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1、黃河文化產業(yè)開發(fā)有限公司會議接待方案二O一一年九月對外接待流程圖交行政部安排，做好接待準備工作1、了解來賓情況；2、確定接待級別；3、確定陪同人員；4、確定用車、宴請、住宿標準；5、根據接待需要準備鮮花、條幅，預定會議室；6、聯系相關部門做好攝影、錄相等宣傳工作。承辦單位（部門）接受通知，了解來訪意圖、來訪要求等基本情況，草擬接待辦法報董事長、總經理審批一、確定會議議程、準備文字材料；二、擺放文件、席位卡等設置；三、準備茶杯、茶水、水果。 四、主辦方發(fā)言人員準備發(fā)言內容會議宴請住宿歡送根據接待客人重要程度，接待部門確定宴請規(guī)格，提交公司董事長、總經理審批，公司行政部承辦。一、確定參加歡送人員名2、單、車輛；二、根據需要饋贈禮品；三、做好攝影、錄相等宣傳工作。一、根據接待級別確定住宿標準；二、做好提前預約工作。重大會議接待方案會議準備流程確定會議選址發(fā)放會議通知會場布置會前服務會中服務會后服務送行住宿宴請根據參加會議人員的重要程度、會議規(guī)模，由董事長（總經理）確定會議是否為重大會議：首先是會議的籌備工作。 一、確定接待規(guī)格。（董事長、總經理）人員分工：行政部咨詢董事長、總經理，確定接待規(guī)格。二、選擇會場。選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。要達到以下標準：1：大小要適中。會場太大，人數太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數過多，擠在一起3、，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。2：地點要合理。一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。3：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音、電腦、投影儀、插排等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。4：要有停車場。轎車、摩托車都要有停放處，安排車輛停車費事項。人員分工：尋找會場由運管部協助行政部完成；停車場的相關事項，由行政部安排，車輛的引導及停車費用由運管部現場執(zhí)行。暫定：尋4、找會場、補齊會場缺少設備負責人：肖學元、王 新；車輛引導及停車現場執(zhí)行由李峰根據會議當天情況臨時安排。三、 發(fā)放會議通知和會議日程。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的人員是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。人員分工：會5、議日程的安排及送達人由行政部確定；外地的送達由行政部負責、市區(qū)內的送達由運管部負責，會議日程中涉及到的線路圖、日程的板式等由策劃部制作。暫定：會議日程編寫及送達安排事項負責人楊鈺文、會議涉及到的線路圖、板式負責人孫紅雷。四、會場的布置。會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型的會議，根據會議內容，在場外合適位置（一般為會議樓正門口）場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語以及指路牌。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。坐席的配置要適合會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不6、平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于1020人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業(yè)領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。7、人員分工：行政部確定是否需要做條幅及條幅的內容，運管部負責條幅的懸掛；行政部負責確定會議坐席的配置及果品、茶品、飲料的準備和擺放；暫定：條幅制作及懸掛、果品茶品飲料的購買負責人：王 新；會議座次、席簽、現場布置負責人：楊鈺文、趙麗娜五、會前服務1、 準備會議資料。行政部根據會議內容，會同策劃部（項目部）準備有關會議議題必要的書面及電子資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準備。2、會議過程中需要照相的，安排專人拍照，需要媒體介入的，聯系媒體參會。3、會前檢查。這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。4、8、提前進入接待崗位。接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。簽到。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺備有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業(yè)領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾9、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。 人員分工：會議書面及電子材料的準備由行政部會同策劃部準備；相關影視材料的收集由策劃部負責、會議服務由行政部負責，緊急情況下，其他部門協助配合。 暫定：會議書面材料、電子材料（項目洽談類由項目部準備）、照相、媒體邀請負責人：孫紅雷；簽到、引座、接待負責人：楊鈺文、趙麗娜。六、會議中的服務禮儀會議進行中的服務要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。 1、倒茶服務人員注意觀察每一位與會者，以便及時為其添茶水。倒水時動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內口不能接觸桌面，手指不能印在杯口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開杯蓋，右手持水壺，將熱10、開水準確倒入杯里，不能讓茶水濺到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。2、其他服務會議按擬定的程序進行，應緊湊，不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。如，會議進行第一項：全體起立、奏國歌。這是音響應立即播放出國歌。又如，大會宣布頒發(fā)榮譽證書，組織人員應迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領導從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領導頒發(fā)給受獎者。3、主辦方會議發(fā)言人員應了解會議議題，發(fā)言內容所涉及到的11、視頻、圖片、PPT、表格、文本要提前準備好，為使會場上的活動有條不紊，必要時行政部可將有關人員組織起來進行模擬訓練。4、會議的筆錄，筆錄人員提前準備好筆錄必要的記錄本、筆、錄音筆等設備器材如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務人員應走到他身邊，輕聲轉告他。如果要通知主席臺上的領導，最好用字條傳遞通知，避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。人員分工：會議中的果品、飲料的更換和添加及其他服務由行政部負責；發(fā)言人發(fā)言內容所涉及到的電子及書面材料由行政部、策劃部（項目部）一起準備；會議發(fā)言及項目介紹，如不是董事長或總經理親自做，由項目部負責。