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1、1 企業管理類檔案的管理 紙質文件材料的收集、價值鑒定及整理紙質文件材料的收集、價值鑒定及整理1目標學員：本企業本級機關專兼職檔案人員課 長：4小時課堂要求：p 課堂上保持安靜，手機保持靜音p 積極參與互動和集體活動p 課間主動調節狀態，保證課堂的高效學習p 請勿遲到、早退和課程中隨意進出教室2關注事項22課程背景3 完成此次培訓后，學員應能做好企業管理類紙質文件材料的完整收集、價值鑒定及整理入庫工作，確保實現文件材料應歸盡歸，規范管理。本課件注重理論性與實踐性相結合，科學性與業務性相結合，盡量使專兼職檔案人員，尤其是從事企業管理類檔案管理的工作人員能在較短的時間內，掌握企業管理類管理方面的理2、論知識，并能將其轉化為實際工作能力。4 課程內容企業管理類檔案概述01020304企業管理類紙質文件材料的收集企業管理類紙質文件材料的價值鑒定企業管理類紙質文件材料的整理35 企業管理類檔案概述01內容要點：1.企業管理類檔案基本含義2.企業管理類檔案的形成3.企業管理類檔案的內容6 企業管理類檔案是反映企業黨群、行政、經營、生產管理等活動的檔案，它記錄了一個企業所從事的各類管理活動。通常是由辦理完畢的有保存價值的相關文件材料轉化而成。原稱文書檔案，在中建三辦201492號中建三局有限公司檔案全宗號設置和“三合一”制度在檔案分類中將“文書檔案”改稱“企業管理類檔案”。基 本 含 義（一）企業管3、理類檔案的基本含義477（二）企業管理類檔案的形成0102具有日后查考價值的文件材料03經過系統整理的文件材料01已經辦理完畢的文件材料（三）企業管理類檔案的內容8 黨群管理行政管理經營管理生產管理概括為四大類行政事務、安全保衛法律事務 、財務審計勞動人事 、后勤服務教育培訓、外事工作等工作形成的文件材料黨(黨務、組織）、宣傳、紀檢監察、團工作和工會工作形成的文件材料經營決策、經營計劃、統計管理、資產管理、產品經營、合同管理信用管理、知識產權管理等工作形成的文件材料質量管理、安全生產、科技管理、環境管理、計量管理、標準化管理、信息管理等工作形成的文件材料5課程小結完成本單元時，你應能：從理論上4、掌握企業管理類檔案的基本定義、名稱由來、其如何形成以及管理的四大板塊的內容。對企業管理類檔案具備最基本的了解。重點關注：企業管理類檔案的形成和內容。10企業管理類紙質文件材料的收集02內容要點：1.企業管理類紙質文件材料收集的含義2.企業管理類紙質文件材料的特點3.企業管理類紙質文件材料收集的方法6（一）企業管理類紙質文件材料收集的含義11集中到檔案部門集中到檔案部門根據企業管理類文件材料的歸檔范圍與保管期限表將分散在單位內部各機構和個人手中的零散文件材料，集中到檔案部門。進入檔案管理階段進入檔案管理階段文件材料移交到檔案室就意味著文件材料開始向檔案轉化，進入檔案管理階段。（二）企業管理類文件5、材料的基本特點01以文書流轉類型為主公文性02文件流轉符合規范，簽字蓋章手續完備，制發文有辦文簽，收文有閱文簽辦 結 性03不可更改、不可進行涂畫固定性04以件為單位，文件的處理有來龍去脈閉 合 性7（三）企業管理類紙質文件材料的收集方法130102031、建立、完善收集歸檔工作機制（三）企業管理類紙質文件材料的收集方法主 動 催 交檔案部門要對各部門兼職檔案人員開展針對性的業務培訓督和指導，讓兼職檔案人員明確歸檔責任和任務，熟知歸檔范圍，熟悉工作標準和要求，具備完成工作的業務技能。主動催交，可定期向各部門簽發檔案工作聯系單提醒部門歸檔。工作聯系單要明確檔案歸檔的內容、時間、要求等，交承辦部門6、簽收。（1）做好督導工作業務 培訓8（三）企業管理類紙質文件材料的收集方法（2）重抓三點工作緊盯歸檔主體，辦畢的文件不應長期留在主辦部門或承辦人手中。誰辦誰歸注重歸檔時效，在辦公自動化條件下，辦畢的文件可實行分階段相對即時性的歸檔，既便于文書處理、業務工作和歸檔工作有序高效銜接，也能防止文件散失。隨辦隨歸重視年終歸檔，開展集中清理。主要做好“三對照”清理工作，對照收發文登記簿、對照重要業務工作和基礎管理工作、對照臨時工作，清理應歸檔文件材料，防止有價值文件材料漏歸。誰辦誰清（3）建立約束機制（三）企業管理類紙質文件材料的收集方法要定期開展檢查，通報歸檔情況，實行獎優罰劣，營造收集歸檔工作的良好7、氛圍。