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1、物業管理有限公司會計基礎管理辦法第一章 總 則第一條 為了加強和規范物業管理有限公司的會計核算工作，根據中華人民共和國會計法、企業財務會計報告條例、企業會計準則、企業會計制度及其他相關法律、法規及規定，結合公司的實際經營情況，特制定本辦法。第二條 本辦法是公司重要會計核算辦法，是公司管理制度的主要內容之一。第二章 會計基礎工作第三條 為建設一支具有良好職業道德和較高專業技術水平的高素質的會計隊伍，為公司的發展和經濟效益的提高做出應有的貢獻，特制定本規定。第四條 管理體制 （一） 公司會計人員在公司總會計師領導下，由計劃財務部歸口管理。（二） 會計人員的任免機構負責人或主要財務管理人員由物業公司2、總部直接委派。公司對一般會計人員的任免、聘用、解聘由分公司提出申請，計劃財務部提出意見，并經公司領導批準后方可辦理任免、聘用、解聘手續。（三） 會計人員任職資格1. 公司會計人員應持有會計證及其他相關資格證書。2. 應具備必要的專業知識和專業技能，能正確處理各種財務會計事項。3. 熟悉國家有關法律、法規、規章及國家統一會計制度。4. 具備良好的職業道德，要敬業愛崗、 熟悉法規、依法辦事、客觀公正、保守秘密、身體狀況能適應本職工作的要求。（四） 會計人員日常工作管理1. 會計人員輪崗辦法2. 會計人員培訓辦法3. 會計人員考核辦法第五條 辦理好會計工作交接，有利于保障會計工作的連續性，明確交接雙3、方的職責，及時發現和解決遺留問題。為保證會計交接工作的順利進行，特制定本辦法。第六條 需要辦理會計工作交接的情形：（一） 會計人員在調動工作或離職時必須辦理會計工作交接，沒有辦清交接手續不得調動或離職。（二） 會計人員臨時離職或因病不能工作，需要接替或代理的，會計部負責人須指定專人接替或者代理，并辦理會計工作交接手續。（三） 臨時離職或因病不能工作的會計人員恢復工作時，應當與接替或代理人員辦理交接手續。第七條 會計人員辦理移交手續前，必須及時做好以下五項移交準備工作：（一） 已經受理的經濟業務尚未填制會計憑證，應當填制完畢；尚未回復的事項，應予以答復處理。（二） 尚未登記的賬目，應當登記完畢，4、并在最后一筆余額后加蓋經辦人印章。（三） 整理應該移交的各項資料，對未了事項寫出書面材料。（四） 編制移交清冊，列明應當移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表、印章、現金、有價證券、支票簿、發票、文件、其他會計資料和物品。從事會計電算化工作的移交人員還應當在移交清冊中列明會計軟件及密碼、會計軟件數據磁盤及有關資料、實物等內容。（五） 會計機構負責人移交時，應將財務會計工作、重大財務收支問題和會計人員的情況等向接替人員介紹清楚。第八條 會計人員辦理移交手續時，必須有專人負責監交。一般會計人員交接由財務主管人員監交或委托會計師監交；財務主管人員交接，由財務部門領導人負責監交。第九條 會計人員在進行工作5、交接時，由交接雙方在規定的期限內，按照移交清冊列明的內容逐項進行交接。（一） 現金、有價證券要根據賬面余額清點移交。如發生賬實不一致時，要在規定的期限內解決。（二） 銀行存款賬戶余額要與銀行對賬單核對，如不一致，應該編制銀行存款賬戶余額調整表調節至相符，銀行對賬單的余額調整表必須經銀行簽證；未達賬項，必須單證齊全或已在截止期后作會計處理。（三） 會計憑證、賬簿、報表和其他會計資料必須完整無缺，不得遺漏，如有短缺，要查明原因，并在移交清冊中注明，由移交人負責。（四） 各明細賬戶余額與總賬及有關賬戶必須核對相符，各種財產物資賬面數與實物要相符，如發生賬實不符應查清原因，并在移交清冊中注明。（五） 6、公章、收據、空白支票、發票等物品必須交接清楚。（六） 實行會計電算化的單位，交接雙方應在電子計算機上對有關數據進行實際操作，確認有關數字正確無誤后，方可交接。第十條 交接后的有關事宜（一） 會計工作交接完畢后，交接雙方和監交人在移交清冊上簽名或蓋章，并應在移交清冊上注明單位名稱、交接日期、交接雙方和監交人的職務及姓名、移交清冊頁數以及需要說明的問題和意見等。（二） 接管人員應繼續使用移交前的賬簿，不得擅自另立賬簿，以保證會計記錄前后銜接，內容完整。（三） 移交清冊一般應填制一式三份，交接雙方各執一份，存檔一份。第十一條 其他注意事項（一） 交接表要寫清楚，交接表上的內容要與事實相符。（二） 對7、于移交的未了會計事宜，由接替人繼續辦理。