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1、第二節(jié)第二節(jié)供應(yīng)商退貨作業(yè)供應(yīng)商退貨作業(yè) 1 1、目的與適用范圍：、目的與適用范圍： 明確規(guī)范門店供應(yīng)商退貨作業(yè)，保證退貨及時準(zhǔn)確。 2 2、職責(zé)、職責(zé)： 2.1 生鮮、食品、百貨部： 2.1.1 每周一打印狀態(tài)“5”商品明細(xì)報表。 2.1.2 依據(jù)狀態(tài)“5”商品明細(xì)和采購?fù)ㄖ瑢赏松唐愤M行下架、清點，對帳實不符 部分進行更正。 2.1.3 樓面主管進行退貨單據(jù)填寫，并報部門經(jīng)理審批和采購進行進價確認(rèn)填寫及財務(wù) 審批，送交收貨部簽收。 2.1.4 將審批完畢的單據(jù)連同退貨商品移交收貨部。 2.2 收貨部： 2.2.1 受理、審核樓面移交的退貨單、物。 2.2.2 進行退貨單據(jù)的錄入和生效，并2、于當(dāng)日采用掛號信和 EMS 快遞通知供應(yīng)商。 2.2.3 負(fù)責(zé)在退單錄入的次日將通知供應(yīng)商寄件附件憑證送達財務(wù)部。 2.2.4 負(fù)責(zé)退貨商品在供應(yīng)商未領(lǐng)前的入庫保管。 2.2.5 在收貨時，嚴(yán)格按先退后收，及時退貨。 2.2.6 負(fù)責(zé)已交付的退貨單據(jù)次日傳財務(wù)存檔。 2.2.7 十五日十五日未交付的退貨商品上報店長和采購部。 2.2.8 按采購部處理意見處理未領(lǐng)退貨商品，并將處理單據(jù)傳財務(wù)留存。 2.3 財務(wù)： 2.3.1 每周四負(fù)責(zé)審批退貨單據(jù)金額，保證每筆退貨商品均有帳款可扣。 2.3.2 保證門店周四送達的退貨單當(dāng)天審批完畢。 2.4 采購部： 2.4.1 每月 5 日前及時將上月滯銷品3、轉(zhuǎn)狀態(tài)“5”并將不可退部分通知門店，同時附不 可退處理意見。 2.4.2 每周四負(fù)責(zé)門店送達的退貨單的進價確認(rèn)、填寫和金額總計，并保證當(dāng)天完成。 2.5 保衛(wèi)部：監(jiān)督退貨現(xiàn)場的退貨工作，確保退貨商品與單據(jù)一致，稽核放行。 3 3、基本要求：、基本要求： 3.1 保證退貨貨號、商品描述、規(guī)格、數(shù)量或重量與商品退貨單一致。 3.2 保證退貨錄入及時。 3.3 保證退貨通知的寄件憑證的存檔。 3.4 保證退貨單據(jù)正確歸檔。 3.5 保證退貨商品有帳款可扣抵。 3.6 保證各環(huán)節(jié)有交接記錄、責(zé)任人和確認(rèn)日期。 4 4、商品退貨作業(yè)流程：、商品退貨作業(yè)流程： 序號活動 責(zé)任部門 / 人員 執(zhí)行部門 / 4、人員 依據(jù) 文件 形成 文件 相關(guān) 部門 說明 4.1 4.2 4.3 4.4 采購部 樓面 樓面 樓面 采購 財務(wù)部 收貨部 采購 主管 樓面 主管 樓面 主管 相關(guān)樓面 經(jīng)理 采購部指 定人員 財務(wù)部 指定人員 退貨員 狀態(tài) “5”商 品明細(xì) 報表 供應(yīng)商 資料 電腦庫 存數(shù)據(jù) 實際退 貨數(shù)據(jù) 商品退 貨單 商品退 貨單 商品退 貨單據(jù) 供應(yīng)商 應(yīng)付帳款 商品退 貨單 采購 通知 商品退貨 單 庫存更正 單 商品退貨單 商品退貨單 商品退貨單 商品退貨單 樓面 ALC 門店 門店 樓面 依供應(yīng) 商交易 合同 依同一 供應(yīng)商 整理 保證退 貨前電 腦庫存 等于退 貨庫存 數(shù)量 財務(wù)確 認(rèn)是否5、 有帳款 可扣抵 確認(rèn)單 據(jù)填寫 采購?fù)ㄖT店 同日財務(wù)部專 職人員審批 是 部門經(jīng)理 審批 是 可退貨商品清點、下架 狀態(tài)“5”不可 退貨商品明細(xì) 處理（出清或 原價銷售）通 知 狀態(tài)“5” 商品可退 明細(xì) 商品庫存更正 填寫退貨申請單 每周四送采購專職人員 進行退單進價填寫 否 否 NO 實物庫存與 電腦一致 否 是 當(dāng)日返給店面、同時退 貨商品轉(zhuǎn)入收貨部 規(guī)范， 單、 物正確一 致。 