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1、廣東慧谷城市策略有限公司日常費用報銷管理制度慧谷城市費用報銷制度總則1、為加強慧谷城市對費用的管理和控制，完善報銷流程及制度，使日常開支各種費用納 入正常軌道，各項開支合理化、制度化，規(guī)范慧谷城市的日常費用報銷行為，慧谷 城市依據慧谷集團管理制度的相關規(guī)定，結合慧谷城市的實際情況，制定本制 度。2、明確各類費用在報銷付款中的管理責任、權限和流程，以此作為慧谷城市的費用報銷 標準，提高報銷效率，節(jié)省慧谷城市的正常運作成本。3、慧谷城市實行財務獨立核算，但財務事務仍由集團總部財務中心統(tǒng)一管理，慧谷城市 報銷制度均以集團總部報銷制度為基礎。4、日常費用均納入慧谷城市的成本核算中。內容第一條 慧谷城市2、公共費用1、辦公用品及辦公室設備購置：由各部門、各項目或異地項目部根據需要，編制計劃 報總經理審核，按審批權限批準后，由集團行政中心按計劃統(tǒng)一購買與配置，并建 立實物帳，由行政中心統(tǒng)一管理。2、辦公物品（電器）購置須經總經理批準，并由集團資訊部統(tǒng)一配置。3、各項目或異地項目部的住宿費、電費、水費、餐費、辦公電話費用及工服制作費用、 辦公用品費用等相關費用由慧谷城市承擔，由部門及總經理審核批準后報銷，費用 標準參照集團公司各項費用支出標準。4、慧谷城市需常備一定數額的備用金，作用整個慧谷城市的報銷緩沖機制，應急時之 需：如各項目開盤、項目公用開支、公務接待、各部門及人員臨時公務借用。報銷 后須33、天內沖抵借用的備用金。5、各部門需訂報刊、雜志或者購買專業(yè)書籍，先報總經辦初步評估必要性，經總經理 同意后，由集團行政中心統(tǒng)一辦理。6、節(jié)日或特殊情況下，由慧谷城市研究決定用現金或購置物品的形式贈予員工或者獎 勵時，報總經理批準后，由慧谷城市進行報銷。7、公司除正常費用開支外，其余各項支出必須事先提出計劃，按計劃報總經理批準后，在計 劃范圍內出支。部門及項目日常費用必須先提交費用預算進行簽報，否則均不予借支 及報銷。8、費用報銷發(fā)票的內容包括日期、商品名稱、單價、數量、金額并蓋有開具發(fā)票單位 的發(fā)票或財務專用章。經辦人必須要求開票單位如實填寫發(fā)票所有內容，發(fā)票涂改、 大小寫不符、假發(fā)票以及未蓋4、非簽字筆填寫單據及財政監(jiān)制章的收據一律不予報 銷。9、慧谷城市所有報銷票據須經辦人親自辦理，報各部門或項目負責人審批，報總經理 簽署后方可進行報銷。第二條 通訊費用1、手機費由集團總部財務中心統(tǒng)一進行報銷，在每個月的工資中發(fā)放；所有員工在入 職當月，須填寫手機費補貼申請單，由部門負責人、總經理批準及行政中心批準 后生效。2、手機費報銷標準：按照慧谷集團管理制度手機費補貼標準進行報銷。具體如下：總經理01000元；總監(jiān)、經理：0500元；主管：0200元；策劃師： 0-150元；秘書、文員（助理）、招商主任、招商代表、拓展專員、銷售代表：0 150元以下。3、出差在外地，盡量使用當地的電話，如5、在廣東省內出差，手機費不另外報銷；如在 廣東省外出差，手機費按照出差天數進行計算，每天補貼20元，出差不滿半天的不 列入計算范圍；手機費用報銷在出差回來后三天內報銷完畢。第三條交通費1、除因公事到外地出差外，其余屬于工作中需要出行的，原則上由公司安排車輛，如安 排不了，工作又必須開展，由此產生的交通費用由公司負責。具休差旅報費用報銷見 第五條。2、日常外出應嚴格控制交通費用報銷，除特殊情況或緊急情況搭計程車外（先匯報部門 負責人，否則費用由經辦人承擔），一律使用公共交通工具，報銷時，須注明事由及時 間與地址等，并附上有效票據，部門負責人有權對費用的發(fā)生和票據進行追問，如發(fā) 現不合理的交通費用報6、銷，有權拒絕簽字，費用須由經辦人承擔。