約束機制建立完善的獎懲制度簽訂歸檔專項責任狀納入組織績效考核中納入個人績效考核9（三）企業管理類紙質文件材料的收集方法紅 頭 文 件如規定、條例、辦法、決定、指示，通知、報告、函、批復、批轉文件等1白 頭 文 件如會議文件、經驗介紹、調查報告、通知等2公 布 性 文 件如公告、通告、布告等3 內 部 使 用 文 件如會議記錄、規章制度、計劃、總結、登記表、統計表等4 報 道 性 文 件記 載 性 文 件如大事記、工作日志、組織沿革等56 契 約 性 文 件如協議、合同、意向書等7 證 明 性 文 件如會議記錄、規章制度、計劃、總結、登記表、統計表等8（三）企業管理類紙質文件材料的收集方法8、版 面 審 核字跡清晰、頁面工整、文字內容完整，特別是有表格的頁面盡量不要單行、單列跨頁，以便于閱讀。簽 章 審 核文件審批單中的“領導簽發”處是否加蓋了對應公章；文件正稿的日期處否加蓋對應公章。組 件 審 核每份文件的組件內容是否齊全、同時件內頁面放置符合裝訂要求（如：橫向表格的表頭端應在左側而不是在右側）。10課程小結完成本單元時，你應能：從理論上掌握企業管理類紙質文件材料收集的基本定義、企業管理類紙質文件材料的特點。從實際操作上應掌握并能運用企業管理類紙質文件材料收集的方法于檔案收集工作過程中，要想抓好文件材料的收集工作，建機制、重過程、嚴審核三個方面的工作缺一不可。20企業管理類紙質文9、件材料的價值鑒定03內容要點：1.價值鑒定的內容2.歸檔范圍的鑒定3.保管期限的鑒定11（一）價值鑒定的內容價值鑒定是否該歸檔該保存多久時間價值鑒定的內容包括是否屬于歸檔范圍以及對保管期限的判定。是否該歸檔？（二）歸檔范圍的鑒定歸檔要本著“以我為主，為我所用”的原則。是對文件材料能否轉化為歸檔文件進行鑒定，確定其是否屬于歸檔范圍。鑒定的過程實際上是對文件的選擇過程。12（二）歸檔范圍的鑒定 反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料 本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料 機關工作活動中形成的在維護國家、集10、體、公民權益等方面具有憑證價值的文件材料 其他對本機關工作具有查考價值的文件2341需要注意的：文件的定稿，包括計算機打印出的定稿，即使定稿上沒有機關領導人的簽批、審改意見，原則上也應納入機關文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。（二）歸檔范圍的鑒定13（二）歸檔范圍的鑒定同 級 機 關不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。本 級 機 關重份材料；無參考利用價值的事務性、臨時性文件；一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；不需辦理的一般性人民來信、電話記錄；機關內部互相抄送的文件材料；本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料；有關工作參考的文件材料。下 級 機 11、關供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。上 級 機 關普發性不需本機關辦理的文件材料、任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料；僅供工作參考的抄件等。（三）保管期限的鑒定 該保存多久？對屬于歸檔范圍的文件材料，根據其日后可能產生的不同作用劃分保管期限，是檔案保管的基本策略。企業管理類檔案的保管期限分為永久（Y）和定期，定期一般分為30年（C）和10年（D）。010214（三）保管期限的鑒定（三）保管期限的鑒定23本企業關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告，總結、綜合統計報表等4本企業職能活動中的重要業務文件材料5本企業召開重要會議，舉辦重大活動等形成的主要文件材料6本企12、業制度性文件材料（辦法、規定、實施細則、標準化指南（手冊）等本企業房屋買賣、土地征用、重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料654321上級單位制發的屬于本企業主管業務的重要文件材料7同級單位、下級單位關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料8本企業機構演變、人事任免等文件材料15（三）保管期限的鑒定10年臨時性的工作通知、通告計劃、月(季)度情況通報、辦公例會資料及會議紀要與永久保管相對應的一般性文件材料及其它不在永久保管范圍內的文件材料30年課程小結完成本單元時，你應能：掌握企業管理類文件材料歸檔原則和范圍，掌握對文件材料保管期限的確定原則。