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1、采購部作業(yè)指導(dǎo)書總目錄序號 內(nèi)容 頁碼1 采購部職責(zé)32 采購部權(quán)力43 采購部經(jīng)理崗位職責(zé)54 食品采購員崗位職責(zé)75 用品采購員崗位職責(zé)86 文員崗位職責(zé)97 采購基本程序及審批程序 108 采購控制服務(wù)流程與規(guī)范 119 采購后續(xù)跟進(jìn)服務(wù)流程與規(guī)范 1310 物資請購服務(wù)流程與規(guī)范 1411 食品采購服務(wù)流程與規(guī)范 1512 物品采購服務(wù)流程與規(guī)范 1713 鮮活貨品采購服務(wù)流程與規(guī)范 1914 維修零件及物料采購服務(wù)流程與規(guī)范 2015 印刷品請購、驗(yàn)收及發(fā)放服務(wù)流程與規(guī)范 2116 招標(biāo)工作服務(wù)流程與規(guī)范 22 17 輔料采購索證制度 24 18 輔料采購驗(yàn)收制度 25 19 報賬（2、結(jié)算）服務(wù)流程與規(guī)范 27 20 采購配送（加盟商）28 任務(wù): 采購部職責(zé)(1)部門: 采購部服務(wù)程序：服務(wù)規(guī)范職責(zé)1負(fù)責(zé)酒店采購管理規(guī)章制度、采購工作流程和標(biāo)準(zhǔn)的制定并及時修正與完善2負(fù)責(zé)掌握酒店?duì)I業(yè)所用的各類物資的需求與庫存情況，及時制訂采購計(jì)劃并實(shí)施3負(fù)責(zé)通過市場調(diào)查或招標(biāo)，選擇酒店的供應(yīng)商；建立供應(yīng)商檔案并定期對其進(jìn)行評估4負(fù)責(zé)與供應(yīng)商談判并簽訂采購合同，跟蹤供應(yīng)商的發(fā)貨過程，確保按時、按質(zhì)、按量到貨5負(fù)責(zé)對經(jīng)驗(yàn)收不符合合同要求的各類物資進(jìn)行退換貨處理6負(fù)責(zé)酒店?duì)I業(yè)所用物品的采購報銷與結(jié)算管理工作7負(fù)責(zé)酒店采購單和收據(jù)的整理，各類文件和有關(guān)采購申請、合同等資料的歸檔工作任務(wù) : 采購3、部權(quán)力(2)部門 : 采購部服務(wù)程序：服務(wù)規(guī)范權(quán)力1有權(quán)參與酒店經(jīng)營戰(zhàn)略的制定并提出相應(yīng)建議2有權(quán)參與年度、季度、月度經(jīng)營計(jì)劃的制訂并提出意見和建議3有權(quán)對違反酒店采購管理規(guī)章制度的行為和過失提請?zhí)幜P4具有采購部內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)建立、員工考核的權(quán)力5具有酒店?duì)I業(yè)所用各類物品供應(yīng)商的選擇權(quán)6具有采購部內(nèi)部工作開展的自主權(quán)7具有采購部內(nèi)部員工聘任、解聘的建議權(quán)8其他相關(guān)權(quán)力任務(wù) : 采購經(jīng)理崗位職責(zé)(3)部門 : 采購部 職責(zé)描術(shù)：主要工作任務(wù)1制定采購管理規(guī)章制度（1）組織制定采購管理規(guī)章制度，上報總經(jīng)理審批后組織實(shí)施（2）負(fù)責(zé)制定采購管理工作流程與標(biāo)準(zhǔn)并督導(dǎo)執(zhí)行（3）根據(jù)制度和工作流程的執(zhí)行情況及4、時修訂、完善各項(xiàng)規(guī)章制度及工作程序2制訂采購計(jì)劃與預(yù)算（1）根據(jù)酒店的經(jīng)營計(jì)劃和年度預(yù)算，制訂酒店的采購計(jì)劃和預(yù)算，經(jīng)財務(wù)部審核后，報總經(jīng)理審批并組織實(shí)施（2）審核酒店各部門呈遞的重要采購申請單，根據(jù)庫存情況制訂采購計(jì)劃，確保各類物資及時供應(yīng)3進(jìn)行采購過程管理（1）指導(dǎo)市場調(diào)查工作，進(jìn)行合格供應(yīng)商的審核審批（2）抽查供應(yīng)商檔案的建立和完善工作，指導(dǎo)供應(yīng)商評估工作（3）參與重要供應(yīng)商的談判和重點(diǎn)合同的簽訂工作（4）參與酒店大批量及重要物資采購的業(yè)務(wù)洽談工作、檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)情況（5）監(jiān)督、指導(dǎo)所有進(jìn)口物資的報關(guān)工作，保證手續(xù)齊全、完備（6）按計(jì)劃完成各類物資的采購任務(wù)，合理控制采購成本4部門5、內(nèi)部事務(wù)管理（1）處理本部門內(nèi)部的日常行政事務(wù)（2）負(fù)責(zé)本部門所屬員工的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、績效考核工作（3）負(fù)責(zé)本部門員工培訓(xùn)、人員調(diào)配和工作安排等（4）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)本部門與其他部門間的關(guān)系，解決爭議（5）主持部門內(nèi)部會議的召開和重大事務(wù)的處理工作任務(wù) : 