第十二條 為加強檔案管理，提升公司會計基礎工作水平，根據中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法以及集團公司的相關規定，結合本公司實際及內部管理需要，特制定本辦法。（一） 定義及范圍會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映公司經濟業務的重要史料和證據。具體包括以下四類：1. 會計憑證類，包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證；2. 會計賬簿類，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿；3. 財務報告類，包括月度、季度、年度財務報告，財務報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告；4. 其他類；8、包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊。（二） 裝訂與整理1. 公司每年形成的會計檔案應由計劃財務部及各分公司財務按歸檔的要求負責整理、立卷或裝訂成冊；2. 每月形成的會計憑證類檔案、財務報告類檔案及其他類檔案應在下月15日前整理裝訂完畢；3. 會計憑證必須裝有記賬憑證封面，且裝訂需要上下連線，不得裝訂成三角狀，以加強資料的保管；4. 會計賬簿類檔案原則上于每個季度結束后的15天內打印出來，整理成卷，并按規定編制封面，貼印花。特殊情況的，可以每半年裝訂整理一次。5. 財務報告類必須附有公司總經理、總會計師等審批的9、封面。（三） 歸檔與保管1. 計劃財務部指定專人對會計檔案進行妥善保管，存放要有序，查找要方便，同時要嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。2. 根據公司實際的會計業務需要，到本年度為止，近三年內的會計檔案可暫由本公司的財務會計部門保管。期滿之后，應由財務會計部門編造清冊移交本公司的檔案部門保管，并辦好交接手續。3. 檔案保管做到“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”八防措施，確保檔案的齊全完整。4. 會計檔案應分類、編號存放于檔案室，并在各檔案柜貼上標簽，注明目錄，起止卷號等。5. 會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起。6. 嚴格檔案保密制度，防10、止秘級檔案丟失與泄漏。（四） 借閱1. 保存的會計檔案應為本單位的財會人員提供查閱服務，非財會人員不得查閱。向外單位提供查閱服務時，須經本單位主管領導及總會計師簽字批準，且會計檔案原則上不得借出。2. 經公司負責人或授權人批準，查閱或者復制會計檔案時，需如實填寫會計檔案調閱登記表。查閱或者復制會計檔案的人員不得將會計檔案攜帶外出與借出，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。（五） 移交與銷毀1. 單位撤消、合并時，會計檔案應隨同單位的全部檔案移交至指定單位，并按規定辦理交接手續。2. 公司之間交接會計檔案時，應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的負責人負責監交。交接完畢后，交接雙11、方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。3.對保管期滿的會計檔案，要由檔案部門和會計部門共同鑒定，嚴格審查，報經批準后，進行銷毀處理。第十三條 計劃財務部安全管理（一）為保證公司資金和債權等資產、財會擋案和電子數據記錄等安全和完整，防止泄露公司財務機密，特制定本規定。1. 現金、有價證券和銀行存款的安全管理（1） 現金、有價證券和支票等銀行空白結算單證必須存放保險箱內，由出納人員統一保管。出納人員擁有保險箱鑰匙和密碼，不得有第二人同時掌握和知曉。（2） 銀行賬戶預留印簽原件由出納保管，計劃財務部經理保管留存復印件。印鑒持有人應按有關審批程序正確使用銀行印鑒，對未經批準私自使用銀行12、印鑒的行為，將追究當事者的相關責任。（3） 嚴禁簽發空白銀行支票，并嚴格限制限額支票的簽發。對支票的領用應做好備查登記，并積極催辦核銷。（4） 簽發公司帳戶的支票應使用編碼印鑒，公司一般帳戶不用于提取現金；現金的使用均通過基本賬戶提取。（5） 現金的每日最高庫存限額不得超過人民幣10000元，超過部分應于當日工作時間結束前送存銀行。