并將企業管理類文件材料鑒定過13、程中“以我為主、為我所用”和重點文件材料保管期限從長等原則運用于價值鑒定工作中。163131企業管理類紙質文件材料的整理04內容要點：1.整理工作的原則2.整理的基礎工作（一）整理工作的原則文件之間的有機聯系是文件在產生和處理過程中，在來源、時間、內容等方面形成的內在關聯性，它記錄了文件之間及文件組件之間的相互關系，也保障了檔案記錄的完整性和有序性。因此在整理中要保持同年度、同價值、同機構、同事由文件材料的集中。17發文填寫發文稿紙核發正本印制定稿修改成定稿擬稿收文辦理收文粘貼收文處理單簽收登記收文處理單與收文就成了密不可分的一件文件。定稿、發文稿紙和正本就成了密不可分的一件文件。（一）整理工14、作的原則（一）整理工作的原則便于保管和方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標10%45%便于保管是將不同價值的文件采取不同的策略來保管以提高管理效率。因此對歸檔文件材料要劃分為不同的保管期限。方便利用就是保持文件材料之間的有機聯系，以提高歸檔文件的查全率和查準率。18（一）整理工作的原則從長遠看，利用計算機對電子文件進行管理是必然趨勢。在紙質文件材料與電子文件并行的現狀下，在信息化條件下要保證二者的協調統一，要統籌規劃公文處理和檔案管理工作，實現“文檔一體化”。以充分利用文書處理環節形成的管理信息，保持整理工作的一致性和穩定性。（二）整理的基礎工作紙質文件的整理組件、修整、裝訂、分類、排列、編頁15、編號、編目、裝盒、排架19（二）整理的基礎工作工作內容含義：企業管理類檔案以“件”為管理單元。組件即件的組成，包括由哪幾部分構成和件內的文件如何排序，按照要求構成并規范排序的文件才視為完成了組件。組件工作內容件的構成件內順序文件與文件處理單或發文稿紙為一件。正文與附件為一件。文件正本與定稿為一件。轉發文與被轉發文為一件。原件與復制件為一件。正本與翻譯本為一件。中文本與外文本為一件。報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外)。簡報、周報等材料一期為一件。會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件；會議記錄一年一本的，一本為一件；一年有多本的各自成件。來文與復文一般獨立成件，也可為一件。16、介紹信及存根、新聞報道材料等各自成件。（二）整理的基礎工作20正文在前，附件在后。正本在前，定稿在后。轉發文在前，被轉發文在后。原件在前，復制件在后。不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前、少數民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發文稿紙和定稿在后。會議紀要、會議記錄應按照時間先后排序。介紹信及存根應按照人員結合時間先后排序。新聞報道材料應按照媒體種類結合時間先后排序。（二）整理的基礎工作收文的件內排列順序收文的件內排列順序發文的件內排列順序發文的件內排列順序（二）整理的基礎工作217、1復 制對于字跡模糊或易褪變的歸檔文件，一般重新打印或復印的方式進行復制后才能歸檔。剔除不合格裝訂用品文件制作時普遍使用的訂書針、曲別針、大頭針及塑料裝訂用品由于易變脆斷裂，有的還會產生對檔案有害的物質，應予剔除。折疊過大幅面的紙張一些特殊形式的文件如報表、圖樣等，紙張幅面大于A4規格。為方便文件裝盒，需對超大紙張加以折疊。（二）整理的基礎工 作控制折疊數，A3紙最多折疊兩次文字頁數較多時，宜單張折疊將文件的首頁標題露出折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外ABCD折疊過大幅面紙張的注意事項（二）整理的基礎工作22裝訂是指采用符合檔案保護要求的裝訂材料，將完成組件的紙質歸檔文件以件為單位固定在一起18、，是對紙質歸檔文件組件結果的確認與固化，為后續工作的開展提供條件。