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1、新奧集團會計電算化管理制度1總則 1.1為了規范企業會計電算化管理，加強會計基礎工作，提高會計工作質量，確保計算機軟件和硬件設備以及會計數據的安全可靠，根據中華人民共和國會計法和會計電算化管理辦法的規定制定本制度。1.2本制度適用于集團公司及各成員企業。2 釋義2.1會計電算化：把電子計算機技術與會計理論、方法結合在一起，運用電子計算機及會計應用軟件進行會計數據、信息處理，完成會計核算、會計分析與預測、會計管理等工作，反映經濟活動，提供即期和跨期會計數據和信息，參與經濟預測、決策管理的現代化會計工作總稱。主要分為會計電算化管理和電算化會計管理。2.2會計電算化管理主要是指電算化硬件管理、軟件管2、理及數據安全管理。2.3電算化會計管理主要是電算會計業務操作與實施、崗位責任等管理。3職責3.1集團公司財務部負責集團公司及成員企業會計電算化的整體規劃，計算機及電算化軟件的選擇和申購，人員培訓，會計核算模式的確定等項工作。各企業財務部門具體負責本企業會計電算化工作的具體實施。3.2 集團公司經濟發展部信息中心負責會計電算化所需硬件設備的選型和購買，電算化所需計算機網絡的建設和維護，會計電算化相關軟件的開發。3.3集團公司財務部設專職會計電算化系統管理員負責擬訂會計電算化發展規劃，負責會計電算化培訓，組織實施會計電算化工作，擬訂內部權限設置方案和相關制約措施。3.4各成員企業財務部門設兼職系統3、管理員，負責建立本系統的基本運行環境，系統帳套和用戶管理工作，上機日志的查看和打印工作，系統的安全保密工作，系統軟、硬件的一般維護工作，數據的備份工作。4會計電算化管理4.1 計算機運行環境管理 計算機房必須具備防火、防盜、防靜電、防雷、防電磁波等條件，配備必要的器具，如滅火器，報警器、接地線等。且需遠離強磁場、超聲波等輻射源。 放置電算化專用服務器的房間必須安裝空調，保持適宜的溫度和濕度。計算機及其配套設備需在額定的電壓和電力負荷下運轉，機房內每增加一臺（套）用電設備，都必須經過合規性檢查，符合有關電壓、電源的規定后，方可投入使用，并建立相應的設備運行臺帳。4.2 會計電算化硬件管理4.2.4、1 集團公司及各成員企業實施會計電算化必須配備專用服務器、必要的備份設備及合適的UPS電源。4.2.2非本單位財務人員未經財務部門主管和系統管理員批準，不得擅自使用會計電算化網絡中的計算機。經批準允許使用計算機時，應遵守機房和計算機管理的有關規定。4.2.3未經系統管理員的批準，任何人不得打開機箱蓋，嚴禁對機箱內的硬件進行帶電插拔；擦試設備要用軟絲綢、棉布等蘸中性清潔劑，不得用濃重的清潔劑或用水擦試設備。4.2.4系統管理員對計算機、網線、集線器、路由器、調制解調器等設備每周進行保養和檢查，保證計算機及整個網絡的運行暢通和安全。4.2.5出現硬件故障時，系統管理員提請集團公司經濟發展部信息中心5、硬件專業技術人員及時解決，并做好故障分析和檢修記錄，其他人員不得私自進行處理。4.3軟件管理4.3.1系統軟件、應用軟件、自行開發的文檔資料由系統管理員統一保管，使用時要按規定手續辦理，不得私自復制、修改和轉借。4.3.2財務部門在獲得會計軟件后必須做好多套軟盤備份，并存放在不同地點。4.3.3不得非法刪除和修改系統文件，保證系統軟件正常運行未經財務部門主管批準，嚴禁在財務專用服務器上安裝與會計電算化工作無關的軟件。系統管理員負責會計軟件的升級工作，以不斷完善會計軟件的功能，提高實效，并隨時掌握會計軟件的發展方向，逐步完成會計管理的電算化，會計分析、預測、決策的電算化。4.3.6電算化軟件的修6、改、升級和計算機等硬件設備的更換工作，由系統管理員提出申請，經企業財務部門主管和集團公司總會計師同意后，按計算機管理辦法報批。