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1、聯想公司行政部工作流程匯編目 錄傳真發送流程圖1會議室、洽談室工作流程2電話接聽工作流程6發送信件工作流程1傳真件收取流程圖2來賓接待工作流程4名片制作流程圖6生日禮品發放流程7信函收取工作流程2衛生、保潔管理流程8辦公家具維修調整流程9辦公區調整流程（辦公區及公位）10電話維修流程11電力設施維護維修流程12員工午餐管理流程13安全保衛工作流程14購置流程15臨時培訓、開發環境搭建流程16綠化、飲水管理工作流程17外埠員工、客戶住宿申辦流程18辦公家具申購流程19攜物物出門審查流程20用電設施維護流程21傳真發送流程圖開始急件！機密！CEO！傳真發送工作規 定 確認、分類確認后先發送 市內 2、長途長途登記按來件順序發送登記發送簽字、確認原件是否保存 Y N保存/歸還當事人歸還當事人/銷毀費用匯總、分攤、上報結束傳真件收取流程圖開始 傳真收件工作規定 可根據內容判斷收到傳真，判斷是否有收件人名。 N Y Y N蓋章、登記 送各部門判別 Y 急件 分部門放置于文件分類架中 機密件 CEO 立刻！ 每15分鐘一次 N登記、編號說明情況送相關部門接口人或當事人存檔簽收費用統計、分攤、匯總上報結束分部門放置于暫放加發送信件工作流程1、 部門確認2、 每月25號匯總3、 負責分攤表每月分攤表留檔查看報費用核對員費用統計補充封裝材料檢查無誤聯系發送分檢封裝需求人確認需求分類辦理發送登記需求有誤重3、新填寫1、 本市件2、 外埠件3、 國際件1、 EMS2、 市內速遞3、 掛號函4、 平信5、 包裹發送登記本需求發生Y信件收發管理規定N發送結束信函收取工作流程收取信件發生1、 EMS2、 市內速遞3、 掛號函4、 包裹單5、 匯款單分 檢收發信件管理規定1、 收件地址2、 收件人核 對 Y辦理退信手續有 誤 N檢驗無誤分類登記投 送收件登記本接收人簽字收取結束電話接聽工作流程 NY 無人接聽電話記錄前臺接聽程序規范被訪問人暫離座位位前臺接聽辨別需求是否正當結束來電發生1、 員工語音信箱2、 代為轉達聯系方式禮貌謝絕恢復待命轉接完成二次轉接迅速轉接 來賓接待工作流程來訪需求來賓接待程序規范問4、明需求是否正當，作出反應保衛人員協助阻攔 N Y 電話聯系被訪問者禮貌請其離去 需在休息區會見參觀拍照需求 N 請示領導批準放行 Y需要進入辦公區 來賓登記本請來賓在休息區等候辦理登記發放來賓卡辦理登記發放來賓卡會見完畢目送客人離去保衛人員視卡放行保衛人員視卡放行訪問結束 訪問結束有關部門員工全程跟隨會議室、洽談室工作流程開始 通知申請部門暫時無法滿足，建議重新安排部門申請、預定 N 會務登記：部門、時間、人數、所需服務在會務情況一覽板上標出“已預定”“布置會場，服務準備使用 時間未延長 時間延長在會務情況一覽表上標出“使用”通知會務人員提前30分鐘通知會務人員通知衛生人員清掃更改會務登記表會5、務人員通知下一個單位在會務情況一覽表上標出“空閑”重新安排會議預定結束名片制作流程圖 員工將人名及相關信息交至部門秘書秘書檢查是否正確 正確有誤 退回更 改 N Y秘書將人名及相關信息交至行政管理員 管理員檢查是否有誤退回更 改 YN傳真至印刷廠 N底樣分部門存檔電話詢問及確定時間電告有關部門查收名片檢查是否有誤印方有誤 供稿有誤退回重印通知部門更改送達部門簽收 N電告有關部門送達員工手中（科貿及希格瑪）登記員工生日結束簽字登記記錄意見領導簽字撰寫生日卡生日禮品發放流程協助購買或補充更改衛生、保潔管理流程開始檢查記錄每日檢查有記錄不能現場解決問題立即通知保潔公司協商解決發現問題現場糾正當時解決6、每月工作情況同保潔公司負責人交換意見經常出現問題，多次協商不能解決使辦公區保潔用品帶到公司整體要求更換保潔公司更換保潔員結束辦公家具維修調整流程開始現場檢查并對問題進行判斷問題較大需專業修理維修、調整到位回應解決方案及承諾時間部門確認方案和費用認可聯系廠家或維修人員不滿意部門驗收結果不認可滿意費用分攤至使用部門追蹤結果征求用戶意見接到維修、調整申請小修立即解決結束辦公區調整流程（辦公區及公位）開始部門提出需求，填寫需求報告事業部總經理批準暫時無法解決物業支持部提出方