行業標準紙質歸檔文件裝訂規范（DA/T69-2018），國家檔案局2018年4月8日發布，2018年10月1日正式實施。（二）整理的基礎工作裝訂單位030201歸檔文件以“件”為單位裝訂。在一般情況下，不允許將一件文件分開裝訂。只有在個別情況下，比如文件附件過多、過厚，實在無法裝訂在一起的，才可以分開裝訂。（二）整理的基礎工作23裝訂單位附件分開裝訂的A分開裝訂時，要以單個附件為單位進行裝訂，不能將單個附件分開裝訂，也不能將幾個附件裝訂在一起。不能將多件文件裝訂在一起，否則既破壞了組件結果，又會嚴重影響歸檔文件目錄的編制和文件檢19、索利用，必須嚴格禁止。特別提醒必須禁止的B（二）整理的基礎工作裝訂原則穩定性最小影響一致性安全簡便應考慮文件保管期限、文件紙張質量、文件厚度、打印方向、裝訂線預留尺寸、原裝訂方式等因素。裝訂方案應保持相對穩定。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，應避免多次裝訂。原裝訂方式符合文件保管期限等相關要求的，應維持不變。一致性原則：相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統一。裝訂應牢固安全、簡便實用、整潔美觀。裝訂材料不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。02030401（二）整理的基礎工作24裝訂要求在效果上要做到裝訂平整。一般來說，采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊;采用20、左側裝訂的，應將左、下側對齊。在方式和材質上裝訂要求牢固、安全、簡便，不得使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等可能對歸檔文件造成損害或者固定效果不佳的方式進行裝訂。要求文件不損頁、不倒頁、不掉頁、不壓字。在操作上（二）整理的基礎工作裝訂要求（二）整理的基礎工作 裝訂前去除原有的金屬物裝訂前去除原有的金屬物25裝訂方式（二）整理的基礎工作01020304三孔一線裝訂、直角裝訂、縫紉機軋邊裝訂 線裝法漿糊裝訂 變形材料裝訂法不銹鋼訂書釘裝訂、不銹鋼夾裝訂 粘貼發封套法無 酸 紙 封 套裝 訂（保 管期限為永久、30年禁用）一個單位的裝訂方式應該相對穩定和統一裝訂方式重點21、推薦三孔一線裝訂縫紉機軋邊裝訂封套裝訂（二）整理的基礎工作26裝訂方式適用于較厚的文件裝訂。三孔一線裝訂是用錐子或三孔一線打孔機在文件左側打孔后再穿線、打結的裝訂方式。三孔之間的距離，豎版文件8cm-10cm為宜，橫版文件以6cm-8cm為宜，三孔與左側距離不低于1.5cm。（1）三孔一線裝訂（二）整理的基礎工作 裝訂方式（1）三孔一線裝訂正面背面穿線時，先將裝訂繩對折，將兩個繩頭并齊后從文件背面穿入中間孔，再將繩頭分別向下穿入兩邊的孔中，并從由裝訂繩形成的圈中交叉穿過，用力拉緊兩個繩頭，使裝訂繩緊縛文件，再將兩個繩頭在中間孔處打結(附圖)。（二）整理的基礎工作27裝訂方式（2）縫紉機軋邊裝訂22、縫紉機軋邊裝訂是用縫紉機在文件左上進行斜角裝訂，入針、出針位置以距版面左上角頂端2cm3 cm為宜,入針、出針處應保留1.5 cm左右的線頭（附圖）。（二）整理的基礎工作裝訂方式（2）縫紉機軋邊裝訂縫紉機軋邊裝訂應選用檔案專用縫紉機（如：飛鹿牌DA800檔案專用縫紉機），可避免針腳距離過小而引起使用時縫合處的文件斷裂（附圖）。（二）整理的基礎工作28裝訂方式（3）封套裝訂是使用80克左右的無酸紙制成的上方開口或右、上方兩側開口的封套將歸檔文件以件為單位夾裝其中，文件放入后應保證文件平整，不能出現折、皺情況。這種方式方便整理工作又能起到保護檔案的作用（附圖見下頁）。這種方式并沒有真正實現歸檔文件23、的裝訂，更談不上固定文件頁次，防止文件張頁丟失的問題，因此一般用于保管期限為10年的檔案裝訂。（二）整理的基礎工作右、上方開口封套右、上方開口封套裝裝訂方式（3）封套裝訂上方開口封套上方開口封套（二）整理的基礎工作 29概念及工作內容企業管理類文件材料的分類是指將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的特征，分為若干類別，并將各類別按照層級關系組合為一個有機整體的過程，對歸檔文件排列、編目和排架等有著重要作用。