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1、系統工作手冊家樂福集團目 錄 壹、家樂福系統簡介4-8一、 公司簡況二、 商業形態及模式三、 公司規模及發展方向貳 、家樂福系統相關組織架構及職掌9-12一、 相關人員組織架構二、 各部門作業職掌三、 通訊目錄叁、合約談判工作流程13-15一、 年度合約談判流程及注意事項二、 日常促銷談判流程及注意事項肆、產品報價作業流程16-17一、 新品提報手續及所需資料(有附件)二、 費用預算三、 產品定價四、 新品訂單配送五、 產品下架的原因及解決方案伍、日常業務作業流程18-22一、 客戶拜訪,客情維系二、 了解庫存及訂貨三、 產品退貨流程&退換流程四、 陳列及陳列人員管理五、 內促銷手續辦理六、 2、情報收集七、 費用結算陸、帳務作業流程一、 公司產品銷售流程二、 收款作業柒、電腦訂單作業流程一、 文件類型說明捌、資料統計1. 月（年）度單品銷售資料2. 單店生產力資料3. 單品業績貢獻變化三合約談判工作流程1.年度合約談判流程及注意事項流程圖 說明 準備資料次年度的年度銷售合約在明年度1月份開始接洽，。合約談判預計 年 月完成。相關業務人員準備前期資料產品銷售資料 (年度/分類別/分單品/單店生產力;成長變化分析)銷售費用資料 (去年度新品費/DM&TG費/開張贊助/廣告支持費/商品促銷費/公關費用/ 等)帳款回收資料 (逾期帳款/應收帳款/問題帳款/商品單價)客戶企望情報 (對方所企望3、的條款底線/同業比較合約條款/對方談判人員個性習慣)過往銷售合約及執行狀況資料（前年度配合的盲區/客戶未執行的承諾事項）編訂目標:針對合約條款的費用部分做好預先設定,設計應變方案設想出可能發生的問題點,并設計應對方案結合年度事業部產品規劃及業績指標,編訂達成返利計劃及挑戰計劃提前約定對方相關人員,準備充分時間；約定部門為相關產品的采購部，必須約定采購部經理及負責采購。合約談判完成后,協議須報備公司管理課及律師審議,確定各項條款合理；才可簽約業務部分協議由KA業務經理確認帳務部分協議由公司管理課確認產品配送協議由物流部門確認用印流程：合約資料-管理課-財務-物流部門-KA業務經理-律師-企業備案4、公章-管理課保存2.日常促銷談判流程及注意事項（總部談判）流程圖 說明在年度合約簽立后,結合事業部產品規劃,編排年度DM商品&季節性產品特價促銷結合每季度重點產品計劃&業績指標,事先安排達成計劃,提出有關于需要客戶配合的事項,與公司部門主管溝通編排出計劃，報備業務部門主管后,約定對方采購部進行促銷談判:注意點如下：促銷計劃必須在活動預計執行時間2個月提報；如牽涉本部門負責區域外的促銷，必須在此時間以前完成協調工作:特價促銷的檔期,調價時間,返利方式促銷對象,贈品贈送方式,贈品管理 促銷售價, DM刊列位置,樣稿,大小 上海地區促銷必須在活動開始2周前提報審批,牽涉于外地區域,須在活動開始前1個5、月提報審批(活動前須與當地業務溝通是否可行)以上與對方談判確認后,公司內部需要簽呈方式呈報批準： 注明以上各點條款 另需注明預計銷量,費用率及承擔單位. 需要協力廠商（廣告公司/制作物）配合，必須報備部門主管批準后執行以聯絡單形式,通知各相關單位(業務/財務)結算方式 下浮扣率，降低售價-直接供應價格折讓 促銷贊助，廣告費用-帳扣形式 陳列費用，場地承租-支票形式 如費用發生拖欠，客戶會采取帳扣形式 處理滯銷庫存/團購可商談補貨形式（單店促銷）流程圖 說明結合事業部產品規劃,編排季節性產品特價促銷結合每季度重點產品計劃&業績指標,事先安排達成計劃,提出有關于需要客戶配合的事項,與公司部門主管溝6、通編排出計劃，報備業務部門主管后,約定對方采購部進行促銷談判:注意點如下；促銷計劃必須在活動預計執行時間1個月提報； 特價促銷的檔期,調價時間,返利方式 促銷對象,贈品贈送方式,贈品管理 促銷售價,以上與對方談判確認后,公司內部需要簽呈方式呈報批準： 注明以上各點條款 另需注明預計銷量,費用率及承擔單位. 