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1、金暉煤焦化工有限公司檔案管理制度目錄第一章 總則1第二章檔案管理組織機構1第三章 檔案借閱2第四章 文書檔案管理3第五章 科技檔案管理4第六章 電子文檔管理7第七章 技術圖紙修改8第一章 總則第一條 為進一步提高山西金暉煤焦化工有限公司（以下簡稱公司）檔案管理水平，使檔案管理工作規范化、制度化，更好地為企業生產經營管理服務。根據中華人民共和國檔案法的相關規定，結合本公司實際情況，制定本制度。第二條 公司檔案是指公司在生產活動中直接形成的全部檔案的總和，包括生產經營等各項活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像以及其他各種形式的原始記錄。本公司的檔案主要有文書檔案，科技檔案和電子檔案三類。第三2、條 檔案工作是本公司各項管理的基礎工作，是維護本單位經濟利益、合法權益的一項工作。第四條 本單位檔案工作實行統一領導、統一管理、分級負責。所屬各部門的文書檔案由所屬部門檔案管理人員管理；工程項目形成的檔案由項目與發展部負責整理，由公司辦公室集中統一管理。第二章檔案管理組織機構第五條 公司在辦公室內設資料室，作為檔案管理的歸口部門、負責全公司的檔案管理工作，各部門配備兼職檔案員一名，負責本部門全部檔案的管理工作。第六條 檔案員必須忠于職守，具有中專以上文化程度，接受過檔案管理有關知識的培訓，具備檔案專業知識。第七條 資料室的主要任務是：（一） 結合公司實際，擬定、修改、實施本公司檔案管理制度；（3、二） 統一管理公司各門類各載體的檔案，對所屬各部門、車間的文書和科技文件材料的立卷、歸檔工作進行指導和監督；（三） 接收各部門移交的案卷并及時整理歸檔；（四） 編制檢索工具和匯編專題文件資料，積極開展檔案的提供利用，更好地為企業管理、工程建設服務；（五） 會同有關業務部門，對已超過保管期限的檔案進行鑒定、銷毀；（六） 負責組織開展檔案業務培訓，提高業務管理水平，使檔案管理工作規范化；（七） 參與工程竣工和設備儀器開箱文件材料的驗收工作。第八條 所屬各部門兼人員的主要任務是：（一） 負責做好本部門形成的文件材料、圖紙和照片的收集、整理、立卷和歸檔工作；（二） 工作活動中形成的文件材料收集齊全后交4、辦公室，由辦公室統一整理歸檔；（三） 接受檔案部門的指導與監督，按時向公司檔案部門移交檔案，為總公司多積累檔案財富；（四） 學習檔案業務知識，提高檔案業務水平；（五） 負責本單位、本部門大事記的收集（包括工程簡介），在每年年底報公司檔案部門，由公司檔案部門匯總整理后，交領導審閱認可后歸檔。 第三章 檔案借閱第九條 本公司檔案按保密性可劃分為一般、秘密、機密、絕密四種。（詳細劃分標準參見金暉煤焦化工有限公司保密制度）第十條 公司內部員工可借閱檔案為：（一） 借閱一般檔案，需憑本人有效證件經資料室審查批準；（二） 借閱秘密檔案，需憑本人有效證件經辦公室主任審查批準；（三） 借閱機密檔案，需憑本人有5、效證件經行政副總審查批準；（四） 如有特殊情況需查閱絕密檔案的，需憑本人有效證件經總經理審查批準。且只能在資料室內查閱。第十一條 外單位人員可借閱檔案為：（一） 借閱一般檔案，需憑單位介紹信由辦公室主任審查批準；（二） 查閱秘密檔案，需憑單位介紹信由行政副總審查批準，且只能在資料室內查閱，如由特殊情況需借閱的，應經總經理審查批準；（三） 查閱機密檔案，需憑單位介紹信由總經理審查批準；（四） 外單位人員不能查閱、借閱我公司的絕密檔案。第十二條 借閱底圖檔案，須憑圖復印票、修改批準單，辦理借閱手續。第十三條 借閱一般檔案期限為七天，秘密、機密檔案為三天、歸還前應將卷內文件依次排好，規定時間不能歸還6、者，可到資料室辦理續借手續，續借期限為一天。到期不還又不辦理續借手續者，每超過一天罰款50元。第十四條 借閱者對所借閱檔案負有保管責任和保密義務。保密程度秘密以上的檔案不許帶出公司，不準私自涂改、加注、勾劃、拆散、折疊、取頁、剪貼、轉借他人等。