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1、北京英斯泰克視頻技術有限公司操 作 手 冊手冊名稱：銷售業(yè)務應用操作手冊適用部門：銷售部門、多媒體部門、財務部門編寫人員：版本號1.0編寫日期2003年5月18日對口支持業(yè)務銷售部門紀 紅業(yè)務問題、操作問題多 媒 體董 欣業(yè)務問題、操作問題總 調(diào) 室沈 恒業(yè)務問題、操作問題財務部門曾 靜業(yè)務問題技術財 務 部白曉宇軟件問題、錯誤提示計 算 機網(wǎng)絡、硬件、系統(tǒng)故障 目 錄一、部門職責：1二、部門崗位劃分：2三、系統(tǒng)業(yè)務處理流程：2四、部門日常業(yè)務系統(tǒng)處理：31、日常業(yè)務類型的界定：32、普通銷售業(yè)務日常處理：33、特殊業(yè)務：84、月末結(jié)帳：10一、部門職責：銷售部門的日常工作在ERP系統(tǒng)處理中主2、要工作有：1、 開發(fā)新的客戶，進行客戶資料的維護和更改，加強客戶資源管理。2、 及時錄入銷售訂單，為總調(diào)室安排采購和生產(chǎn)做依據(jù)。3、 根據(jù)客戶要求到財務進行開具票。4、 掌握客戶欠款情況，催收貨款。5、 作好各種銷售統(tǒng)計，為決策層提供分析數(shù)據(jù)。二、部門崗位劃分：銷售助理：系統(tǒng)內(nèi)客戶分類、客戶檔案、銷售訂單/銷售開票通知單的錄入、賬表查詢銷售經(jīng)理：對于銷售管理工作完成情況審核，進行月末結(jié)帳處理。銷售業(yè)務員：進行訂單銷售信息的查詢。總調(diào)室人員：銷售發(fā)貨單錄入、銷售退貨單錄入。三、系統(tǒng)業(yè)務處理流程：1、銷售業(yè)務員根據(jù)客戶具體要求簽訂銷售合同，具體要求參見手工合同審批流程。2、銷售助理根據(jù)已簽定合同(3、或已中標項目)在銷售管理模塊中錄入銷售訂單，如果所簽的產(chǎn)品為特制的產(chǎn)品，在目前的銷售管理模塊存貨檔案中不存在，需要手工填寫項目/存貨增加申請單（一式三聯(lián)，傳總調(diào)、財務、生產(chǎn)），申請增加項目/存貨。3、總調(diào)室調(diào)度人員根據(jù)項目/存貨增加申請單增加項目/存貨；定義存貨的產(chǎn)品結(jié)構，增加完畢通知銷售助理。4、銷售訂單需要進行打印，經(jīng)過相關的手工內(nèi)部審批處理(具體要求見手工合同審批流程)，所有手工審批完畢后，由銷售經(jīng)理在銷售管理模塊中審核銷售訂單。6、 財務項目核算員根據(jù)項目/存貨增加申請單，增加總賬模塊成本對象項目類中的項目目錄，以便進行項目的統(tǒng)計核算。7、 銷售經(jīng)理審核后的銷售訂單，轉(zhuǎn)總調(diào)室安排生產(chǎn)及4、采購計劃。8、 產(chǎn)品生產(chǎn)完畢完工入庫后，總調(diào)室調(diào)度人員在銷售管理模塊根據(jù)銷售訂單生成銷售發(fā)貨通知單,填寫完畢后進行打印(一式五聯(lián)），依次經(jīng)總調(diào)室經(jīng)理確認、財務部門確認、銷售部門手工簽字確認，總調(diào)室經(jīng)理依據(jù)經(jīng)簽字確認后的銷售發(fā)貨通知單，在銷售管理模塊中對銷售發(fā)貨通知單進行審核； 9、 銷售助理根據(jù)客戶開票需求,查詢銷售發(fā)貨通知單審核狀態(tài)，對已審核的銷售發(fā)貨通知單在銷售管理模塊中根據(jù)銷售發(fā)貨通知單生成銷售發(fā)票（開票通知單）,確定是否現(xiàn)結(jié)，進行復核處理；10、 財務往來會計根據(jù)銷售助理復核后的銷售開票通知，手工開具銷售專用發(fā)票、銷售普通發(fā)票，完成后在應收帳款模塊中對銷售開票通知單進行審核處理，形成應5、收賬款往來。