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1、 第 1 頁(yè) 共 1 頁(yè) 商業(yè)系統(tǒng)會(huì)議管理通則商業(yè)系統(tǒng)會(huì)議管理通則 1、會(huì)議主持人一般由參會(huì)最高負(fù)責(zé)人擔(dān)任（單獨(dú)要求的除外），主持人對(duì)會(huì)議的 成效負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)控制參會(huì)人員范圍及會(huì)議時(shí)間，把控會(huì)議進(jìn)度以及形成會(huì)議成果；決策 人因故無法參加會(huì)議時(shí)，必要時(shí)可委托他人主持會(huì)議，但決策責(zé)任仍由決策人承擔(dān)。 2、應(yīng)謹(jǐn)慎界定參會(huì)人員、列席人員范圍，盡量避免擴(kuò)大會(huì)議，但必要時(shí)可召集公 司內(nèi)部或外部的專業(yè)人員參會(huì)以提高決策或評(píng)審質(zhì)量；會(huì)議可以連續(xù)開，但并非全體人 員都必須從頭至尾參加，會(huì)議通知時(shí)應(yīng)給出預(yù)告。 3、評(píng)審會(huì)的質(zhì)量取決于對(duì)會(huì)議議題的充分理解以及參會(huì)人員的意見反饋，故上會(huì) 資料須充分匯報(bào)并形成選擇性方案或2、傾向性意見； 組織人員應(yīng)至少提前 1 天將上會(huì)資料 發(fā)送至參會(huì)人。 4、檢驗(yàn)參會(huì)人員是否充分匯報(bào)及其意見是否嚴(yán)肅、專業(yè)的判斷方法：深度追問。 5、召開會(huì)議盡量采用 PPT 的形式；如果傳遞的信息很專業(yè)，則盡量輔以圖紙、圖 表、圖片等資料；如果傳遞的信息很復(fù)雜，且又需幫助別人建立場(chǎng)景意境感，則仍需輔 以照片、音像、模型、實(shí)物等。 6、每次會(huì)議必須作出決定。 7、會(huì)議組織部門管理職責(zé) （1）負(fù)責(zé)發(fā)起會(huì)議，包括但不限于協(xié)調(diào)參會(huì)人員時(shí)間、準(zhǔn)備上會(huì)資料、確定會(huì)議 召開時(shí)間及地點(diǎn)。 （2）負(fù)責(zé)在公司會(huì)議管理系統(tǒng)中提起會(huì)議申請(qǐng)，并郵件/短信通知各參會(huì)人。 （3）負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)管理，包括但不限于設(shè)施設(shè)備（電腦、投影儀、激光筆及視頻會(huì)議 系統(tǒng)）準(zhǔn)備、上會(huì)資料準(zhǔn)備（拷貝、打印、分發(fā)等）、后勤保障（茶水準(zhǔn)備等）、會(huì)議 紀(jì)要（會(huì)前指定相應(yīng)人員）撰寫。 （4）負(fù)責(zé)在會(huì)議召開后 2 個(gè)工作日內(nèi)完成紀(jì)要簽發(fā)（會(huì)議決策人），原則上以公 司郵件方式發(fā)至各參會(huì)人（不得隨意擴(kuò)大發(fā)放范圍）。 （5）負(fù)責(zé)按公司檔案管理規(guī)定將會(huì)議移交原件及時(shí)歸檔；會(huì)議紀(jì)要電子版及復(fù)印 版應(yīng)妥為保管，非經(jīng)許可不得擴(kuò)大知悉范圍。 （6）負(fù)責(zé)將會(huì)議督辦事項(xiàng)列入任務(wù)督辦系統(tǒng)，跟蹤執(zhí)行情況。