3、在執(zhí)行公司任務：如市場調查、異地項目往返等情況下，公司無車可派，私車公用時, 須評估路程、耗油量及費用，私車加油以大致耗油量為標準進行加油，并提供發(fā)票； 費用不正常的，項目負責人、部門負責人有權不予簽字，集團財務中心有權不予報銷 或只以評估額度進行報銷。4、汽車費用（1）成員企業(yè)汽車管理應由辦公室（或指定部門，下同）專人管理，汽車管理部門應按一車一帳的原則建立汽車管理臺帳，臺帳內容應包括汽車使用費用和維修情況。（2）汽車保險費由企業(yè)辦公室負責在當地選定一至兩家保險機構，同城多家企業(yè)的應由辦公室協調進行統(tǒng)一定點。在條件成熟時由集團公司在全國指定保險機構，7、并按統(tǒng)一政策 在各保險分公司辦理保險業(yè)務，享受統(tǒng)一折扣。（3）汽車修理費用應指定一至二家定點維修單位，條件成熟的可按區(qū)域確定定點維修單位。汽車修理時，應由駕駛員填制汽車修理申請單（成員企業(yè)自定格式），注明需維修的主 要部件、預算費用金額等，報主管人員批準。修理費用結算時駕駛員應在修理費用清單 上簽字并掛帳，辦公室按車輛進行修理檔案管理，定期由辦公室與修理廠進行結算。汽 車在外地修理時應當將修理內容報管理部門確認后再修理。（4）成員企業(yè)應建立汽車派車單制度、定點加油制度，并定期分析百公里油耗量，控制汽 車燃油費用。（5）汽車費用報銷填寫費用報銷單。汽車費用報銷必須單獨填報，不得與其他費用填在一張8、單據上，并且必須一車一單，在報銷單上必須填寫車牌號。汽車費用按過路過橋 停車費、燃油費、保養(yǎng)修理費、年檢等雜費分別填寫。汽車外地加油費、過路過橋費、 停車費、修理費等費用應當有隨同人員在票據上簽字確認。（注：如產生以上未提及的各種費用，由項目負責人.部門負責人、總經理評估是 否給予報銷，經總經理批準方可進行報銷。第四條餐飲費用、接待費用1、公司員工出差在外的餐飲費用，按照慧谷城市管理制度“出差管理規(guī)定”的標準報 銷；超過部分原則上不能報銷，如實因為特殊原因超過報銷標準的，須附加報銷單的 方式并注明原因，須經部門負責人、總經理審批后再行報銷；所有單據必須在出差回 來三天之內報銷完畢。2、慧谷城市9、在重大活動后或節(jié)日及其它特殊情況下，由慧谷城市召集全體員工或部分員工的活動（吃飯、娛樂、旅游等），費用由總經理根據人數等實際情況來定奪，費用報 銷不得超出簽報批準的標準。3、各部門定期或是在重大活動后，由部門負責人召集的部門活動（吃飯、娛樂），費用可 以進行報銷，部門負責人在組織活動之前先簽報總經理批準后為再予執(zhí)行。由部門負 責人填寫費用報銷單據，報總經理審批。4、慧谷城市的公務接侍由總經理統(tǒng)籌安排，各部門的公務接待，需提前申請，經總經理批 準后才能進行；各項目部的公務接待則經項目負責人同意才能進行。5、舉辦大型招商活動時，經過策劃組、銷售組或招商組統(tǒng)一申請，由公司負責訂餐，除 特殊情況外，不10、另行給予個人餐費補貼。具體餐費報銷標準見第四條第門項。6、如果出差在外，確實需要邀請客戶吃飯的，經辦人須向部門總監(jiān)申請；返回后在“出 差差旅費”中報銷。7、慧谷城市員工因外出或工作而誤餐，根據每人每餐20元的標準報銷，超過部分須由部 門負責人簽字同意，報銷時須提供餐飲發(fā)票，部門負責人簽字確認。8、在工作時間內，因工作延誤客戶就餐、或者客戶從外地來看鋪的，銷售代表或招商代 表須提前在現場主管處登記客戶資料及請客原因，現場主管簽字確認。具體費用報銷 標準見第四條第11項。9、銷售代表、招商代表不能擅自邀請客戶出外就餐，事后進行報銷。必須提前在現場主 管處登記客戶資料及請客原因，現場主管必須審核出外11、就餐的必要性，在登記表上字 確認后方可進行。具體費用報銷標準見第四條第11項。10、部門負責人及總經理須根據現場主管的登記表簽署報銷單據，違反規(guī)定而又無合理理 由的，部門負責人及總經理有權不批報銷單據，支出費用由經辦人承擔。