11、 銷售管理模塊經(jīng)審核后的銷售發(fā)貨單通知單傳遞到庫存管理模塊自動生成銷售出庫單，實物出庫后，庫房人員在銷售發(fā)貨通知單上進行簽字確認，庫房記帳人員在庫存管理模塊對銷售出庫單進行審核，材料成本會計在存貨核算模塊對銷售出庫單進行單據(jù)記帳，系統(tǒng)自動結(jié)轉(zhuǎn)銷售出庫成本，材料成本會計進行制單生成銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證。四、部門日常業(yè)務系統(tǒng)處理：1、日常業(yè)務類型的界定： 銷售產(chǎn)品分類：轉(zhuǎn)播車銷售、機加產(chǎn)品銷售、多媒體商品銷售、材料銷售、其他商品銷售系統(tǒng)集成。根據(jù)銷售統(tǒng)計和財務核算的需要，在銷售訂單的表頭欄目內(nèi)必須選擇對應的銷售類型，從以上5種分類中進行選擇。 業(yè)務類型按照結(jié)算情況分為三種進行界定：銷6、售業(yè)務類型界定（按結(jié)算方式分類）： u 普通銷售業(yè)務：無論賒銷、現(xiàn)銷，當月完成發(fā)貨后（含多次發(fā)貨）當月結(jié)算完畢（含多次結(jié)算）的銷售業(yè)務，在增加銷售訂單時選擇業(yè)務類型為普通銷售業(yè)務。具體操作見普通銷售業(yè)務處理流程u 分期收款業(yè)務：當月完成發(fā)貨后（含多次發(fā)貨），需分次、跨月進行結(jié)算、開發(fā)票，分批結(jié)轉(zhuǎn)收入成本的銷售業(yè)務，在增加銷售訂單時選擇業(yè)務類型為：分期收款。具體操作見分期收款業(yè)務處理流程。u 直運銷售：銷售的商品不經(jīng)過公司庫房，直接將商品從供應商處發(fā)送到客戶方的銷售業(yè)務（例如：商品代購業(yè)務），在增加銷售訂單時選擇業(yè)務類型為：直運銷售。具體操作見直運銷售業(yè)務處理流程。因為三種處理方式的業(yè)務核算存在7、不同，所以在增加銷售訂單時一定要區(qū)分清楚。 結(jié)算方式劃分：賒銷：進行開票后，財務掛應收賬款列當月收入，貨款按照約定的日期一次或分期收到。現(xiàn)銷：客戶現(xiàn)款到公司提貨，財務收款開票后列當月收入。 預付款：客戶提前支付貨款（部分貨款），收到貨款，進行發(fā)貨開票的情況。部分現(xiàn)結(jié)：客戶帶部分現(xiàn)款到公司提貨，公司開具全額發(fā)票列收入賬。分期收款：根據(jù)客戶達成的協(xié)議，先期進行發(fā)貨，不列收入賬；根據(jù)分期收到客戶款項，進行開票、列收入轉(zhuǎn)成本。2、普通銷售業(yè)務日常處理： 基礎檔案填加：n 客戶分類增加：原則2-2-2-2 客戶分類編碼：客戶分類編碼必須唯一。 客戶分類名稱：可以是漢字或英文字母，不能為空 修改分類：只能8、修改分類名稱。 刪除分類：已經(jīng)使用的不能刪除、存在下級的分類不允許刪除。操作路徑：【銷售管理】【設置】【分類體系】【客戶分類】n 客戶檔案填加：本功能完成對銷售客戶檔案的設置和管理。 客戶檔案：客戶編號原則客戶分類+順序號（三位） 客戶全稱、客戶簡稱、客戶所屬分類、所屬地區(qū)分類、所屬行業(yè)、開戶銀行、賬號、聯(lián)系人、地址等 客戶檔案修改：除客戶檔案編號外，其他信息日常進行修改。 