需要協力廠商（廣告公司/制作物）配合，必須報備部門主管批準后執行以聯絡單形式,通知各相關單位(業務/財務)結算方式 促銷贊助，陳列費用-支票形式 廣告費用，場地承租-支票形式處理滯銷庫存/團購可商談補貨形式特殊促銷行為 陳列加強（陳列位置/排面數量） MIT/TG陳列 客情公關 庫存補損 滯7、銷處理 特殊時段產品壓倉 場外促銷 團購結算方式 陳列加強/ MIT/TG陳列/客情公關/庫存補損/場外促銷-支票或現金形式，現金可能發生采購所需，也會采取“買單形式”補償部門毛利 庫存補損/滯銷處理/特殊時段產品壓倉/團購-實物形式四產品報價作業流程1.新品提報手續及所需資料流程圖 說明基本資料:新品實物2份,產品報價表,后期行銷配合證明文件：產地的質檢/衛檢證書；（營業執照副本/稅務登記證/企業代碼/商標使用證）可能需要 以上均為影印件輔助資料:產品上市說明(產品規劃,品牌策略,利益點,相關行銷計劃,售后服務原則)將上述資料送交我大陸總部相關人員，由總部報價如批準,采購人員將新品條碼給我總8、部,總部將條碼給各家樂福單店的執行人員，去單店協商進場2.新品費用新品費用在年度合約中約定,目前費用為%/年銷售額.店(華東區域)3.產品定價根劇公司整體規劃,保持市場價格均衡,估算定價五日常業務作業流程1.客戶拜訪,客情維系總部:每月初，月底去拿進貨簿，托付明細單店：主管人員休息日不固定，須熟悉班次安排并電話預約。主動整理產品，關心產品回轉率、產品庫存，了解采購所遇困難2.資料獲取單店-根據每天的采購訂貨建議可獲取產品單店銷售數據（/庫存/平均日銷量/實際銷量） 途徑-單店采購人員3.了解庫存及訂貨熟悉公司產品的市場回轉，估算正常狀況下安全庫存，單店采購每日可獲得前天銷售資料，庫存銷售資料，9、庫存資料，平均每日銷量。業務可詢問資料，及時訂貨。但不可進入客戶倉庫。如遇團購，做好貨源、收貨登記，了解詳細送貨資料。做好簽收手續在旺季，主力產品必須有1.5倍的存貨量。4.產品退貨流程&退換流程流程圖 說明 原因:產品破損、產品即期（方便面產品的到期前2個月、飲料產品到期前4個月）、質檢未通過、包裝破損、產品滯銷、產品下架、包裝形式更換單店采購根據實際狀況提出退貨要求，會出具產品退換通知書（見附件），詳列編號、品名、實際退換數量，要求處理時限正常為一周接到退換通知書后，業務人員及時了解實際狀況，清點數量1. 如產品保質尚有一定期限，應首先考慮通過促銷手段處理2. 如非產品滯銷的因素，應與采購10、協商采取換貨的形式處理退貨流程.開具公司內部的產品退貨單，交由公司主管審核。2. 物流部門根據退貨單的數量接受退貨，庫務確認3. 財務部門單據錄入，登帳4. 家樂福開具增值稅發票給公司5. 業務人員收到退貨發票后，必須在發票日期的3個月內沖帳完成，否則公司將損失17的稅收金額6. 沖帳時注明產品銷售收入、進項稅額，產品明細7. 退貨通知書已注明退貨期限。8. 如未能事先通知，發生強制退貨，可拒絕。5.產品陳列及陳列人員管理 該系統銷售單位為單包，產品陳列講求口味一樣整齊。 產品集中化、占據商場主動線陳列 商品缺貨會造成陳列排面喪失 單店部門采購可掌控各廠商陳列位置，與其客情好壞影響陳列 單店、11、TG承租周期為10天，費用為1500元/店. 