄與整理，并按時向部門經理 提交；部門經理負責督導產品經理做好客戶檔案管理，并完成本部門客戶檔案的 匯總與管理，接受總經理審查，同時確保客戶檔案的安全性。4、查看權限：業務主管只可查看所5、轄業務范圍內的客戶檔案。部門經理只 可查看本部門的客戶檔案。總經理可對所有業務部門的客戶檔案進行檢查。六、客戶服務1、種類：客戶服務包括售前、售中和售后三部分，分常規服務和特殊服務 兩類。根據客戶評審結果，對一般客戶提供常規服務，對重點客戶提供特殊服務。 另外，可根據業務實際情況，為客戶提供相應的特殊服務。2、內容：常規服務售前：主動拜訪或聯系客戶，建立合同關系；禮貌地接受客戶詢問或調價等 要求，并及時給予回復。售中：合同執行過程中，與客戶保持較密切的聯系，就合同進展情況進行必 要的溝通；對客戶提出的質詢進行解答或說明。售后：追蹤產品情況及客戶需求，提供必要的支持。特殊服務：應根據客戶具體情況6、和公司的現有能力酌情提供。七、供應商管理1、定義：供應商是指在與公司簽訂合同中處于供貨方地位的經營者。2、供應商的拓展：供應商的拓展分為發展新供應商和拓展原供應商業務領 域兩類。3、選擇供應商的原則：同種產品不集中于一家供應商；同種產品供應商地 域分布不過于集中；資信度較高；價格或結算方式較優惠；交通便利。4、責任：供應商的拓展由采購部門的產品主管主要負責；部門經理進行督 導，并提供必要的支持。5、供應商檔案管理：公司所有供應商（包括未發生實際業務的供應商）均應建立相應的檔案，保 存供應商信息。供應商檔案必須及時、完整、真實地反映供應商信息：每筆交易都必須按實 際進度及時全面地記錄；供應商基本7、信息的變化也應及時反映，并提出相應的措 施。包括基本信息（供應商名稱、地址、聯系人、聯系電話等）、業務信息（業務合同履行情況等）、供應商分析評審意見、供應商政策等，詳見附錄供應商檔案。（1）管理責任人：分為填寫人和保管人兩類。產品主管負責供應商檔案的填寫。基本信息在與供應商建立關系或供應商內部有所調整時填寫業務信息在每個業務合同實現后填寫o部門經理負責供應商檔案的整理保管，以確保檔案信息的安全性和保密性, 并督促產品主管及時填寫供應商檔案。（2）查看權限：產品主管只能對其負責的供應商檔案信息進行查看；部門 經理對本部門檔案信息有查看權；總經理可以查看所有檔案。6、供應商分析及評審：供應商評審分8、為定期評審與特殊要求評審兩類。對于長期穩定的供應商，在與其簽訂年度(或較長期限)合同/協議前，需 組織定期評審。對將建立合作關系的新供應商或產生業務量反常波動等特殊情況的原供應 商，可以在需要時即組織特殊要求評審。(1) 責任人及程序：由業務部門經理負責組織；產品主管對其負責的供應商在評審時間段內的業務情況進行匯總分析，撰寫 分析報告、提岀應對措施，并提交部門經理。業務員和財務主管應配合提供必要的信息或建議。部門經理根據審核各客戶評審報告，對本部門供應商進行統一評級，并確定 應對措施。7、供應商政策的制定(1) 制定的時間：每一次分析及評審后即制定相應的供應商政策。(2) 依據：客戶評審結果、9、業務發展要求、相關管理制度。(3) 責任人：由部門經理主持供應商政策的制定；產品主管和財務主管可 提岀相關建議；總經理負責進行審核，提岀改進意見。八、合作關系管理(-)報關公司、運輸公司、倉庫租賃公司等1、選擇原則：外貿員負責根據服務質量、價格、信譽、地理位置等因素選 擇合適的報關公司、運輸公司及倉庫租賃公司。必要時進行多家比較，并設定一 段考察期。對于客戶指定運輸公司應對其信譽、服務質量等進行考察，提出獨 立意見，供客戶參考。對于有特殊要求的倉庫，也應盡可能擇優選用。