4.3.7任何人員不得直接打開數據庫文件進行操作，不允許隨意增刪數據，非系統管理員不允許打開原程序和數據文件結構。4.4數據安全管理4.4.1 數據備份系統管理員于每天上午和下午下班前分別做兩次數據備份，每天的備份數據應在與財務服務器不同房間的計算機中保存一份，企業至少應保留最近10天的備份資料。.2系統管理員在每月結賬后，分別在計算機硬盤和備份設備上做數據備份，并報集團財務部一份。4.4.1.3數據備份盤（帶）由集團公司財務部指定的專人保管，不得外借。4.4.1.4數7、據備份盤需要備份的內容主要包括能夠完全恢復會計系統正常運行的最小的數據，包括系統設置文件、科目代碼文件、核算項目文件、期初余額文件、記帳憑證、報表、上機操作記錄等數據文件。4.4.1.5使用數據備份盤（帶）時，必須經財務部門主管批準，由系統管理員進行操作，操作時必須保護好數據備份盤（帶），操作完成后，必須對數據備份盤（帶）進行數據完整性檢查，并作好操作記錄。病毒防治4.4.2.1財務部門須備有正版殺毒軟件，并及時進行殺毒軟件升級，系統管理員至少每周對財務專用服務器和專用計算機進行一次查毒、殺毒工作。并對查毒、殺毒情況作好記錄。4.4.2.2財務專用服務器必須作成單獨的域進行管理，并設置開機和屏8、保口令，對財務專用服務器必須安裝防火墻。.3財務部門的軟盤以及外部門的軟盤、光盤一律需經系統管理員檢測合格后方能在財務專用計算機上使用，財務機房磁盤未經系統管理同意，不得擅自拿到另外的計算機中使用。電算化系統運行異常，系統管理員要及時進行檢查和維護，對整個檢查過程以及發現的問題都要作好記錄，如遇不能解決的問題請及時與會計軟件供應商聯系，并爭取最短的時間里解決問題，以確保會計數據安全。5電算化會計管理5.1電算化會計崗位設置財務部門設出納員、憑證錄入會計、復核會計、記賬會計、系統管理員等電算化會計崗位，企業財務部門主管根據工作性質具體確定各崗位工作人員后報集團公司財務部備案。 出納員使用電算化軟9、件中的出納模塊登記現金日記賬，辦理現金收付業務。出納人員不得擔任記帳憑證的錄入工作。 憑證錄入會計按照操作規程錄入憑證數據，并負責錄入數據的正確性校驗，對操作中出現的問題作詳細記錄并及時報告系統管理員。5.1.4復核會計負責記賬憑證會計處理合規性、原始憑證與記賬憑證一致性復核，復核會計不得修改記賬憑證。 記賬會計負責已復核數據的入帳和入帳后憑證、帳頁的打印輸出與整理裝訂工作，負責程序盤、存檔數據盤與已打印憑證、帳頁及其他資料的保管工作，協助系統管理員定期做好數據備份和數據資料的安全與保密工作。系統管理員負責所有會計核算軟件數據的初始化、數據備份與恢復、系統運行錯誤的登記與排除工作；負責系統使用10、的組織管理，分配操作人員的工作權限，設置操作使用人員的保密字。系統管理員不得修改已錄入憑證。5.1.7操作人員應嚴格在規定的權限范圍內進行軟件操作，不得越權操作。5.2電算化會計口令管理集團公司財務部系統管理員負責建立財務用戶密碼臺帳，對集團公司財務部及各成員企業財務部門的用戶密碼及其變動情況實行登記管理。各成員企業財務部門工作人員應建立本人的密碼臺帳。集團公司財務部系統管理員必須對用戶密碼，電算化會計人員必須對本人密碼的安全性、保密性負責，不得泄露。密碼的字符不能少于6位，必須是數字與字母相結合。各用戶密碼必須每月更換一次，操作人員如有變動，必須隨時更換密碼。 集團公司財務部定期對用戶密碼更11、改、使用情況進行檢查。 財務人員臨時外出，可以將本人密碼轉告工作交接者，但必須辦理臨時委托手續。當本人正常工作時必須更改密碼。系統運行過程中，操作人員因事離開現場，必須在離開前退出會計軟件系統，以防止其他人越權操作。5.3電算化會計基礎工作要求集團公司及成員企業實行電算化會計采取統一的電算化軟件，同行業內采用統一的賬務設置模式、統一的會計核算方法。