連鎖超市生鮮采購管理制度[6頁].doc
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上傳人:大寶
編號:26843
2021-01-12
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超市生鮮商品采購管理考核崗位職責(zé)制度資料
1、生鮮采購管理制度一、適用范圍本制度適用于公司采購部所有采購人員,價格的審核、接單、訂購、驗(yàn)收等,除另有規(guī)定外,均按本制度執(zhí)行。二、權(quán)責(zé)1、公司采購部門負(fù)責(zé)生鮮產(chǎn)品的采購工作。2、大客戶部負(fù)責(zé)客戶訂單的收集匯總及異常處理,生鮮產(chǎn)品的銷售統(tǒng)計工作。3、配送中心負(fù)責(zé)對生鮮產(chǎn)品的質(zhì)量數(shù)量進(jìn)行審核。4、配送中心負(fù)責(zé)對貨物進(jìn)行加工,分揀,配送,運(yùn)輸。5、配送中心結(jié)合庫存情況,負(fù)責(zé)對每天的生鮮產(chǎn)品下單,并將需求下達(dá)采購部。6、結(jié)合每天的實(shí)際庫存及市場行情,與配送中心及大客戶部共同確認(rèn)每天的實(shí)際采購量,并負(fù)責(zé)將生鮮產(chǎn)品送到配送中心。三、采購原則1、嚴(yán)格執(zhí)行詢價議價原則。生鮮商品必須有三家以上供應(yīng)商提供,每天的2、實(shí)際采購必須有三家以上的供方報價記錄(供方報價在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨條件、資質(zhì)、信譽(yù)等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估),確定最優(yōu)供方后進(jìn)行采購。2、信息傳遞及時原則。采購人員每天對市場信息進(jìn)行收集,產(chǎn)品價格、數(shù)量與前一天對比超過20%漲跌幅時,必須向公司相關(guān)部門進(jìn)行匯報。3、 職責(zé)分離原則。采購人員不得干涉商品采購?fù)獾钠渌块T工作。4、 一致性原則。采購人員采購的物品或服務(wù)必須與采購單所列要求規(guī)格、型號,數(shù)量相一致(特殊情況需向公司申請,公司同意后方可執(zhí)行)。5、 入庫及時性原則。采購人員采購的物品或服務(wù)必須滿足配送中心的時間性要求,特殊性情況必須提前3小時以上與配送中心溝通確認(rèn)。盡量縮短對存儲條件3、要求高產(chǎn)品的采購、流轉(zhuǎn)、運(yùn)輸時間。6、嚴(yán)格按采購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。四、采購計劃的制定1、生鮮采購工作根據(jù)公司的銷售任務(wù)和毛利計劃,庫存情況編制采購計劃,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施采購(僅限于有庫存需求的產(chǎn)品)。2、采購部門還需根據(jù)公司業(yè)務(wù)的淡旺季的需求,核對倉庫的庫存量,確定生鮮商品的品項、規(guī)格、數(shù)量等方面的實(shí)際需求,編制并調(diào)整采購計劃。3、 采購計劃經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后,采購部與財務(wù)部、配送中心各持一份,采購部依據(jù)采購計劃進(jìn)行采購作業(yè),配送中心依據(jù)采購計劃安排收貨,財務(wù)部依據(jù)采購計劃安排所需采購資金的審批。五、采購計劃制定的原則1、參考上年各月的銷售及采購價格波動趨勢;2、參考上月 (節(jié)假日除4、外)銷售及采購價格;3、參考本周銷售采購價格及當(dāng)日庫存情況;4、市場上商品的品相;5、商品價格的市場競爭力。