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1、企業文書管理制度第一節總則1、為減少發文數量，提高公文處理速度和發文質量，充分發揮 文件在各項工作中的指導作用。2、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、 來文，本公司上報下發的各種文件、資料。全公司各類文件由辦公室 歸口管理。第二節收文的管理一、公文的簽收1、凡來公司公啟文件（除公司領導訂啟的外）均由公司辦公室登 記簽收（由上級或郵電局機要通訊員立送機要室的機要文件除外）后 交由機要秘書拆封。在簽收和拆封時，機要秘書需注意檢查封口和郵 戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票 被撕應拒絕簽收。2、對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機 要編號的2、“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機 要部門，并登記差錯文件的文號。二、公文的編號保管1、機要秘書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”， 并分類登記編號、保管。2、本公司外岀人員開會帶回的文件及資料根據資料的重要程度 應及時送交機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。三、公文的閱批與分轉1、凡止式文件均需由公司主管行政副總根據文件內容和性質閱 簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送董事長閱批后 分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊 急文件要即閱即辦。2、一般函、電、單據等，分別由機耍秘書報經行政副總閱簽后 直接分轉處理。如涉及幾個單位會3、辦的文件，應同主辦單位聯系后再 分轉處理。3、為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到公 司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次 傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。四、文件的傳閱與催辦。1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的 文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人翻閱。對尚 未傳達的文件不得向外泄露內容。2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要 室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批 示”、“擬辦意見”辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和 領導批示辦理有關事宜。3、閱文時不得抄錄全4、文，不得任意取走文件夾內任何文件及附 件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。4、文件閱完后，應送交機要秘書，切忌橫傳。5、機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到 文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查， 應按照有關保密規定，并征得兩辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。第三節發文的管理一、全公司上報下發正式文件的權力分別集中在公司辦公室，部 門一律不得自行向上、向下發送正式文件。二、各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工 作要求發文應向公司辦公室提岀發文申請，并將文件底稿交辦公室審 核同意后，則按機構設置與業務分工統一歸口公司X5、字發文。三、發文的范圍：1、凡是以公司名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報 告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。2、公司下發文件主要用于：a、公布全公司規章制度；b、轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件；C、公布公司體制機構變動或干部任免事項；d、公布全公司性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生 活福利等工作的決定；e、發布有關獎懲決定和通報；f、其他有關全公司的重大事項；3、公司向上行文、外發文主要用于：a、對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；b、同兄弟單位聯系有關工公司重大生產、技術、人事勞資、物 資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。4、在公司日6、常生產、技術、經營管理，有關圖紙、技術文件、 工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制 度辦理，經公司分管領導批準后，由主管業務部室書面或口頭通知執 行，一般不用公司文件發布。四、發文程序與要求1、各部門需要發文，應事先向公司提出申請；2、公司同意發文吋，擬稿部門(個人)應以黨的方針、政策和 國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；草擬文稿必須從 全公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、 文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。3、文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標 題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、標定日期。4、辦公室7、應根據公司的要求和上級有關指示精神，有關文件規 定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、 格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；5、經審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿，主管領導對文 稿內容、質量負責，主管領導審核后，送交行政副總會簽；6、文稿審核會簽后，呈送董事長審定批準簽發；7、經董事長批準簽發后的文稿交機要秘書統一編號打印；8、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽 名；9、文件打印后，保管印章人員蓋章后上報或下發。第四節文件的立卷與歸檔一、文件歸檔范圍：(1) 上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復；(2) 公司發出的報告、指示、決定、決議、8、通報、紀要、重要 通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、 年度報表等；(3) 公司總經理辦公會、中層干部會以及各種專業例會記錄；(4) 公司黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等公司 一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、 簡報、會議記錄等；(5) 有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；(6) 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會 上匯報表態發言材料等；(7) 上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄， 以及本公司向上級進行匯報的提綱和材料；(8) 反映本公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工 作等的音、像攝制品；9、(9) 公司日志和大事記；(10) 公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。二、立卷要求(1) 文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類 地進行整理歸檔。(2) 立卷吋，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收 集齊全，保持文件、材料的完整性。(3) 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、 重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。(4) 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。第五節文件的銷毀一、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，機要室應定期 清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。二、經審核同意銷毀的文件，應派專車由機要秘書和正副主任護 送到上級機關指定的紙公司監視銷毀。