金色假日酒店前廳部秘書工作流程.doc
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上傳人:職z****i
編號:1344828
2025-03-04
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1、金色假日酒店前廳部秘書工作流程 金色假日酒店是由金三元新世紀投資有限公司開發(fā),周邊環(huán)境優(yōu)美,空氣清新,室內(nèi)設(shè)備設(shè)施先進完善,是理想的旅游會議、休閑度假基地。金色假日酒店位于媯川北路西側(cè)總占地面積為28648.37平米,綠化率40%,車位總數(shù)60個。 酒店擁有416間設(shè)備設(shè)施完善的標(biāo)準(zhǔn)間、套間、豪華套間等各式客房。客房全部按照四星級標(biāo)準(zhǔn)裝修,具有國內(nèi)、國際直播電話、語音信箱、迷你冰箱、衛(wèi)星電視和閉路電視演播系統(tǒng),寬帶接入等客房配套設(shè)施,24小時提供中西餐的送餐服務(wù),為您提供無限便利。房間內(nèi)配套的客用品均按五星級酒店標(biāo)準(zhǔn)配備,高檔、優(yōu)質(zhì)。 金色假日酒店經(jīng)營理念:吸納世界酒店業(yè)先進管理精髓,融合東方2、文化特色,堅持以人為本、誠信求實、開拓創(chuàng)新的經(jīng)營理念,打造精品商務(wù)酒店品牌。 一、每天出晨報的工作程序項 目標(biāo) 準(zhǔn)1、打印1.1 每天8:30上班后,通過企業(yè)郵箱接收頭一天的收入報表,打印出第一頁,放到經(jīng)理桌上。1.2 如遇到電腦問題,無法接收,馬上到財務(wù)部打印出一份。2、存檔2.1 將前一天的報表及時保存,每月做好整理,到下月初存檔。二、領(lǐng)貨的工作程序項 目標(biāo) 準(zhǔn)1、領(lǐng)取辦公用品1.1首先填寫領(lǐng)貨申請單,寫清需要領(lǐng)用的物品,字跡要清晰,不得涂改。1.2 辦公用品和印刷品可以寫在一起領(lǐng)用。1.3 領(lǐng)用時間可以自行控制,在保證部門正常運轉(zhuǎn)的情況下,不得斷貨。1.4 不能領(lǐng)用過量,控制好本月成本下3、備貨。1.5 寫全后,申請人簽字,交給部門經(jīng)理簽字。2、領(lǐng)取酒水和客用薄荷糖2.1 領(lǐng)用方法基本和辦公用品一樣,但要分開寫單字。2.2 交給部門經(jīng)理簽完字后,送至財務(wù)部經(jīng)理簽字,方可去庫房領(lǐng)貨。3、備注3.1 在領(lǐng)貨時,部門的貨和商務(wù)中心的貨一定要分開寫,以便做成本核算。3.2 行政樓層和康樂部可以單獨隨時領(lǐng)貨,但要經(jīng)過秘書審核后,方可找經(jīng)理簽字。3.3 康樂和行政樓層在申請領(lǐng)客用水時,一定寫清是客用領(lǐng)水。3.4 隨時對辦公用品和印刷品做整理,清點,不浪費,不囤積。三、每周五統(tǒng)計意見反饋的程序項 目標(biāo) 準(zhǔn)1、收集1.1 在每周五收集各部門的意見反饋,做好記錄,以表格的形式。2、上交2.1 在周4、一9點之前,將上周的意見反饋交到經(jīng)理桌上。3、存檔3.1 將每周統(tǒng)計好的意見反饋,存檔。四、收集案例分析的程序項 目標(biāo) 準(zhǔn)1、收集1.1 每月的15日和30日通知各部門寫案例分析。2、上交2.1 各部門按照統(tǒng)一形式,交電子版一份和打印出一份。2.2 做好封面,讓部門經(jīng)理簽字。2.3 電子版和打印好的一同交給培訓(xùn)部李老師。3、存檔3.1 將每月的案例分析存檔。