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1、百盛實業有限公司保密管理制度第一章總則第二章 秘級分類及保密范圍第三章保密措施第四章責任與處罰第五章附則第六章文件歸檔制度第一章總則第一條 為保守公司秘密，維護公司權益，特制定本保密管理制度。第二條 公司秘密是指一切關系公司權利和利益，依照特定程序確定，在一 定時間內只限一定范圍內的人員知悉的事項。第三條所有公司員工都有義務和責任保守公司秘密。人事行政部檔案管理 員負責公司保密工作的統籌監督。第四條 本規定適用于公司所有員工。第二章秘級分類及保密范第五條 公司秘密的密級分為兩類：絕密、秘密。第六條絕密是指最重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受特別嚴 重損害的事項；秘密是一般的公司秘密，泄2、露會使公司的權益和利益遭受損害。第七條公司秘級的確定：1、公司經營發展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料為絕密 級；2、公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況、公 司人事檔案、合同、協議、員工工資收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息 為公司秘密級。第三章保密措施第八條 公司員工必須有保密意識，必須做到不該問的絕對不問，不該說的 絕對不說，不該看的絕對不看。第九條 總經理領導保密全而工作，各部門負責人為本部門保密工作的主要 責任人。第十條 屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發、傳遞、使用、 復制、摘抄、保存或銷毀，由各子公司、部門負責人委托專人執行；釆用3、電腦技 術存取、處理、傳遞的公司秘密由相關使用管理部門負責保密。第十一條 對管理或接觸公司保密資料、掌握公司核心技術的人員，公司根 據實際與其簽訂保密協議，明確權利與義務。上述人員離職，必須進行徹底 的工作移交，并做出保密承諾。對于公司涉密人員的保密制度詳見涉密人員具體 要求。第十二條 對于密級文件資料及其他物品，必須采取以下保密措施：1、公司的秘密文件資料，應當標明密級，并確定保密期限；2、非經總經理批準，不得復制摘抄；3、收發、傳遞、外出攜帶秘密文件，由指定人員擔任，并采取必要的安全 措施；4、在設備完善的保險裝置中存放。第十三條屬于公司秘密的產品或設備的研制、生產、運輸、使用、保存、 維4、修、銷毀由公司指定專門部門負責執行，并采取相應的保密措施。第十四條在對外交往與合作中需提供公司秘密的，應當事先經總經理批準。第十五條 有秘密內容的會議，主辦部門應釆取下列保密措施：1、選擇有保密條件的會議室；2、根據需要嚴格限定參加人員范圉，或在討論涉秘事項時臨時指定參加人 員；3、依照保密規定使用會議設備，管理會議文件；4、會后確定會議內容是否傳達及傳達的層次范圍。第十六條不準在私人交往、通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公 司秘密，不準通過網絡、電話等其他方式泄露公司秘密，在沒有授權的情況下，不得向新聞媒介透露公司秘密。第十七條公司員工發現公司秘密已經泄露或可能泄露，應當立即制止或采 5、取補救措施，并及時報告財務部，接到報告后應立即做出處理。第四章責任與處罰第十八條 現下列泄密情況之一者，按公司處罰條例規定，給予警告或記過 的處分：1、泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經濟損失的；2、違反本制度第十條至第十六條規定的；3、已泄露但主動采取了補救措施的。第十九條有下列泄密情況之一者，予以辭退并酌情賠償經濟損失、追究其 法律責任：1、故意泄露公司秘密或過失泄露造成嚴重后果的；2、違反本保密制度，為他人竊取、刺探公司秘密，或違背程序向外提供公 司秘密的；3、利用職權強迫他人違反保密制度的。