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1、7 編號(hào)：HR2016000艾琪美業(yè)有限公司人事檔案管理制度第一章 總則第一條：為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護(hù)和利用檔案，使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為艾琪美業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本管理制度。第二條：人事檔案工作是公司組織人事工作的重要組成部分，也是公司檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行公司戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。第三條：本制度適用于艾琪美業(yè)總部及其各子公司。第二章 管理職責(zé)第四條：公司人力資源中心人事檔案的管理職責(zé)就是a、負(fù)責(zé)制訂、修改和完善公司人事2、檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實(shí)施細(xì)則等規(guī)范；b、負(fù)責(zé)本制度在各子公司實(shí)施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；c、負(fù)責(zé)艾琪美業(yè)戰(zhàn)略決策董事會(huì)成員的人事檔案管理工作；d、負(fù)責(zé)艾琪美業(yè)各中心、部門的員工人事檔案管理工作；e、負(fù)責(zé)艾琪美業(yè)各子公司部門經(jīng)理及其以上的所有管理人員的人事檔案管理工作；f、負(fù)責(zé)對(duì)各子、分公司的員工人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)。第五條：公司人力資源中心人事檔案管理的義務(wù)是指導(dǎo)各子公司按本制度要求建立規(guī)范的檔案管理程序、規(guī)范檔案管理行為。第六條：公司人力資源部門人事檔案管理的職責(zé)就是負(fù)責(zé)執(zhí)行本制度，按其要求建立規(guī)范的人事檔案管理；負(fù)責(zé)管理部門經(jīng)理級(jí)以下的所有員工人事檔案管理工作。第三章 3、人事檔案內(nèi)容第七條：人事檔案正本，是由歷史地、全面地反映員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成，主要有如下幾類：a、履歷材料（包括個(gè)人的簡歷資料）、上一份工作離職證明、體檢報(bào)告；b、自傳材料（包括艾琪美業(yè)職位申請(qǐng)表）；c、鑒定、考核、入職追蹤面談表；d、學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；e、獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料；f、培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料；g、勞動(dòng)合同、錄用、任免、聘用、離職材料；h、目標(biāo)責(zé)任書、保密協(xié)議；i、其他可供企業(yè)用人參考的資料。第八條：人事檔案副本，是人事檔案正本中主要材料的復(fù)制件。由正本中的以下主要材料構(gòu)成：a、近期履歷材料、上一份工作離職證明、體檢報(bào)告；b、主要鑒定、考核材料；c、學(xué)歷、學(xué)位、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)4、職務(wù)的材料；d、獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料、晉升/降級(jí)表、調(diào)薪調(diào)崗說明書；e、任免呈報(bào)（審批）表；f、身份證、戶口本等身份證明文件的復(fù)印件。其他類別如有重復(fù)的重要材料，也可歸入副本。第四章 檔案編號(hào)管理第九條：各級(jí)人力資源管理部門必須按照艾琪美業(yè)員工編碼系統(tǒng)中的員工編號(hào)（即：工號(hào)）進(jìn)行編號(hào)，并每10個(gè)檔案做一個(gè)小標(biāo)記、50個(gè)檔案做一個(gè)標(biāo)記、每100個(gè)檔案做一個(gè)大標(biāo)記，方便查找。第五章 人事檔案的收集與整理第十條：日常收集員工履歷表、轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、各種獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)任免、異動(dòng)表、續(xù)簽合同等材料。各子公司人事檔案管理人員必須在每次大型招聘會(huì)結(jié)束后的三日之內(nèi)，必須將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。日常新進(jìn)5、人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)兩日之內(nèi)，將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。每年3月與9月份收集員工聘任晉升審批材料；每年1月收集年度目標(biāo)責(zé)任書等；每月月初5號(hào)前收集新員工入職追蹤面談表；其他人事檔案資料要按時(shí)進(jìn)行收集、整理并及時(shí)歸檔。第十一條：公司人力資源部門負(fù)責(zé)管理員工關(guān)系的專員在以下幾個(gè)時(shí)段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。1、新員工報(bào)到時(shí)新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號(hào)（同員工的工號(hào)相同）、員工姓名、性別。辦理完試崗派遣手續(xù)后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：、職位申請(qǐng)書（必6、須要有初試、復(fù)試、錄用的審批人簽字及錄用時(shí)的薪資標(biāo)準(zhǔn)等意見簽署、貼上一張一寸的彩色照片）；、身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；、試崗?fù)ㄖ獑卧趩T工入職時(shí)人力資源部門開具，由員工帶到部門，在3天試崗合格后，部門簽字返回人力資源部，后而辦理正式入職。