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1、家樂福系統業務工 作執行標準書 1 系統工作執行標準書 法國家樂福集團 家樂福系統業務工 作執行標準書 2 目錄：目錄： 壹壹 、家樂福系統簡介、家樂福系統簡介4-8 一、 公司簡況 二、 商業形態及模式 三、 公司規模及發展方向 貳貳 、家樂福系統相關組織架構及職掌、家樂福系統相關組織架構及職掌9-12 一、 相關人員組織架構 二、 各部門作業職掌 三、 通訊目錄 叁、合約談判工作流程叁、合約談判工作流程13-15 一、 年度合約談判流程及注意事項 二、 日常促銷談判流程及注意事項 肆、產品報價作業流程肆、產品報價作業流程16-17 一、 新品提報手續及所需資料(有附件) 二、 費用預算 三2、 產品定價 四、 新品訂單配送 五、 產品下架的原因及解決方案 伍、日常業務作業流程伍、日常業務作業流程.18-22 一、 客戶拜訪,客情維系 二、 了解庫存及訂貨 三、 產品退貨流程成長變化分析) 銷售費用資料 (去年度新品費/DM&TG 費/開張 贊助/廣告支持費/商品促銷費/公關 費用/ 等) 帳款回收資料 (逾期帳款/應收帳款/問題帳 款/商品單價) 客戶企望情報 (對方所企望的條款底線/同業 比較合約條款/對方談判人員個性習 慣) 過往銷售合約及執行狀況資料（前年度配合 的盲區/客戶未執行的承諾事項） 編訂目標: 針對合約條款的費用部分做好預先設定,設計 應變方案 設想出可能發生的3、問題點,并設計應對方案 結合年度事業部產品規劃及業績指標,編訂達 成返利計劃及挑戰計劃 資料準備 編訂目標 聯絡/約定 初次接洽 談判 簽約 家樂福系統業務工 作執行標準書 11 2.2.日常促銷談判流程及注意事項日常促銷談判流程及注意事項 （總部談判）（總部談判） 流程圖 說明 在年度合約簽立后,結合事業部產品規劃,編排年度 DM 商品&季 節性產品特價促銷 結合每季度重點產品計劃&業績指標,事先安排達成計劃,提出有 關于需要客戶配合的事項,與公司部門主管溝通 編排出計劃，報備業務部門主管后,約定對方采購部進行促銷談 判:注意點如下； 促銷計劃必須在活動預計執行時間 2 個月提報； 如牽涉本4、部門負責區域外的促銷， 必須在此時間以前完成協調工 作: 特價促銷的檔期,調價時間,返利方式 促銷對象,贈品贈送方式,贈品管理 促銷售價, DM 刊列位置,樣稿,大小 上海地區促銷必須在活動開始 2 周前提報審批,牽涉于外地 區域,須在活動開始前 1 個月提報審批(活動前須與當地業務 溝通是否可行) 以上與對方談判確認后,公司內部需要簽呈方式呈報批準： 注明以上各點條款 另需注明預計銷量,費用率及承擔單位. 需要協力廠商（廣告公司/制作物）配合，必須報備部門主管 批準后執行 以聯絡單形式,通知各相關單位(業務/財務) 結算方式 下浮扣率，降低售價-直接供應價格折讓 促銷贊助，廣告費用-帳扣形式5、 陳列費用，場地承租-支票形式 如費用發生拖欠，客戶會采取帳扣形式 處理滯銷庫存/團購可商談補貨形式 公司內部計劃 與總部采購部門 提案 公司內部簽呈提報 聯絡相關單位 結算方式 家樂福系統業務工 作執行標準書 12 （單店促銷）（單店促銷） 流程圖 說明 結合事業部產品規劃,編排季節性產品特價促銷 結合每季度重點產品計劃&業績指標,事先安排達成計劃,提出有關于需要 客戶配合的事項,與公司部門主管溝通 編排出計劃，報備業務部門主管后,約定對方采購部進行促銷談判:注意點 如下；促銷計劃必須在活動預計執行時間 1 個月提報； 特價促銷的檔期,調價時間,返利方式 促銷對象,贈品贈送方式,贈品管理 促6、銷售價, 以上與對方談判確認后,公司內部需要簽呈方式呈報批準： 注明以上各點條款 另需注明預計銷量,費用率及承擔單位. 