2、合同要求：合同應明確規定服務要求(時間、交貨地等)、交接手續和相 關單證、結算方式、違約責任、賠償要求等內容，并經法律顧問10、審核、總經理批 準后方能生效。涉及合同糾紛，由部門經理首先與相關人員交涉，并請法律顧問提供相應支 持。對于需解除或提前終止合同的現象，部門經理應負責向總經理提出申請，內 容包括原因、可能的后果、備選報關公司信息等。經總經理批準后，聽取法律顧 問建議，并由部門經理負責對外交涉。(-)合作公司檔案1、內容：包括報關公司、運輸公司及倉庫租賃公司基本信息、每筆業務執 行情況、評審意見等。2、責任人：負責處理報關、運輸或倉儲事務的人員應對各筆業務的報關執 行情況進行記錄，并在年終評審時提出相應的意見和建議。對違約或突發事件應 及時向部門經理匯報。部門經理應督導相關責任人做好報關公司、運輸公司及倉庫租賃公11、司檔案整 理，負責對基本信息的變更及時記錄，并提出調整方案。若涉及合同條款的更改， 必須報總經理審批、法律顧問審核。九、應收帳款管理1、定義：應收帳款泛指貨款、運費、倉儲費等在合同中規定由客戶支付給 大昌的款項。2、責任人:(1) 業務員應對每筆業務所涉及的應收賬款進行記錄。(2) 根據合同，提示客戶按時付款，并及時通知財務部準備收款。(3) 根據財務部的反饋，對到期未付或逾期未付賬款進行催討。(4) 財務部應配合業務部做好收款工作，由財務人員及時反饋收款情況。3、管理要求：(1) 業務部應記錄每筆應收帳款，并及時通知財務和客戶準備收付款。(2) 對所有的欠款業務，業務部與財務部應定期核對，發12、現問題，及時糾 正。十、單證管理1、單證的分類：大昌業務單證分外部單證和內部單證兩類，外部單證是指 由公司以外單位制定并使用的，內部單證是指由大昌制定并在大昌內部使用和流 轉的。2、單證的管理要求：(1) 單證的印制應由使用部門提出申請，行政人事部統一印制。(2) 填寫、審核和備案：單證的填寫、審核和備案的流轉程序按照公司業 務流程相關文件的要求執行。(3) 保管空白單證：由行政人事部指定專人負責保管，領用時須辦理簽字 領用手續，領用記錄留存備案。原始單證的保管：外部結算單證由財務部保管， 其他外部單證由相關業務部門保管；內部單證按照單證使用說明，各留存部門負 責保管各自留存的聯次。(4) 查13、看權限的設定：業務員只能查看經辦業務的相關單證；主管人員只能查看其負責范圍內的相關業務單證；業務部經理只能查看本部門業務的相關單證；財務主管只能查看其負責的業務范圍內的相關單證；總經理和財務部經理可以查看所有單證。卜一、業務合同管理1、合同的簽訂：所有與業務相關的合同都由法律顧問負責擬定合同范本。業務部根據范本填寫數量、金額、交貨時間與地點、付款方式等內容。合同條款的變動或附加條件的提出都需經法律顧問審核，報總經理批準。部門經理作為簽約代表對外簽訂業務合同。總經理或其指定合同評審負責人對合同簽訂是否行了必要手續進行審核后方可蓋章。2、合同的保管：所有合同正本由行政部統一歸檔保存。業務部和財務部14、各留一份合同副本,并確保合同的安全性、保密性和完整性。3、合同的查詢：(1) 產品經理只可對所轄業務范圍內的合同進行查詢。(2) 部門經理只可對本部門所涉業務的合同進行查詢。(3) 財務主管只可對所轄公司或業務的合同進行查詢。(4) 總經理和財務部經理可對所有業務合同進行查詢。十二、業務流程管理(-)原則：大昌所有的程序文件需經總經理批準后方可實施。各部門各崗位應嚴格按照業務流程規定執行各項工作。如有特殊情況需調整，應向流程總責任人匯報，獲得批準后方可執行。