2、員工辦理正式入職手續(xù)時(shí)辦理完入職手續(xù)后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：、簽署好的保密協(xié)議；、試崗?fù)ㄖ獑危ū仨氂衅渲苯由霞?jí)對(duì)其在試崗期間表現(xiàn)的評(píng)價(jià)）。3、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時(shí)員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，各級(jí)人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：該員工的轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表、轉(zhuǎn)正通7、知單；、勞動(dòng)合同新員工入職追蹤面談表分別為4-5份；、保密協(xié)議。4、員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)時(shí)各級(jí)人力資源部門，在完成員工調(diào)動(dòng)手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，將員工調(diào)動(dòng)手續(xù)資料裝入該員工的檔案案內(nèi)，具體的資料有：、人事異動(dòng)審批表；、員工調(diào)動(dòng)工作移交表包括文件檔案資料移交明細(xì)表、物品資產(chǎn)移交明細(xì)表、客戶資料移交明細(xì)表、待辦工作（事宜）移交明細(xì)表；、調(diào)令。5、員工辦理離職手續(xù)時(shí)各級(jí)人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，必須裝入的資料有：、該員工的書面離職申請(qǐng)書；、該員工交回的自己保存的勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、轉(zhuǎn)正通知單；、離職手續(xù)辦理表；、離職物品/工作交接表、薪 資 8、結(jié) 算 表、解除勞動(dòng)用工合同協(xié)議。6、員工受到表揚(yáng)等與人事相關(guān)工作時(shí)，需要?dú)w檔的資料必須第一時(shí)間（三天以內(nèi)）歸檔。第十二條：每年一季度按公司檔案管理辦法對(duì)上一年的人事檔案進(jìn)行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內(nèi)容涉及的相關(guān)材料。第十三條：在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。第六章 人事檔案的借閱與移交第十四條：凡借用人事檔案，必須填寫人事檔案借閱登記表，由人力資源部門的負(fù)責(zé)人核實(shí)理由，經(jīng)分管人力資源的公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在3天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。成都區(qū)域內(nèi)的所有人事檔案的借閱必須經(jīng)公司人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，借9、閱只可借閱副本。借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印。第十五條： 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動(dòng)移交兩種。第七章 其他規(guī)定第十六條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時(shí)員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。第十七條：檔案管理人員應(yīng)具有良好的思想素養(yǎng)，按受過正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，在工作中須嚴(yán)格遵守保密制度。第十八條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應(yīng)按公司檔案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷毀。第十九條：公司人力資源中心定期或不定期地對(duì)各子、分公司的人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)，檢查結(jié)果員10、工關(guān)系專員的當(dāng)季度績效評(píng)分掛鉤。第二十條：本制度最終解釋權(quán)歸公司人力資源中心。第二十一條：本制度從下發(fā)之起實(shí)施。第八章 附 則 本辦法由行政人事部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件：1 人事檔案借閱申請(qǐng)表2 人事檔案借閱登記表3 人事檔案移交表7本文件屬艾琪美業(yè)有限公司，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)印或拷貝。人事檔案借閱申請(qǐng)表日期：20 年 月 日申請(qǐng)單位申請(qǐng)部門申請(qǐng)人借用查閱人事檔案事由借用查閱人事檔案內(nèi)容被查閱單位部門被查閱人查閱檔案編號(hào)部門主管部負(fù)責(zé)人意見行政人事部意見總經(jīng)理意見人事檔案借閱登記表序日期時(shí)間檔案借閱人信息檔案歸屬人信息歸還日期歸還時(shí)間檔案保管人單位/部門借閱人單位被借閱人檔案編號(hào)人事檔案移交表需調(diào)動(dòng)檔案信息單位部門檔案歸屬人檔案編號(hào)1、2、3、4、5、6、7、8、手續(xù)會(huì)簽檔案調(diào)出單位檔案管理員檔案調(diào)出檔案人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字檔案調(diào)入單位檔案管理員檔案調(diào)入檔案人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字分公司人力資源部意見公司人力資源 中心意見