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物業公司檔案管理規程（3頁）.doc

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物業資料

上傳人：儒*** 編號：146763 2021-06-29 3頁 44.50KB

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1、檔案管理規程檔案管理規程 1.0 目的確保客戶服務中心業主檔案和本部門的檔案得到有效控制。 2.0 資料檔案 2.1 歸檔范圍文件、資料包括業主資料、質量體系文件、外來文件、各種合同等； 2.2 建立 2.2.1 隨時收集各種辦理完畢的文件（含會議文件），資料按相關類別分別存放，經檢查齊全后，整理立卷歸檔。 2.2.2 組卷 2.2.2.1 每月 3 日前將上月相關資料歸檔，歸檔要注意整潔，歸檔前要把資料進行分類，可把材料按類別分組裝入待辦卷宗，以便要歸檔時，所有材料都能隨手可得，避免盲目查找。 2.2.2.2 按年度、題目分類，查找迅速方便，在檔案目錄里清楚的標明并與檔案保存好2、，對每一份文件都要清楚的注明其歸入的檔案類目。 2.2.2.3 立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和批復放在一起，卷內編號一律在右上角。 2.2.3 裝訂 2.2.3.1 案卷厚度一般在 1.5 公分至 2 公分為度，裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對破損或褪色的材料應當進行修補和復制，裝訂線位過窄或有字跡的材料，需用紙加襯邊，紙面過大的材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件，卷宗標題要標明作者，問題或名稱，文字要簡練，確切，用毛筆或鉛筆，字跡端正。 2.2.3.2 根據卷內文件之間的聯系，進行系列排列、編號、擬3、訂案宗標題，確定保管期限，裝訂，編制案卷目錄。 2.3 管理 2.3.1 檔案管理人員要定時檢查專柜，核對件數，防遺失，發現異常或被盜、丟失等情況，及時向領導反映，妥善處理，如系人為造成，要追究有關人員的責任； 2.3.2 注意做好保密工作，做好防潮，防水、防塵、防盜、防高溫、防強光等措施。 2.3.3 每年年初對上年度檔案材料的數量，保管等情況進行一定檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。 2.4 更新 2.4.1 需更新資料時，須經部門經理批準后，方可執行，做更新記錄； 2.4.2 業主資料發生變動時，及時更新業主檔案。 2.5 調閱 2.5.1 因工作需要調閱有關文件資料須提出書面申請，經部門主管批準后方可調閱，調閱重要密件需經管理處經理批準； 2.5.2 本部門檔案資料原則上不外借，如有借出發生時，須經部門主管書面批準； 2.5.3 檔案管理人員建立調閱記錄，

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