序號活動 責(zé)任部門 /人員 執(zhí)行部門 /人員 依據(jù) 文件 形成 文件 相關(guān) 部門 說明 4.5 4.6 4.7 收貨部 收貨部 收貨部 收貨部 收貨部 退貨員 錄入員 退貨員 退貨員 錄入員 商品退 貨單 6、商品退 貨單 商品退 貨單 供應(yīng)商 退貨標(biāo)準(zhǔn) 供應(yīng)商 簽收退 貨單 財務(wù)經(jīng) 理審批 的退貨 單 帶有記 錄錄入 退貨定 單號的 掛號信 或 EMS 憑證 供應(yīng)商 簽收退 貨單 采購經(jīng) 理/總監(jiān) 簽署意 見的退 貨單 地區(qū)總 經(jīng)理核 準(zhǔn)審批 的退貨 單 樓面 收貨部 保衛(wèi)部 供應(yīng)商 采購部 財務(wù)部 退貨確 認(rèn)錄入 電腦 審核單物 是 NO 以掛號信或 EMS 的形式通知 供應(yīng)商退貨并存檔通知憑證 采購經(jīng)理/總 監(jiān)二日內(nèi)給出 處理意見（轉(zhuǎn) 客服贈品/轉(zhuǎn) 門店用清倉貨 號清貨） 與供應(yīng)商辦 理退貨簽字 確認(rèn) 領(lǐng)取 否 NO 周一傳財務(wù) 分單/門店、財務(wù)退 貨憑證歸檔 結(jié)束 1 15 5日內(nèi)領(lǐng)取 未領(lǐng)7、 地區(qū)總經(jīng)理 核準(zhǔn)，送一 聯(lián)財務(wù)留存 門店執(zhí)行 進行退貨錄入生效 4.8 5 5、商品退貨作業(yè)流程描述：、商品退貨作業(yè)流程描述： 5.1 采購?fù)ㄖT店： 5.1.1 采購于每月 5 日前及時將上月滯銷品轉(zhuǎn)狀態(tài)“5”并將不可退商品明細(xì)通知門店， 同時附不可退處理意見。 5.2 樓面退貨辦理: 5.2.1 樓面于每周一列印狀態(tài)“5”商品明細(xì)，進行退貨商品確認(rèn)。 5.2.2 門店接采購?fù)ㄖ蠹皶r將狀態(tài)“5”可退部分商品下架，并按供應(yīng)商整理、清點 實際庫存。 5.2.3 檢查清點實際庫存數(shù)量與電腦庫存數(shù)量是否有差異，若清點實際庫存數(shù)量不等于 電腦庫存數(shù)量，則需依據(jù)清點實物數(shù)量進行庫存更正。 5.2.48、 當(dāng)清點實際庫存數(shù)量與電腦庫存數(shù)量一致后，依據(jù)供應(yīng)商基本資料填寫“商品退 貨單” ，同時保證填寫的退貨貨號、商品描述、規(guī)格、數(shù)量或重量與實物一致。 5.3 退貨報批： 5.3.1 退貨相關(guān)部門將填寫的“商品退貨單”送部門經(jīng)（副）理審核。 5.3.2 部門經(jīng)理審核完后，于每周四由門店店辦專人送地區(qū)公司采購部專職人員進行退 貨單商品的進價確認(rèn)、填寫和退單金額總計工作，采購部專職人員必須保證當(dāng)日處理完畢。 5.3.3 依審核順序門店辦理退貨的專人于當(dāng)日將采購確認(rèn)完畢的“商品退貨單”送地區(qū) 財務(wù)部專職人員進行供應(yīng)商是否有足夠貨款可扣抵帳款的確認(rèn)工作，并簽名確認(rèn)，同時保證 退貨財務(wù)審批當(dāng)日處理完畢。 59、.3.4 門店負(fù)責(zé)辦理退貨的專人將財務(wù)最后審批完畢的“商品退貨單”當(dāng)日帶回送達門 店的相關(guān)部門。 5.4 退貨商品轉(zhuǎn)入收貨部： 5.4.1 退貨相關(guān)部門將審批完畢的“商品退貨單”于財務(wù)審批當(dāng)日或次日前連同退貨商 品送至收貨部退貨區(qū)復(fù)核，收貨部確認(rèn)單據(jù)有財務(wù)人員簽名審批且商品退貨單與實際商品品 名、描述、數(shù)量一致后才放行入庫，退貨人員及主管在退貨單“經(jīng)辦人”欄位簽名確認(rèn)，并 于退貨單上粘貼收貨號碼。 （生鮮特殊商品待供應(yīng)商領(lǐng)取時，通知相關(guān)部門主管提交辦理） 。 5.5 退貨錄入生效和退貨通知: 5.5.1 收貨部錄入員在審核通過、接受門店退貨后，根據(jù)商品退貨單，按退貨收貨號碼、 供應(yīng)商編號進行退10、貨錄入。 5.5.2 在退貨錄入的同時進行退貨錄入生效動作，及時通過系統(tǒng)將財務(wù)退貨帳款進行扣 除（見附件 4）并在退貨單財務(wù)聯(lián)、供應(yīng)商聯(lián)上加蓋退貨確認(rèn)印。 5.5.3 退貨生效當(dāng)天必須以掛號信和 EMS 快遞形式并在信函簽印封面上注明退貨訂單號 通知供應(yīng)商。