不準私自摘抄絕密檔案內容。確因工作需要，應經行政副總批準，摘抄在專用保密手冊上，需要復制時，經行政副總批準，按復制手續辦理。第十五條 借出檔案丟失或損壞，由借閱者負責。屬于保密的，除罰款外，寫出書面檢查報行政副總酌情處理。第十六條 職工調離公司時，必須將所借檔案資料還清，經檔案部門簽字認可后方可調出。第四章 文書檔案管理第十七條 文書檔案的立卷范圍（一）7、 與本公司有關密切聯系文書文件的應立卷歸檔；（二） 本公司產生的反映本單位重要活動的文件，應立卷歸檔。重復文件，臨時摘錄的文件和沒有參考價值的文件不立卷歸檔。第十八條 文書檔案的立卷方法（一） 各部門形成的文件由各部門組卷，資料室派人指導，各部門組卷后擬好清單和資料室進行交接；（二） 文件立卷，應按機構-問題-時間進行排列，一個問題內按時間排列；（三） 本公司文件，應分級立卷，但請示與批復、來文與批復、專案文件等，不得分級立卷；（四） 卷內文件要根據文件之間的有機關系，進行系統排列，來文與復文，正文與附件，正本與定稿必須放在一起立卷。來文在前，復文在后；正文在前，附文在后；正本在前，定稿在后，8、不便和其它文件一起保存的文件，可以單獨組卷；（五） 文書處理部門歸檔的案卷，都應根據公司制定的檔案管理制度，劃出案卷內文檔保管期限和保密等級；（六） 案卷的標題，要正確地反映出卷內文件的主要內容（作者、年代、問題、名稱）一般不超過30個字；（七） 卷內文件系統化排列后，應立即編號，以大小文件的排列順序，便于統計文件的張數或件數，編號的位置應寫在文件的右上角，凡有字跡的每頁編一個號（空頁不編號）；（八） 案卷裝訂前須取掉文件上的金屬釘，針等物，以防日久銹蝕文件，書寫未留出裝釘線的文件，須在左邊加貼紙邊，并將右側寬出部分內折回，大張的文件和附表，也要折疊成一般文件同等大小，裝訂時用線或麻繩勒緊結牢9、。第十九條 文本檔案的立卷要求（一） 書寫材料時，底稿須用鋼筆書寫（藍黑墨水或碳素墨水，不能用純藍墨水和園珠筆、鉛筆、有色筆書寫）紙張用發文稿紙和十六開稿紙；（二） 底稿必須有主辦單位擬稿人審核、簽發、事由、文件標題、文件編號，需要時要有會簽；（三） 立卷時必須有正文和底稿，有請示報告必須有批復，無批復的要說明原因。第二十條 文本檔案歸檔時間要求（一） 各類案卷均應在第二年二月底以前向公司檔案室進行歸檔；（二） 歸檔文件的準確率、完整率、齊全率均100%；（三） 文書處理部門（各部門兼職檔案員）應將立好的案卷，編制案卷目錄一式兩份，經接交雙方簽字確認，備留一份備查。第五章 科技檔案管理第二十一10、條 科學技術檔案，是在生產建設和科研活動中形成的具有利用價值，并按照歸檔制度集中保管起來的科技文件材料，包括圖紙，圖表，報表，文字材料，記算材料，照片，膠卷，錄音錄相帶各種聲音影像載體等 ，其種類有：（一） 基本建設檔案；（二） 科學技術研究檔案；（三） 產品檔案；（四） 設備儀器檔案。第二十二條 公司全部科技檔案由公司資料室統一管理，以確保科技檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。第二十三條 科技檔案的歸檔要求為：（一） 凡是歸檔的技術文件材料必須完整、準確、系統；（二） 圖紙必須按照國家標準繪制；（三） 因檢修修改過的圖紙要及時填寫圖紙修改單，連同修改后的圖紙，底圖一并交檔案室；（四） 11、設備檔案在設備投用后一個月內歸檔；（五） 新到設備開箱驗收時，要通知檔案人員參加，隨設備帶來的說明書，圖紙裝箱單等材料要先歸檔進行登記編號后，再進行利用，以免資料散失。第二十四條 科技檔案按基建檔案、設備檔案、產品檔案、其它科技檔案分類、編目和編號工作，其要求是：（一） 基建檔案公司兩套；（二） 設備檔案公司一套，機動部一套；（三） 產品檔案公司一套，銷售部一套；（四） 底圖檔案，各設備底圖全部由公司資料室管理，零星底圖暫由項目與發展部保存，齊全配套后交公司資料室；（五） 公司引進的技術設備檔案資料，全部歸公司資料室保存，不得留在任何部門和個人保存（要求財會人員凡有報銷技術資料的項目，一律要求12、檔案管理人員簽注意見后再報銷）。