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1、編號：TTDC-ZY-JS-08(A0) 日期：2019/09/01|Page:1/7 工程資料管理標準指引工程資料管理標準指引 1 1目的目的 為規范天泰地產工程資料的過程管理工作，特制定本管理標準。各區域公司、事業部及項目公司可在 本指引的基礎上，督促施工單位制定本項目的資料管理標準。 2 2適用范圍適用范圍 天泰地產所有在建項目。 3 3職責職責 3.1 工程技術部：組織區域公司、事業部及項目公司進行工程資料管理相關內部培訓工作，對工程檔案 進行過程檢查、指導及最終歸檔。 3.2 區域公司：負責監督項目工程管理部門工程過程控制資料的真實、及時、準確、完整；組織工程資 料管理相關內部培訓工2、作。 3.3 事業部及項目公司：負責對項目工程管理部門的工程檔案的過程檢查、指導及過程歸檔；須設立 專（兼）職工程檔案工程師崗位；檔案工程師必須持當地政府部門頒發的工程資料管理員證上崗；項目檔 案工程師在開工前對所有參建單位進行資料交底；施工現場設置工程資料室，保存工程資料；負責建立項 目的工程資料管理制度，確保項目現場建設單位、施工單位、監理公司的工程資料真實、及時、準確、完 整；負責資料編號、分類、立卷、流轉、利用；監督施工和監理公司采取有效措施，落實工程資料管理的 國家、地方規范和本單位要求；負責工程施工階段、竣工階段工程技術文件及檔案的收集、分類、整理、 查詢、分析、利用、歸檔，在工程3、竣工后及時向項目公司檔案管理部門和城市公司工程管理部門移交工程 技術文件及檔案，向相關單位提報工程信息等工作；負責檔案各分部工程預驗收工作。 。 3.4 項目檔案工程師：負責部門規范、圖集、圖書的購買、登記、借閱和保管；負責部門文件收發、傳 閱、歸檔；施工現場施工圖紙分發、歸檔；協助部門日常內務、報表的組織管理；負責組織工程竣工檔案 制作、驗收和移交；負責監督監理公司、施工單位工程資料、圖紙及時、真實的收集、整理、分類、歸檔 等工作；配合完成天泰地產、區域公司、事業部及外部相關部門對工程資料的檢查工作，并配合相關整改 回復工作。 3.5 項目專業工程師： 配合檔案工程師做好工程資料的收集和應用4、， 確保工程資料的真實、 及時、 準確、 完整；及時傳閱、處理各類工程資料；各類工程資料主動交檔，借閱履行手續，留存保留副件或復印件； 編號：TTDC-ZY-JS-08(A0) 日期：2019/09/01|Page:2/7 保存各自專業圖紙，及時將變更、洽商等修改上圖；配合部門組織的對監理公司、施工單位的工程資料檢 查； 專業工程師應做好現場聲像資料的收集整理并定期移交檔案工程師歸檔（含拍攝、整理） ；負責審核 竣工資料及竣工圖。 3.6 項目工程經理：負責指導部門工程資料的真實、及時、準確、完整； 負責組織完成天泰地產、區 域公司、事業部及外部相關部門對工程質量資料的檢查工作，并督促按時整改5、回復。 4.4.工程資料管理標準指引工程資料管理標準指引 4.1.工程文件管理 4.1.1.所有工程文件原件按照檔案管理規定留存份數均由檔案工程師留存， 當原件有備份時可由經辦業 務部門自行留存。 4.1.2.項目工程部對自行完成或組織完成工作形成的工程文件，原件及時交檔案工程師留存。 4.1.3.對于工程常用文件，項目工程部留存的復印件或原件備件主要有： a.建筑用地釘樁通知單 b.工程地質勘察報告 c.工程土壤氡濃度檢測報告 d.建設工程規劃許可證 e.建設工程施工許可證 f.室內環境檢測報告 g.各工程類招標文件及合同文件 h.施工圖紙及變更洽商 4.1.4.監理單位及總包分包單位形成的6、技術文件按建筑工程資料管理規程規定自行留存并形成檔案 文件，在工程竣工后按照規定移交給建設單位及城建檔案館。 4.2.施工圖紙管理 4.2.1.施工圖紙收發管理 4.2.1.1.設計管理部負責與設計單位對接、從設計單位接收圖紙。 編號：TTDC-ZY-JS-08(A0) 日期：2019/09/01|Page:3/7 4.2.1.2.