11、邀請或接待客戶用餐必須控制額度，總經理邀請或接待客戶3000元以下/次，總監(jiān)/ 經理/主管邀請或接待客戶1000元以下/次；如因其他原因需要超過額度，須先匯報 部門負責人后方可進行，在報銷時務必注明事由或超出原因。第五條 差旅費用1、公司人員出差到外地市場調查、銷售或招商，必須有整體的異地市場調查、銷售或招 商計劃及安排，在出差前上報總經理，經總經理審批確認后，方可安12、排出差事宜。2、各部門人員出差，原則上要定任務、定時間、定地點、定人數，實際出差天數超過原 計劃天數的費用，各部門須報經總經理批準。否則，事后費用報銷總經理不予批準。3、出差差旅費包括機票、車票、接待費、資料費、住宿費、餐費等。4、出差差旅費需在出差前連同出差申請單一起向集團公司作預支借款；費用報銷按 照慧谷城市管理制度“出差管理規(guī)定”標準，費用報銷超出部門應向部門負責人特 別說明，在出差回來后三天內報銷。5、異地招商工作人員的差旅費用報銷，參照上述報銷規(guī)定執(zhí)行。6、趁出差或調動工作之便，回家探親辦事的，其有關費用均由個人自理。其繞道和在家 期間一律不報銷出差伙食補助費、住宿費和市內交通費。713、凡被外單位和個人邀請外地參觀考察，食宿費已由對方負擔的，均不再享受包補助費。第六條 異地項目或異地招商費用1、異地招商設置須由招商部提交簽報，經公司研究確定后才能申請費用。2、異地項目部或異地招商費用，如屬于日常開支：備用金、公務費用、客戶接待費等， 由項目經理或招商組以借支“備用金”形式提前向集團公司申請，經總經理批準后， 方可到財務中心預支。3、備用金借支后應及時沖帳，備用金占用時間不能超過15天，如遇特殊情況不能按時沖 帳，可書面申請，經總經理簽字同意后方可延期，但最長不可超過一個月，違反以上 規(guī)定，財務中心將先從相關人員的工資中扣減，待報銷時再行補回。4、異地項目罠劃、銷售、招商人員14、或異地相關駐場人員的交通費，具體參照第三條第2 項，報銷時須提供有效票據，須經過項目負責人、部門負責人或駐場負責人簽署，方 可進行報銷。工作餐費、住宿費具體參照第一條第3項。報銷費用標準參照慧谷城市 報銷制度相關費用標準。超出部門須說明理由報總經理審批方可報銷。5、異地項目策劃、銷售、招商、拓展人員或異地招商相關駐場人員如需要接待客戶，在 征得項目負責人或現場負責人的同意后接待客戶，費用參照第四條第11項須費用發(fā) 生后五天內報銷。第七條報銷手續(xù)及表單流程1、表單格式(1) 有正式發(fā)票的，按照費用報銷審批單報銷；(2) 沒有發(fā)票但有收據的，收據作為證明單附后，須用其他發(fā)票沖抵報銷，費用小則 除外15、；(3) 借款，按照借款單借款，附借款簽報單原件；2、報銷流程3、注意事項:10000元以下(1) 任何報銷的單據均需要經辦人“背書”，即在票據后注明以下事項：A、費用發(fā)生原因， B、經手人，C、費用發(fā)生時間。如果是同一事項有多張票據的，可在最后一張上證明， 然后注明(2) 如果在前面已經申請了貸款，同一經辦人在之后費用報銷時，首先要沖抵借款額，如 有余額的才能以現金形式報銷；前面的借款沒清完的，同一經辦人不能申請再次借款。(3) 費用報銷時盡量提供正式發(fā)票，如果因為票據有問題，審核的領導有權拒絕簽字，財 務中心也有權不予報銷。公司財務人員有權對一切報銷單據和所發(fā)生經濟業(yè)務的合理 性、合法性、16、真實性進行審核，若違反本制度一律不予報銷。任何人不得打擊報復。(4) 10000元以下的報銷單，在總經理簽署意見后，由其秘書返回到部門文秘，由部門文 秘登記后到財務中心報銷，其后轉交經辦人。(5) 10000元以上的報銷單，在總裁簽署意見后，由總裁秘書直接轉交至財務中心，然后 由總裁秘書通知總經理秘書票據流向，總經理秘書通知相關部門文秘，以此類推至經 辦人。(6) 費用報銷必須由經辦人背書及提出申請，費用金額較少的可以由各經辦人背書后歸總 起來上報：上級領導不得讓其下屬代為背書或報銷，一經查出，按照報銷金額雙倍罰 款。(7) 發(fā)票上抬頭必須和報銷單位一致，否則不能報銷。