食品采購員崗位職責(zé)（4）部門 : 采購部職責(zé)描述：主要工作任務(wù)1供應(yīng)商信息調(diào)研（1）搜集、分析食品供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案（2）負(fù)責(zé)定期整理、分析、更新供應(yīng)商檔案（3）不斷開發(fā)貨源渠道，及時向食品采購主管提供新產(chǎn)品和市場信息2采購比價（1）掌握酒店對各類食品原料的需用要求，及時了解市場的供應(yīng)情況（2）負(fù)責(zé)了解季節(jié)性產(chǎn)品特性和價格變動情況，對市場上的新6、產(chǎn)品、新價格及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報（3）根據(jù)采購計(jì)劃和要求，進(jìn)行詢價、比價，進(jìn)而選擇物美價廉的食品供應(yīng)商，報食品采購主管審批3執(zhí)行食品采購（1）根據(jù)食品主管審批結(jié)果，與食品供應(yīng)商進(jìn)行談判，正式簽訂供應(yīng)合同（2）負(fù)責(zé)向食品供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況及供貨情況（3）及時通知收貨組人員、廚房及相關(guān)人員及時到指定地點(diǎn)收貨，清點(diǎn)數(shù)量、檢查食品及酒水質(zhì)量（4）負(fù)責(zé)辦理不合格及不符合要求食品的退換貨工作4貨款結(jié)算（1）負(fù)責(zé)每天現(xiàn)金或支票采購的報銷工作（2）根據(jù)供應(yīng)商供應(yīng)情況及采購全同的規(guī)定，定期與供應(yīng)商輸貨款結(jié)算事宜任務(wù) : 用品采購員崗位職責(zé)（5）部門 : 采購部職責(zé)描述：主要工作任務(wù)1開展市場調(diào)研（17、）調(diào)查所需用品的行業(yè)情況，實(shí)時掌握常購用品的市場需求、供應(yīng)動態(tài)、市場價格等信息，編制市場調(diào)研報告（2）不斷開發(fā)貨源渠道，向用品采購主管提供市場信息，推薦新供應(yīng)商及信息2進(jìn)行用品采購（1）負(fù)責(zé)進(jìn)行單項(xiàng)用品的詢價、議價等具體的采購工作，選擇信譽(yù)好、物美價廉的供應(yīng)商，報用品采購主管審核（2）與供應(yīng)商協(xié)商采購合同的具體條款，根據(jù)授權(quán)代表酒店與供應(yīng)商簽訂合同（3）批量大的訂制用品要簽訂購貨合同，嚴(yán)格審核合同條款并交用品采購主管審批3執(zhí)行并跟蹤采購訂單（1）根據(jù)采購合同填制采購訂單，與供應(yīng)商聯(lián)系訂單執(zhí)行事宜（2）根據(jù)訂單確認(rèn)內(nèi)容對供應(yīng)商交貨情況進(jìn)行跟蹤落實(shí)，確保按時到貨（3）確保采購的用品價格合理、質(zhì)量可8、靠，對不符合采購要求的用品負(fù)責(zé)輸退貨或調(diào)換工作4貨款結(jié)算（1）采購用品驗(yàn)收合格后，及時將發(fā)票、驗(yàn)收單、入庫單（入庫的采購用品）一并交財務(wù)部為供應(yīng)商輸結(jié)算手續(xù)（2）負(fù)責(zé)每天現(xiàn)金或支票采購的報銷工作5供應(yīng)商管理（1）及時收集、整理供應(yīng)商的信息資料，建立供應(yīng)商檔案（2）根據(jù)與供應(yīng)商合作的記錄和市場調(diào)查資料，及時更新供應(yīng)商檔案（3）協(xié)助做好供應(yīng)商定期考核與評估工作，按時編制供應(yīng)商評估報告任務(wù) : 文員崗位職責(zé)(6)部門 : 采購部 職責(zé)描述主要工作任務(wù)1文件資料管理(1)根據(jù)采購經(jīng)理的要求，草擬各類報告并打印、發(fā)放(2)整理每天的采購單和收據(jù)等，編制每周進(jìn)貨匯總表（3）協(xié)助采購經(jīng)理落實(shí)有關(guān)進(jìn)口貨物的收9、面申報工作(4)做好采購部各類文件和有關(guān)采購申請、合同等資料的整理、歸檔工作2會議管理（1）安排會場，向與會人員下發(fā)會議通知（2）發(fā)放會議資料，做好會議記錄和會議總結(jié)3辦公用品管理（1）編制采購部辦公用品、員工餐券領(lǐng)用計(jì)劃（2）負(fù)責(zé)部門內(nèi)部辦公用品、員工餐券等的申領(lǐng)與發(fā)放工作4其他事務(wù)（1）負(fù)責(zé)采購部人員的考勤登記和統(tǒng)計(jì)工作（2）負(fù)責(zé)采購部財產(chǎn)的登記和管理工作（3）領(lǐng)發(fā)采購部人員工資單、勞保用品等（4）協(xié)助采購經(jīng)理做好與各部門的聯(lián)系工作任務(wù) : 