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房地產開發公司檔案管理制度(10頁).doc

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上傳人：故事編號：220785 2021-12-10 10頁 106.50KB

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1、1公司檔案管理制度公司檔案管理制度第一章第一章總則總則第一條第一條目的：為了加強公司檔案管理，維護檔案的完整性、統一性和安全性，有效地為公司的決策、發展及各項工作的需要提供信息，特制定本制度。第二章第二章公司文件、材料歸檔管理公司文件、材料歸檔管理第二條第二條公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。1、綜合類：主要包括政府企業、行政管理部門在工作中形成的文件材料。2、房產檔案：主要包括涉及公司產權產籍的房屋的圖紙、合同、證件等文件材料。3、工程檔案：主要包括公司的每一項目工程開發建設及后期物業管理中形成的圖紙、函件、聯絡單、招（投）標文件、合同等2、文件材料。4、經營檔案：主要包括物資采購、房屋銷售及其他經濟活動中形成的檔案材料。5、財務檔案和人事檔案由財務部和行政部單獨歸檔。6、歸檔的文件材料包括紙質、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。第三條第三條文件材料的歸檔要求：1、公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。2、歸檔文件材料必須齊全、完整、準確。3、歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。4、歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。5、歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各3、種載體形式。6、歸檔的文件材料必須為正本，本公司編制的文件應附發文稿紙，歸檔的合同必須附有合同會簽表及會簽過程當中產生的修改版。7、歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。28、非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。9、外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。10、為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。第四條第四條歸檔時間1、公司行政部和財務部按年度歸檔，應在次年四月底前歸檔。2、工程部應項目竣工完成后一個月內將所有相關圖紙、與相關業務單位的往來信函和部門周會議記錄歸檔，合同應在簽訂完成三日內歸檔，涉及招（投）標程序的，招（投）標文件應與合同一起歸檔。3、銷售部客戶資料

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