五、每月統(tǒng)計入住國籍的程序項 目標(biāo) 準(zhǔn)1、打印1.1 每月的25日從Report里打出國籍的報表。2、統(tǒng)計2.1 是從上月的26日到本月的25日來統(tǒng)計。2.2 打出后,按照上面的國家,依次填入財務(wù)給的報表中。2.3 統(tǒng)計完,統(tǒng)計人簽字,經(jīng)理5、簽字。2.4 送至財務(wù)部。3、存檔3.1 將每月的統(tǒng)計國籍報表復(fù)印一份存檔。六、采購申請單的程序項 目 標(biāo) 準(zhǔn)1.應(yīng)用范圍1.1 申請外購物品。2. 填寫2.1 依次填寫部門名稱、申請日期、購買物品名稱、申請數(shù)量、申請理由。填寫清楚、準(zhǔn)確,不得涂改。2.2 申請人簽字,部門經(jīng)理簽字。3. 送批3.1 部門秘書將采購單送至采購部,請采購部經(jīng)理簽字審核。3.2 做好和采購員再打電話叮囑,保證快速進貨。3.3 需要再次印刷的,還需要公關(guān)部經(jīng)理簽字,再送至采購部。4. 采購4.1 將采購部返回的采購申請單底聯(lián)保留存檔。5備注5.1 在申請房卡時,一定提前半個月申請,因周期較長。七、員工職位變更以及工資6、變更的程序項 目 標(biāo) 準(zhǔn)1.應(yīng)用范圍1.1 員工職位調(diào)動(包括換升職、降職、轉(zhuǎn)正定級)2. 填寫2.1 根據(jù)崗位需求,填寫“員工職位調(diào)動表”,依次填寫員工姓名、部門名稱、調(diào)動類型、部門及工資級別調(diào)動情況。2.2 部門負責(zé)人在“部門經(jīng)理”欄簽字審核,若涉及部門調(diào)動,接收部門負責(zé)人在“新部門經(jīng)理簽署”欄簽字確認。3. 送批 存檔3.1 部門秘書將“員工職位調(diào)動表”送至人力資源部。3.2 將返回的“員工職位調(diào)動表”第三聯(lián)進行留存,第四聯(lián)返給員工個人。八、請假表的程序項 目 標(biāo) 準(zhǔn)1.應(yīng)用范圍1.1 員工申請休年假、婚假、事假、病假、產(chǎn)假。2. 填寫2.1 員工本人填寫請假申請書,依次注明姓名、員工證7、號碼、部門名稱、職務(wù)、受雇日期、申請假性質(zhì)、休假具體時間、天數(shù)。員工本人在“員工簽署”欄簽字確認,請部門經(jīng)理簽字審批。2.2 在填寫申請表之前,必須按照酒店的相關(guān)規(guī)定申報。2.3 在請任何假時,必須提前申請,不得后補單據(jù)。3. 送批3.1 將員工的申請表,送至人力資源部。4. 存檔4.1 申請表第一聯(lián)留人事培訓(xùn)部存檔,其他兩聯(lián)分別轉(zhuǎn)財務(wù)部和員工個人存檔。九、辭職申請表的程序項 目 標(biāo) 準(zhǔn)1.應(yīng)用范圍1.1 員工申請辭職。2. 填寫2.1 員工本人擬寫辭職報告,并請部門負責(zé)人簽字審批后,從人事培訓(xùn)部領(lǐng)取“辭職申請表”。2.2 填寫辭職申請表,依次注明姓名、部門、辭職原因。請部門負責(zé)人在“部門負責(zé)8、人”欄簽字審批,并注明最后離職時間。2.3 員工將“辭職申請表”送交人事培訓(xùn)部。3.存檔/通知3.1通知部門及員工離崗時間和辦理辭職手續(xù)時間。十、每周做飯店排名的程序項 目 標(biāo) 準(zhǔn)1. 下載1.1 每周二16:00之前,登陸網(wǎng)站,登錄用戶名TianLun, 密碼FomFom.1.2 打開新郵件,下載到桌面,每周二是統(tǒng)計從月初截至到上個周日的數(shù)據(jù)。2、制表2.1 先統(tǒng)計4家酒店的一個表,再統(tǒng)計16家酒店的一個表。