采購基本程序及審批程序(7)部門 : 采購部 服務(wù)程序：服務(wù)規(guī)范基本程序：審批程序：1， 使用部門申購；2， 報價;3， 報批；4， 訂貨入倉；使用部10、門經(jīng)理-倉庫主任-采購部經(jīng)理-財務(wù)部成本主管-財務(wù)部經(jīng)理-總經(jīng)理任務(wù) : 采購控制服務(wù)流程與規(guī)范（8）部門 : 采購部服務(wù)程序：服務(wù)規(guī)范選擇供應(yīng)商制訂采購計(jì)劃驗(yàn)收、付款簽訂采購合同實(shí)施采購 1制訂采購計(jì)劃（1）采購部經(jīng)理根據(jù)采購申請及采購物資庫存情況制訂采購計(jì)劃，包括采購物資的具體信息（如名稱、品種、規(guī)格、數(shù)量）、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核后報酒店總經(jīng)理審批（2）總經(jīng)理審批通過后，采購部經(jīng)理組織下屬員工開始實(shí)施采購計(jì)劃2選擇供應(yīng)商（1）采購員進(jìn)行市場調(diào)查，找出三家以上有代表性的供應(yīng)商進(jìn)行綜合考察，在考察中要重點(diǎn)了解供應(yīng)商的實(shí)力、專業(yè)化程度、貨物來源、價格、質(zhì)量以及目前的供貨狀況11、（2）收到報價后，采購主管組織有關(guān)專家成立評價小組，對供應(yīng)商報來的貨品價格以及質(zhì)量、信譽(yù)等進(jìn)行評估后，確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商3簽訂采購合同（1）采購主管就采購事宜與供應(yīng)商進(jìn)行談判和磋商（2）采購主管與供應(yīng)商簽訂采購合同，具體內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨日期，付款方式，違約責(zé)任等（3）采購主管將采購合同報采購部經(jīng)理、酒店總經(jīng)理審批4實(shí)施采購（1）采購合同審批通過后，采購員向供應(yīng)商發(fā)出訂貨單（2）供應(yīng)商收到訂貨單后，按合同要求及時發(fā)運(yùn)物資（3）采購員跟蹤供應(yīng)商的發(fā)貨情況，如有問題，及時與供應(yīng)商溝通5驗(yàn)收、付款（1）收到采購物資后，收貨員依據(jù)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，將廠商、12、規(guī)格、數(shù)量以及檢驗(yàn)單號碼等填入檢驗(yàn)記錄表（2）若判定合格，則將物資標(biāo)示為合格，填寫檢驗(yàn)合格單，通知倉管員辦理入庫手續(xù)，根據(jù)合同中的付款方式辦理結(jié)賬手續(xù)（3）若判定不合格，則將物資標(biāo)示為不合格，填寫檢驗(yàn)不合格單，通知供應(yīng)商辦理退貨手續(xù)任務(wù) : 采購后續(xù)跟進(jìn)服務(wù)流程與規(guī)范（9）部門 : 采購部服務(wù)程序服務(wù)規(guī)范后續(xù)跟進(jìn)制訂跟進(jìn)規(guī)范修訂、存檔1.制定后續(xù)跟進(jìn)工作規(guī)范 （1）采購部經(jīng)理制定酒店采購活動的后續(xù)跟進(jìn)工作規(guī)范，報決總經(jīng)理審批 （2）總經(jīng)理審批通過后，各采購員學(xué)習(xí)并執(zhí)行酒店采購活動的后續(xù)跟進(jìn)工作規(guī)范2.后續(xù)跟進(jìn) （1）采購訂單的跟催：訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫 （2）采購訂單13、取消 如因某種原因，酒店需要取消已發(fā)出的訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，所以采購部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行的解決方法，以便報叫經(jīng)理作出決定 如因某種原因，供應(yīng)商取消把酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門，要求原供應(yīng)商賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟(jì)損失（3）.若供應(yīng)商違反合同，采購部則要按合同上載明的詳細(xì)細(xì)則進(jìn)行處理（4）.將所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料進(jìn)行分類歸檔備查，同時每天將采購員自購物品價格信息錄入采購部價格信息庫（5）.凡未能按時、按量采購所需物品并影響申購部門正常經(jīng)營活動的，采購部需填寫采購交貨延遲檢討表，說明原因及跟進(jìn)情況并呈總經(jīng)理批示3.