客戶方案刪除、停用：已經(jīng)使用的檔案不能刪除，但可以停用，在客戶檔案其他頁簽錄入停用日期即可，在新增單據(jù)中參照客戶檔案不再出現(xiàn)。n 客戶并戶處理：如果出現(xiàn)客戶錄入重復或客戶方重組情況，需要將兩個公司的賬合并到一起時，通過客戶9、并戶功能將其中一個公司賬全部合并到另一個公司。操作路徑：【銷售管理】【設置】【編碼檔案】【客戶檔案】n 存貨檔案填加：對于銷售產(chǎn)品為特制產(chǎn)品在原有的存貨檔案中不存在的情況，銷售部門無直接增加權限，需要填寫項目/存貨增加申請單到總調(diào)室進行填加：項目/存貨增加申請單銷售合同編號客戶名稱銷售產(chǎn)品名稱 規(guī)格銷售合同所附的銷售配置清單 總調(diào)室增加存貨檔案、產(chǎn)品結(jié)構；財務部門增加項目檔案 銷售合同管理：n 銷售訂單增加：【銷售管理】【業(yè)務】【銷售訂單】-增加操作銷售訂單增加前提：銷售業(yè)務員根據(jù)客戶具體要求簽訂銷售合同，具體要求參見手工合同審批流程；銷售助理根據(jù)已簽定合同(或已中標項目)在系統(tǒng)中錄入銷售訂單10、。格式： 業(yè)務類型：按照日常業(yè)務情況第二點，進行區(qū)分是分期收款、普通銷售、直運業(yè)務。 銷售類型：按照日常業(yè)務情況第一點，進行區(qū)分銷售類型，從5種選擇。 做為提高客戶管理的指標，達成率是重要指標，同時作為物料需求計劃的展開依據(jù)所以預發(fā)貨日期需要輸入。 可以通過復制按鈕加快錄入速度。n 銷售訂單刪除：【銷售管理】【業(yè)務】【銷售訂單】-刪除操作 銷售訂單的刪除，注意已經(jīng)審核后的訂單不許刪除。n 銷售訂單審核/棄審：【銷售管理】【業(yè)務】【銷售訂單】-審核/棄審 三種審核方式：在單據(jù)卡片界面進行審核/棄審。在單據(jù)列表界面雙擊單據(jù)記錄，進入單據(jù)卡片界面進行審核/棄審。在單據(jù)卡片界面按批量，或進入相應單據(jù)的11、【批量處理】菜單，進行批量處理。 銷售發(fā)貨單填加：n 銷售發(fā)貨單填加：【銷售管理】【業(yè)務】【發(fā)貨】【銷售發(fā)貨單】-增加當前約定為發(fā)貨參照訂單生成，系統(tǒng)自動彈出銷售訂單選擇窗口，選擇相應訂單： 可以選擇多個訂單合并發(fā)貨或拆分處理： 雙擊選擇對應的銷售訂單，按ctrl可以選擇多條記錄，進行合并發(fā)貨。 一式五聯(lián)：總調(diào)進行填制，分別傳到倉庫、財務、客戶(代出門證)、總調(diào)（存根）、銷售部。 在填制銷售發(fā)貨通知單時，對于銷售類型為轉(zhuǎn)播車銷售的業(yè)務單據(jù)，需要在銷售發(fā)貨通知單表體錄入對應成本對象項目（銷售合同號）。n 銷售發(fā)貨單審核：【銷售管理】【業(yè)務】【發(fā)貨】【銷售發(fā)貨單】-審核 在單據(jù)界面進行審核/棄審進12、入單據(jù)界面，系統(tǒng)顯示所選的單據(jù)格式，及最后一次操作的單據(jù)。用鼠標點擊上張、下張、首張、末張按鈕，查找需要審核/棄審的單據(jù)；或點擊定位按鈕，利用定位功能查找需要審核/棄審的單據(jù)。審核當前單據(jù)：點擊審核按鈕，系統(tǒng)將當前單據(jù)審核，并將當前操作員寫入表尾“審核人”，同時審核按鈕變?yōu)闂墝彴粹o。棄審當前單據(jù)：點擊棄審按鈕，系統(tǒng)將當前單據(jù)棄審，取消“審核人”，同時棄審按鈕變?yōu)閷徍税粹o。 