2.2 按照下載的酒店數(shù)據(jù),依次等在這兩個表中。2.3 如果有沒登酒店數(shù)據(jù)的,就聯(lián)系該酒店的部門秘書詢問數(shù)據(jù)。2.4將weekly competitor做好后,將16家酒店平均房價的前19、0名用彩筆標(biāo)出,本酒店的平均房價用不同顏色的筆標(biāo)注。2.5 仔細校對無誤后,將4頁訂好,給部門經(jīng)理簽字。2.6 原件送至總經(jīng)理秘書處,復(fù)印件給銷售部一份,部門留好備份。十一、考勤表的程序項 目 標(biāo) 準(zhǔn)1. 考勤1.1 每月25日前做考勤,根據(jù)各部門班次,在考勤月報表上注明“大夜班”“小夜班”。經(jīng)前廳部經(jīng)理簽字后,送至人力資源部,再電子版?zhèn)髦寥耸虏俊?.2 遇節(jié)假日,應(yīng)提前3天將加班人員名單報人力資源部。2、病假2.1 員工休病假后需持掛號條、病假條、醫(yī)療處方的復(fù)印件連同請假申請單送到部門考勤員處。2.2 考勤員將審核后的請假申請單,經(jīng)部門經(jīng)理簽字后送人事部。2.3 如果員工請婚假,年假,一同在10、考勤表中體現(xiàn)。3、備注 3.1 如果有離職和新入職的員工在考勤的備注中體現(xiàn)。3.2 離職和新入職的員工在考勤的最后,注明具體出勤天數(shù)。十二、新入職員工的程序項 目 標(biāo) 準(zhǔn)1、操作1.1 新員工到崗后,部門秘書在到崗時間一欄寫上當(dāng)日的時間,并在考勤員一欄簽字,再由部門經(jīng)理簽字。2、告知2.1 秘書將轉(zhuǎn)正時間、保險、轉(zhuǎn)檔的基本信息告知。3、登記3.1 將每一位入職的新員工都到在電腦里做好登記。十三、合作單位結(jié)賬的程序項 目 標(biāo) 準(zhǔn)1.應(yīng)用范圍1.1 每月給中圖、中國日報、每月的汽車租賃費用、浴池養(yǎng)護費、快遞費;1,000元以下的現(xiàn)金報銷。¥1000元以上的支票報銷。2. 填寫2.1 填寫支票申請單11、寫清部門名稱、經(jīng)辦人姓名、申請日期、申請理由和申請金額。申請支票時在 “支票”欄劃勾,申請現(xiàn)金在“現(xiàn)金”欄劃勾,申請金額要分別用大、小寫填寫清楚、準(zhǔn)確,不得涂改。2.2 由部門負責(zé)人在“部門經(jīng)理”欄簽字審核。2.3 必須附上發(fā)票,才可以用支票申請單。3. 送批3.1 部門秘書每月做好登記,注明遞交日期和申領(lǐng)金額。3.2 將支票申領(lǐng)單送交財務(wù)部。4. 領(lǐng)取4.1 接到財務(wù)部通知后,到財務(wù)部領(lǐng)取并簽字。4.2 部門做好領(lǐng)取時間的等記。4.3通知相關(guān)部門領(lǐng)取支票或現(xiàn)金。十四、請示和通知文件的程序項 目標(biāo) 準(zhǔn)1. 擬文1.1 具體標(biāo)準(zhǔn)如下:致:總經(jīng)理由:部日期:年月日關(guān)于:的請示(或報告)編號:1.2 對涉及到費用的請示,經(jīng)總經(jīng)理簽字后,復(fù)印件給財務(wù)部一份。1.3 請示不能抄報,如果涉及到哪個部門,就傳給哪個部門一份。1.4 如果是通知的文件可以在抬頭就注明抄報給相關(guān)部門。1.5擬文內(nèi)容要準(zhǔn)確、完整,語言要簡潔。2、送批2.1 部門擬寫完發(fā)文,部門負責(zé)人簽字審核后,由部門秘書將發(fā)文送至人力資源秘書處。2.2 如果是情況緊急的文件由部門經(jīng)理親自找總經(jīng)理簽字。 3、 返文3.1 原文返還部門,返文時需進行登記,并由收文部門秘書簽收。3.2 總經(jīng)理簽字的文件必須留存好。