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1、致遠協同管理平臺整體解決方案之業務篇_合同管理北京致遠互聯軟件股份有限公司2025年3月4日目 錄1合同管理11.1概述與分析11.2方案框架21.3模塊與功能4采購合同訂立與執行5銷售合同訂立與執行8其它合同訂立與執行13合同變更14合同報表15合同歸檔161.4方案價值171.5客戶案例17河南依諾電梯工程有限公司17北京住總物流有限公司191 合同管理1.1 概述與分析合同管理是企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容；審查、監督、控制是合同管理的手段。企業的經濟往來2、，主要是通過合同形式進行的，因此，企業必須十分重視合同管理。合同管理是企業的一種自我管理行為，是企業生產經營管理的一個重要組成部分，它涉及到企業生產經營活動的方方面面。是一項綜合性的工作，能否有效的管理好合同，是現代企業經營管理成敗的一個重要因素。合同產生在合同管理的前期階段，在這一階段企業往往比較重視，一旦合同簽訂了，施工任務到手了，合同權利義務確定了，一些企業往往就把合同拋之腦后了，甚至忘記了合同履行過程是實現權利義務的過程，而僅僅把它看成是生產過程的一部分。因此，企業合同管理的問題大多數產生在中期和后期履行階段。歸納起來，企業合同管理過程當中經常會遇見以下問題：1.合同流程執行不合乎規范3、，疏于監督，導致漏審和相關資料不完善，帶來了法律風險。2.通過紙質形式或者是電子文檔形式容易造成合同保管查閱不便，信息及時性差。3.合同執行周期長，涉及的人員、崗位和流程多，容易造成管理者監管難度加大。4.合同履行過程中，涉及多次的收付款，如果沒有提醒，經常造成跟蹤難，票據與收付階段難以應付，造成違約風險。5.客戶關系、訂單、采購訂單、收付款等關聯業務眾多，涉及的機構可能是客戶、企業內部各個部門或者是供應商，因此工作協同復雜困難，造成斷層?？傊?，合同管理是個關聯復雜，時間周期長的重要工作，需要通過一種信息化手段去解決。1.2 方案框架1.目標：規范化、標準化數據：通過合同管理系統實現數據的規范4、化，確保合同執行規范，保證市場數據和財務數據可關聯，為合同管理和市場提供分析依據基礎。固化、標準化審批流程：固化合同管理流程，實現合同管理的規范化、標準化，通過各個環節有效管控，增強執行力。協同一體化管控：企業內部實現從采購到銷售的一體化，組織間實現企業上下游一體化，延伸合同管理觸腳，建立一體化管控體系，適時提醒，避免違約，提高合同執行效率。多維度統計：提供多角色、多維度統計分析，滿足各類需求科學決策。2.管理思路：合同管理模塊在法律的框架下，可以針對企業對采購和銷售不同的管控需求進行定制化方案部署，實現采購和銷售的一體化打通，支撐以產定銷和以銷定產的經營模式，在業務一體化基礎上，強化崗位職責5、落實，加強管控與監管。3.方案框架：通過協同辦公平臺的合同管理模塊可以匹配企業的多種經營模式，對企業業務涉及到的所有合同進行一體化管理，聯合平臺的采購管理模塊和客戶關系管理模塊，配合打通從采購、生產到銷售的合同管理通路，實現全過程管控，并且通過泛組織模型、門戶和權限設計，將管理的觸腳延伸至供應商和客戶。提高合同審核的效率，加強執行和管控，規避合同糾紛導致的法律風險。整體來看，合同管理包括三部分內容：采購合同管理、銷售合同管理和其他合同管理。（1）采購合同是企業（供方）與分供方，經過雙方談判協商一致同意而簽訂的“供需關系”的法律性文件。采購方合同一般包括：商品品種、規格、數量，商品質量、價款和酬6、金，履行地點、期限和方式，違約責任，合同附則與簽署等。系統可以根據企業的采購形式，靈活適應集中采購框架式合同和分散采購合同的采購要求，從采購的招投標、合同審批、到訂單、合同執行以及法務、用章、付款、入庫等進行全過程管理，信息實現互通與傳遞，保證了信息無衰減，提高了采購合同的執行效率。（2）銷售合同是出賣人與買受人之間為了買賣工業產品（或商品）而簽訂的法律性文件。按供需雙方的買賣關系，又可分為代銷合同、包銷合同、選購合同和議購合同等。合同管理模塊在設計時充分考慮不同合同類型涉及的管理方法、模板、流程以及數據推送形式不同，使用和配置靈活，可用性高。