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1、訂貨小組程序版本 1.52003年2月目錄1. 目標2. 資產3. 人力資源和培訓4. 職責5. 日常工作6. 參數7. 附件 1. 目標 根據營業需要訂貨2. 資產w 辦公室 辦公室面積: 30 平方米 鄰近店長辦公室 訂貨小組有一獨立辦公室w 網絡連接w 電力供應w 4根傳真線，2根電話線w 每人一臺電腦w 一臺有Lotus Notes, Microsoft Office 的電腦給訂貨小組主管。w 1 臺打印機 有自動撥號功能的國家，2臺打印機 無此功能國家w 2臺傳真機 有自動撥號功能的國家， 34臺傳真機 無此功能國家w 1 個存檔用的文件柜w 文件存放格3.人力資源和培訓3.1. 訂2、貨小組w 訂貨小組主管及助理 營業背景 溝通和組織技能 分析和控管能力 直屬店長或組織設備經理領導w 訂貨小組 雇員 2至3人組成。（該國有自動撥號功能的傳真機） 4至5人組成。（該國無自動撥號功能的傳真機）3.2 訂貨小組培訓w 訂貨小組 & 訂貨小組 雇員 必須培訓以下內容: Boucle Complete程序 計劃訂單 Pacific IV 訂貨流程3.3營業小組培訓w 銷售主管 & 處長 由 訂貨小組 經理或組織設備經理培訓以下內容 Boucle Complete程序 計劃訂單 系統訂貨數量查詢 參數管理4. 職責4.1 訂貨小組 經理 除促銷和DM以外,確保下單后無修改并依照時間安排3、表下單。 培訓訂貨小組 雇員。 培訓銷售主管和處長。 每周檢查系統中的訂單參數。 根據全國的決策,改變訂貨參數,或者在沒有全國決策的情況下,根據營業小組的要求經檢查后,改變訂貨參數。對于營業小組的參數修改申請，訂貨小組只在每個星期六做一次統一修改。 按各自負責供應商分配訂貨小組成員訂貨。 確保取消訂單功能自動運行。 保持向商品部提供需改正的數據。 檢查周期盤點計劃是否每日實施。 檢查報廢程序是否每日實施。 分析Boucle Complete 訂貨指標。 根據單品錯誤資料修改程序就錯誤單品信息與商品部做好溝通。 每天就系統內較大周期盤點庫存調整向營業部門咨詢；并向店經理匯報以取得解決問題的方法。4、4.2 訂貨小組 雇員 根據國家級設備組織部門制定的計劃安排訂貨, 如沒有，則根據店級 的決定. 檢查建議數量為“0”的訂單。 根據訂貨修改申請表改變訂貨數量4.3 營業小組 負責訂貨數量 對促銷單品和新品填寫訂單申請表。 對缺貨單品，立刻采取行動。 用手持終端掃描打印部門缺貨冊，并確保所缺貨單品已訂貨。 對周期盤點較大庫存調整給予解釋并在訂貨部主管的幫助下找到解決問題的方法。4.4 商品部/后勤部 確保及時對廠商和單品數據進行維護，各店能夠有更新的正確信息。 確保及時給各店促銷信息。 確保及時給各店包括送貨時間表的緊急訂單(促銷單品和新品)的信息。5. 日常工作5.1 訂貨小組5.1.1 每5、日工作 收集訂貨修改申請表和臨時訂貨申請表。 根據訂貨修改申請表, 僅限以下6個原因 修改訂貨數量： 缺貨：此原因營業部門須提供HHT缺貨報告。如果缺貨報告顯示庫 存數量大于0，則訂貨主管須將此單品加入下一次的周期盤點以調 整庫存量； 促銷，TG和海報：營業部門須維護促銷價格并經訂貨部主管核實; 庫存錯誤：訂貨部須將此單品加入下一次的周期盤點以調整庫存; 新品：系統內須沒有庫存也沒有歷史銷售記錄； 大宗購物：須隨附大宗購物訂單； 參數錯誤：營業部門須提供參數修改申請單。 