修14、訂、存檔 （1）在酒店采購活動的后續(xù)跟進(jìn)工作規(guī)范的執(zhí)行過程中，采購主管向采購員、供應(yīng)商征求對有關(guān)規(guī)范的意見和建議 （2）采購主管將意見和建議匯總，匯報給采購部經(jīng)理 （3）采購部經(jīng)理根據(jù)反饋意見對酒店采購活動的后續(xù)跟進(jìn)工作規(guī)范進(jìn)行修訂，報總經(jīng)理審批后存檔任務(wù) : 物資請購服務(wù)流程與規(guī)范（10）部門 : 采購部服務(wù)程序服務(wù)流程更新替換請購新增物品的請購補(bǔ)倉物品請購制定請購辦法更新替換請購新增物品的請購補(bǔ)倉物品請購制定請購辦法1制定物資請購管理辦法（1）采購部經(jīng)理結(jié)合酒店的實(shí)際情況制定酒店物資請購管理辦法，報酒店總經(jīng)理審批（2）總經(jīng)理審批同意后，酒店各部門按照管理辦法進(jìn)行物資的請購2新增物品的請購（15、1）若部門想添置新物品，部門經(jīng)理應(yīng)撰寫新增物品申請報告，經(jīng)財務(wù)部審核后，報總經(jīng)理審批（2）總經(jīng)理審批同意后，部門經(jīng)理填寫采購申請表，表中要說明采購物品的名稱、數(shù)量、需求日期、預(yù)算金額等，連同申請報告送交采購部（3）采購部經(jīng)理審核同意后，按采購申請表上的要求，制訂新增物品采購計(jì)劃，報總經(jīng)理審批（4）采購主管組織采購員按照新增物品采購計(jì)劃進(jìn)行采購3更新替換舊物品的請購（1）若部門欲更新替換舊物品，部門經(jīng)理應(yīng)先填寫一份物品報損報告，經(jīng)財務(wù)部審核后，報酒店總經(jīng)理審批（2）總經(jīng)理審批同意后，填寫采購申請表（包括物品的名稱和規(guī)格、最近一次訂貨單價、最近一次訂貨數(shù)量、提供本次訂貨數(shù)量建議等內(nèi)容），連同物品破16、損報告送交采購部（3）采購部經(jīng)理審核同意后，按采購申請表上的要求，制訂更新替換舊物品的采購計(jì)劃，報總經(jīng)理審批（4）總經(jīng)理審批同意后，采購主管組織采購員按照采購計(jì)劃進(jìn)行采購任務(wù) : 食品采購服務(wù)流程與規(guī)范（11）部門 : 采購部 服務(wù)程序：服務(wù)流程選擇供應(yīng)商制訂采購計(jì)劃實(shí)施采購驗(yàn)收、結(jié)算1制訂食品采購計(jì)劃（1）采購部經(jīng)理根據(jù)酒店?duì)I業(yè)計(jì)劃和餐飲部的采購申請編制食品年度、季度、日采購計(jì)劃，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核后，報酒店總經(jīng)理審批（2）總經(jīng)理審批同意后，采購主管組織餐飲采購員實(shí)施食品年度、季度、日采購計(jì)劃2選擇供應(yīng)商（1）餐飲采購員應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃的要求，進(jìn)行市場調(diào)研，選擇35家供應(yīng)商，向其詢價（2）收到報17、價后，采購主管組織專家成立評價小組，比較供應(yīng)商所提供食品的質(zhì)量和價格，最終確定一個質(zhì)量好、價格低的供應(yīng)商（3）采購主管與供應(yīng)商就采購事宜進(jìn)行談判后簽訂合同，報采購部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批對于年度采購任務(wù)，采購主管需同供應(yīng)商簽訂采購合同，注明品名、規(guī)格、等級、數(shù)量、價格、交貨方式、交貨批量、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等具體條款對于季度采購任務(wù)，指采購冰凍海、河等產(chǎn)品，因這些食品季節(jié)性強(qiáng)，只能進(jìn)行批量采購。采購時，應(yīng)同供應(yīng)商簽訂合同，注明品名、規(guī)格，以及數(shù)量、單價、金額、交貨方式、交貨地、交貨期以及驗(yàn)收、付款等具體條款對于日采購計(jì)劃，指采購蔬菜、魚類、肉類等鮮活產(chǎn)品。采購主管同供應(yīng)商簽訂采購合同，注18、明品名、規(guī)格、等級、數(shù)量、價格、每天的交貨時間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等具體條款（4）進(jìn)行大批量或高檔食品及原料采購時，采購部經(jīng)理應(yīng)親自參與采購工作，對質(zhì)量、價格加以控制3實(shí)施采購（1）采購員根據(jù)電腦上采購申請表的品種、數(shù)量，在電腦訂貨單上輸入價格，然后通知供應(yīng)商按指定日期送貨（2）對于特定的進(jìn)口食品、數(shù)量或金額大的訂貨計(jì)劃，根據(jù)使用部門的要求，上報總經(jīng)理批準(zhǔn)后才可訂貨（3）各部門的急需購買申請，使用部門須先文字通知采購員，后將需訂貨的品種、數(shù)量輸入電腦，采購員以電腦采購申請表為準(zhǔn)，按定價輸入電腦并馬上落實(shí)購買（4）在采購過程中，為使自己處于主動地位，采購部應(yīng)盡可能在事先取得經(jīng)餐飲部認(rèn)可的食品樣品19、后，支付供應(yīng)商最少量定金。