登記入帳的經濟業務必須填制記帳憑證，摘要須規范填入，同類經濟業務的摘要應有規律性，應盡量增大其信息容量。記帳憑證編號應當連續，編號出現間斷時，應在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。5.3.3電算化會計12、核算應盡量細化明細科目和核算項目。由憑證錄入會計輸入計算機內的會計憑證，必須經復核會計審核無誤后，方可由記賬會計進行記帳操作。5.3.5打印輸出的記帳憑證，各會計崗位必須簽名或蓋章，附必要的原始憑證。一般帳簿可以根據實際情況和工作需要按月或按季、按年打印；發生業務少的帳簿，可滿頁打印。 轉換會計年度時，須在新會計年度開始后的天內，完成結轉各帳戶的年初余額手續，并保證數據檢驗平衡正確，年初余額在當年記帳以前可以修改，上年記帳以后如有調整，只能通過填制記帳憑證進行。5.3.8帳務系統未經財務部門主管批準，不得向外單位人員演示，機房內所有作廢文件、報表、紙張應集中存放，統一銷毀。 5.3.9電算化會13、計人員的任何操作必須做相應操作記錄，每月裝訂成冊，由檔案管理人員妥善保管，年終整理歸檔。 5.3.10系統管理員在維護過程中，發現的異常現象和處理方法及處理結果須完整記錄，不得進行任何未作登記記錄的軟、硬件維護工作。 各成員企業財務部門配備打印機一臺，并安放于財務主管辦公室。5.4 電算化會計的實施5.4.1成員企業在實施會計電算化過程中，由集團公司財務部提供人員及技術支持。計算機核算與手工核算須保持一段期間的并行，在此期間，可采用計算機打印輸出的記帳憑證替代手工填制的記帳憑證，審核后，據以登記手工帳簿。應用財務軟件3個月以后，可申請集團公司財務部組織驗收，驗收內容包括崗位分工及權限設置、員工14、技能、內部控制程序、賬務核算方法等。集團公司財務部驗收合格后，報當地財政部門批準。6會計電算化檔案管理6.1 會計電算化檔案的種類按照會計電算化的特點，會計電算化檔案可分為：（1） 存儲會計數據的磁帶、磁盤、光盤等各種磁介質載體；（2） 打印輸出的記帳憑證、會計帳簿、會計報表等書面材料；（3） 通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序。（4） 其他會計資料。 6.2 會計電算化檔案的保管保管方式存儲于磁帶、磁盤、光盤等各種磁介質載體上的會計數據必須打印輸出一份書面材料保存。電算化會計檔案要存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。存儲于磁帶、磁15、盤、光盤等各種磁介質載體上的會計數據及電算化軟件應備份兩份，存放于兩個不同建筑物的專用保險柜內并定期檢查、轉儲。保管期限。存儲于磁帶、磁盤、光盤等其他物質載體的會計數據保管期限為會計年度結束后5年，電算化軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。 6.3會計電算化檔案的使用。會計電算化檔案的使用須遵守公司相關規定，存儲會計資料的磁帶、磁盤、光盤等，未經企業總經理同意，不得外借或提供其他人員使用。7罰則7.1有下列違反規定行為的，將給予責任人行政、經濟處罰，構成犯罪的，依法追究其刑事責任。（1） 私自拆卸、改動計算機及會計電算化網絡設備。（2） 私自復制會計電算化軟件，非法使用外來不明軟件。（3） 未按照規定進行會計電算化數據備份。（4） 未按規定合理設置會計電算化崗位與權限。（5） 越權操作電算化軟件，使用他人口令操作或未履行手續將口令告訴他人使用。（6） 未按規定對會計檔案進行有效管理。7附則7.1本制度由集團公司財務部負責解釋。7.2本制度自2001年頒布之日起執行，2000年頒布的會計電算化內部管理制度（XA/ZD0502A-2000）同時廢止。