（二）具體業務流程詢價1、業務人員在采購商的詢價，做岀產品報價前，應了解客戶基本信息，包 括是否終端客戶、年采購能力、消費區域，以及產品的15、用途、規格及質量要求, 大昌是否能夠生產等。2、對于客商的郵件、傳真，原則上在24小時內答復；特殊情況需要延期 的，應及時向客商解釋及大概需要的時間。報價3、對于客商的產品報價，嚴格按照公司財務部核算，總經理簽字認可后的 價格表執行；公司財務部門根據市場狀況及生產成本，定期進行核算，對產品價 格進行調整。4、對于定單數量較大，客商所能接受的價格低于我方公布的價格的，業務 人員應先上報部門經理批準實施；部門經理不能批復的，報總經理批準后實施。5、客商要求按樣報價或生產的樣品必須交由總經理或其指定代理人核準報 價或生產。為避免因誤差而造成商業機會的損失，業務人員不得直接報價或確認 生產時間。6、對16、于FOB及CIF報價，需要我方辦理運輸、保險的或需要進行法定檢驗 的等事項，業務人員應事先聯系相關中介機構進行確定，選擇中介機構應考慮業 務熟練、服務效率高、收費合理及其他有利的因素。打樣7、對于客商的寄樣要求，原則上要求到付；對于樣品數額較大，原則上對方承擔成本費用。特殊情況，如關系比較好的老客戶，我方可以預付并免收樣品。費用較大的，可報總經理批準后執行。&對于客商需要打樣的，業務人員征得總經理同意，確保樣品的質量及規 格符合要求；樣品需要總經理審核后寄出；客商對于產品有包裝或暖頭要求的, 正式包裝或印刷前需經客商確認。簽合同并收預付款9、付款方式上，原則上考慮前TT全部或部分作為定金,剩余17、見提單傳真件（提 單副本）付款，及全部短期信用證。收匯銀行和業務員負責對信用證做形式和內 容的檢查，發現差異的，應及時通知外商修改。信用證審查無誤后，報部門經理 復核。10、原則上，公司在收到客商的全部貨款、部分定金及信用證經復核無誤后， 開始安排生產計劃，組織貨源，進行生產。生產跟進11、在定單生產階段，業務人員應到生產車間會同生產主管對產品生產進行 監督、檢查，發現問題及時解決；業務人員對有存在問題解決不了時由部門經理 協調解決，部門經理仍解決不了的上報總經理解決。嚴格把握產品的規格、質量、 包裝、生產時間符合同客商的約定。出貨安排12、對于FOB、CIF價格條款的，業務人員應在生產結束前18、一周，安排好貨 代，確定定艙事宜；一般在船期前二日，安排裝柜、運輸。13、需要委托中介機構進行報關、商品法定檢驗、保險的，業務人員應及時 準備相關資料交中介機構辦理。收齊貨款14、收匯方式為信用證的，業務人員必須細心操作，謹慎處理，注意單證的 一致性，做到安全收匯。15、全部收匯后，業務人員請對相關資料進行整理，將相關單據交財務部門 及時到外匯局、稅務局辦理核銷、退稅。并注意對客商的售后服務，進行跟蹤, 以建立長期的可信賴合作伙伴關系。（三）跟單：1. 制作合同：客戶下單以后，核對產品價錢是否與以前所做的訂單或之前 確認的價錢是否一致，總金額是否正確，如正確，將資料給客戶確認，如是做 T/T319、0%,并讓其安排打定金，待定金到帳后，再下購貨合同給工廠進行生產， 如果是做100%前T/T,則可直接安排生產。無論是在做出口合同或購貨合同， 定要特別注意產品描述，數量，價格，總金額，付款方式，交貨期與工廠方面 協調好，以免以后趕不交期。下購貨合同到工廠后，要求工廠負責人簽字確認并 回傳，存檔留底，如可以，可同時要求工廠（或您本人）提前算出訂單貨物的體積 以準備以后安排訂艙事宜。2. 商檢：需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商檢了。如果 工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷合同，裝箱單，發票。