待符合樣品原料全部到貨后，再支付一定比例的貨款并留有一定數(shù)額的尾款，以防原料中有不符合樣品的原料夾帶4驗(yàn)收、結(jié)算（1）食品采購后，直接進(jìn)廚房的由收貨員配合廚師長或其指定人員進(jìn)行驗(yàn)收；入庫的由收貨員和倉管員一起驗(yàn)收（2）驗(yàn)收合格后，采購員將采購申請表、訂單和驗(yàn)收單等交給財務(wù)部，由財務(wù)部與供應(yīng)商結(jié)算（2）若在驗(yàn)收時，發(fā)現(xiàn)食品同采購計(jì)劃中的品名、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量不符，采購員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系，及時辦理退貨、換貨手續(xù)任務(wù) : 物品采購服務(wù)流程與規(guī)范（12）部門 : 采購部服務(wù)程序：服務(wù)流程選擇供應(yīng)商制訂采購計(jì)劃實(shí)施采購驗(yàn)收、結(jié)賬1制訂物品采購計(jì)劃（1）采購部經(jīng)理根據(jù)酒店?duì)I業(yè)20、計(jì)劃和相關(guān)部門的采購申請制訂物料年度、月度和臨時采購計(jì)劃，報財務(wù)部經(jīng)理、酒店總經(jīng)理審批（2）財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批同意后，采購主管組織物品采購員實(shí)施物品年度、月度和臨時采購計(jì)劃2選擇供應(yīng)商（1）物品采購員應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃的要求，進(jìn)行市場調(diào)研，選擇35家供應(yīng)商，向其詢價（2）收到報價后，采購主管組織專家成立評價小組，比較供應(yīng)商所提供食品的質(zhì)量和價格，最終確定一個質(zhì)量好、價格低的供應(yīng)商（3）采購主管與供應(yīng)商就采購事宜進(jìn)行談判后簽訂合同，報采購部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批（4）如采購物品屬新品種，則需會同使用部門與供應(yīng)商聯(lián)系洽談，取回樣品（樣本）進(jìn)行試用，試用合格后，轉(zhuǎn)入第（3）步驟（5）對大批量或21、高檔物品的采購及新品種采購，采購部經(jīng)理應(yīng)親自參與采購工作并對質(zhì)量、價格加以控制3實(shí)施采購（1）合同審批通過后，物品采購員向供應(yīng)商發(fā)出訂貨單需購物品是酒店已確認(rèn)或補(bǔ)充庫存的，應(yīng)按原定規(guī)格、型號、顏色、價格等要求辦理，從原定供應(yīng)商處按質(zhì)、按量、按時購進(jìn)計(jì)劃外和臨時少量急需品，需經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的有關(guān)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購員才可進(jìn)行采購，以確保使用部門需要（2）物品采購員要定期關(guān)注、跟蹤訂單的進(jìn)程，根據(jù)需要催促供應(yīng)商在交貨期內(nèi)交貨4驗(yàn)收入庫（1）物品采購后，收貨員按照訂單對物品的數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收（2）驗(yàn)收合格后，直撥到使用部門的物品，收貨員按照酒店有關(guān)規(guī)定辦理領(lǐng)用手續(xù)；入庫的物品，由倉管員辦理22、物品入庫手續(xù)。采購員根據(jù)合同約定為供應(yīng)商辦理結(jié)賬手續(xù)（3）若發(fā)現(xiàn)物品同采購計(jì)劃中的品名、規(guī)格、數(shù)量、價格質(zhì)量不相符或有問題，應(yīng)及時通知采購員，由采購員與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨、換貨手續(xù)任務(wù) : 鮮活貨品采購服務(wù)流程與規(guī)范（13）部門 : 采購部服務(wù)程序服務(wù)流程采購鮮活貨品填寫采購申請表驗(yàn)收、結(jié)賬1填寫鮮活貨品采購申請表（1）廚師長根據(jù)所需鮮活貨品填寫每日鮮活貨品采購單，填寫時注意以下內(nèi)容所需貨物量是否與第二天的需求量相符仔細(xì)檢查是否有重復(fù)項(xiàng)目次日是否有臨時團(tuán)隊(duì)或宴會（2）廚師長將采購單交行政總廚批準(zhǔn)，行政總廚審核時注意以下內(nèi)容貨品量是否與第二天所需量相符檢查是否有重復(fù)項(xiàng)目次日是否有臨時團(tuán)隊(duì)，如有23、將所需貨品及需求量加上2采購鮮活貨品（1）行政總廚批準(zhǔn)后，廚師長將每日鮮活貨品采購單交給采購部（2）采購員根據(jù)食品日采購計(jì)劃和鮮活貨品采購申請表到指定供應(yīng)商處采購貨品或者供應(yīng)商按照采購合同每天到酒店取鮮活貨品采購申請表，于第二日（或規(guī)定時間內(nèi)）按質(zhì)、按時、按量送貨3驗(yàn)收、結(jié)算（1）收到鮮活貨品后，收貨員配合廚師長或廚師長指定人員對其數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收（2）驗(yàn)收合格后，鮮活貨品要直接入廚房，廚師長或廚師長指定人員應(yīng)辦理領(lǐng)用手續(xù)；采購員將采購申請表、驗(yàn)收單等交財務(wù)部，財務(wù)部與供應(yīng)商結(jié)算任務(wù) : 