其中 4、5項為采購負(fù)責(zé)人在決定采購時必須參考的要素。六、采購的實(shí)施1、選擇供應(yīng)商(1)生鮮供應(yīng)商的采購選擇要從批準(zhǔn)的合作供應(yīng)商中選取;(2)各類產(chǎn)品選擇供應(yīng)商時應(yīng)當(dāng)挑選三家以上的供應(yīng)商詢價,以作比價、議價依據(jù);(3)部門主管在審價時,認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價的,則由采購主管親自與供應(yīng)商議定價格;(4)公司領(lǐng)導(dǎo)在核價時,均可視需要再行議價或要求采購部門進(jìn)一步議價;2、價格調(diào)查(1)已核定的商品,采購必須經(jīng)常分析或收集商品資料,作為降低成本的依據(jù);(2)采購人員均有義務(wù)經(jīng)常性市調(diào)以協(xié)助主管了解5、市場行情,以利于領(lǐng)導(dǎo)做決策參考;(3)已核定的生鮮產(chǎn)品采購單價如需上漲或降低,應(yīng)及時了解相關(guān)情況匯總上報;(4)采購數(shù)量或頻率有明顯的浮動時,應(yīng)及時做出采購計劃的調(diào)整以應(yīng)對變化;(5)公司相關(guān)部門對采購價格有核查監(jiān)督權(quán)。3、詢價和比價(1)根據(jù)采購生鮮商品的品項、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不同,采購人員應(yīng)選擇至少三家符合采購條件的供應(yīng)商作為詢價對象;(2)采購人員根據(jù)過去采購的情況,市場變化情況,以及公司成本預(yù)算等情況,確定采購目標(biāo)價格;(3)在得到供應(yīng)商的報價信息后,采購人員對供應(yīng)商的報價條件進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面進(jìn)行核對,以保證供應(yīng)商可以提供的商品符合公司實(shí)際的采購要求,并對6、供應(yīng)商所報的價格、交付期等方面進(jìn)行比較分析,以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商;(4)供應(yīng)商提供報價的商品規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)儆诖闷窌r,采購人員要經(jīng)過主管的確認(rèn)為準(zhǔn);(5)高量產(chǎn)品、特殊產(chǎn)品、大金額產(chǎn)品采購時,采購人員應(yīng)該和部門相關(guān)人員共同詢價議價;4、采購的執(zhí)行 (1)采購員需現(xiàn)金采購時,采購員根據(jù)采購需求單上產(chǎn)品的數(shù)量預(yù)估采購金額(以前一天的采購單價為參考),采購現(xiàn)金由采購員到財務(wù)借支備用金,現(xiàn)金采購必須采購員及付款員(財務(wù)人員暫定)兩人同時上市場進(jìn)行。(2)采購員需將每天的采購價格、采購時間、采購供方、質(zhì)量狀況等記錄好,逐步分類分單品摸索總結(jié)出每天的最佳采買時機(jī)、采買地點(diǎn),以獲得最佳的商品品質(zhì)7、品相和最優(yōu)惠的價格經(jīng)驗(yàn),最大限度降低采購成本,形成科學(xué)有效的采買制度。(3)采用送貨制的供應(yīng)商,每周二進(jìn)行一次生鮮產(chǎn)品的報價,采購員結(jié)合市場調(diào)查的價格報采購主管審核后,與供應(yīng)商確認(rèn)下一周的定貨價格。所有生鮮產(chǎn)品均為凈重入配送中心倉庫,有損耗的產(chǎn)品暫定自然損耗為3%。