（二）整理的基礎工作 分類包括選擇分類方法、制定分類方案和文件歸類等具體工作。根據中國建筑集團有限公司檔案管理規定（中建辦字2018131號），對管理類文件材料采用“年度-保管期限”進24、行分類。在實際工作中，我們在同一保管期限內仍沿用了再按機構（責任者或承辦部門）進行分類的做法，即“年度-保管期限-機構”分類法。局屬三級及以下機構因文件數量較少，實行年度-保管期限”進行分類即可。按形成年度分類 同一年度內按保管期限分類 同一年度同一保管期限內按文件承辦機構分類。（二）整理的基礎工作30（二）整理的基礎工作某年度永久30年10年部門1、部門2、部門3部門4、部門5.部門N部門1、部門2、部門3部門4、部門5.部門N部門1、部門2、部門3部門4、部門5.部門N歸檔文件材料分類示意企業管理類文件材料的“（歸檔）年度”是指文件的形成年度，在歸檔和整理工作中，常遇到以下情況：（1）文件25、在同年度內有多個時間特征的一般來說應以文件簽發日期(即落款日期)為準，據此判定文件所屬年度。例如計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件就屬于這類情況。如：2010年形成的2011年工作計劃應歸入2010年，2012年形成的2011年的統計年報，應歸入2012年。（二）整理的基礎工作31（2）跨年度形成的文件企業的某些具體職能活動，如召開會議、處理的案件等等，可能會跨年度形成文件，這樣的文件往往統一在辦結年度歸檔，分類時也都歸入辦結年度。比如：跨2013年、2014年兩個年度的會議，其形成的文件材料應統一歸在閉幕年2014年和結案年2013。跨2012年、2026、13年兩個年度處理的案件,其形成的文件材料應統一歸在結案年2013年。（二）整理的基礎工作關于“（歸檔）年度”（3）幾份文件組為一件的正本與定稿、正文與附件、原件與復制件、轉發文與被轉發文、來文與復文作為一件時，應以裝訂時排在最前面的文件的簽發時間（落款時間）判定“件”的歸檔年度。（二）整理的基礎工作（4）文件沒有標注日期的此類情況常見于內部文件(白頭文件)，需要分析文件內容、制成格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的形成時間，并據此按年度合理歸類。當文件的形成年度確實無法確定時，可以將歸檔時的年度作為其歸檔年度，并在備注項加以說明，備注項內容寫在“”里。32關于“機構（1）27、單個機構發文的原則上以哪個機構名義發文的，文件就歸入哪個機構的類中。本企業的機構一般包括黨委、紀委、工會、團委以及各行政部門。（2）多個機構發文的幾個機構共同發文的，一般歸入主辦機構或者負責起草文件的機構。（二）整理的基礎工作（3）同一保管期限內，先排黨群部門文件，再排行政部門文件，每年各部門的先后排列順序盡量固定。局屬三級單位可按發文先后依次排序，不必將同一機構文件集中排序。相關概念（二）整理的基礎工作通過分類和歸類，歸檔文件在整體上具有了一定的系統性，但具體到每一類仍處于無序狀態，需要通過排列進一步條理化和系統化。歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，根據一定的方法確定歸檔文件先后28、次序的過程。分類方案的最低一級類目是指分類時所確定的類目體系中設在最低一級的類目，例如“年度-保管期限-機構”分類中，機構就是最低一級類目。33排列方法5在分類方案的最低一級目錄內，按時間結合事由排序。1234在分類方案的最低一級類目內排列歸檔文件。同一事由的歸檔文件應集中排列。同一事由的歸檔文件按照文件形成時間順序排列。5不同事由的歸檔文件應按照時間順序排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。（二）整理的基礎工作排列方法（二）整理的基礎工作在實際工作中，由于種種原因，往往會有一些文件沒有按規定時間移交檔案部門。對于這些零散文件，也就是我們常說的需要做“插件”處理的情況，應視不同情況進29、行處理。比如：將零散文件排在相應類別的最后，或與相關的某件歸檔文件裝訂成一件。34概念67編頁是指按照件內文件排序依次給每一頁文件編上順序號。