維修零件/物料采購服務(wù)流程與規(guī)范（14）部門: 采購部服務(wù)程序服務(wù)規(guī)范進(jìn)行采購填寫采購審請表驗(yàn)收、結(jié)帳124、.填寫采購申請表 （1）工程部填寫采購審請表，且采購申請表內(nèi)必須注明貨品名稱和規(guī)格、平均每月消耗量、庫存數(shù)量、最近一次訂貨單價、最近一次訂貨數(shù)量、提供本次訂貨數(shù)量建議、經(jīng)工程部經(jīng)理審批后交采購部經(jīng)理 （2）大型改造工程或大型維修活動，工程部須做工程預(yù)算，根據(jù)工程預(yù)算填寫采購申請表（采購宴請表中的內(nèi)容同（1）中的內(nèi)容）,經(jīng)財務(wù)部審核、總經(jīng)理審批后交給采購部經(jīng)理2.進(jìn)行采購 （1）采購部經(jīng)理核查采購申請表上的信息后，根據(jù)采購申請表上的內(nèi)容制訂維修零件/物料采購計(jì)劃報總經(jīng)理審批 （2）審批通過后，采購主管組織采購員按照采購計(jì)劃進(jìn)行采購 （3）采購時，采購應(yīng)選擇至少三個供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價，最終選定供25、應(yīng)商，報采購主管、采購部經(jīng)理審批 （4）采購主管與供應(yīng)商就采購事宜談妥后，雙方簽訂采購合同（采購合同要報采購部經(jīng)理、總經(jīng)理審批） （5）采購員向供應(yīng)商發(fā)出訂單，供應(yīng)產(chǎn)品根據(jù)訂單及時發(fā)貨3驗(yàn)收 （1）物品到貨后，收貨員和倉管員對維修零件/物料進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，倉管員辦理物品入庫手續(xù) （2）采購?fù)鶕?jù)合同中的約定為供應(yīng)商辦理結(jié)帳手續(xù)任務(wù) : 印刷品請購/驗(yàn)收/發(fā)放服務(wù)流程與規(guī)范（15）部門 : 采購部服務(wù)程序服務(wù)流程進(jìn)行印刷填寫采購審請表表收貨、付款1.填寫印刷品采購審請表 （1）使用部門根據(jù)營業(yè)需要，填寫采購申請表并請公關(guān)營銷部公關(guān)處制作印刷品的樣板，送倉儲主管審批 （2）倉儲主管簽字后交財26、務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批2.進(jìn)行印刷 （1）財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批同意后，采購主管根據(jù)印刷樣板和采購申請表安排采購員聯(lián)系印刷廠家 （2）采購員聯(lián)系至少三家印刷廠家，向其詢價并請其制作樣稿 （3）采購員將樣稿交給使用部門核對，再對其價格進(jìn)行比較，最終確定印刷廠家（將該廠家的樣稿留一份給收貨組作收貨樣板） （4）采購主管和印刷廠家進(jìn)行談判后簽訂印刷合同，報采購部經(jīng)理審批 （5）采購部經(jīng)理審批同意后，采購員向印刷廠發(fā)出訂單，印刷廠根據(jù)訂單印制宣傳口3.收貨、付款 （1）印刷品到貨后，收貨員根據(jù)訂單和樣板對印刷口進(jìn)行驗(yàn)收，將印刷品交使用部門核定，確認(rèn)無差錯后方可收貨 （2）驗(yàn)收合格后，采購員將采購申請表、27、訂單和驗(yàn)收單等交給財務(wù)部，財務(wù)部與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算任務(wù) : 招標(biāo)工作服務(wù)流程與規(guī)范（16）部門 : 采購部服務(wù)程序服務(wù)規(guī)范發(fā)出投標(biāo)邀請書發(fā)布招標(biāo)公告工作總結(jié)開標(biāo)前期工作開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)1發(fā)布招標(biāo)資格預(yù)審公告（1）酒店采購部成立采購工作小組開展邀請招標(biāo)工作，同時成立采購監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)制止和糾正采購工作小組在采購過程中的違紀(jì)、違規(guī)行為，同時提出處理意見上報總經(jīng)理（2）采購工作小組會同使用部門根據(jù)采購申請編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件不得要求或者標(biāo)明特定的投標(biāo)人或者產(chǎn)品，以及含有傾向性或者排斥潛在投標(biāo)人的內(nèi)容（3）采購工作小組必須提前 