并將報價審批、合同訂立與審批、訂單與發票都融入系統7、的管理范疇，同時兼顧法務和企業管理的要求，將合規、用章、收款等實現貫穿，提高了銷售合同訂立和合同執行的效率。（3）其他合同管理：其他合同管理包括了采購與銷售相關的按照計劃自動產生的相關收付款合同，實時對接財務。同時還包括了在采購、銷售部門之外其他部門產生的相關合同管理，形成合同管理的歸口，便于查詢、匯總與統計。因為合同管理融合在很多業務管理當中，所以致遠合同管理模塊更加開放，提供了與采購管理、庫存管理、客戶關系管理、供應商管理等接口，便于流程與數據打通。同時合同管理交織了各業務系統間的數據、流程和事件所引起的各種關聯機制、觸發機制，以及業務層和管理層對合同審核和執行中的意見與控制機制，過程非常8、復雜，因此，利用致遠的二元化工作流技術，可以完全解決以上問題，配合門戶引擎、輕表單引擎和多種終端的支撐，實現合同管理的過程管控，范圍延展至產業上下游。1.3 模塊與功能從整體上看合同管理，其系統的基本建模流程分為制度建立、流程維護、合同審核、合同履行、信息溝通環節，通過業務整改閉環、流程整改閉環、持續改進閉環，實現“PDCA”的過程優化（如下圖所示）。前兩個階段我們可以通過前期的系統規劃和流程梳理等咨詢方式實現，以下模塊介紹主要針對合同審核、履行和信息溝通開展。1.3.1 采購合同訂立與執行采購合同管理主要從采購部門對供應商的采購尋源發起，通過招標、詢價、競價、邀標等方式尋找到合適供應商后，就9、進入了采購合同訂立和采購訂單制定階段，后續進行合同履行，將付款計劃與訂單計劃傳遞給財務部門和供應商，實現后續合同的執行工作。（見下圖）1.開評標管理：招標管理員根據項目情況，發起技術標、商務標的評審，關聯“招標管控底表”信息，經批準后啟動現場開標程序； 通過現場會議方式，并將評標結果錄入系統。現場評定結果待向有關領導申報后再進行招標結果審批流程。該評標結果信息記錄了產品規格、價格和付款方式等約定，作為合同的信息，記錄并關聯下去。2.合同評審：采購項目一旦中標后就進入了訂單和采購合同訂立的階段了，采購部業務員關聯商務評標結果，自動帶出當前中標供應商及相應的投標報價信息，輸入付款階段、付款比例，系10、統對中標價格及合同總價做控制，這些信息都是在合同履行階段的預警信息。在合同評審階段，涉及采購部門、需求部門還有法務部門和相關領導，因此合同評審能夠通過流程傳遞至各個崗位職級，聯合審核降低合同訂立的風險。3.采購訂單：采購部業務員根據合同協議，向供應商下采購訂單，此單可作為結算依據。4.付款管理：在付款階段，可以有兩種方案：方案一：與ERP集成1）采購部業務員辦理付款申請，通過集成ERP系統，發起時直接關聯ERP的基礎檔案及合同管理系統的合同，經審批通過后數據推送到ERP；2）申請單號、處理標識，系統自動從ERP中獲取。方案二：非ERP集成，采購部業務員辦理付款申請，關聯采購類合同臺賬，實現單系11、統的控制。供應商通過自己的供應商門戶可以了解到付款計劃內，付款事項的進展，及時跟進業務情況。1.3.2 銷售合同訂立與執行銷售合同管理的發起來源于客戶與企業銷售的簽約。這部分可以對接協同的客戶關系管理模塊，也可以通過接口對接ERP的CRM系統。一旦客戶商機轉入簽約階段，客戶的信息就將關聯入銷售合同當中，正式進入合同訂立過程（如下圖展示）。1.詢價與投標：在銷售階段，客戶可能通過詢價的方式來進行所需購買商品的咨詢與報價，另一方面可以通過招投標的方式將商機進行轉化。這些信息在合同訂立的過程中作為合同的基本信息關聯進入系統，避免了信息錄入的誤差。2.合同訂立：在合同訂立的過程中，需要填寫合同主體信息12、，合同產品和服務的信息，以及付款條件和相關約定等。這些信息在合同訂立過程中非常重要，致遠系統支持多種的條件校驗手段，同時通過業務層和管理層的共同審定，降低合同履行風險，形成合同臺賬。3.銷售訂單：合同一旦確立，進入合同執行階段，合同訂單自動生成，將信息傳遞給生產或實施部門進行產品或服務的交付。4.收款管理：合同臺賬錄入，到按提貨批次計算節點應收款，發起催收通知單，流程清晰明，筆筆一目了然，應收現次實時可見。5.合同開票：每次財務收到銷售款項之后，系統自動觸發開票流程，將相關信息自動帶入系統進行審核。1.3.3 其它合同訂立與執行合同管理作為公司所有業務的合同歸口，將按收付款計劃自動生成的合同和13、其它單一業務涉及的合同融入到合同管理模塊當中。合同審批單合同內容存檔至合同管理信息表。