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1、廣西創新港灣公司財務電算化管理制度 二零零三年九月北大縱橫管理咨詢公司 根據公司財務工作的特點，結合公司實際情況,為了確保財務管理信息系統的正常運行，保證財務數據的正確性、及時性、安全性，特制訂本制度。本管理制度包括五個方面的內容:組織管理制度、操作使用管理制度、操作記錄制度、帳務系統管理制度、系統維護制度。第一部分 財務電算化組織管理制度為建立與日常運行相適應的組織結構，明確有關人員的職責、設備的配置及分工，明確人機關系、保證人機協作，制定本制度。一、財務電算化管理職責根據目前實際情況和實現電算化的需要，財務部需具備如下職責：系統管理、系統維護、數據錄入、數據復核、數據管理。二、崗位職責財務2、部崗位和財務電算化職責對應關系如下:1、系統管理（財務部經理） （1）參與制定本公司財務電算化發展規劃； （2）根據財務軟件的特點和本單位業務發展實際情況來建立本單位的財務電算化體系和核算方式。會計科目的設置必須符合會計制度與本單位核算管理的要求，報表數據格式必須符合財政部門和其他有關部門的要求； （3）負責會計電算化系統的日常管理工作，并保證和監督系統的有效、安全和正常運轉，發生故障時應及時查明原因，盡快糾正； （4）協調系統內各類人員之間的關系； （5）負責系統運行環境的建立、完善以及系統建立中的各項初始化工作； （6）負責系統信息資源（包括設備、軟件及文檔資料等）的調用，提出更新軟件的需3、求報告； （7）對系統的安全性、正確性負責，并做好上機記錄的整理工作和系統運行情況的總結，按規定及時歸檔； （8）負責管理上機人員的使用權限。2、系統維護（公司信息管理員） （1）定期或不定期地檢查硬件和軟件的運行情況； （2）負責監督系統的安裝和調試工作； （3）按規定的程序對實施軟件的質量性、適應性和正確性進行維護； （4）除實施數據維護外，不允許隨意打開系統數據庫進行操作，實施數據維護時不準修改數據庫結構。 3、數據錄入（會計） （1）執行財務部經理和信息管理員對數據錄入的具體指揮和要求； （2）按規定標準輸入手工記帳憑證，以生成機制憑證及帳本； （3）及時、準確地為領導提供所需數據； 4、（4）嚴格執行財務電算化管理中有關操作、使用的各項規定； （5）發現問題，及時反映給財務部經理和信息管理員。 （6）根據有關財務規定，及時進行對帳、結帳、結轉下年等工作 （7）對硬盤上的會計數據和作為正式備份軟盤上的會計數據和作為正式備份軟盤上的會計數據負責，不允許任何人進行非會計系統許可的任何操作；（8） 注意保管、查閱計算機操作記錄，發現問題及時向信息管理。 4、數據復核（財務部經理） （1）對輸入計算機的憑證負責質量把關，保證錄入憑證與手工憑證的一致性； （2）對已錄入的憑證及時復核，最遲應在次日復核完畢； （3）發現憑證錯誤，分析責任原因，通知有關人員進行修改，財務部經理不得擅自修改；5、 （4）復核后的憑證要加蓋本人印章，并對審核結果負責。 員報告并負責操作記錄的整理、裝訂及歸檔。第二部分 財務電算化操作使用管理制度操作使用管理為了避免因誤操作而導致數據失真和丟失，保證發生故障時能及時發現、糾正，同時保證財務電算化信息資源正確性、完整性和連續性，現就操作使用制定以下規定：、財務部經理、信息管理員、會計以及其他財務部有關人員有權上機操作本系統。2、上機操作人員必須使用其真實姓名，操作密碼注意保密，一旦泄密，操作人員有權修改自己的口令，否則，出現問題，操作人員和信息管理員有不可推卸的責任；3、上機人員必須按照各自的權限進行操作，不得越權，為防止此類情況的發生，上機人員操作完畢后，6、必須退出系統；4、應及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發生；5、不能使用來歷不明的軟盤和進行各種非法拷貝工作，以防病毒傳入；6、未經財務部經理和信息管理員批準，不能執行格式化和刪除等命令；7、嚴禁在微機內安裝或運行游戲軟件；8、上機操作注意事項參見附錄。