(8) 費用開支中的處罰17、規(guī)定：凡在費用報銷中有弄虛作假、虛報費用、以虛構業(yè)務報銷 費用等行為者，一經核實，除收繳所報費用金額外，按虛報金額的2倍給予罰款， 并給予行政處分，情節(jié)嚴重者追究法律責任；對于審批簽字同意報銷的各部門負責 人給予同等處罰；附則：慧谷城市管理制度一出差管理規(guī)定1、出差的基本類別：出差員工因公被派遣到公司本地以外的單位或地方辦事,2、國內出差：國內出差費用標準因須分等級類別：2.1：員工出差的交通工具按下列標準報銷交通費：職務汽車火車輪船飛機總經理/副總經理實報軟臥一等經濟總監(jiān)/經理/主管實報硬臥一等經濟其它員工實報硬臥二等員工在出差地的交通工具可選擇公交車、計程車等，本著節(jié)約開支、提高效率的原則18、, 選擇合理的交通工具。2.2出差補助與住宿標準職務出差補助標準(伙食費)住宿費標準經濟特區(qū)其它地區(qū)經濟特區(qū)其它地區(qū)總經理/副總經理100/人/天80/人/天400/人320/人總監(jiān)/經理/主管80/人/天60/人/天300/人240/人其他員工60/人/天40/人/天200/人160/人主管/其他員工(多數)60/人/天40/人/天200/2 人160/2 人3、招待等費用及通訊費用標準:招待費用通訊費用總經理/副總經理3000元以下/次1000元/月總監(jiān)、經理、主管1000元以下/次300-500 元/月4：其他費用標準:員工活動經費標準誤餐費用標準200元/人/季正餐：20元/人在標準限19、額內憑發(fā)票實報實銷，超過標準部分除非事先經過總經理批準，否則超出部分自理。說明：(1)、交通費一般應該按照既定最短行程報銷，需以票據或發(fā)票(如出租車)認定，車票丟失者應說明丟失原因和旁證，使用公司交通工具者不支付交通費。(2)、住宿費用須依憑證按上述標準核報，公司提供就餐、住宿場所或出差地有免費 提供的或出差人員在火車、輪船、客運車中歇夜的，不得再報支住宿費，差旅 費超出標準的自行承擔。(3)、根據集團公司宿舍管理規(guī)定，主管及其他員工出差兩人以上者，原則按兩人一 間房間為標準計算，特別情況除外。4、出差手續(xù)辦理：(1) 公司員工因公被派遣出差，需提前填寫出差申請表，期限由主管派遣人按需要予 以20、核定，并按程序審核。兩天以內由總經理批準，兩天以上由總裁批準。(2) 出差人員憑出差申請表向財務中心預支一定數額差旅費。(3) 因時間急迫或合理成本考慮而需搭乘飛機時，須經總經理核準。(4) 因時間急迫或交通不便，根據業(yè)務需要必須乘出租車，須經部門負責人(總監(jiān)或高 級項目經理)同意。(5) 公司長期駐外人員，其住宿費、電話費、交通費、生活費等由項目負責人、總經理 核準后，由總裁簽批特別補助。根據長期駐外時間可參照第一條第3項。(6) 出差人員其食宿由其他公司安排者，每月由公司另行支付規(guī)定的生活費。(7) 出差人員因公交際、應酬費，必須提前由總經理核準，否則，概由個人負擔。(8) 出差人員計劃外21、的行程相關費用，須由總經理批準，方可報銷。5、差旅費的借支與報銷5. 1預支手續(xù)辦理。5.2 報銷：報銷須原始憑據齊全且相關表格經正常提供，方可提交審批后到財務中心 結清款項。未能及時結淸款項的，財務中心應在其當月工資中先予扣回，待報銷 時再行核付。5.3報銷時注意事項：報銷應堅持：按標準報銷，未征得同意使用超出部分由個人承擔，單據不 全財務將拒絕受理。下級人員陪同上級人員出差，費用報銷標準可比本人職務等級略高，但不得超過同行上級人員報銷標準，超出部分個人承擔。遠途出差人員返回時如超過午夜0: 00,可在標準外增發(fā)交通費和餐費50 兀J O出差人員如夜間在旅途中，不得報銷住宿費。接受招待或報銷交際費用者，核減相應的餐費。出差人員報銷旅費時，須憑車/船/機票及住宿費發(fā)票。第八條第九條本制度由總經辦負責制訂、修改并解釋本制度及附則經集團公司財務中心審核、公司總經理批準后發(fā)布執(zhí)行