在單據(jù)列表界面選擇要審核/棄審的單據(jù)：進入單據(jù)列表界面，顯示過濾界面。輸入過濾條件，按過濾可過濾出符合條件的單據(jù)列表記錄；用戶可以按工具欄過濾按鈕重新查詢。將光標移到要審核/棄審的單據(jù)的任一行，或點擊定位按鈕，利用定位功能查13、找要審核/棄審的單據(jù)，雙擊單據(jù)行進入該單據(jù)查詢狀態(tài)，進行單據(jù)審核/棄審，操作說明見上。 在批量處理界面進行批審/批棄：進入批量處理界面，輸入過濾條件。按批審或批棄則將符合過濾條件的單據(jù)帶入，如沒有則系統(tǒng)提示“沒有符合條件的單據(jù)”。點擊選擇，則選擇當前行；再點擊，則取消選擇；可全選、全消。選單完畢，按確認則所選單據(jù)被審核/棄審，執(zhí)行完畢系統(tǒng)顯示“批量審核（棄審）完畢”。n 銷售開票通知單填加：【銷售管理】【業(yè)務】【開票】-銷售普通發(fā)票/專用發(fā)票銷售開票是在銷售過程中企業(yè)給客戶開具銷售發(fā)票及其所附清單的過程，它是銷售收入確認、銷售成本計算、應交銷售稅金確認和應收賬款確認的依據(jù)，是銷售業(yè)務的重要環(huán)節(jié)14、。專用發(fā)票為增值稅發(fā)票，需要客戶檔案的開戶銀行、稅號、法人的增值稅信息，普通發(fā)票則為商業(yè)零售發(fā)票。操作方式和處理方式相同。增加方式為：手工增加、參照訂單、參照發(fā)貨單按增加后彈出發(fā)貨單參照單據(jù)過濾窗口；用戶可取消參照窗口，直接手工錄入；參照發(fā)貨，彈出相應的參照單據(jù)過濾窗口，選擇要參照的類型（普通銷售業(yè)務、分期收款、直運）。參照單據(jù)錄入時，根據(jù)業(yè)務規(guī)則，可對單據(jù)記錄進行有限制的修改。要刪行，將光標移到當前行，單擊刪行，或選擇右鍵菜單“刪除一行”，即刪除當前行。要增行，可將光標移到表體尾部空行處錄入，也可按增行增加一行，或選擇右鍵菜單“增加一行”，行前序號由黑變?yōu)榧t。n 銷售開票現(xiàn)結(jié)：業(yè)務開票銷售普15、通發(fā)票現(xiàn)結(jié)棄銷售取消現(xiàn)結(jié)處理，所有的收款到財務進行收款核銷。結(jié)現(xiàn)結(jié)是在款貨兩訖的情況下，在銷售結(jié)算的同時向客戶收取貨幣資金（支票、現(xiàn)金、匯票）。在銷售發(fā)票收到貨款后可以隨時對其單據(jù)進行現(xiàn)結(jié)處理，現(xiàn)結(jié)操作必須在單據(jù)復核操作之前。一張銷售單據(jù)可以全額現(xiàn)收，也可以部分現(xiàn)收。現(xiàn)結(jié)當前單據(jù)：點擊現(xiàn)結(jié)按鈕，系統(tǒng)彈出現(xiàn)結(jié)窗口，錄入現(xiàn)結(jié)內(nèi)容（結(jié)算方式、結(jié)算金額，可以多種結(jié)算方式）。按確定，則對當前單據(jù)進行現(xiàn)結(jié)，發(fā)票左上角注明“現(xiàn)結(jié)”紅色標記；同時現(xiàn)結(jié)按鈕變?yōu)闂壗Y(jié)按鈕。棄結(jié)當前單據(jù)：點擊棄結(jié)按鈕，系統(tǒng)將當前單據(jù)棄結(jié)，同時棄結(jié)按鈕變?yōu)楝F(xiàn)結(jié)按鈕。B【注意事項】現(xiàn)結(jié)的發(fā)票在應收款管理進行現(xiàn)結(jié)制單，但在應收款管理賬表中16、并不反映現(xiàn)結(jié)的發(fā)票和現(xiàn)收款記錄。