編頁是歸檔文件整理的重要步驟，歸檔文件編頁，可以固定件內文件排序，頁碼與頁數相配合，保證歸檔文件的完整安全。（二）整理的基礎工作右上角右上角標注點標注點文件正面頁碼標注式樣左上角左上角標注點標注點文件正面文件背面34文件背面頁碼標注式樣編頁的要求（二）整理的基礎工作紙質文件的整理68歸檔文件應以件為單位編制頁碼。頁碼應連續編制，不能出現漏號、重號。見字編頁：歸檔文件有圖文的頁面均應編制頁碼，正反面都有圖文的，應一頁編一個頁碼。沒有內容的空白頁面不編頁碼。30、文件材料已印制成冊并編有頁碼的，或者擬編制頁碼與文件原碼相同的，可以保持原有頁碼不變。35編頁方法頁碼宜在文件正面右上角、背面左上角的空白位置進行編制。頁碼采用阿拉伯數字，從“1”開始編制。（二）整理的基礎工作69頁碼使用黑色鉛筆標注，字跡工整、清晰。不建議使用打號方式或難以修改的簽字筆等進行標注。概念編號是指歸檔文件按分類方案和排列順序編制檔號。編制檔號是對檔案進行規范管理的基本要求。檔號是在文件整理過程中賦予的、體現整理規則并包含歸檔文件類別、排列順序等要素的一組數字、字符的集合。檔號指示檔案在全宗中的位置。（二）整理的基礎工作36檔號編制原則合理性檔號與整理分類體系相適應穩定性不隨意改變31、或同步改變擴充性留有適當的遞增容量編制檔號必須堅持原則唯一性一個代碼只標識一個編號對象 簡單性力求簡短明了以提高處理效率（二）整理的基礎工作年度檔號結構標準結構：全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限-件號72示例：0300-A-2018-Y-0001 件號保管期限管理類檔案代碼全宗號連接符號“短橫線”（二）整理的基礎工作37檔號編制方法73（二）整理的基礎工作保管期限及代碼：一般分為永久（Y）、定期30年（C）、定期10年（D）。全宗號：由上級單位給定，中建三局的全宗號為0300。局屬單位代碼詳見關于印發中建三局有限公司檔案分類管理辦法的通知（中建三辦2018600號）。檔案門類代碼：企業管理32、類代碼為A。件號：單件歸檔文件在一個保管期限下排列的順序流水號，每個保管期限均從0001開始編排。(流水號示意圖見下頁）連接符：全宗號、檔案門類、保管期限和件號之間用短橫線“”連接。年度：是文件形成年度。檔號編制方法74（二）整理的基礎工作031 0 年（D）0300-A-2018-D-0001、0002、0003、0004 至第N件023 0 年（C）0300-A-2018-C-0001、0002、0003、0004 至第N件01永久（Y）0300-A-2018-Y-0001、0002、0003、0004至第N件流水號示意38歸檔章75歸檔章是紙質文件材料歸檔的標志，也是檔號在紙質文件材料上33、的體現,是歸檔文件在全宗中的“坐標”。歸檔章內容6要素：全宗號、年度、件號、機構或問題、保管期限、頁數。（二）整理的基礎工作歸 檔 章 樣 式歸檔章76蓋章位置歸檔章一股應加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置。如果領導批示或收文章等占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置，但以上端為宜。歸檔章不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。逐件蓋章 在紙質文件材料中，歸檔章必須逐件標識在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標”。蓋章要求清晰端正。（1）蓋章要求（二）整理的基礎工作39歸檔章77 文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。光34、榮冊等光面印刷文件材料，首頁無法蓋章，也無法在 文件首頁前另附紙頁，可在材料內第一頁上端的空白位置加蓋歸檔章。統計報表等橫式文件，在文件右側居中位置加蓋歸檔章（見右圖）。（1）蓋章要求（二）整理的基礎工作歸檔章78(2)填寫要求 歸檔章6要素均為必填項。其中：030020170003人資部永久23030120160020華南永久45歸 檔 章 填 寫 示 例 1、2 、3機構或問題。對于局和局屬二級單位總部，或為發文機構簡稱（按問題整理的，示例1），或為公司簡稱（示例2）。在局屬三級及以下單位則為單位簡稱即可（示例3）。