附錄 上機操作注意事項一、開機步驟、打開電源開頭；、打開電源開關；、打開打印機開關；、打開顯示器開關；、打開主機開關。二、關機步驟、關上主機開關；2、關上顯示器開關；、關上打印機開關；、關上電源開關；、關上電源開關。三、每次關機后再一次開機要間隔一至二分鐘。四、停電后不間斷電源會發出警告聲，要及時將數據存盤，通過鍵退出。五、使用鍵盤時要輕7、擊，切記不可重打。第三部分 財務電算化操作記錄制度為更好地完成系統維護任務，及時、全面、準確地了解故障發生原因、地點、時間以及處理方法和處理結果等情況，為此規定如下：一、所有上機操作人員必須詳細登記上機操作情況，要求填寫日期、操作人員姓名、操作內容、運行時間行運行情況。二、操作過程中若沒有問題則應在運行情況欄填寫運行正常字樣，若有問題則應及時登記記錄，并向信息管理員報告。三、信息管理員在維護過程中發現的異常現象和處理方法，處理結果都應有明確記錄。對于嚴重或重大運行故障，除按規定登記外還須填寫運行故障報告單，并向總經理匯報。四、操作記錄每月裝訂成冊，日常由信息管理員妥善保管，年終整理歸檔。五、要8、真實完整地填寫操作記錄。對發生問題不登記者，將根據問題的嚴重程度，按有關制度予以處理。第四部分 帳務系統管理制度本制度包括操作管理、帳務處理程序、業務標準等內容。一、操作管理制度、日常業務管理必須以自己的真實姓名進入帳務系統，工作完畢后要及時退出系統，以免他人利用系統進行其他操作；不得將口令泄露給他人，并定期修改自己的口令；原始憑證的審核：數據錄入人員在收到原始憑證后，應首先根據公司有關財務制度的規定審查其真實性和合法性，確認無誤后，錄入系統記帳憑證的審核：財務部經理應及時、認真地審核憑證的規范性、清晰性，會計分錄和數據的準確性、合法性。如無誤后再檢查憑證科目的平衡關系，審核制單人是否蓋章。要9、將審核后的憑證及時交會計復核；憑證錄入的管理：會計錄入憑證時應簡潔、完整地錄入摘要，摘要要反映實際業務情況；及時進行目錄（包括單位、部門、個人及支票）維護；復核后的記帳憑證必須打印輸出，和原始憑證一起裝訂存檔。、年度結轉會計應依照年初帳務工作流程圖在新會計年度開始后的天內完成年初結轉，根據公司現行財務制度，運用當前在用系統的規則，正確地設置、調整全部級次的會計科目，年初余額在當年記帳以前可以修改，當年記帳以后如有調整，只能通過記帳憑證進行，會計年度中間可以增刪會計科目，但對于已制單或記帳的會計科目不得修改或刪除，以上操作必須進行書面登記。、其他任何登記入帳的經濟業務都必須填制記帳憑證，摘要應簡10、明規范。在計算機填制的記帳憑證編號應當連續，編號出現間斷時，應中斷號后的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明間斷的原因并簽字蓋章。數據復核必須在屏幕上直接對計算機存儲的記帳憑證進行復核簽字，同時要對打印輸出的記帳憑證或代用憑證簽字蓋章。同一張記帳憑證，制單和復核不能是同一人，記帳憑證在記帳前，必須打印輸出科目匯總表，沒被匯總的記帳憑證不得登記入帳。出納人員可根據需要設輔助帳。信息管理員根據計算機使用和人員分工情況以及工作需要確定每月的記帳期限，每月至少記帳一次，每月月末以前應將當月所有收支及轉帳業務全部登記入帳。每月電算化財務信息都都必須進行數據備份，備份是通過對硬盤上的會11、計數據建立軟盤副本來實現信息存儲的。備份前應填寫備份數據登記簿，每月備份不得少于一次，此項工作由會計執行。數據備份實行雙備份，備份軟盤應分別存入在兩個地點，一份交會計，一份密封后交秘書存檔。 每年定期對備份數據整理，刻錄到光盤上存檔保存。二、嚴格遵循帳務處理程序、日常帳務處理程序見附錄帳務系統工作流程圖、年初帳務處理程序見附錄年初帳務工作流程圖三、關于帳簿打印、總帳及現金和銀行存款帳均可采用計算機打印輸出的活頁帳裝訂。