第五章附則第二十條本制度規定的泄密是指下列行為之一：1、使公司的秘密被不應知悉的部門和員工知悉；6、2、使公司的秘密超岀限定的接觸范圍而無法證明未被不應知悉者知悉的；3、使公司的秘密被公司以外的有利害關系的人知悉的；4、遺失公司保密資料或物品的。第二十一條本制度由企業發展部負責制訂，經總經理批準后發布實施。第二十二條本制度未盡事宜可參照公司涉密人員的相關規章制度以及歸 檔制度。第六部分文件歸檔制度第一條目的：為規范公司檔案管理，能夠有效地積累、收集、保管在公司各項業務活動中 形成的文件資料，把人事行政部檔案室建設成為公司存儲檔案的信息中心和數據 庫，按照檔案法規定并結合本公司實際情況，特制定本制度。第二條范圍：本制度適用于公司歸檔的各類文件及其載體，包括公司核心技術、公司資質 證書、各項中報7、材料、財務檔案、各類合同以及質量管理體系要求的所有相關文 件及記錄。第三條職責：1、公司人事行政部設檔案管理員一名，負責公司文件的統一歸檔、管理， 并按秘級劃分對歸檔材料實行分類管理，對達到保密期限的文件，按期進行解密, 對于達到保存期限的文件，提出銷毀中請，獲批后執行銷毀；2、各部門設專（兼）職文書人員，負責管理本部門的文件材料，負責按期 向人事行政部提交歸檔材料并辦理交接手續；3、總經理負責絕密文件借閱手續的批準；4、歸檔流程：見附表。第四條實施程序：1、歸檔文件材料的收集管理：（1）凡本公司繕印發出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請 示、轉發文件含被轉發的原件）、上級機關發來的8、與本公司有關的決定、決議、 指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料一律由人事行政部統一收集管理，于 次年的1月31日前歸檔到檔案管理員處；（2）凡資質申報的相關材料，統一由經手部門于申報定稿后5個工作H內 歸檔到檔案管理員處；（3）公司技術性資料（包括技術協議、技術合同等）由各子公司、部門統 一于項目完結后5個工作日內統一歸檔至相關部門檔案管理員處；（4）所有采購文件、采購合同由采購相關部門負責整理歸檔。應在下月5 日前統一上報歸檔至相關部門的檔案管理員處；(5) 市場部供銷合同、代理協議等由商務相關部門負責整理歸檔，應在下 月5日前統一上報歸檔至相關部門的檔案管理員處；(6) 系統集成項目標9、書、合同書及相關文件由涉密集成部負責歸檔，歸檔 時機為合同生成后5個工作H內;(7) 公司彩頁印刷合同、各項認證合同、公司資質證書、公司重要會議記 錄、對外交流的文件、協議及報告等行政性合同或記錄由檔案管理員負責歸檔;(8) 質量管理體系要求的相關記錄(要求保密的文件記錄除外)由各部門 負責保管，除特殊要求外保管期限一律為三年。詳見后附文件歸檔清單。2、歸檔范圍：(1) 凡屈于公司在外部或內部在工作活動中形成的各種有保存價值的文件 材料，都屬歸檔范圍，應分別立卷歸檔。具體歸檔清單見附表；(2) 公司實行誰產生文件材料就由誰負責立卷歸檔的原則。各部門應將文 件材料的形成、積累、整理、立卷和歸檔工10、作列入相應的管理計劃，納入各類人 員的職責范圍。3、公司的科研成果或其他科技項目進行鑒定驗收時，必須對應該歸檔的科 技文件材料加以驗收，否則不能算完成任務；b、各部門在各項管理工作中形成的技術或商務合同文件材料，由各職能部 門按其職掌范圍，指定相關人員負責積累、整理、歸檔保管；C、公司業務部門自制、外購、引進設備，在設計安裝、調試、驗收、使用、 維修過程中形成的具有保存價值的文字、圖樣、圖表、聲像等真實記錄應由部門 經理指定專人負責及時立卷歸檔、保管；d、公司所承接的各項軟件工程、系統集成和網絡工程從項目投標到合同的 簽署，工程運作的全過程中形成的應當保存的文字、圖紙、圖表、計算等材料, 由項11、目負責人指定專人收集整理，并驗收后，歸檔至檔案管理員處保管。(3) 質量管理體系要求所形成的質量記錄，除特別標明到檔案管理員歸檔 外，一律由部門負責管理。3、立卷(案卷質量要求)：(1) 為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部門兼職檔案員配 合，檔案管理員負責組卷、編目；（2）案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件Z間的 有機聯系，進行系統整理、分類立卷。