第二十五條 基本建設檔案是公司新建、擴建、改建和大中修，技措，安措工程在設計施工過程中形成的具有利用價值的，并按照歸檔制度集中保管起來的技術材料（包括圖紙，照片、報表文字材料等），它是我公司建筑物，地上、地下管線等進行管理，維護和擴建、改建的依椐和條件。其歸檔范圍為：（一） 計劃任務書、廠地選擇報告、改擴建方案、資源調查，地形測量、地質勘察、地區自然條件，可行性研究等技術文件材料等基礎文件；（二） 設計任務書、初步設計、技術設計、施工設計、設計概算、預算，計算書、說明書、審批文件、設計變更等技術文件材料等制造方面文件；（三） 工程合同，施工組織設計，材料合格證、13、施工監理自檢記錄、隱蔽工程記錄、沉降觀察記錄、質量事故自理記錄、設計變更、材料代用單、合理化建議、分段驗收記錄，竣工總結、竣工報告、工程計算、交工驗收證書等技術文件材料等施工文件。第二十六條 工程過程中產生的基本建設檔案可在計劃任務書，可行性研究，初步設計、施工設計各階段結束后兩周內歸檔。如有特殊情況當時不能歸檔的，應在不遲于工程竣工后一個月內歸檔。第二十七條 歸檔要求：所交資料一式兩份，要求按照歸檔范圍達到：（一） 齊全：歸檔的科技文件應一份不缺少地歸檔；（二） 完整：紙質優良、線條字跡清楚，表面清潔完整無損；（三） 準確：檔案與實際相符。第二十八條 對每一項基建項目驗收時，要吸收公司資料室14、參加。第二十九條 設備檔案是在設備的設計、制造、安裝過程中產生的具有利用價值，并按照歸檔制度集中管理起來的技術文件（包括圖紙，照片、報表及文字材料），它是我公司進行設備管理和設備維護的重要依據和條件。其歸檔范圍為：（一） 設計方面：設計圖紙、計算書，說明書等技術文件資料；（二） 制造方面：制造圖、合格證、裝箱單等技術文件材料；（三） 安裝方面：安裝圖，安裝記錄、設備調整及試車記錄。交工驗收等技術文件材料；（四） 維修方面：設備性能表，操作維護工程、檢修記錄、檢修計劃總結，技術監定書，重大事故報告等技術文件材料；（五） 年、季檢修計劃及設備大、中修計劃總結；（六） 設備完好率報表、設備事故報表調15、查報告；（七） 設備管理制度、辦法、設備履歷檔案材料。第三十條 產品技術檔案是公司在產品技術質量活動中形成的具有利用價值的，并按照歸檔制度集中保管起來的技術文件材料包括圖紙、照片、報表、文字材料等，產品技術檔案歸檔范圍為：（一） 產品技術文件、產品技術標準（包括行業標準，企業標準和技術協議等）產品技術規程，工藝方案、工藝設計規范、技術攻關計劃、方案、措施、總結、質量分析（包括定期分析、專題分析）科研技術總結。（包括技術著作、論文、手冊）技術服務來往文件、質量異議處理、市場調查等文件資料；（二） 綜合技術文件：技術發展規劃。技術工作會議文件、技術工作計劃、總結、報告、改革成果報告、合理化建議、技16、術經濟指標，出國考察報告，外國專家建議對外技術合作等文件材料。第三十一條 產品技術檔案歸檔要求為：（一） 生產技術部要確定一名科技人員負責技術科材料的積累和立卷工作，每年二月份向檔案室歸檔；（二） 凡是歸檔的技術文件材料、原稿和打印（復印件）各一份，在移交時填寫移交清單一式兩份，簽字后各保存一份。第三十二條 凡大中修后變更的圖紙，修改底圖的工作，應該由機動部分管技術人員負責，按照圖紙修改制度執行，確保檔案的準確性。第三十三條 保管科技檔案的庫房，門窗要堅固，庫內要有通風設備，應保持適當的濕度、溫度，要有防盜、防火、防潮、防塵、防曬、防鼠等設備和設施。第三十四條 檔案部門每年要對科技檔案保管情況17、進行一次檢查核對，對破損、變質的檔案要及時修補和復制。第三十五條 提供檔案利用是檔案管理的根本目的，其工作人員要熱愛本職工作，健全查找工具，提高自身的相關業務技能，積極開展利用工作，做到迅速、準確。第三十六條 做好檔案的統計工作，對檔案的種類、數量和利用人次、效果等，都應做到有登記，有統計。