(4)現(xiàn)金采購的生鮮產(chǎn)品,采購員必須先進(jìn)行市場詢價(需要有記錄),確認(rèn)意向采購方后,進(jìn)入議價環(huán)節(jié),必須2人以上,現(xiàn)場明確主采購人員和協(xié)助采購人員,并對議定單價負(fù)責(zé);價格談定后通知攜帶現(xiàn)金的人員(指派專人并專款專用)開單結(jié)算,付款人員與駕駛員、搬運(yùn)工一起過秤裝車,付款人員對已買商品全部裝車無遺漏負(fù)責(zé)。裝車完畢后,由開單付款人負(fù)責(zé)填寫8、采購單(一式兩聯(lián)),有條件的留下供貨商手機(jī)(電話)和聯(lián)系地址,供貨商簽字確認(rèn);駕駛員、付款人員在送貨單上簽字確認(rèn)并付款。付款人員對采購商品的數(shù)量、金額、現(xiàn)金結(jié)算負(fù)責(zé)。(5)自采的葉菜類產(chǎn)品的損耗率控制在3%以內(nèi)(暫定),箱裝類產(chǎn)品入配送中心需以凈重量入庫,采購人員需折算好毛重與凈重的比率,入庫單據(jù)上的單價及凈重量亦需填寫明確。(6)前期采購的金額在小于等于3萬元/日時,采用自采模式,大于3萬元/日時,采用供應(yīng)商送貨的模式。前期自采時大客戶部及配送中心協(xié)助采購部進(jìn)行市場采購,同時把好價格、品質(zhì)關(guān)。(7)采購部負(fù)責(zé)將生鮮產(chǎn)品運(yùn)輸至配送中心,裝車時采購員按重貨優(yōu)先原則、商品保鮮優(yōu)先原則安排裝車,商品9、要求輕拿輕放,嚴(yán)禁野蠻裝卸商品。運(yùn)輸過程中駕駛員必須小心駕駛以保證商品安全、完整。(8) 公司對采購的商品進(jìn)價,由監(jiān)控部隨機(jī)不定期抽檢。(9) 對沒有按上述流程執(zhí)行的,公司視事情輕重進(jìn)行處罰。5、采購流程(1)采購部從大客戶部接收訂單,最遲接收訂單時間為晚上9:00,個別特殊情況的客戶訂單可延遲至晚上10:00。采購部接到大客戶的訂單后進(jìn)行匯總整理形成采購單,確認(rèn)是否有特殊商品(市場缺貨、對采購數(shù)量有要求)或當(dāng)日價格變化較大的商品,如有應(yīng)在10:00前將信息反饋給大客戶部,由大客戶部與客戶進(jìn)行溝通確認(rèn)。采購單一式三份,采購員一份,配送中心一份,采購部留存一份。(2)采購按匯總后的訂單至市場進(jìn)行10、實(shí)際采購(按公司制度執(zhí)行),分批次將當(dāng)日所需的商品運(yùn)送至配送中心,最晚不能遲于次日3:00,如有個別特殊情況,采購人員需在次日2:00前通知配送中心晚點(diǎn),并明確具體的到貨時間。(3)每一批商品進(jìn)入配送中心,都需進(jìn)行入庫流程的辦理。采購人員按采購單要求采購,將實(shí)際采購的供方送貨單或?qū)嶋H采購單交配送中心辦理入庫。入庫存完成,配送中心打印實(shí)際的入庫單并簽字交采購員二份,一份交財務(wù)核消,一份采購部留存。(4)配送中心按采購單進(jìn)行收貨,箱裝產(chǎn)品如有零散不滿整箱的,采購人員可以整箱采購,配送中心存儲。對質(zhì)量不符合要求的商品,配送中心有權(quán)拒收。驗(yàn)收后的商品質(zhì)量由配送中心負(fù)責(zé)。(5)入庫完成后,采購部將分撿單一式兩份打印出,一聯(lián)交配送中心分撿,一聯(lián)采購留存。(6)采購員憑打印入庫單、采購訂單、手工入庫單一起,在財務(wù)結(jié)算。6、流程圖:大客戶部接單采購部接收匯總采購部形成采購單配送中心采購員執(zhí)行采購采購部留存采購到貨(送檢)入配送中心庫配送中心分檢采購部制分檢單 配送中心存儲財務(wù)結(jié)算采購、銷售 客戶需求采購到貨(送檢)客戶需求入配送中心庫合格不合格采購部制分檢單 配送中心分檢財務(wù)結(jié)算采購、銷售 配送中心存儲 每日庫存數(shù)據(jù)報至采購部 *生態(tài)農(nóng)業(yè)有限公司 2016-10-01
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