并認真填寫項目名稱、卷內目錄、備考表 以及注明密級、保管期限，由項目負責人和有關負責人簽字后及時歸檔；（3）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的止件與附件、印件與定稿、請 示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件12、，分別立在一起，不得分 開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文電有密切 聯系，也可隨同絕密文電立卷；（4）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放 在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷，跨年度的規劃放在針對的第一年 立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；（5）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序 排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在 后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統 的排列。技術資料應按項目進行立卷歸檔；（6）卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號13、。裝訂的案卷應統一在有 文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角打印頁號；（7）永久、長期和短期必須按規定逐件填寫文件目錄。填寫的字跡要工整。 目錄放在卷首；（8）案卷封面，應逐項按規定用鋼筆或簽字筆寫，字跡要工整、清晰；（9）公司歸檔的文件材料，要求統一格式、介質材料優良、書寫字跡工整， 圖文清晰，簽字手續完備，不得使用圓珠筆、鉛筆和復寫紙；（10）檔案保管期限及立卷歸檔時間規定：a、規定檔案保管期限一般為永久（10年以上）、長期（4-10年）、短期（3 年以下）三種保管期限，并根據保密規定標明秘密等級；b、立卷歸檔時間原則上為：管理性文件材料每年歸檔一次；軟件開發、系 統集成和各種工程項目14、的文件材料應于竣工或驗收后15天內歸檔；科研文件材 料應在通過鑒定后1周內歸檔；儀器設備隨機文件材料應在設備調試驗收后及時 歸檔，儀器設備使用、維護、改裝情況應于每年年終歸檔，其他科技文件材料可在活動結束后及時歸檔；C、歸檔時應填寫文件歸檔表。并以此為基礎為每個卷宗編寫卷內目錄。 其余文件詳見列表。4、檔案的保管與利用：（1）各子公司、部門文檔管理員應對各部門歸檔的檔案采用適當的分類方 法進行登記、編冃、統計、上架排列、保管和提供利用；檔案貯存環境應整潔, 無腐蝕性氣體，通風良好。做好防火、防盜、防水、防蟲鼠、防霉變；檔案保管 應專人負責，專柜保存，便于檢索、查詢和存取；（2）檔案員應熟悉公司15、檔案的存儲情況，了解公司對檔案的需求情況，不 斷提高檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用的業務知識和技能，為 檔案的有效利用提供優質服務；（3）每年應對檔案材料的保管情況進行一次全面檢查，發現問題及時報主 管領導，并采取補救措施。5、檔案的借閱:（1）原則上應在檔案存放部門進行查閱；因工作需要借閱檔案時，借期一 般不超過三天；涉密文件必須當日歸還，如有特殊情況外借前必須經總經理批準;（2）查（借）閱檔案文件時應填寫文件借閱登記表，辦理登記、歸還、 銷借手續；（3）為確保檔案的完整和安全，不準將檔案帶出公司、不得損壞、丟失、 拆散、涂改和轉借他人，違者按獎懲制度處理；（4）復制案卷的部分16、內容，須經本公司、部門領導批準，并報檔案室備案。 