暫定：會議果品、飲料更換添加負責人：楊12、鈺文；會議記錄負責人：趙麗娜；發(fā)言人根據發(fā)言內容與行政部、策劃部索要相關文件；會議發(fā)言負責人：安志成。七、會后服務1、 做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結束前妥善安排。2、 會議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。3、 組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等，由行政部統(tǒng)一安排和協調其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。4、 送別根據情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。5、13、清理會議文件 根據保密原則，回收有關文件資料。整理會議紀要。新聞報道。主卷歸檔。會議總結人員分工：會后工作由行政部牽頭聯歡、用餐、參觀負責人：肖學元、王 新；照相及影視材料留檔、新聞報道負責人：孫紅雷；送行需安排車輛的負責人：楊鈺文、李峰；會后整理會議紀要、主卷歸檔負責人：趙麗娜；保密文件的回收、會后內部總結會的組織負責人：肖學元、楊鈺文。中小型會議及項目簽約接 待 流 程會議準備流程確定會議發(fā)放會議通知會場布置會前服務會中服務會后服務送行住宿宴請 根據參加會議人員的重要程度、會議規(guī)模，由董事長（總經理）確定會議類型：首先是會議的籌備工作。 一、確定接待規(guī)格。（董事長、總經理）人員分工：行政部14、咨詢董事長、總經理，確定是否在公司會議室召開及接待規(guī)格。二、選擇會場。1：如會場不在公司但會議由公司承辦，行政部負責對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音、電腦、投影儀、插排等進行檢查，并配齊缺少設備。2：如會場在公司，行政部在得到會議通知后，立刻檢查公司會議室各設備。3、如來客車輛較多協調停車場停車位置。人員分工：行政部負責。暫定：如在公司內，會場由檢查負責人：趙麗娜；如會場不在公司，會場的檢查及設備的補充負責人：肖學元、王 新；停車場的協調負責人：楊鈺文三、發(fā)放會議通知和會議日程。1、來客式接待會議，行政部負責通知公司相關部門參會及會議議題；2、召集式接待會議，會議通知必須寫明召15、集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的人員是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。人員分工：會議日程的安排及送達人由行政部確定；外地的送達由行政部負責、市區(qū)內的送達由運管部負責，會議日程中涉及到的線路圖、日程的板式等由策劃部制作。暫定：會議日程16、編寫及送達安排事項負責人楊鈺文、會議涉及到的線路圖、板式負責人孫紅雷。四、會場的布置。會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。根據會議內容，在場外合適位置（一般為會議樓正門口）場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語以及指路牌。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。人員分工：行政部確定是否需要做條幅及條幅的內容，運管部負責條幅的懸掛；行政部負責確定會議坐席的配置及席卡、果品、茶品、飲料的準備和擺放；暫定：條幅制作及懸掛、果品茶品飲料的購買負責人：王 新；會議座次、席簽、現場布置負責人：楊鈺文、趙麗娜五、會前服務 1、準備會議資料。行政部根據會議內容，會同策劃部（項目部）準備有關會17、議議題必要的書面及電子資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準備。2、會議過程中需要照相的，安排專人拍照，需要媒體介入的，聯系媒體參會。3、會前檢查。這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。4、引座會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業(yè)領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。 人員分工：會議書面及電子材料的準備由行政部會同策劃部（項目部）準備；相關影視材料的收集由策劃部負責并注意公司會議電腦的及時更新和補充、會議服務由行政部負責，緊急情況下，其他部門協助配合。18、 暫定：會議書面材料、電子材料更新及補充（項目洽談類由項目部準備）、照相、媒體邀請負責人：孫紅雷；簽到、引座、接待負責人：楊鈺文、趙麗娜。六、會議中的服務禮儀會議進行中的服務要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。 1、倒茶服務人員注意觀察每一位與會者，以便及時為其添茶水。倒水時動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內口不能接觸桌面，手指不能印在杯口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開杯蓋，右手持水壺，將熱開水準確倒入杯里，不能讓茶水濺到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這19、將是極大的工作失誤。2、其他服務會議按擬定的程序進行，應緊湊，不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。如，會議進行第一項：全體起立、奏國歌。這是音響應立即播放出國歌。3、參加會議發(fā)言人員應了解會議議題，發(fā)言內容所涉及到的視頻、圖片、PPT、表格、文本要提前準備好，為使會場上的活動有條不紊，必要時行政部可將有關人員組織起來進行模擬訓練。4、會議的筆錄，筆錄人員提前準備好筆錄必要的記錄本、筆、錄音筆等設備器材如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務人員應走到他身邊，輕聲轉告他。人員分工：會議中的果品、飲料的更換和添加及其他服務由行政部負責；發(fā)言人發(fā)言內容所涉及20、到的電子及書面材料由行政部、策劃部（項目部）一起準備；會議發(fā)言及項目介紹，如不是董事長或總經理親自做，由項目部負責。暫定：會議果品、飲料更換添加負責人：楊鈺文；會議記錄負責人：趙麗娜；發(fā)言人根據發(fā)言內容與行政部、策劃部索要相關文件；會議發(fā)言負責人：安志成。 七、會后服務 1、做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結束前妥善安排。 2、會議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。 3、組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等，由行政部統(tǒng)一安排和協調其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。4、送別根據情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。5、清理會議文件 根據保密原則，回收有關文件資料。整理會議紀要。新聞報道。主卷歸檔。會議總結人員分工：會后工作由行政部牽頭聯歡、用餐、參觀負責人：肖學元、王 新；照相及影視材料留檔、新聞報道負責人：孫紅雷；送行需安排車輛的負責人：楊鈺文、李 峰；會后整理會議紀要、主卷歸檔負責人：趙麗娜；保密文件的回收、會后內部總結會的組織負責人：肖學元、楊鈺文。