（二）整理的基礎工作030120160102一公司永久30件號：用4位數字35、表示，以區別于頁數。頁數：必須與編制的頁碼總數一致。40有條件的單位可以將全宗號、機構等固定的內容刻制在歸檔章上直接進行加蓋，以減少填寫的工作量。歸檔章79(2)填寫要求 填寫歸檔章時應使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水，耐久性好的簽字筆等。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料進行填寫。（二）整理的基礎工作編目是指編制歸檔文件目錄。編目是歸檔文件整理工作的重要內容之一，編制歸檔文件目錄，為檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編研等工作的開展提供了基本條件。序號檔號文號責任者題名日期 密級 頁數備注 歸檔文件目錄樣式（二）整理的基礎工作41（二）整理的基礎工作(1)總體要求逐件編制36、。編目應以件為單位進行，在歸檔文件目錄中一件只體現為一條條目。按照檔號順序編制。歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。0102030405能夠準確反映分類和排列方法。編制完成的目錄應該能夠準確反映分類體系和排列方法。數據規范。項目內容應直接輸入完成，不加入空格、軟回車或硬回車，以免影響數據完整性。兼顧紙質、電子兩種形式。采用A4幅面，方便手工查閱和計算機檢索。82(2)歸檔文件目錄項目序號檔號文號責任者題名日期頁數密級備注序號：填寫歸檔文件整理后的順序號，從“1”開始逐條編制。檔號：按照編制好的檔號填寫。文號：應完整填寫文件的發文字號，發文沒有文號的，不填寫。文號中的 年度用六角括號“”括入37、，如中建三辦20188號，不使用括號“（）”、方括號“”或實心方頭括號“【】”。責任者：制發（或形成）文件的組織或個人，即文件的發文（或形成）機關或署名者。（二）整理的基礎工作4283題名：文件標題。沒有標題、標題不規范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“”。日期：文件的形成時間，多份文件為一件的，以第一份文件的日期為準，以 8位阿拉伯數字標注年月日，月日不足兩位的在左側補零，如2018-03-08。密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。頁數：每一件歸檔文件的頁面總數。文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計。備注：用于填寫38、需要補充和說明的情況。（二）整理的基礎工作序號檔號責任者文號題名日期密級頁數備注(3)目錄印制及裝訂 歸檔文件目錄推薦由檔案系統生成。裝訂成冊的目錄編制封面，封面和目錄頁面由檔案系統生成。歸檔文件目錄 封面式樣（A4橫向）歸檔文件目錄應裝訂成冊?？砂茨暄b訂，數量較少的也可幾年一并裝訂。（二）整理的基礎工作43裝盒檔案盒格式及內容ACBBCA豎式檔案盒式樣橫式檔案盒式樣（1）檔案盒規格（二）整理的基礎工作裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、數量適度并逐項填寫檔案盒封面、盒脊和備考。檔案盒的外形尺寸為310mm220mm（長寬），盒脊厚度可以根據需要設置為 20 mm、30mm、40mm、5039、mm等。檔案盒應采用無酸紙制作。根據檔案柜架的寬度，檔案盒有橫式和豎式之分。（寬度為65CM的柜架宜用橫式檔案盒）裝盒檔案盒格式及內容 （2）檔案盒的樣式及內容（二）整理的基礎工作檔案盒封面示例封面內容為全宗名稱，下加雙橫線。全宗名稱為立檔單位全稱或規范化簡稱。全宗名稱可在制作檔案盒時先行印制。44裝盒檔案盒格式及內容 檔案盒盒脊檔案盒盒脊應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置各檢索項，包括全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號和盒號等。盒脊、底邊上各項的位置及欄目尺寸分別如下圖所示。（2）檔案盒盒脊 盒脊的填寫全宗號、年度、保管期限、機構(問題)的填寫同歸檔章相關內容。其中起止件號為40、盒內首件和末件件號，分別填寫于上下兩格。