天將酒店采購信息及資格預(yù)審公告登在酒店宣傳欄，通過報紙或酒店網(wǎng)站公布投標(biāo)人28、資格條件（要求投標(biāo)人在資格預(yù)審公告期結(jié)束之前，按公告要求提交資格證明文件）2發(fā)出投標(biāo)邀請書（1）采購工作小組從評審合格投標(biāo)人中通過隨機(jī)方式選擇三家以上的投標(biāo)人，向其發(fā)出投標(biāo)邀請書（2）投標(biāo)邀請書的主要內(nèi)容有：投標(biāo)邀請，投標(biāo)人須知（包括密封、簽署、蓋章要求等），投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)提交的資格與資信證明文件，合同主要條款及合同簽訂方式，招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格和要求（包括附件、圖紙等），交貨和提供服務(wù)的時間3開標(biāo)前期工作（1）根據(jù)招標(biāo)采購項(xiàng)目的具體情況，采購小組可以組織潛在的投標(biāo)人現(xiàn)場考察或者召開開標(biāo)前答疑會，但不得單獨(dú)或者分別組織只有一個投標(biāo)人參加的現(xiàn)場考察（2）開標(biāo)前，有關(guān)工作人員不得向他人透露已獲取招標(biāo)文件29、的潛在投標(biāo)人的名稱、數(shù)量以及可能影響公平競爭的有關(guān)招標(biāo)投標(biāo)的其他情況（3）采購小組負(fù)責(zé)收取投標(biāo)文件，在招標(biāo)文件要求的提交投標(biāo)文件截止時間之后送達(dá)的投標(biāo)文件為無效投標(biāo)文件，應(yīng)當(dāng)拒收4開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)（1）開標(biāo)時，采購監(jiān)督小組到現(xiàn)場監(jiān)督開標(biāo)活動，開標(biāo)過程由采購工作小組指定專人負(fù)責(zé)記錄并存檔備查（2）開標(biāo)時，由采購監(jiān)督小組成員檢查投標(biāo)文件的密封情況，經(jīng)確認(rèn)無誤后，由采購工作小組成員當(dāng)眾拆封，宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價格、價格折扣、招標(biāo)文件允許提供的設(shè)備投標(biāo)方案和投標(biāo)文件的其他主要內(nèi)容（3）采購工作小組組織有關(guān)專家成立評標(biāo)委員會，評標(biāo)委員會按照酒店有關(guān)規(guī)定進(jìn)行評標(biāo)，確定中標(biāo)單位（4）采購工作小組向供應(yīng)商發(fā)30、布中標(biāo)、落標(biāo)通知書（5）采購部與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同5工作總結(jié)（1）采購工作小組負(fù)責(zé)編寫評標(biāo)報告，其主要內(nèi)容包括：投標(biāo)人名單及招標(biāo)操作小組成員名單，開標(biāo)記錄和評標(biāo)情況及說明，評標(biāo)結(jié)果和中標(biāo)候選供應(yīng)商等有關(guān)資料，招標(biāo)工作小組的授標(biāo)建議。（2）將評標(biāo)報告交由采購監(jiān)督小組審閱后加具意見上報總經(jīng)理審批，審批結(jié)果由采購工作小組負(fù)責(zé)落實(shí)執(zhí)行任務(wù) : 原輔料采購索證制度（17）部門 : 采購部 服務(wù)程序：服務(wù)流程1采購食品前應(yīng)與廚師長取得聯(lián)系，做到計(jì)劃進(jìn)貨，以保證食品特新鮮和衛(wèi)生質(zhì)量。2采購食品、原料、半成品應(yīng)向有食品衛(wèi)生許可證的供貨單位進(jìn)行定點(diǎn)采購，并向供貨方索取該批食品的衛(wèi)生檢查合格證。3采購食品時間31、供方提出質(zhì)量要求，親查看食品質(zhì)量，包括熟食檢查等。4采購大米、面粉、食用油、肉類、酒類、飲料、乳制品、調(diào)味品等，向供貨方索取檢驗(yàn)、檢疫報告單（證明），索取的各種征件應(yīng)妥善保存?zhèn)潋?yàn)。5購定型包裝食品要查看食品包裝標(biāo)識是否齊全，是否有生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等，標(biāo)識不全的不應(yīng)采購。6腐敗變質(zhì)、發(fā)霉、生蟲、蟲蛀、有毒有害、摻雜摻假、質(zhì)量不新鮮的食品不得采購，非定點(diǎn)屠宰的肉類不得采購。7采購食品時應(yīng)防止運(yùn)輸過程中的污染，供貨方運(yùn)貨的要嚴(yán)格進(jìn)行檢查，如受到污染，應(yīng)拒絕接受送來的食品。