項目工程部負責與設計管理部對接、從設計管理部接收圖紙及圖紙的電子文件，并填寫圖紙 接收記錄 。 4.2.1.3.項目檔案工程師負責公司內部門及工程參建單位的圖紙發放工作， 并告知部門其他人員圖紙信 息。圖紙發放前在圖紙上注明圖紙發放日期，并要求圖紙接收部門或單位簽字7、確認。 4.2.1.4.由建設單位或設計單位發起的設計變更通知單的收發管理與施工圖紙收發管理相同。 4.2.1.5.修改施工圖發放，遵循以舊換新的原則，檔案工程師發出圖紙分發清單中明確版本更新事 宜，收舊圖發新圖，項目工程部專業工程師原圖紙也一并收回。 4.2.1.6.項目檔案工程師負責建立變更洽商臺賬 ，以保證變更洽商的可追溯性。 4.2.2.施工圖紙使用管理 4.2.2.1.當新版施工圖紙發放后， 項目工程部負責組織將舊版圖紙或施工準備圖紙加蓋圖紙作廢章并注 明作廢日期及經辦人。 4.2.2.2.設計修改通知單 、 圖紙會審記錄 、 設計變更通知單及工程變更洽商記錄上的內容 在經各方簽認有8、效后，必須在施工圖紙上及時做出修改。 4.2.2.3.作廢圖紙各單位除留存一份作為結算依據存檔外，其余圖紙必須回收銷毀。 4.2.2.4.當圖紙份數不夠，由項目工程部負責統一聯系設計管理部加曬藍圖，施工圖紙不得復印作為施 工依據，避免造成失效圖紙作為施工圖紙使用。 4.2.2.5.對于需要借用的圖紙必須經項目工程部經理批準，辦理借閱手續并及時歸還。存檔的圖紙一律 不予借出。 4.2.3.竣工圖管理 4.2.3.1.竣工圖由總包單位負責組織編制，編制要求以當地城建檔案館要求為準。 4.2.3.2.分包單位 （含甲指分包） 編制的竣工圖電子版須提供給總承包單位， 由總包單位負責統一審核、 匯總及調9、整。 4.2.3.3.當施工圖中的設計修改、設計變更的調整量大于整版圖紙的 30%時，需設計單位重新出施工 圖。 4.2.3.4.竣工圖需由竣工圖編制單位加蓋竣工圖章 ，并由制圖人、審核人及技術負責人簽字確認， 編號：TTDC-ZY-JS-08(A0) 日期：2019/09/01|Page:4/7 具體格式詳見竣工圖章樣 。 4.3.工程技術文件及檔案管理 4.3.1.工程施工資料必須保證其真實性、有效性、及時性。 4.3.2.工程技術文件及檔案內容： a.工程地質勘察報告 、工程施工圖紙、 設計修改通知單 、各專業市政施工圖紙、各專業市政設計 變更圖紙、 圖紙會審記錄 、 設計變更通知單 、10、 工程變更洽商記錄及工程竣工圖等。 b.永久性水準點位置、施工測量記錄和建筑物、構筑物沉降觀測記錄等。 c.合同文件，包括施工合同、材料設備購置合同、監理合同、設備保修合同及保修資料等。 d.材料質量證明和試驗資料，包括原材料、成品、半成品、構配件和設備等質量合格證明或試驗檢驗 單等。 e.相關單位出具的質量證明書、竣工驗收證明報告、工程質量檢查評定記錄和質量事故分析處理報告 等。 f.設備安裝和電氣、采暖、通風等施工和試驗記錄，以及調試、試壓、試運轉記錄等。 g.有關工程建設的重要會議紀要、公司內部相關部門下發的文件、函件等。 h.工程過程中重點部位質量照片、進度照片及特殊情況照片等。 i.11、工程竣工資料。 j.其它與工程相關的檔案資料。 k.總包分包單位和設計單位提出的建筑物、構筑物使用時應注意事項等有關的文件資料。 4.3.3.日常歸卷管理 4.3.3.1.建立日常歸卷標準。對處理完畢或批存的文件材料，由檔案工程師統一集中保管。 4.3.3.2.編制平時文件材料歸卷使用的案卷內目錄 。 案卷內目錄的條款必須簡明確切，并進行編 號。 4.3.3.3.項目工程部人員應及時將辦理完畢或經批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交檔案工程 師歸卷。 編號：TTDC-ZY-JS-08(A0) 日期：2019/09/01|Page:5/7 4.3.3.4.檔案工程師應及時將已歸卷的文件材料按12、照 案卷內目錄 條款， 放入平時保存文件卷夾內 “對 號入座” ，并在收發文登記表上注明。 4.3.3.5.檔案工程師將歸卷整理好的文件，按公司檔案管理要求進行立卷管理。 4.3.4.