需要協力廠商（廣告公司/制作物）配合，必須報備部門主管批準后執 行 以聯絡單形式,通知各相關單位(業務/財務) 結算方式 促銷贊助，陳列費用-支票形式 廣告費用，場地承租-支票形式 處理滯銷庫存/團購可商談補貨形式 特殊促銷行為 陳列加強（陳列位置/排面數量） MIT/TG 陳列 客情公關 庫存補損 滯銷處理 特殊時段產品壓倉 場外促銷 團購 結算方式 陳列加強/ MIT/TG 陳列/客情公關/庫存補損/場外促銷-支票或 現金形式，現金可能發生采購所需，也會采取“買單形式”補7、償部門 毛利 庫存補損/滯銷處理/特殊時段產品壓倉/團購-實物形式 公司內部計劃 與單店采購部門 提案 公司內部簽呈提報 聯絡相關單位 結算方式 家樂福系統業務工 作執行標準書 13 四產品報價作業流程四產品報價作業流程 1.1. 新品提報手續及所需資料新品提報手續及所需資料 流程圖說明 基本資料:新品實物 2 份,產品報價表,后期行銷配 合 證明文件：產地的質檢/衛檢證書； （營業執照副本/稅務登記證/企業代碼/ 商標使用證）可能需要 以上均為影印件 輔助資料:產品上市說明(產品規劃,品牌策略,利益 點,相關行銷計劃,售后服務原則) 將上述資料送交我大陸總部相關人員，由總部報價 如批準,采購8、人員將新品條碼給我總部,總部將條碼 給各家樂福單店的執行人員，去單店協商進場 2.2. 新品費用新品費用 3.3.產品定價產品定價 根劇公司整體規劃,保持市場價格均衡,估算定價 報價所需資料 新品提報審批 新品訂貨/ 家樂福系統業務工 作執行標準書 14 五日常業務作業流程五日常業務作業流程 1.1.客戶拜訪客戶拜訪, ,客情維系客情維系 總部:每月初，月底去拿進貨簿，托付明細 單店：主管人員休息日不固定，須熟悉班次安排并電話預約。 主動整理產品，關心產品回轉率、產品庫存，了解采購 所遇困難 2.2.資料獲取資料獲取 單店-根據每天的采購訂貨建議可獲取產品單店銷售數據 （/庫存/平均日銷量/實9、際銷量） 途徑-單店采購人員 3.3.了解庫存及訂貨了解庫存及訂貨 熟悉公司產品的市場回轉，估算正常狀況下安全庫存，單店 采購每日可獲得前天銷售資料，庫存 銷售資料，庫存資料，平均每日銷量。業務可詢問資料，及 時訂貨。但不可進入客戶倉庫。 如遇團購，做好貨源、收貨登記，了解詳細送貨資料。做好 簽收手續在旺季，主力產品必須有 1.5 倍的存貨量。 家樂福系統業務工 作執行標準書 15 4.4.產品退貨流程產品退貨流程& &退換流程退換流程 流程圖 說明 原因: 產品破損、產品即期（方便面產品的到期前 2 個 月、飲料產品到期前 4 個月） 、質檢未通過、包 裝破損、產品滯銷、產品下架、包裝形式更10、換 單店采購根據實際狀況提出退貨要求，會出具產品 退換通知書（見附件） ，詳列編號、品名、實際退換 數量，要求處理時限正常為一周 接到退換通知書后，業務人員及時了解實際狀況， 清點數量 1. 如產品保質尚有一定期限，應首先考慮通過促銷 手段處理 2. 如非產品滯銷的因素，應與采購協商采取換貨的 形式處理 退貨流程 1. 開具公司內部的產品退貨單，交由公司主管審 核。 2. 物流部門根據退貨單的數量接受退貨，庫務確認 3. 財務部門單據錄入，登帳 4. 家樂福開具增值稅發票給公司 5. 業務人員收到退貨發票后，必須在發票日期的 3 個月內沖帳完成， 否則公司將損失 17的稅收金 額 6. 沖帳時11、注明產品銷售收入、進項稅額，產品明細 7. 退貨通知書已注明退貨期限。 8. 如未能事先通知，發生強制退貨，可拒絕。 退換&退貨原因 單店采購提出退貨要 求 業務人員判別 退貨流程 帳務處理 家樂福系統業務工 作執行標準書 16 5.5.產品陳列及陳列人員管理產品陳列及陳列人員管理 該系統銷售單位為單包，產品陳列講求口味一 樣整齊。 產品集中化、占據商場主動線陳列 商品缺貨會造成陳列排面喪失 單店部門采購可掌控各廠商陳列位置，與其客 情好壞影響陳列 單店、TG 承租周期為 10 天，費用為 1500 元/店. 總部的廣告商品，單店會作 MIT、TG 陳列費用 為 1500 元/期 6.6.陳列12、人員的功能陳列人員的功能 維持產品現有陳列空間，積極搶占競品陳列位 置。 