第三十七條 科技鑒定工作前，有相關部門領導及公司資料室3-5人組成鑒定小組，負責鑒定工作的組織領導。第三十八條 科技鑒定工作結束后要寫出鑒定報告，附上銷毀清冊，報鑒定委員會審批后處理，銷毀時要指定兩人以上鑒銷，并在清冊上簽字，銷毀清冊制兩份存檔。第六章 電子文檔管理第三十九條 電子文檔是指存放在金暉公司的臺18、式及手提電腦中的文本、表格、演示文稿、數據庫及其他各種類型的電子文件。第四十條 金暉公司電子文檔依據用途與使用場合可分為重要文檔和標準文檔兩類。第四十一條 標準Word文檔的標準格式為：（一） 頁邊距：上35mm，下30mm，左30mm，右20mm，頁眉25mm，頁腳18mm；（二） 字號及字體：正文小四號宋體，標題采用Word默認的三級標題字體及字號，表格中的文字根據實際情況采用五號或小五號宋體，圖中的文字為宋體，字號根據具體情況而定，圖表標題的文字采用小五號黑體；（三） 行距：行距為1.5倍行距；（四） 頁碼：在頁面的下方居中，五號字體；（五） 頁眉：頁眉居中為五號宋體“山西金暉煤焦化工有19、限公司”。第四十二條 重要Word文檔的頁眉右上角為五號宋體“山西金暉煤焦化工有限公司”，并在公司名稱的左側加上金暉的標志，其他同標準文檔。第四十三條 Word文檔的實行三級目錄即標題1、標題2、標題3，小標題的級數根據實際情況而定。（一） 標題1、標題2和標題3的格式采用Word默認的格式；（二） 項目符號可根據實際情況進行選擇，在同一文檔或者同一批文檔中應保持嚴格的一致；（三） 標題及條目的格式是：第編號章（節、條）+空格，如：“第三章 ”，“第一節 ”，“第二十六條 ”（四） 小標題及內容的編號的順序是：（1） 漢字加頓號，如：“一、”，“二、”；（2） 漢字加括號，如：“（一）”，“（20、二）”；（3） 阿拉伯數字加半角句號，如：“1.”，“2.”；（4） 阿拉伯數字加括號，如：“（1）”，“（2）”；（5） 阿拉伯數字加半括號，如：“1）”，“2）”。（五） 上述第（二）、（三）、（四）、（五）項編號所對應的正文結束后除最后一項外原則上使用分號“；”，正文內容較長的除外，但是在同一文檔中應保持一致。（六） 編號可以跳躍，但是不得逆序出現，在同一文檔或同一批文檔中，編號的順序及使用方法應保持嚴格的一致。（七） 在“第X條”之下，應直接采用“（一）、（二）”作為編號。第四十四條 為保證電子文檔的安全性，文檔管理員應建立金暉公司電子文檔的備份，并定期進行修改。第七章 技術圖紙修改第21、四十五條 本公司設備零件更改后，有關部門必須及時修改和補充資料室保存的底圖和藍圖，以確保圖紙和實物相符。第四十六條 修改底圖要填寫“圖紙修改通知單”，填寫時要逐項填寫清楚，修改內容要準確無誤，經修改人、修改單位負責人簽章后，加蓋本科室公章。第四十七條 修改通知單一式兩份，底圖庫和藍圖庫各一份，圖紙修改通知單應做為科技檔案的一部分歸檔保存。第四十八條 工程改造、擴建、設備結構改進等需另出圖時，需按公司統一規定的檔案編號辦法續編新圖號，不準行政重復使用原來的舊圖號，對原來的底圖和藍圖，要加蓋“大修已改，此圖參考”的印章，新圖和舊圖一并存檔。第四十九條 單張圖紙更改個別尺寸，可以“杠改”不準“涂改”22、或“刮改”，更改后的尺寸標在原尺寸上方或下方。第五十條 如果圖形變化很大，則需另描新圖，新圖圖號可仍用舊圖號但未尾必須加注“G”字，表示第一次修改，舊圖上加蓋大修已改,此圖參考印章，與新圖一并存檔。第五十一條 底圖更改后，應及時更改或曬印藍圖，補充公司的檔案，并相應地完善目錄和統計帳目。第五十二條 如若設備更改后而不修改底圖，因底圖和實物不符在設備維護或搶修事故時造成財物和時間上的損失時，要追究修改單位領導的責任，并酌情給予經濟處罰或行政處分，修改時間，限定為一般修改為三個月，重大變動為六個月。第五十三條 辦公室每半年要到有關部門，車間檢查，一經查出私自改動設備而不修改底圖的，要進行嚴肅處理。第五十四條 本制度下發后，日常工作主要由機動部執行，但在下屬直接管理的工程中，改底圖工作應由項目與發展部負責，在交工時一起交接。