出納人員每天必須將當日發生的現金收支數據以庫存日報表的形式打印輸出，并在表上簽字或蓋章后交財務部經理，作為歸檔正式資料。、必須將儲存在計算機內的帳簿打印輸出為書面帳簿，打印明細帳12、進，根據各明細帳的業務量滿頁打印，但每年年末必須將全部明細帳簿打印輸出，總帳數據必須每月打印。、各業務經辦人員負責其分管明細帳及總帳的打印。會計年度終了時，按檔案交接制度及時交會計保存。、作為正式的帳簿不能有“查詢“字樣，否則為非正式帳簿。、各種輔助帳的打印可視管理上的需要隨時打印。附錄 帳務系統工作流程圖附錄 年初帳務工作流程圖附錄 業務標準一、備用金、按規定的要求填制憑證；、及時進行目錄維護，嚴格控制分戶；、定期按部門、經辦人、金額等打印欠款金額表；、按借款不超過一個月為限及時催交報銷；、當日業務不拖至次日；、屬普通帳，統一打印。二、現金、認真核對手工憑證與輸入計算機憑證的一致性；、每天必13、須結帳，與庫存現金核對；、嚴格執行現金管理制度，按庫存限額存儲；、當日業務不拖至次日；、每日打印庫存日報表，一份交財務部經理，一份自己保存，對現金日記帳要求滿頁打印。三、支票管理、新購入支票首先按整本、分帳戶一次錄入，待支票使用時修改日期、限額及用途、使用部門及個人；、報帳時及時核銷支票；、月末按部門、經辦人提供未核銷支票的明細，催交報銷；、作廢支票應隨正式支票一起作為憑證附件。四、銀行存款、隨時錄入銀行對帳單；、根據銀行結算單及銀行存款的標準摘要，審核未記帳銀行明細帳；、根據計算機產生的待核銀行帳進行對帳，對帳后打印出余額調節表；、對于單位未達帳項要求按部門、經辦人等明細打印，送交各部門催辦14、；銀行未達帳，及時送開戶銀行查實；、當日業務當日錄入。五、預付帳款、應付帳款、按制定的標準正確錄入；、根據往來單位的變化及時進行目錄維護，每月整理一次，于每月日前交會計錄入；、根據管理的需要，每月進行一次帳齡分析；、隨時與經營部核對應收及預收貨款，及時、準確地提供欠款單位及金額，通知有關部門清理債權、債務；、定期（每月一次）對單位往來帳進行核對；、經常與對方單位進行帳目核對；、必須進行參照錄入，嚴格控制往來帳戶分戶；、要對每月發生的匯款、匯票等支出進行統計，于次月日前交財務部經理；、屬普通帳，統一打印。六、費用、按有關規定正確地錄入憑證；、及時進行部門目錄維護，每月整理一次，并于每月日前交數據15、錄入員；、根據管理需要，及時進行費用預算分析，按部門、分項目列出節約與超支數額；、結合所用電子報表，填好費用分配表，反饋到有關部門；、屬普通帳，統一打印。七、固定資產、及時與固定資產明細帳進行核對；、定期與設備處有關人員核對固定資產增減情況；、帳簿打印按普通帳統一打印。八、在建工程、按資金來源及用途及時進行核對；、通過所用電子報表，建立專項資金管理報表，反映專項資金使用情況；、及時進行工程結轉；、屬普通帳，帳簿統一打印。九、其它總帳科目、嚴格執行新會計制度、新稅制，正確設置會計科目；、按標準摘要正確錄入，能準確反映各科目的業務內容；、及時核對總帳與明細帳，做到帳帳相符；、準確反映企業應交及已交16、款數額；、隨時提供長期、短期借款科目的來源、金額、期限、償還時間、支付利息情況；、按公司投資的構成，掌握“長期投資”科目內容及投資收回情況；、對于普通帳，可統一打印。第五部分 系統維護制度為保證系統硬件設備在發生故障時能夠及時修復,為增強系統軟件功能,提高軟件對新環境的適應性而進行修改和擴充,制定本制度。1、系統維護由公司統一進行,會計不允許修改程序,不允許對數據庫進行直接操作;信息管理員不允許進行與系統維護、測試無關的數據操作。2、軟件維護工作應在財務經理的參與和控制下進行,需經執行董事的審批方可進行。3、維護工作應在不能影響系統正常運行前提下進行,為了確保維護修改的正確性,消除因修改給工作帶來的不連續性,應對修改工作持謹慎態度,修改后應進行嚴格的測試方可正常運行。4、做好日常維護記錄,包括維護目的,內容及出錯原因等,為今后的操作提供寶貴的經驗。