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1、深圳壹畚壹卷裝飾有限公司辦公室管理規(guī)定K目的為了維護(hù)辦公室工作秩序，給員工營造一個舒適、整潔、安全的辦公環(huán)境、 合理利用各項(xiàng)資源、辦公物品，并提高員工的工作效率，保證公司財產(chǎn)和人身安 全，從而制定本規(guī)定。2、適用范圍本制度適用于公司全體員工。3、權(quán)責(zé)3.1 行政部負(fù)責(zé)管理制度的建立與監(jiān)督實(shí)施；3.2 各部門負(fù)責(zé)制度的遵照執(zhí)行；3.3 副總經(jīng)理、總經(jīng)理負(fù)責(zé)制度的審核與批準(zhǔn)。4、環(huán)境衛(wèi)生管理：4.1衛(wèi)生清潔范圍：辦公室、會議室、公共通道、走廊、洗手間、陽臺、墻面、地面、天花、辦公設(shè)施、設(shè)備等。4.2環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定(1)行政部前臺每日至少巡查整個辦公室兩次,發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生問題及時安排保潔員清掃。(2) 2、行政部主管每周不定時巡查辦公室，被檢查到衛(wèi)生清理不到位的，立即要 求前臺通知保潔員重新清理。(3) 員工不得在辦公室內(nèi)吃東西、隨地吐痰、亂仍果皮廢紙。(4) 員工應(yīng)保持辦公桌面干凈衛(wèi)生、整潔。(5) 員工必須在指定地方吃飯、抽煙。(6) 下班時，應(yīng)關(guān)閉好電腦、將椅子推入辦公臺下。(7) 上完洗手間后，應(yīng)隨手沖水，養(yǎng)成衛(wèi)生的好習(xí)慣。員工發(fā)現(xiàn)洗手間設(shè)備損壞的，應(yīng)及時通知行政部進(jìn)行維修。5、消防安全管理規(guī)定5.1按照消防規(guī)范要求，公司內(nèi)配置有相應(yīng)的消防設(shè)施，并由行政部定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。定期更換過期、失效、毀損的消防設(shè)施，保證各項(xiàng)設(shè)施能夠正常 操作。員工不得隨意動用消防設(shè)施設(shè)備， 更不得蓄意損壞。突3、發(fā)性特殊情況除外（如火災(zāi)等）。6、財產(chǎn)安全管理規(guī)定6.1白天上班時間，由前臺文員做好來訪接待登記工作。6.2節(jié)假日、下班后，前臺必須關(guān)閉辦公室所有門窗方可離開，加班人員最后一名離開公司的人員，必須檢查門窗是否全部關(guān)閉，并鎖好公司大門。午休時間前臺負(fù)責(zé)公司財產(chǎn)安全，值班看守，確有需要離開應(yīng)提前告知部門主管。6.3行政部嚴(yán)格的鑰匙領(lǐng)用管理和鑰匙匙歸還登記備案工作。6.4行政部負(fù)責(zé)公司物品放行管理工作，做好詳細(xì)的物品放行登記備案工作。 員工攜公司物品出入公司時，應(yīng)配合前臺文員做好物品放行登記工作。6.5員工應(yīng)自覺維護(hù)好公司的各項(xiàng)辦公設(shè)施，不得蓄意損壞。6.6如公司物品丟失，將通過各項(xiàng)登記手續(xù)以及物業(yè)4、監(jiān)控錄相找回丟失物品，查證屬實(shí)后立即辭退并通報全公司,情節(jié)嚴(yán)重的，移交公安機(jī)關(guān)處理。帶追回物品損失，按原價的3倍賠償。如為公司外部偷竊人員（公司內(nèi)的任何員工都有舉 報、揭發(fā)的任務(wù)，協(xié)助行政部捕獲并移交公安機(jī)關(guān)處理。7、辦公設(shè)施、設(shè)備使用規(guī)定7.1辦公設(shè)施、設(shè)備包括：辦公室水、開關(guān)電源、桌柜、空調(diào)、飲水機(jī)、電腦及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。7.2員工應(yīng)做到隨手關(guān)水、關(guān)燈，杜絕資源浪費(fèi)。光線充足時盡可能關(guān)閉照明電源或減少照明源的數(shù)量；合理用水，保護(hù)水資源；中午午休時間請關(guān)閉顯示器及照明燈；員工離開各自辦公室房間 30分鐘以上應(yīng)關(guān)閉照明、電腦顯示器等 設(shè)備。合理用紙，打印前請仔細(xì)檢查無誤再打印， 根據(jù)文檔排版適當(dāng)調(diào)5、節(jié)打印張 數(shù)，不對外使用的文件或公司非正式文件， 盡量使用二手紙（機(jī)密性文件如印有 人事、方案價格等除外）。