任務(wù) : 原輔料采購驗(yàn)收制度（18）部門 : 采購部服務(wù)程序服務(wù)流程1驗(yàn)收食品時應(yīng)做好所采購食品的各類、數(shù)量、質(zhì)量等方面的登記，建32、立登記帳冊。2檢查新購食品有無合格或檢疫證明。3腐敗變質(zhì)、發(fā)霉、生蟲、有毒有害、摻雜摻假食品不收。4驗(yàn)收后向保管員或廚師有關(guān)人員分門別類交代清楚。5驗(yàn)收記錄妥善保存以備查考任務(wù) : 報賬（結(jié)算）服務(wù)流程與規(guī)范（19）部門 : 采購部服務(wù)程序服務(wù)流程報財（結(jié)算）制定報財規(guī)范修訂、存檔制定報賬規(guī)范報財（結(jié)算）修訂、存檔1制定報賬（結(jié)算）服務(wù)規(guī)范 （1）采購部經(jīng)理結(jié)合酒店實(shí)際情況制定酒店采購報賬（結(jié)算）服務(wù)規(guī)范，報財務(wù)部經(jīng)理、酒店總經(jīng)理審批 （2）財務(wù)部經(jīng)理、酒店總經(jīng)理審批同意后，采購部開始執(zhí)行酒店采報賬（結(jié)算）服務(wù)規(guī)范2報賬（結(jié)算）工作 （1）直撥物資、進(jìn)倉物資的結(jié)算：物資進(jìn)貨后，供應(yīng)商或采購員直33、接向收貨人員索取驗(yàn)收單的客戶聯(lián)，連同正式發(fā)標(biāo)一起送到財務(wù)部進(jìn)行結(jié)算 （2）食品代銷品種的結(jié)算代銷部門在銷售后開具電腦采購申請表交采購部 收貨人員根據(jù)采購申請表打印收貨計(jì)劃單交使用部門簽名確認(rèn) 供應(yīng)商或采購員憑收貨組打印的收貨計(jì)劃單客戶聯(lián)，與正式發(fā)票一起送到財務(wù)部進(jìn)行結(jié)算 （3）食品庫海鮮單的結(jié)算 各廚房直接到食品庫領(lǐng)料并簽手工領(lǐng)料單 每天下班前,各廚房將當(dāng)日海鮮領(lǐng)料單分品種匯總后,送行政總廚辦公室 由總廚辦公室根據(jù)數(shù)量在電腦上填寫各廚房的采購申請單 采購員在電腦上輸入各品種單價 收貨人員在電腦上打印出各廚房上一日所領(lǐng)各品種的名稱,與原始手工單復(fù)核后,交各廚房廚師長簽名 各廚房廚師長簽名后的收貨34、記錄單,使用部門自留一聯(lián),其余兩聯(lián)交回收貨組 收貨人員根據(jù)收貨單上的數(shù)量、部門 ，輸入電腦確認(rèn)并打印電腦確認(rèn)單 供應(yīng)商或采購員憑收貨人員打印的收貨單客戶聯(lián)連同正式發(fā)票到財務(wù)部進(jìn)行結(jié)算3修訂、存檔 （1）在服務(wù)規(guī)范執(zhí)行過程中，采購部、財務(wù)部、供應(yīng)商等有關(guān)人員對該規(guī)范的可行性提出意見和建議 （2）采購部經(jīng)理根據(jù)反饋的意見修訂酒店采購報賬（結(jié)算）服務(wù)規(guī)范，報酒店總經(jīng)理審批后交采購部辦公室存檔 任務(wù) : 采購配送（20）部門 : 采購部采購與配送1 加盟店所需范圍內(nèi)的餐具、布草及一次性消耗品由總店統(tǒng)一配送，不得通過其他途徑采購。2 加明店所需范圍內(nèi)的肉類、蔬菜類、海鮮類產(chǎn)品，由加盟店向總店審查合格的供35、應(yīng)商采購，不得身其他供應(yīng)商采購。3 加盟店所需范圍內(nèi)的小商品類產(chǎn)品，由加盟店按照總店規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求自行采購。供應(yīng)商配送1 由加盟店向總部批準(zhǔn)的供應(yīng)商進(jìn)行交易時，應(yīng)當(dāng)使用總店統(tǒng)一制定的合同文本。2 加盟店需向其他供應(yīng)商采購產(chǎn)品的，應(yīng)事先書面向總店提出申請，說明理由，在征得總店書面同意后方執(zhí)行。供應(yīng)商資格審查制1. 總店對供應(yīng)商實(shí)行“供應(yīng)商資格審查制”，定期發(fā)布批準(zhǔn)的供應(yīng)商及產(chǎn)品目錄。2. 總店對申請資格審查的供應(yīng)商，按照總店規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取審查、檢驗(yàn)費(fèi)用。退貨、換貨由總店向加盟店配送的產(chǎn)品，加盟店應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定對產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，因產(chǎn)品質(zhì)量及包裝不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，或者產(chǎn)品的保質(zhì)期已經(jīng)超過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的，由總店予以換貨或退貨。