（6） 出納人員對收取的現金承擔檢驗鈔票真偽的責任，如收取的現金出現假鈔由出納人員自行處理，公司不承擔相應損失。（7） 出納人員應及時登記現金日記帳，對已支付的現金應及時進行帳務處理，禁止白條抵庫和帳面現金虛存的現象。工作日結束前，出納人員應清點現金，并與現金日記帳13、余額進行核對；出現盤盈和盤虧時應及時查明原因，并向總會計師匯報；基本每月一次，由總會計師指定人員對庫存現金進行突發性抽查。（8） 出納人員和有關會計人員因故需他人臨時接替其工作時，交接雙方須嚴格按交接程序辦理款證和印鑒的移交，移交時須有監交人監交，同時做好移交記錄。出納人員重新工作后，應馬上更改保險箱密碼。若出納人員離開工作崗位的時間少于3天，可不移交保險箱密碼和鑰匙。（9） 為確保企業網上銀行系統的安全、有效，公司應定期修改網上銀行的登錄密碼。2. 應收款項的安全管理（1） 對因公司業務需要等原因發生的預付款和辦公設施款，計劃財務部應配合相關部門和責任人督促合同單位及時履行合同義務；對已履行14、完畢的合同應及時索要發票進行結帳。（2） 公司與業務往來單位（含內部關聯單位）發生的資金往來除應按有關規定進行核算和管理外，還應定期與對方單位進行核對，并對所欠公司款項進行催收。（3） 對已付的各種押金和保證金，最少每季一次進行核查，對已符合回收條件的押金和保證金，應督促有關部門和人員做好回收工作。（4） 對公司職員的個人借款以及限額備用金，應嚴格履行審批和報銷手續，對辭職、辭退等原因離開公司的職員，應查實其欠款及所經手的未了單據和事務后方可結算。3. 會計檔案和資料的安全管理（1） 公司各崗位的財務人員負責本崗位會計信息和會計資料的收集和整理。年度終了，統一由會計檔案崗人員進行分類、匯總及存15、檔。（2） 為避免會計資料散失或被他人利用，每日下班前，財務人員應將當日會計資料進行清理，并放入檔案柜或抽屜。檔案柜和抽屜要上鎖，桌面上嚴禁擺放重要的會計資料。（3） 財務人員應遵守職業道德，未經許可的情況下，嚴禁將本人和部門保管的會計信息和會計資料帶出公司或散發。特殊情況須經財務經理或總會計師批準方可借閱或傳播。 （4） 會計檔案崗人員定期收集和整理各崗位的會計檔案，經過重新分類和匯總后，裝訂成冊。為方便查閱，兩年以內的會計檔案可存放于辦公地點的檔案柜，兩年以上的送檔案室存檔備查。（5） 會計檔案室鑰匙由信息檔案崗保管，計劃財務部人員借閱應保證當天借閱當天送還，并在借閱登記簿上簽字；外部門和16、集團內單位借閱原則上應在檔案室進行，特殊情況需借出或復制的，須經總會計師批準，但必須在當日送還；原則上不準外單位人員借閱，更不準借出；如需送交政府部門審計和檢查，須詳細造冊記錄，并經總會計師批準。（6） 檔案室嚴禁吸煙；并作好必要的防潮、防蟲、發霉、防火等安全措施。（7） 會計檔案的保管期限遵照國家會計檔案管理辦法和股份公司、集團公司的規定，對保管期已滿的會計檔案，由會計檔案崗人員提出銷毀意見并列出清冊，由各有關人員鑒定，并報經公司總經理或集團公司批準后方可銷毀。4. 電腦和電子財務信息的安全管理（1） 計劃財務部單機的使用人嚴禁在未經檢測和未作殺毒處理的情況下使用外來軟盤、光盤及從網上下載軟17、件；嚴禁帶領外部人員使用部門機器。（2） 計劃財務部每臺單機均應裝置病毒防火墻，并通過網絡及時升級。使用中遇到異常問題，應及時與系統管理員聯系，不得私自處理，避免財務重要資料受到損壞。（3） 計劃財務部每臺單機均要設置開機密碼和屏幕保護密碼，并不定期進行密碼更換；（4） 計劃財務部個人的上網密碼應為較個性化的由六位數或字母組成的密碼，并注意保密；如被外界使用個人密碼上網造成泄密，由各人負責。個人對單機上保存或收到的重要文件應設置打開密碼及修改密碼， 存放于計劃財務部指定的路徑和文件夾中。供計劃財務部共同查閱的資料均須設置打開密碼和修改密碼。（5） 公司財務賬務處理軟件系統由集團公司統一負責管理18、維護、備份，但公司計劃財務部應對本公司賬套按崗位設置操作權限和登錄密碼。 （6） 公司計劃財務部各崗位對本人負責完成的文件資料（非賬套或大型數據文件）自行備份，自行根據需要打印一份書面材料以備查閱及存檔；同時將完成的終稿文件傳給信息管理崗人員， 信息管理崗每半月作一次磁盤備份。使用電腦進行文件處理時，應時刻及時存盤，避免因停電或其他原因電腦停止工作時信息丟失。備份的光盤和磁盤由信息檔案崗專人保管，存放地點應滿足防火、防潮、防塵、防磁的基本要求，并對其質量進行定期檢查。（7） 財務信息的安全：對外提供財務資料或進行信息披露，需經總會計師審批后執行。 5.附則（1） 本辦法適用于公司計劃財務部；（2） 本辦法自發布之日執行。財務檔案管理流程