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嘉達物業公司文件檔案資料管理規程(2頁)
嘉達物業公司文件檔案資料管理規程(2頁).doc
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物業資料
上傳人:地*** 編號:135580 2021-05-24 2頁 37KB

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1、文件、檔案資料管理規程文件、檔案資料管理規程 編 號 WH-ZH-009 歸口部門 嘉達物業公司 編 制 品質管理組 批 準 適用范圍 公司全體員工 頒布日期 實施日期 閱讀范圍 公司全體員工 二、責權劃分及依據二、責權劃分及依據: 流程環流程環 節節 部門或崗位部門或崗位 職職 責責 權權 力力 工作依據工作依據 歸檔保 存的文 件 公司全體員 工 公司在管理服務或公務活動中形成的工作計 劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關 的圖表、統計資料等 在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案 在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議 紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案 管理 權 收集 權 國 2、家 相 關法律 集 團 內 部規定 文件、 資料歸 檔的要 求 歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文 件格式符合國家標準 歸檔的文件材料要完整齊全 每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員 參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整 性、準確性、系統性進行鑒定和驗收 保持歸檔文件材料之間的歷史聯系,并進行科 學分類、立卷和編號 案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保 管期限 檔案資 料的保 管 所有檔案資料均由資料管理員管理 存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應 按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上 而下地排列,以便于管理和查找 底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底 圖入庫時,要3、認真檢查其修改、補充情況,并 在檔案資料盒內的面層上注明修改情況 存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特 制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在 膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷 貝 每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行 歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查 工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔 案,要及時進行修補和復制,發現檔案發霉或 蟲害要及時消殺 檔案資料柜需做好防盜等設施 質量記錄保存期為二年 保密權 檔案資 料借閱 管理 公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利 和義務 公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續 在借閱檔案資料時,應做到以下幾點: a 按規定辦理登記手續,定期歸還 b 要愛護檔案資料,不得丟失 c 所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意 更改、涂寫 借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料 檔案員和借閱者當面核對清楚 檔案如有丟失、損壞或
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