根據臨時訂貨申請表生成訂單。 遵循商品部的精選單品的緊急訂單。 在訂單打印或發給廠商后, 立即傳真通知廠商被取消的錯誤單品 6、根據營業部門的參數修改申請表, 更新參數。 檢查部門缺貨冊。 打印部分收貨詳細報告并在當日結束時，完結所有部分收貨。然后將報告給銷售主管。 按申請表在Pacific IV中修改貨架標簽尺寸(可按店長決定由IT修改)。 每天訂貨主管應檢查周期盤點清單上每一個小分類里5個單品的滿 排面量。 根據預期國定假日至少提早三星期提醒營業小組更新參數。 分析訂單指標并在晨會上匯報。 通過各自登錄（ID）分配所有廠商& 小分類給訂貨小組。 檢查并確保所有的傳真訂單已傳給廠商。- 如傳真服務器失誤，確保訂單打印并人工傳真給廠商。- 用熒光筆劃出已根據日程發送的定單。 分析沒有根據日程發送的訂單。 完成每日BC報7、告。 取消所有七天前的退貨清單。 完好保留所有文件至少3個月。- 傳真訂單- 訂單修改申請表- 臨時訂單申請表- 參數修正申請表- 訂單指標報告- 單品參數抽查表5.1.2 每周工作 抽查訂單修正詳細報告。 打印常規廠商表。 打印無負責人單品清單。 分析訂單指標并在晨會上匯報。5.1.3 每月工作 分析訂單指標并在晨會上匯報。 在店會議上匯報月評分卡和行動計劃實施結果。5.2營業小組5.2.1 每日工作 如果參數不合理, 向全國決策者反饋。 填寫訂單修改申請表，并由處長簽字后，及時交給訂貨小組（由各國決定）。 營業部門須遵循以上6個原因并提交相關附件給訂貨部。 填寫臨時訂單申請表，并由店長簽字8、后，下午3點前交給訂貨小組。 用手持終端掃描打印并遞交部門缺貨冊給訂貨小組。 預估公眾假日需求, 并申請改變必要參數。- 如廠商在假日間休息,根據情況,改變變量系數, 訂貨日期, 訂貨期限, 交貨與訂貨之間所需時間, 及安全庫存日. 修改或填寫單品參數修改申請表并遞交給訂貨小組，讓其在必要的情況下，在Pacific IV 中修改貨架標簽尺寸。5.2.2 每周工作 列印并保持常規廠商表的更新，以獲得廠商參數的精確信息。5.3 商品部的日常工作5.3.1 每日工作 為店訂貨小組更新廠商和單品基本數據。 根據商品部日程表確保傳送緊急訂單和精選單品。 準時向店部門主管傳送促銷清單,如訂貨數量已由商品部9、決定, 則向部門主管和訂貨小組 經理傳送。6. 參數6.1 訂單計算公式 計劃訂貨數量= 平均銷售數量* 變化系數*（ 訂貨周期+交貨期 + 安全庫存日）+最小庫存量 （貨架容量* 最小庫存系數%）- 最后庫存量- 在途訂貨 + 未確認的退貨6.1.1由系統計算：w 平均銷售： 在特定周期內的按單位數量計算的普通銷售的平均值。（不包括促銷） 國家規定周期為35天。w 在途訂貨 IT 主管必須確?！白詣尤∠唵巍惫δ苊咳者\行。w 未確認的退貨 每月底，訂貨處主管必須在系統內刪除在當月準備但未確認的退貨。6.1.2 國家參數w 安全庫存日由于缺乏信譽度的廠商原因，所需最少的庫存天數。按廠商級別維護10、安全庫存日（不得少于一天）。避免由于任何原因而造成廠商推遲到貨的風險。1. 訂貨周期=7的供貨商 安全庫存日=42. 訂貨周期1的供貨商 安全庫存日=3 (送外庫的供貨商再加一天安全庫存日)3. 