大概兩 三天后，工廠在向當地商檢局申請辦好商檢后，傳真換證憑條給你，留存以便日 后20、安排報關。換證憑條只顯示實際報關商品的第一項商品及報關總金額，有效期 般為三個月，實際報關金額可以小于換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能 用一次，不可重復使用。3. 辦理C/O或Form A:看所屬客戶是屬于哪一個國家或客戶的具體要求來辦理C/O或Form Ao Form A是普惠制產地證書，目前給予我國普惠制待遇的國家共36個，可以享受減免關稅待遇。C/O是一般性原產地證書，只是證明貨物是產自中國的。一般原產地證書得到貿促會辦理，普惠制在商檢局辦理。在 裝運期至少一個星期前辦理。不管你辦理的是一般產地證還是普惠制產地證，基 本程序都是在網上先制作好資料（包括合同，發票，裝箱單等）后再發過去21、，待 機器檢查合格后再由貿促會或者商檢局的人員再人工審單一次，合格后就可以去 領取單證了。4. 驗貨訂艙：經常注意工廠訂單生產進度，在交貨期前十多天，詢問工廠 是否可以按時交貨，如可以，準備向貨代訂艙同時安排驗貨人員驗貨。驗貨合格 后，向貨代訂艙。如是客戶指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員, 訂艙單上要填好發貨人，收貨人，通知人，發貨港，目的港，柜型，箱數，產品 名稱，毛重，體積等，讓其代為訂艙。兩三天后，貨代訂好艙后會傳真進倉單給 您，注意進倉單上面的截柜時間，截補料時間，傳真給工廠，讓工廠按上面注明 的時間內將貨物送進倉庫。如果是自己安排拖車拖柜，則需填好拖柜委托書，上 面注明柜22、型，拖柜時間，裝貨地址，工廠聯系人，聯系電話等，與進倉單一起傳 真給拖車公司讓其安排拖柜。5 報關：訂好艙后在文件補料時間至少三天以前，填寫報關資料寄給報關行 或讓貨代幫忙報關。報關資料包括：外銷合同，裝箱單，發票，報關單，核銷單 （注意核銷單在寄給報關行或貨代前，必須先向商檢局備案），報檢委托書，換 證憑條，C/O或Form A等。6拿單：貨物報好關，進入倉庫后，及時出提單補料給貨代，并與其核對提 單正本。船開后兩三天內，貨代會列岀費用清單來，包括文件費，AMS費用，清關費，操作費等。提請財務部付款，并將水單傳給貨代。貨代在錢到帳后，就可以向其拿正本提單了，一般貨代公司不寄提單，要公司派人去23、取，如公司沒有人手，也可以出一份寄單委托書給貨代讓其直接寄到公司。如果提單電放，提出 提單電放申請，蓋上公司章，簽名傳真給貨代，記得讓貨代傳真提單副本給你, 以備公司留底存檔。7. 通知客戶：貨物開船后，發郵件通知客戶船名，開船日期等等，以便讓 其及時購買保險。8. 催款寄單：拿到提單正本后，掃描復印件電郵給客戶，催其付清余款。 客戶貨款到帳后，再寄正本提單，裝箱單（數據應與提單上一致），發票給客戶， 在發票裝箱單上寫明柜號，封條號及發票號。9. 退稅：在報關后一個月后，報關行或貨代會將報關底聯及核銷單退稅聯 退還給你，拿上這些單據與銀行傳過來的核銷水單就可向外匯局辦理退稅了。注意：1. 有些產品工藝比較復雜，在生產前可以要求工廠打產前樣，或為了控制 質量，在出貨前要求工廠出具船前樣。2. 跟單工作是需要很細心、耐心，時時刻刻注意工廠的生產進度，及時安 排船期，在制作各種單證時，一定要特別小心，所有單據都很重要，可以自己事 先準備好，在拿出去前再仔細檢查一遍，就可以避免不少錯誤。可以每隔一段時 間對自己的工作總結一下，有哪些貨要岀，哪天要準備哪些文件，哪些樣品在打 樣，哪些事情要回復客戶等等。