即全額現(xiàn)收的發(fā)票在應收賬表中不反映，部分現(xiàn)收的發(fā)票在應收賬表中只記錄發(fā)票未現(xiàn)收的部分。n 銷售開票復核： 銷售發(fā)票復核作為確認收入，通知財務部門的應收款管理核算應收賬款，在應收款管理審核登記應收明細賬，制單生成憑證的依據(jù)。 在單據(jù)界面進行復核/棄審進入單據(jù)界面，系統(tǒng)顯示所選的單據(jù)格式，及最后一次操作的單據(jù)。用鼠標點擊上張、下張、首張、末張按鈕，查找需要復核/棄審的單據(jù)；或點擊定位按鈕，利用定位功能查找需要復核/棄審的單據(jù)。復核當前單據(jù)：點擊復核按鈕，系統(tǒng)將當前單據(jù)復核，并將當前操作員寫入表尾“復核人”，同時復核按鈕變?yōu)闂墝彴粹o。棄審當前單據(jù)：點擊棄審按鈕，系統(tǒng)將17、當前單據(jù)棄審，取消“復核人”，同時棄審按鈕變?yōu)閺秃税粹o。 在單據(jù)列表界面選擇要復核/棄審的單據(jù)：進入單據(jù)列表界面，顯示過濾界面。輸入過濾條件，按過濾可過濾出符合條件的單據(jù)列表記錄；用戶可以按工具欄過濾按鈕重新查詢。將光標移到要復核/棄審的單據(jù)的任一行，或點擊定位按鈕，利用定位功能查找要復核/棄審的單據(jù)，雙擊單據(jù)行進入該單據(jù)查詢狀態(tài)，進行單據(jù)復核/棄審，操作說明見上。 在批量處理界面進行批審/批棄：進入批量處理界面，輸入過濾條件。按批復或批棄則將符合過濾條件的單據(jù)帶入，如沒有則系統(tǒng)提示“沒有符合條件的單據(jù)”。點擊選擇，則選擇當前行；再點擊，則取消選擇；可全選、全消。選單完畢，按確認則所選單據(jù)被復18、核/棄審，執(zhí)行完畢系統(tǒng)顯示“批量復核（棄審）完畢”。 銷售退貨處理：n 未開票前退貨：填制退貨單，然后開票時紅藍發(fā)貨單合并開具銷售發(fā)票：銷售發(fā)貨單填加：【銷售管理】【業(yè)務】【發(fā)貨】【銷售退貨單】，銷售退貨單參照銷售發(fā)貨單生成：參照發(fā)貨單生成的退貨單自動沖減發(fā)貨單的未開票數(shù)量。開票時參照發(fā)貨單即可，開票數(shù)量為沖減后的數(shù)量。n 開票后退貨處理：開票后的退貨，參照原有合同進行退貨單錄入，根據(jù)退貨單開具紅字銷售發(fā)票，沖原有應收賬款，財務往來會計在應收賬款系統(tǒng)進行紅藍票對沖；操作【銷售管理】【業(yè)務】【發(fā)貨】【銷售退貨單】【銷售管理】【業(yè)務】【開票】【紅字銷售普通發(fā)票】【應收賬款】【業(yè)務】【日常處理】【轉(zhuǎn)19、帳】-【紅票對沖】-自動對沖n 退貨退票退款處理：開票后的退貨，參照原有合同進行退貨單錄入，根據(jù)退貨單開具紅字銷售發(fā)票，進行退款時，可以在紅自銷售普通發(fā)票進行現(xiàn)結(jié)處理，也可在應收賬款中進行付款處理。（詳見應收賬款操作流程）3、特殊業(yè)務：n 返利與換票業(yè)務標記為“退補”標志的發(fā)貨、發(fā)票記錄只會調(diào)整金額并不生成銷售出庫單。 對于返利的業(yè)務，可直接根據(jù)返利額開具紅字發(fā)票并標記為“退補”。 對于需要換開的發(fā)票，可先開具與原票金額相反的發(fā)票將其沖銷，并標記為“退補”；然后再開具內(nèi)容正確的發(fā)票，并標記為“退補”。【應用舉例】 用退補標志處理返利業(yè)務。例如銷售政策規(guī)定，一代理商一年內(nèi)累計經(jīng)銷本公司A電器1020、00臺，可每臺返利5元，當某代理商年內(nèi)累計從本公司進貨達1000臺時，就可以用退補的方法處理該返利業(yè)務。