機密級以上的案卷禁止復制；（5）文件歸還吋，檔案管理員應做好驗收工作，確保文件不缺頁，不損壞， 保持檔案文件的完整性。6、檔案的鑒定與銷毀：以檔案保管期限表為根據，對超過保存期限和無保存價值的檔案材料要造具 清冊，由銷毀人填寫文件銷毀清單，報總經理審批后銷毀，銷毀人和監銷人 必須在銷毀清單上簽字。銷毀清冊與鑒定報告長期保存。歸檔文件清單文件類別文件名稱秘級 劃分保密 期限保管期限提供 部門歸檔時機行政管理類公司各類行政類規章制度一般永久管理部每年企業登記、營業執照、經濟合同、協議、各項資質證書等永久相關部門隨時各項資質證書申報材料秘密10年長期17、相關部門隨時公司公文、獎懲通知、通報等一般3年管理部隨時在職員工人事檔案（包括招聘資料、人員異動、職務任免）及相關資料秘密5年長期管理部隨時公司離職員工檔案管理一般1年管理部隨時公司員工工資、調資、獎金發放等一般長期財務部每年公司工作計劃、總結、報告、重要會議紀要一般長期管理部及 相關部門每年公司關丁福利的文件材料一般3年管理部每年本公司大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄曰、錄像等一般長期管理部每年本公司的請示與上級機關的批復秘密長期管理部及 相關部門每年本公司對外的正式發文與有關單位往來的文書視情 況定長期管理部及相關部門每年上級機關發來的與本公司有關的決定批示等視情 況定長期管理部及18、 相關部門隨時其它質量管理體系所要求的所有相關記錄一般3年管理部每年經營管理類公司總體發展規劃、經營戰略、營銷策略、商務談判內容及其載體絕密5年永久經營部門隨時公司股份構成、投資狀況及意向等絕密10年永久高層領導隨時銷售政策秘密5年長期高層領導隨時銷售員工之工作周報、年報等一般3年經營部門每月科學技術研究（核心軟件之程序原碼絕密10年永久相關部門項目完結后15軟件Z程序（產品）絕密10年永久硬件之原理圖、PCB圖絕密5年永久文件類別文件名稱秘級 劃分保密期限保管 期限提供 部門歸檔時機技術類）可行性報告秘密5年長期個工作H 內統 一歸檔設計任務書、設計說明書秘密5年長期需求分析說明書秘密5年長19、期硬件之元器件清單秘密5年長期產品技術規格書（包括線路板、擋板等）秘密5年長期軟件之測試報告硬件之樣卡測試報告一般長期產品交付單一般長期設計變更表一般長期文件更改通知單一般長期隨時設計評審表、驗證表、確認表、文件更改通知單等質量管理體系要求的歸檔文件及記錄一般長期項目 完結 后對外技術協議及合同秘密5年長期隨時生產技術類原材料、成品檢驗規范秘密3年長期工程釆購部門每年相關制做規范（如U盤、光盤、固化程序等）秘密3年長期每年元器件清單及相關技術圖紙秘密3年長期隨時供方、外協方評定材料一般3年隨時首樣確認等檢驗記錄一般3年每月外加工相關記錄一般3年每月產品維修記錄一般3年每月技術外相關文件更改記錄20、一般3年隨時質量管理體系要求的相關文件及記錄一般3年每月采購類公司所購入的重要固定資產的相關檔案如隨 機資料（包括說明書、購置合同、供方資料等） 及人員領用手續或借用手續等。或資產交接的 相關記錄。一般5年采購部隨時元器件采購合同秘密3年長期半年涉密集成采購供方評定材料及質量管理體系相關記錄一般3年每年文件類別文件名稱秘級 劃分保密 期限保管 期限提供 部門歸檔時機客服管理類客戶電話記錄及聯系方式秘密5年長期客服部每年外出服務記錄、顧客滿意度測暈等質暈管理體 系要求的所有相關記錄一般3年每月商務管理類銷售合同絕密3年長期商務部隨時代理協議絕密3年長期隨時客戶資料絕密5年長期隨時產品報價單絕密5年長期每年涉密集成部采購合同絕密5年長期隨時合同臺賬秘密5年長期每年財務審計類年度財務預/決算報告秘密10年永久財務部每年各類財務、統計報表、憑證賬冊、工資表等秘密長期每月財務審計報告等外部出具的資質報告秘密10年長期隨時涉密集成類前期調研情況（網絡、人員等）秘密3年長期相關部門隨時技術方案、最終方案絕密5年長期隨時系統集成項目之中標標書絕密5年長期隨時集成項目合同絕密5年長期隨時未中標Z方案一般1年長期隨時現場施工記錄等相關質量管理體系文件一般3年長期項日 完結后驗收報告、測試報告、項目總結秘密5年長期隨時工作流程