7.3節(jié)假日、下班后，公共設(shè)施行政前臺負(fù)責(zé)關(guān)閉，個人電腦各使用人員負(fù) 責(zé)關(guān)閉。行政前臺每日上班前檢查各項(xiàng)設(shè)施是否關(guān)閉，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)沒有關(guān)閉的，按公司獎懲制度進(jìn)行相應(yīng)處罰。7.4加班人員離開公司時，應(yīng)檢查加班時使用各項(xiàng)設(shè)備關(guān)閉情況，并確定門窗 已經(jīng)關(guān)好，鎖門后離開。7.3行政部人員必須掌握所有設(shè)施使用及維護(hù)方法 ，新進(jìn)員工入職培訓(xùn)，應(yīng)對 設(shè)備設(shè)施操作方法進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)。7.4公司所有人員都有對設(shè)施故障進(jìn)行報修的義務(wù)，如發(fā)現(xiàn)故障應(yīng)立即通知行 政部進(jìn)行處理，需要請人維修的，應(yīng)立即提出申請，進(jìn)行維修。6、8、網(wǎng)絡(luò)使用管理規(guī)定8.1網(wǎng)絡(luò)設(shè)備包括服務(wù)器、UPS、路由器、交換機(jī)以及用于計算機(jī)應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。.2網(wǎng)絡(luò)設(shè)備由行政部管理、嚴(yán)禁他人操作使用。不得改變網(wǎng)絡(luò)設(shè)備布置,服務(wù)器、路由器配置和網(wǎng)絡(luò)參數(shù)。嚴(yán)禁私自隨意拆裝、移動計算機(jī)設(shè)備。8.3員工必須正確開機(jī)和關(guān)機(jī)。開機(jī)時，先開外設(shè)（顯示器、打印機(jī)等）開主機(jī)；關(guān)機(jī)時應(yīng)先行退出應(yīng)用系統(tǒng)和關(guān)閉操作系統(tǒng),再關(guān)閉主機(jī)最后關(guān)外設(shè)。.4計算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況（包括氣味、冒煙與過燙）時，應(yīng)立即關(guān)閉電源開關(guān)，拔掉電源插頭，及時請行政部派人檢查或維修。.5任何員工如需更換/增加硬件設(shè)備，必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由行政部負(fù)責(zé)購買更換/安裝。.6所有員工必須對計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)7、信息保密，不得外泄公司人事、客戶、價格、方案技術(shù)資料、圖片等。如有發(fā)現(xiàn)，按照員工保密協(xié)議處理。.7任何員工不得在公司的局域網(wǎng)上制造傳播任何計算機(jī)病毒，不得故意引入病毒，員工使用網(wǎng)絡(luò)時發(fā)現(xiàn)病毒應(yīng)立即向網(wǎng)管員報告以便獲得及時處理。操作過程中發(fā)現(xiàn)病毒應(yīng)立即停機(jī)，請網(wǎng)管員迅速進(jìn)行病毒檢測。8.8上班時間嚴(yán)禁在計算機(jī)上玩游戲，播放與工作無關(guān)的VCD、_DVD 等。8.9嚴(yán)禁在網(wǎng)上瀏覽、下載、傳播反動、黃色的文章和圖片。9、名片管理9.1除副總經(jīng)理批準(zhǔn)外，員工轉(zhuǎn)正后方可提出印制名片的申請。9.2每周一、周三下午4： 00之前各部門提交名片申請，行政部于3個工作日內(nèi)交貨。非此時間內(nèi)提交申請的，順延至次周的周8、一、周三制作。9.3名片必須按照公司統(tǒng)一版本印制，必須使用公司統(tǒng)一分配的郵箱及 QQ 不得私自更改聯(lián)系信息及職位。9.4員工離職時，必須將離職前所印制的所有公司名片還給行政部。9.5持有公司名片的員工，不能在外從事任何損害公司利益的活動和其他違 法行為。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，按公司相關(guān)管理制度處理。10、圖書管理10.1行政部負(fù)責(zé)圖書的采購、入庫、借閱、保管和維護(hù)，由行政專員將書 名、書號錄入圖書登記表。每月底盤點(diǎn)一次。