盒號按照檔案盒上架排列的順序流水編制，一般一年一個流水號。（二）整理的基礎工作裝盒檔案盒格式及內容（二）整理的基礎工作橫式檔案盒脊背示意圖豎式檔案盒脊背示意圖（2）檔案盒項目45（二）整理的基礎工作裝盒裝盒要求 不同年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒?？缒甓刃纬傻囊患募狻曃募暮穸冗x擇適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體。不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒。分機構的情況下，不同機構形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。歸檔文件應嚴格按檔號順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目排序一致。盒內排列順序依次為：本盒目錄、文件、備考表41、。裝盒備考表（二）整理的基礎工作(1)作用 備考表置于盒內所有歸檔文件之后，用以記錄整理、檢查情況并對盒內歸檔文件缺項、修改、補充，移出、銷毀等情況進行必要的注釋說明。歸檔文件材料在保存階段如有變動，檔案人員應隨時在備考表中注明。備考表示意圖備 考 表盒內文件情況說明年 月 日整理人：檢查人：36297201590101015210年 月 日46裝盒備考表（二）整理的基礎工作檢查人:負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。全完整程度、文件本身的狀況等，如盒內文件總件數、起止件號及保管期限等。整理人:負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。整理日期:填寫歸檔文件整理完畢的日期。檢查日期:填寫歸檔文件42、檢查完畢的日期。盒內文件情況說明：包括文件收集的齊(2)內容及填寫要求新裝盒備考表填寫示例本盒共有文件10件：從20 至 29件，保管期限永久。排架 概念及原則（二）整理的基礎工作排架是裝盒完成后，將檔案盒按照順序排列擺放進檔案柜架內，是紙質歸檔文件整理重要的、也是最終的環節。排架遵循以下原則。l上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致（具體體現在排架方法中）。l排架方法應避免頻繁倒架。l遵循“面向柜架，從上到下，從左到右”的原則進行排架。排 架 示 意 圖l盒脊朝外，便于管理和利用。47排架排架方法（二）整理的基礎工作該方法不必預先留空，避免了倒架，庫房管理比較方便。示例如右圖。排架方法與43、文件材料整理中分類方案一致，即按“年度保管期限(保管期限內按件次順序裝盒排列”排架。截取的排架示例整理工作建議（二）整理的基礎工作按照管理要求，企業管理類檔案要求在次年月底歸檔完畢并完成著錄，對于歸檔量大的單位，次年上半年的歸檔壓力太大。因此建議，檔案管理員可適時在當年下半年就收取本年度上半年形成的紙質版收發文，完成這部分文件的審核、整改、蓋歸檔章、編寫頁碼并填寫歸檔章中的頁數、裝訂、鑒定保管期限、分類等環節的工作。整理工作在時間上前移，緩解次年上半年的歸檔壓力48整理工作建議（二）整理的基礎工作要善于利用文書移交的收發文目錄等信息源，通過重點標識、排序、篩選、按照紙質檔案的整理結果錄入相關信44、息等，方便便捷地完成歸檔文件目錄的編制。利用電子表格，完善歸檔文件編目工作即便是在“文檔一體化”的條件下，用電子表格編目的工作也仍然是必不可少的，因為電子表格在視覺效果、重點標識、排序、篩選等功能方面具有較大的優越性。課程小結完成本單元時，你應能：掌握企業管理類紙質文件材料的整理工作的原則、整理的基礎工作內容以及各基礎工作的理論要領并運用于整理工作。本節之所以未出現“整理流程”之類的說法，是因為有些工作是可以按照適時、就簡原則調整順序的。既合乎規范，又能提高工作效率應是整理工作的最高境界！49參考規范及書籍企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定（國家檔案局10號令，2012)實施指南（電子工業出版社）歸檔文件整理規則（DA/T2-2015)歸檔文件整理規則解讀（中國文史出版社）紙質歸檔文件裝訂規范(DA/T 692018)