案可以解決無意見有意見部門驗收所發生費用分攤至部門一周內詢查征求意見調整修改使用部門確認方案結束電話維修流程開始通訊系統維護管理辦7、法通訊維護員工報修定期檢查巡視，每天一次當日給予答復，小修當日解決發現問題及時修理未批準提交報告申請費用一天不能解決的問題須做出書面報告維修費用，公共部分攤入所在區域部門，部門區域內攤入所在部門領導批準作分攤表部門簽字確認實施轉資產管理部辦理設備報廢結果通知部門詢查維修后效果結束驗收部門需求24小時內予以答復大修當日提出解決方案急修24小時解決小修當日解決查找問題、確定方案每日巡檢，發現問題或部門報修開始電力設施維護維修流程參照電力設施設備維修辦法不合格合格通知有關人員驗收、使用小修當月分攤、部門專項費用一次記入部門、公共費用按所在辦公區分攤費用分攤至使用部門檢查結果，跟蹤使用情況結束員工午餐8、管理流程YYN希格瑪辦公區填寫領用申請并領用領用餐卷領用餐卡結束費用根據登記分攤至使用部門每月底將下月費用打入卡內每月初對食堂費用審核結算每月底業務支持部為員工辦理續卡工作到北圖食堂就餐到地下餐廳用餐午餐時到前臺領取餐卷報道時到業務支持部領取飯卡是否是新員工科貿辦公區開始早7：30開門，準備好打卡機切斷電源，保留消防電源及照明發現問題立即解決，重大問題迅速向主管上報門、窗檢查關閉；財務室檢查；電源、火源檢查巡查：下班后1小時加班需要簽字備案，不得留宿任何人員每小時巡查一次門口須有人值班門口須有人值班作好巡查記錄，攜物得有出門條工作時間8小時以外安全保衛工作流程結束符合要求客戶進入辦公區須簽字每9、天巡查外部兩次，及時發現問題午餐時辦公區巡視，加強防范工作下班前準備好打卡機18：00時前開始檢查各處死角、紙簍，杜絕非正?；鹪幢０矄T崗位職責開始保安員向來賓介紹簽字要求NY資產購置流程參照IT類個人固定資產領用標準1、 填寫固定資產收貨單2、 資產卡片上簽字確認。申請部門辦理領用手續時間：3個工作日負責人：林鵬業務支持部按申請采購調整部門剩余額度YYY參照部門剩余額度填寫采購申請單結 束N企劃辦審批提交額度增補報告N是否有采購額度N修改設備配置配置是否符合規定開 始結 束完成時間費用標準配套設施不符合要求結束追蹤使用效果，記錄反饋意見符合要求，投入使用配套方案交部門接口人確認后執行。1、 不10、帶裝修一周完成2、 簡易裝修兩周完成3、 整體裝修30-40天完成4、 （電力增容及外部因素具體商議）支付部門驗收數量、品質時間、費用接口人面積家具設備電力網絡交通落實需求物業部接收申請核對需求部門報汽化辦總經理批準經部門總經理審核簽字批準申請部門提交需求報告開始臨時培訓、開發環境搭建流程參加辦公區裝修申請執行管理辦法結束對合理要求，進行調整補充每周征求員工意見參照綠化管理辦法飲水管理辦法廠家按時提供水源驗證證明水制檢查：每半年一次，達到用水標準飲水斷水一次后更換供應商飲水：不斷水、不空桶綠化解決不了提出警告三次后更換供應商綠化問題：發現后一周內解決。出現問題綠化、飲水管理工作流程開始綠化每天11、檢查一次飲水每小時巡查一次結束公司同意支付費用的，客戶退房后統一辦理總經理審批電話、傳真通知協議單位符合條件，2小時內反饋住宿管理辦法核查費用標準填寫住宿申請表部門提出申請開始外埠員工、客戶住宿申辦流程確認住宿飯店時間、天數是否符合條件不符合條件員工入住費用自理公司支付費用的客戶開始辦公家具申購流程提出正規書面申請提出需求申請申請部門總經理審批參照部門剩余額度是否有采購額度企劃辦審批神州集團相關部門審批通知申請部門簽字提貨，辦理領用手續辦理固資申購手續固定資產資產管理員核查歸屬范圍低值易耗結束費用分攤至使用部門資產管理員備案、采購放行作好記錄發現情況要求填寫出門條開始攜物物出門審查流程保安員24小時值班無故不填寫重新填寫出門條數量、物品不符核查物品、數量重新核查通過問題不清勸阻不得出門結束結束修理完畢及時反饋處理結果3日內修復（無配件情況另儀）較大故障爭取當日處理小問題當時解決與維修人員聯系空調系統照明、辦公用電發現問題與科貿物業聯系發現問題科貿辦公區希格瑪辦公區保安員每小時巡查一次與希格瑪物業聯系小問題當時解決較大故障爭取當日處理巡檢記錄每日對辦公區進行巡檢，作好記錄開始用電設施維護流程1、 照明設施2、 辦公用電3、 管道空調