按照公司要求執行產品陳列品相 了解產品庫存，催促采購訂貨 產品銷售宣傳 競品資訊收集 監督并維護陳列合約執行 協助公司促銷執行 殘次品收集保管 家樂福系統業務工 作執行標準書 17 7.7.店內促銷手續辦理店內促銷手續辦理 流程圖說明 促銷前 10 天前與單店確認約定促銷，并由單店采購在 促銷檔期前 3 天拿促銷協議書，業務及時溝通單店主 管。 溝通單店主管，確認促銷地點、時間、設備支援、贈 品存放 由單店采購提供促銷辦理文件 促銷人員提供健康證、身份證、照片 公司繳交押金 贈品存放于店內倉庫，由該當班員工簽收 業務人員13、在活動前陪同推廣部門前往確認場地、貨 物存放、道具租借、拜訪管理部門及相關人員，辦 理證件（場內促銷人員證/擔保書） ，每周一，四辦 理 場地費用約為 100元/天 促銷人員遵守店方作息時間，服從店方管理 促銷人員不需從事非促銷活動的工作 推廣部門培訓 PT（產品知識、工作制度） 如遇與消費者發生糾紛，PT 及時報備推廣部門處 理 如遇店方不合理要求，PT聯絡業務，由業務處理 業務做好貨源準備工作 業務配合推廣清點物資，協助收回 業務負責獲取促銷期間產品實際績效資料 總部談判 單店確認 辦理證件、入場手 續 業務、推廣人員每 日 巡訪，處理突發事 件 活動執行 結束收尾工作 總結、分析 家樂福14、系統業務工 作執行標準書 18 8.8.情報收集情報收集 定期每周收集相關競品的訊息，包括產品包裝變 更、價格變化、競品促銷、陳列變化、新品信息、 了解競品銷售資料 了解競品促銷安排 配合公司了解相關產品信息 9.9.費用結算費用結算 費用類型 （ 2001 年、元） 費用類型金額費用類型金額 年度 DM&SP2340 元/店單店 TG1500 元/店 月扣2%1500 元/店 年節費1700 元/店咨詢費0.25% 大型展臺費2800 元/次 年度返利N% 注明:家樂福各項費用采取帳扣方式,除單店陳列 費用&公關費用會有現金狀況,和支票形式 單店的費用&產品促銷會以價格折讓或實物形式發 生,15、必須在活動結束后,按照簽呈準許范圍總結費 用. 家樂福系統業務工 作執行標準書 19 六帳務作業流程六帳務作業流程 1.1.公司產品銷售流程公司產品銷售流程 流程圖流程圖說明說明 每周 1 和 4 家樂福各單店會將訂單傳真至我公司 訂單說明： 所需送貨的商場 訂單編號:xxxxxx,此號碼業務人員開單時必須填寫 在訂貨單上. 進貨日期:yy-mm-dd,公司送貨事件不得超過進貨日 期 2 天后,過期訂單作廢,提前送貨,不必聯絡。 注意廣告欄內如出現 ”P P” 字樣表示該產品現今處 于廣告促銷期間,供應價格有變化，業務開單需在 價格欄寫明促銷價格改革 開單后交由部門主管審核,在流轉至財務部門,16、確認 產品庫存,打印出貨傳票,傳票上注明訂單編號 出貨傳票交由運輸部門排單發貨,送貨時須攜家樂 福電腦訂單一并送往,對方收貨時間為周二-周 五 07:00-19:00 運輸送貨時,交由對方收貨部簽收,收貨部蓋收貨章 以上流程完成后,運輸單位必須將出貨傳票上交公 司財務 發生產品缺貨或未能按照訂單所需數量送貨，業務 人員必須在當天通知采購 產品允收期：食品2 個月內；飲料4 個月內 接收訂單 核對訂單信息 開單 報批 財務/運輸配合 商場收貨 憑證收集 家樂福系統業務工 作執行標準書 20 2.2.收款作業收款作業 流程圖流程圖說明說明 每周去財務處領發票，及時送到客戶處， 一周訂單開一張發票。17、 發票送到，對方需簽收 45 天后對方付款 收到銀行托付后,可索取付款明細,然后按 照付款明細沖帳,不可跳沖 付款是銀行托付形式 付款時間集中在月末的 1 周內 付款明細一般在托付后 3 天發出，遇休息 日順延 發票 確認 財務部 付款 收到貨款/付款明 細 家樂福系統業務工 作執行標準書 21 3.文件類型說明 商場訂單為該商場的訂貨信息,包含品種/數量/促銷信 息/送貨日期 進貨明細-為該商場前一月與公司的交易狀況,包含單價 /金額/ 付款明細為已通過銀行托付的帳款明細,包含發票日期 /發票號碼/金額 八資料統計八資料統計 1.月（年）度單品銷售資料 2.單店生產力資料 3.單品業績貢獻變化