訂貨周期=1 的供貨商 安全庫存日=1*第一天安全庫存日是給廠商到貨及營業部門填補貨架所需的時間*第二天安全庫存日是避免廠商的推遲到貨*第三天安全庫存日是為了避免P4系統自身的錯誤（例如：對于一星期訂兩次貨的供貨商的訂貨周期應該取其中少的天數）*第四天安全庫存日是因為需從外庫向店內調貨（只針對于送貨到外庫的供貨商）w 交貨期廠商在訂貨日（不包括）和交貨日（包括）之間的所需天數。 雜貨后倉=1 天 非食11、品后倉= 與后勤聯系獲取最新的服務 直接廠商=由部門經理向廠商確定廠商所需的準確，合理的交貨期。 w 訂貨周期訂貨的頻率，按上次訂貨日（不包括）和下次訂貨日（包括）之間天數計算。 后勤中心=1天 直接廠商=由訂貨部經理按廠商，按地區，按城市決定。 對于一星期訂多次貨的供貨商的訂貨周期：應取其中最小的天數為訂貨周期w 變化系數根據季節需要前后，調整計劃數量。 缺省值=1 值變化范圍 0.11.9 在事件發生前更新系數在事件結束后恢復缺省值。 在小分類級別維護，在單品級別修改。w 最小庫存到貨日時，貨架上所需的數量。最小庫存= 貨架容量 *最小庫存系數 按細目級別維護貨架容量 按小分類級別維護最小12、庫存系數 -最小庫存系數 = 100 %為了計算最小庫存 ,我們按銷量將單品劃分為兩類:-類型 A : 單品日均銷量 1 高銷量單品-類型 C : 單品日均銷量 =4000RMB, 最小庫存量=2)2) 包裝量1,最小庫存量=1/2包裝量+1+3C)紡織品處三個不同的原則:1) 包裝量=1,最小庫存量=22) 1包裝量1, 最小庫存量=包裝量3) 1包裝量12且平均銷量12,最小庫存量=1/2包裝量+1+3D)32部門(音像分類)最小庫存量=1/2包裝量+3+1 最后庫存量最近的庫存量。 營業人員通過周期盤點維護正確庫存，以負庫存為重點，用來避免錯誤庫存導致錯誤建議訂單。 6.2 其他參數w 13、取消訂貨日超過預期交貨日，訂單仍有效的天數。 后勤中心=0天 直接廠商=1天 具有自動批處理的此功能每日運行，以避免保留錯誤的“在途訂單。”w 訂貨日一周內下單的日子。 后勤中心=中心決定 直接廠商=由營業部門主管向訂貨部經理建議。 Pacific IV系統會檢查訂貨日和訂貨周期的一致性。w 截止時間系統確認訂單并將其傳到傳真服務器上的時刻。 后勤中心=組織設備部決定 直接廠商=若無國家決定，由店決定。w 自動傳真用來控制訂單是否在確認的截止時間自動由傳真服務器傳送的權限。 “Y”= 由自動由傳真服務器傳送。 “N”=非自動由傳真服務器傳送。沒有可接受的理由不能設置。w 傳真號碼當訂單由自動傳14、真=“Y”的截止時間確認后，廠商的傳真號碼將被自動撥號。 店的營業人員需維護修正每家廠商的傳真號碼。附 件附件1 按部門訂貨收貨分配附件2 部門缺貨冊附件3按雇員訂貨收貨分配附件4 臨時訂單申請表附件5訂單修改申請表附件6 單品參數修改申請表附件7廠商參數修改申請表附件8 單品參數抽查表附件9 錯誤單品信息修改申請表附件10 每日BC報告 附件1 按部門訂貨收貨分配附件2 部門缺貨冊附件3 按雇員訂貨收貨分配附件4 臨時訂單申請表附件5訂單修改申請表附件6 單品參數修改申請表附件7 廠商參數修改申請表附件8 單品參數抽查表Items Parameter Checking 附件9 單品錯誤信息修改申請表附件10 每日BC 報告