1.3.4 合同變更由于業務在開展過程中存在變化，例如合同的追加，合同內容的調整等，因此在合同執行過程中一個很重要的工作就是合同變更，合同變更一定是經過審核，并且關鍵信息不能存在錯誤，因此關聯和回寫是重要的環節。增補合同審批單審批后回寫入合同管理信息表，增強了合同管理系統的普適性，為多樣、復雜的合同管理需求提供了信息錄入、管理渠道。1.3.5 合同報表合同管理系統支持多種報表展現形式，能夠根據權限控制合同信息的展現內容，為決策者提供依據，為業務者提供統計和查詢入口。1.3.6 合同歸檔合同管理模塊能夠自動歸類14、歸檔，利于體系化管理，并通過權限進行有限查看，把企業資產完全沉淀和保留下來。1.4 方案價值合同訂立：合同擬定的起因可追溯，信息可關聯，特別是針對采購合同，避免了盲目采購，盲目簽約的情況發生。合同執行：合同執行智能預警，避免人工失誤導致產生合同糾紛。合同關聯業務協作開展，提高執行效率。合同變更：業務的開展需要合同與之匹配，頻繁的變更能夠得到監管和監控，避免隨意性和不采納意見。統一平臺：平臺統一才能實現業務的合同歸口，統一管理思想和辦法。臺賬分析：提供及時、準確，口徑一致的合同臺賬，提高信息質量。1.5 客戶案例1.5.1 河南依諾電梯工程有限公司（1）客戶簡介作為經濟發展的標志，高層建筑的日益15、增多，使電梯行業具有前所未有的發展空間。應運而生的依諾電梯工程有限公司，創建于一九九六年，經過公司所有員工的不斷努力，踏實進取的勤奮工作，現公司的各項業務得到了突飛猛進的發展， 目前公司經營業績位列河南省前三，年銷售收入近2億，主營業務包括電梯銷售、安裝、維護和保養；每年電梯安裝臺數逾300臺；月維保電梯數量逾3500臺，立足于電梯行業之林。（2）項目背景l 電梯工程運營周期包括設計生產、銷售、安裝、維修和使用管理，是一個長期、間斷、工序復雜的過程；l 電梯地監流程周期長，階段銜接與協調精密度要求高，執行效果與監管難度大；人力投入多，稍有不慎影響后期使用，導致維保成本過高；l 根據建筑物的施工16、進度，分批提貨與結算，合同執行變化頻繁，難以對賬；l 過程質量控制復雜，記錄及資料繁多，管理難度大； l 現場施工或維保人員普遍文化程度不高，人員流動性大，現場過程文檔提交滯后，相關部門很難掌握具體事務開展情況。（3）解決方案項目實現了銷售管理、合同管理、工程管理、維保管理、物資管理和綜合管理的一體化應用，打通了從銷售、生產采購到交付和售后的所有環節。合同管理模塊建立合同臺賬，實現流程打通，項目信息一目了然。1.5.2 北京住總物流有限公司（1）客戶簡介北京住總物流有限公司（以下簡稱住總物流）成立于2007年5月，是北京住總集團有限責任公司注資兩億元組建的全資大型國有物流企業。住總物流以鋼材貿17、易、配送、服務及國際貿易為主營業務，同時提供倉儲物流、建筑產品專業系統集成、信息網絡等新型綜合服務。公司依托住總集團的雄厚實力和良好信譽，與首都鋼鐵集團、河北鋼鐵集團、天鐵冶金集團等建立了穩定的資源供應合作關系，與北京金隅、首開、首創等京內知名集團建立戰略合作伙伴關系，強強聯合，互惠互利，為公司長遠發展打下了堅實的基礎。（2）項目背景隨著公司業務規模的增加及集團化改造提上日程，日常管理方面出現的問題也越來越突出，如公司管理層無法第一時間掌握公司各項業務發展動態，行政審批效率愈發底下等。針對這些問題，公司與致遠合作搭建了協同辦公平臺，將公司日常行政辦公流程全部用信息化手段進行改造，提升管理效率，18、切實掌握風險點，取得了良好的效果。我司業務的特點是：種類多、變化快、金額大，這就決定了與其配套的信息系統必須具備靈活性高、系統調整速度快、運行維護難度低的特點。致遠互聯的系統主要解決了公司主營業務及新開發業務管控的問題。（3）解決方案項目建立了CRM管理系統、合同管理系統、預算管理系統，實現了三個系統業務聯動。合同管理合同審批單發起人填報視圖除合同基本信息外同時包含了合同類型、合同業務類別、合同所屬業務板塊等。為合同流水號的智能判斷提供了依據，同時為合同流程的智能分配提供了有效判斷方法。 合同支出審批單完成了合同金額的累積、付款方式的多渠道智能判斷以及保證金、付款日期由出納回寫功能。由于財務工作的特殊需求，在承兌匯票、信用證等付款方式中，如保證金具有時變性，其回寫由托收審批單完成。文檔來源：北京致遠互聯軟件股份有限公司