10.2各部門圖書借閱及歸還需至行政部進(jìn)行登記，一次借出時間不可超過 15天。對開放式的公共讀物（雜志），員工閱完后應(yīng)自覺放回原位。未經(jīng)行政部 許可任何人不得將公司圖書帶岀公司。10.3圖9、書是公司的公共財產(chǎn)，員工應(yīng)自覺保護(hù)圖書的完好無損，不得圈點(diǎn)、 批劃、撒毀、涂改、污損、裁割等。10.4員工離職時，必須歸還圖書，否則按原價的兩倍賠償。11設(shè)備、物品借用管理11.1公司所有設(shè)備、物品均由行政部負(fù)責(zé)保管，各部門工作需要借用的， 需至行政部進(jìn)行借用與歸還登記， 未經(jīng)登記，不可擅自取用。行政部應(yīng)于每次借 出及歸還時檢查物品是否外觀完好、部件完整、功能正常使用。發(fā)現(xiàn)異常情況及 時處理，以備下次之需。12、會議室管理12.1行政部前臺文員負(fù)責(zé)會議室的監(jiān)管、維護(hù)、會議室鎖匙的管理、會議 前、中、后會議室的秩序的維護(hù)和衛(wèi)生安全的維護(hù)、會議用品的保管和維護(hù)。12.2會議使用人必須提前半個小時通10、知前臺使用會議室，前臺確認(rèn)是否會有會議沖突，并作好茶水、投影儀、衛(wèi)生等用品準(zhǔn)備工作。如會議沖突時，按輕 重緩急靈活安排。12.3禁止在會議室內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔果皮、紙屑、吃東西。12.4會議結(jié)束后，會議使用人將會議用品交還前臺。12.5會議結(jié)束后，會議使用人應(yīng)關(guān)閉室內(nèi)設(shè)備電源、擺好桌椅、擦干凈白板、整理好臺面、關(guān)好門窗、拉好窗簾并及時通知保潔員打掃會議室衛(wèi)生。13、客人來訪接待規(guī)定13.1來訪接待的范圍(1) 高規(guī)格接待：客戶、政府官員、重要客人(2) 中低規(guī)格接待：面試及業(yè)務(wù)往來人員13.2來訪接待的原則(1) 禮貌待人、文明用語、儀表得體、著正裝。(2) 公平相待、態(tài)度誠懇、不卑不亢。11、(3) 筆錄簡明、條理清晰。(4) 處理迅速、不拖延，不回避。(5) 權(quán)責(zé)范圍清晰，不推卸責(zé)任。(6) 不盲目回復(fù)、不敷衍。13.3高規(guī)格來訪接待前的準(zhǔn)備接待人員提前填寫客人來訪接待申請單經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核、副總 經(jīng)理/總經(jīng)理批準(zhǔn)后通知行政部安排好接待場地、設(shè)施、陪同人、住宿、飲食、 交通工具等，行政部必須配合作好相關(guān)準(zhǔn)備工作。接待人員必須了解來訪人員的來訪目的、興趣、意愿等，提前安排 好接待的項(xiàng)目內(nèi)容、確定好活動時間、擬定好接待方案和預(yù)算報上級批準(zhǔn)。提前弄清楚來訪單位、人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)和使命。接待注意事項(xiàng)：(1) 前臺進(jìn)行安全、衛(wèi)生、歡迎詞、會議室茶水準(zhǔn)備工作。(2) 接待人員應(yīng)主動問好，12、認(rèn)真回答客人的問題。(3) 接待人員能夠解決的問題，在不違背原則的情況下，認(rèn)真予以解決。(4) 遇特殊情況，接待人員應(yīng)先穩(wěn)住事態(tài)，控制住場面后，立即向上級領(lǐng)導(dǎo) 匯報。(5) 合理安排接待吋間，切忽讓客人久候無人問津。(6) 手閑頭忙，一時難以抽身時，應(yīng)向客人說明暫請他人代接待。(7) 與客人同行時，請客人行于自已的右側(cè)。乘坐車、上下樓梯、電梯，應(yīng)禮讓在先，主動開關(guān)門。(9) 處于主陪地位時，應(yīng)并排在客人旁邊，不要落在后邊。(10) 見面交談后，對客人原定的日程有變化的，應(yīng)與客人共同協(xié)商安排。13.4中低規(guī)格接待工作(1) 主動起迎、問明來意。(2) 引入接待室，泡一杯清茶。(3) 根據(jù)訪客的來意和身份，進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕徽劇?4、木規(guī)定最終解釋權(quán)歸行政部，此前與本規(guī)定相沖突者，均以本規(guī)定為準(zhǔn)。15木規(guī)定自文件發(fā)布之日起正式生效執(zhí)行。深圳壹畚壹畚裝飾有限公司2013年 月 日Power by YOZOSOFT