在年底給該代理商一次性返利5000元，可以給該客戶開具該產(chǎn)品的紅字銷售發(fā)票5000元，標志為“退補”。在對該產(chǎn)品的毛利進行統(tǒng)計時，系統(tǒng)將該產(chǎn)品的退補金額直接沖減該產(chǎn)品的銷售收入。 用“退補”標志處理換票業(yè)務，即換開發(fā)票。因客戶名稱、稅號、地址、電話、金額等錯誤要求換票的處理方法：開一張紅字退補發(fā)票（與原錯票一致），再開一張藍字退補發(fā)票（輸入正確的信息），將藍退補發(fā)票交與客戶。 因數(shù)量錯誤要求換票的處理方法：按客戶認可的數(shù)量各開一張紅字退補發(fā)票和藍字退補發(fā)票（當然還可以調(diào)整金額），將藍退補發(fā)票21、交與客戶。客戶不認可的部分如果是退貨或少發(fā)貨，開退貨單、紅字發(fā)票入賬；如果是途損，開退貨單和紅字發(fā)票后還應再開一張其他出庫單，將虛增的庫存沖回。 退補單據(jù)格式：n 直運業(yè)務：銷售的商品不經(jīng)過公司庫房，直接將商品從供應商處發(fā)送到客戶方的銷售業(yè)務（例如：商品代購業(yè)務）；結(jié)算時，財務通過直運銷售發(fā)票、直運采購發(fā)票解決。在錄入銷售訂單時，選擇業(yè)務類型為“直運業(yè)務”，則直運業(yè)務沒有發(fā)貨通知的步驟處理，直接進行銷售開票處理。n 培訓收入：對于多媒體部或其他銷售工作中的培訓服務收入、其他勞務收入等處理情況：在存貨分類中增加一類勞務費用類：存貨檔案具有應稅勞務屬性。在發(fā)生勞務費用時，直接填加銷售發(fā)票，選擇對應22、勞務費用存貨，不產(chǎn)生銷售出庫單，只有銷售發(fā)票到財務部門的業(yè)務傳遞。采購管理庫存管理固定資產(chǎn)工資管理應付賬款總 賬存貨核算銷售管理應收賬款成本核算4、月末結(jié)帳： 當月月底結(jié)束時，于每月自然月最后一天，銷售管理系統(tǒng)的月末結(jié)賬是將每月的銷售單據(jù)逐月封存，并將當月的銷售庫數(shù)據(jù)記入有關賬表中。進行系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務結(jié)帳，再有新業(yè)務則為下月單據(jù)。【銷售管理】【業(yè)務】【銷售月末結(jié)賬】n 進行月末結(jié)帳： 進入【月末結(jié)賬】，屏幕顯示月末結(jié)賬對話框。 用鼠標單擊結(jié)賬按鈕，系統(tǒng)開始進行合法性檢查。 如果檢查通過，系統(tǒng)立即進行結(jié)賬操作，結(jié)賬后結(jié)賬月份的已經(jīng)結(jié)賬顯示為是；如果檢查未通過，系統(tǒng)會提示您不能結(jié)賬的原因。n 進行月末恢復結(jié)帳： 當某月結(jié)賬發(fā)生錯誤時，可以按取消結(jié)賬恢復結(jié)賬前，正確處理后再結(jié)賬。不允許跳月取消月末結(jié)賬。只能從最后一個月逐月取消。B【注意事項】銷售管理月末處理后，才能進行庫存管理、存貨核算、應收款管理的月末處理。如果銷售管理要取消月末處理，必須先通知庫存管理、存貨核算、應收款管理的操作人員，要求他們的系統(tǒng)取消月末結(jié)賬。如果庫存管理、存貨核算、應收款管理的任何一個系統(tǒng)不能取消月末結(jié)賬，那么也不能取消銷售管理的月末結(jié)賬。若應收款管理、庫存管理、存貨核算已結(jié)賬，銷售管理不能取消結(jié)賬。