總部的廣告商品，單店會作MIT、TG陳列費用為1500元/天6.陳列人員的功能 維持產品現有陳列空間，積極搶占競品陳列位置。 按照公司要求執行產品陳列品相 了解產品庫存，催促采購訂貨 產品銷售宣傳 競品資訊收集 監督并維護陳列合約執行 協助公司促銷執行 殘次品收集保管7.店內促銷手續辦理流程圖 說明促銷前10天前與單店確認約定促銷，并由單店采購在促銷檔期前3天拿促銷協議書，業務及時溝通單店主管。溝通單店主管，確認促銷地點、時間、設備支援、贈品存放由單店采購提供促銷辦理文件 促銷人員提供健康證、身份證、照片 公司繳交押金 贈品存放于店內倉庫，由該當班12、員工簽收 業務人員在活動前陪同推廣部門前往確認場地、貨物存放、道具租借、拜訪管理部門及相關人員，辦理證件（場內促銷人員證/擔保書），每周一，四辦理 場地費用約為100元/天 促銷人員遵守店方作息時間，服從店方管理 促銷人員不需從事非促銷活動的工作 推廣部門培訓PT（產品知識、工作制度） 如遇與消費者發生糾紛，PT及時報備推廣部門處理 如遇店方不合理要求，PT聯絡業務，由業務處理 業務做好貨源準備工作 業務配合推廣清點物資，協助收回 業務負責獲取促銷期間產品實際績效資料 填寫促銷總結報告8.情報收集 定期每周收集相關競品的訊息，包括產品包裝變更、價格變化、競品促銷、陳列變化、新品信息、了解競品銷13、售資料 了解競品促銷安排 配合公司了解相關產品信息9.費用結算 費用類型 （ 年、元）費用類型 金額 費用類型 金額年度DM&SP 2105元/店 單店TG 1500元/店月扣 2%1500元/店年節費 1710元/店 咨詢費 0.25%新品費用 0. 75%年度返利 N%注明:家樂福各項費用采取帳扣方式,除單店陳列費用&公關費用會有現金狀況,和支票形式單店的費用&產品促銷會以價格折讓或實物形式發生,必須在活動結束后,按照簽呈準許范圍總結費用.六帳務作業流程1.公司產品銷售流程流程圖 說明每天家樂福各單店會將訂單傳真至我公司訂單說明： 所需送貨的商場 訂單編號:xxxxxx,此號碼業務人員開單14、時必須填寫在訂貨單上. 進貨日期:yy-mm-dd,公司送貨事件不得超過進貨日期2天后,過期訂單作廢,提前送貨,不必聯絡。 注意廣告欄內如出現 ”P” 字樣表示該產品現今處于廣告促銷期間,供應價格有變化，業務開單需在價格欄寫明促銷價格改革 開單后交由部門主管審核,在流轉至財務部門,確認產品庫存,打印出貨傳票,傳票上注明訂單編號出貨傳票交由運輸部門排單發貨,送貨時須攜家樂福電腦訂單一并送往,對方收貨時間為周一-周日07:00-19:00 運輸送貨時,交由對方收貨部簽收,收貨部蓋收貨章 以上流程完成后,運輸單位必須將出貨傳票上交公司財務 發生產品缺貨或未能按照訂單所需數量送貨，業務人員必須在當天通15、知采購 產品允收期：食品2個月內；飲料4個月內2.收款作業流程圖 說明每天去財務處領發票，及時送到客戶處，一張訂單編號開一張發票。票送到，對方需簽收2個月后對方付款收到銀行托付后,可索取付款明細,然后按照付款明細沖帳,不可跳沖付款是銀行托付形式 付款時間集中在月末的1周內 付款明細一般在托付后3天發出，遇休息日順延3.文件類型說明 商場訂單為該商場的訂貨信息,包含品種/數量/促銷信息/送貨日期 進貨明細-為該商場前一月與公司的交易狀況,包含單價/金額/ 付款明細為已通過銀行托付的帳款明細,包含發票日期/發票號碼/金額八資料統計1.月（年）度單品銷售資料2.單店生產力資料3.單品業績貢獻變化 以上表單格式見附件（完）