合同文件管理 4.3.4.1.合同包括但不限于施工合同、設備材料購置合同、設計合同、監理合同等。招標采購部是合同 的責任部門，有效合同文件移交檔案工程師歸檔保存，合同交底。 4.3.4.2.檔案工程師告知部門其他人員關于合同的信息。其他人員如需借閱，填寫合同借閱記錄 。 4.3.5.施工過程文件管理 4.3.5.1.施工過程文件包含但不限于有效洽商資料文件、工程款批復資料文件、施工組織設計（方案） 文件、市政管理13、部門檢查有效函件等。項目工程部是施工過程文件的責任部門，負責文件的整理、編制、 審核、上報、抄報及歸檔保存。 4.3.5.2.檔案工程師告知其他人員施工過程文件信息。其他人員可從檔案工程師處借閱。 4.3.6.工程過程中重點部位質量照片、工程進度照片及特殊情況的照片等由各專業負責人負責選取、拍 攝，每月 5 號前提交，項目工程管理部門檔案工程師負責每月 8 號前歸檔保存。 4.3.7.技術、經濟資料管理 4.3.7.1.項目工程部的設計規范、施工規范、驗收規范及概、預算定額等工程技術、經濟資料由檔案工 程師保存。 4.3.7.2.檔案工程師告知部門其他人員關于技術、經濟資料的信息，其他人員可從14、檔案工程師處借閱。 4.3.8.工程檔案置于固定地點，定期檢查、防止損毀，可以采取紙質及電子文件兩種方式同時保存。 4.3.9.工程檔案標識：工程檔案的標識應按照公司的標識辦法統一編制。 4.4.往來函件管理 4.4.1.公司內各部門間及各參建單位間重要事件溝通通過往來函件或工程聯系單的形式進行溝通。 4.4.2.往來函件及工程聯系單的接收和發放須在收發文登記表上登記簽收，收文單位不得拒收。如 有異議可于 7 日內回函說明，如 7 日內未回復，則說明認可函件的內容。 編號：TTDC-ZY-JS-08(A0) 日期：2019/09/01|Page:6/7 4.4.3.項目工程部檔案工程師將所收函15、件分類、及時歸檔，復印交相關人員傳閱，并最終由項目工程部 經理明確事項的責任人。 4.4.4.文件接收和發放的流程按公司制度進行。 4.5.會議紀要管理 4.5.1.各類會議紀要須由各單位項目負責人簽字后發布，重要會議的會議紀要需各單位蓋章后發布。 4.5.2.會議紀要內事項由項目工程部經理負責確定需本部門落實的人員，檔案工程師負責監督。 4.5.3. 檔案工程師應將會議紀要及時歸檔保存，并告知相關部門及相關人員。其他人員可從檔案工程 師處借閱。 4.6.工程竣工檔案管理 4.6.1.工程竣工檔案管理依照制度執行； 4.6.2.在合同中須明確施工單位的竣工資料制作責任及數量（建設單位至少約定需16、要三份竣工資料：城 建檔案館、物業和本單位各一份） ； 4.6.3.針對各專項驗收的竣工資料應在合同約定的數量； 4.6.4.竣工資料制作標準按照 GB-T50326-2014建設工程文件歸檔整理規范和項目所在地的地 方標準制作，以項目所在地檔案主管部門具體要求為準； 4.6.5.竣工備案完后按當地檔案館規定時間完成竣工資料的城市檔案館交付，取得政府憑證； 4.6.6.交物業公司和本單位檔案室的竣工資料須符合實際、滿足結算要求，經過施工單位、監理單位、 項目工程部審核確認，項目工程部組織移交； 4.6.7.當期項目竣工資料移交城建檔案館后 6 個月內， 項目工程部當期竣工資料由檔案工程師按要求17、整 理，并移交檔案室。 4.7.工程資料權責管理 4.7.1.各類工程資料按照提供、收集、審核、過程保存、歸檔保存等幾項工作進行責任劃分，確保工程 資料的可追溯。 4.7.2.資料管控責任方包含公司檔案管理部門、項目工程部、各承包單位、監理單位。 編號：TTDC-ZY-JS-08(A0) 日期：2019/09/01|Page:7/7 4.7.3.工程資料在公司間、部門間移交時的過程記錄資料，參與移交的公司、部門要各自存檔一份。 4.8.工程檔案資料檢查 4.8.1.由項目檔案工程師每月組織參建方檔案檢查，按照項目的不同階段進行。 6.6.附加說明附加說明 本文件于 2019 年 10 月第一次發布。 本制度的責任部門為工程技術部，負責本文件的起草、修訂并解釋。