供應(yīng)商在供應(yīng)商在 3 3 天內(nèi)書面確認(rèn)；無正當(dāng)理由拒不確認(rèn)退貨單的，門店以郵寄送達的天內(nèi)書面確認(rèn)；無正當(dāng)理由拒不確認(rèn)退貨單的，門店以郵寄送達的 郵戳發(fā)出日期，經(jīng)過郵戳發(fā)出日期，經(jīng)過 7 7 日后視為供應(yīng)商收到，供應(yīng)商日后視為供應(yīng)商收到，供應(yīng)商在接到通知單十五天十五天內(nèi)取回退貨商品。 通知包括：“商品退貨單”供應(yīng)商聯(lián)和“十五十五日內(nèi)限領(lǐng)通知”11、 ，并登記在商品退貨通知統(tǒng)計 表。 5.5.4 退貨錄入、生效、通知完畢后將通知供應(yīng)商郵寄留底憑證（郵件寄送前，填寫憑 證時須注明“供應(yīng)商名稱” 、 “退貨通知內(nèi)容” 、 “接通知后退貨十五十五日領(lǐng)取，否則視同默認(rèn)此 筆商品歸華聯(lián)所有” 、 “退貨訂單號”等字樣） （見附件一）次周周一前送達地區(qū)財務(wù)部，并 作好簽收登記。 5.5.5 收貨部錄入員將商品退貨單放于“1515 日日待領(lǐng)文件夾” ，每日收貨審單時，檢查供 應(yīng)商是否有退貨商品，必須堅持先辦理退貨后辦理收貨的收貨審單原則；收貨部退貨員將退 貨商品存入收貨部退貨倉庫，并負(fù)責(zé)未領(lǐng)取商品的保管。 5.6 退貨商品領(lǐng)取及處理： 5.6.1 供應(yīng)12、商在十五十五日內(nèi)領(lǐng)取退貨商品，由收貨部憑商品退貨單與供應(yīng)商做退貨商品交 驗，收貨部在辦理退貨交付時必須有供應(yīng)商簽收，若是收貨和退貨同時，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行先退貨 后收貨流程，并仔細(xì)檢查供應(yīng)商退貨簽收和進貨簽名是同一簽名（包括：姓名、字跡） ；若 是單純辦理退貨時，供應(yīng)商承辦人必須出示蓋有該供應(yīng)商公司公章的委托書或供應(yīng)商承辦人 已有歷史的無變更的有效委托書存檔件證明或攜帶公章辦理，雙方簽字確認(rèn)后，并在退貨單 上加蓋“貨已領(lǐng)取”印章，供應(yīng)商取走退貨商品，收貨部退貨員將委托書與退貨單或直接存 檔蓋有供應(yīng)商公章并簽收的退貨單一并存檔。 5.6.2 供應(yīng)商接通知十五十五日后未領(lǐng)取退貨商品，收貨部及時將未退商品的13、退貨單傳給采 購部，采購部采購經(jīng)理/總監(jiān)二日內(nèi)在原退單上給出處理意見：一是轉(zhuǎn)客服做贈品處理；二 是轉(zhuǎn)入門店用清倉貨號清貨銷售處理，同時當(dāng)日將回饋的商品退貨單交地區(qū)總經(jīng)理審批，同 時將審批通過后的退貨單財務(wù)聯(lián)送財務(wù)留存，最后將審批完的退貨單交門店執(zhí)行處理。 5.7 分單/存檔： 5.7.1 供應(yīng)商按規(guī)定時間辦理退貨的：收貨部退貨員將處理完畢的退貨單據(jù)在處理時二 日內(nèi)進行分單給相應(yīng)部門留存（財務(wù)聯(lián)、部門聯(lián)、收貨部聯(lián)） 。 5.7.2 供應(yīng)商未按規(guī)定時間辦理退貨的：收貨部退貨員將報采購、財務(wù)確認(rèn)審批的退貨 單據(jù)在處理后二日內(nèi)進行分單給相應(yīng)部門留存（財務(wù)聯(lián)、部門聯(lián)、收貨部聯(lián)） 。 5.8 退貨結(jié)束： 14、6 6、退貨管理職責(zé)和責(zé)任追究：退貨管理職責(zé)和責(zé)任追究： 責(zé)任部門責(zé)任人職責(zé)責(zé)任處罰 樓面員工/主管 /經(jīng)理 1、 及時下架，準(zhǔn)確清點，正確填 單，規(guī)范辦理。 2、 及時辦理審批。 單、物清點混亂，填單不規(guī) 范，辦理不及時者處理當(dāng)事 人每單十元，責(zé)任管理人五 元 門店 收貨部員工/主 管/經(jīng)理 1、 及時受理退貨、認(rèn)真核實、規(guī) 范辦理。 2、 單據(jù)處理存檔規(guī)范。 受理不及時，核對錯誤，錄 入通知不及時，單據(jù)存檔、 傳遞不完善者處理當(dāng)事人每 單十元，責(zé)任管理人五元 采購采購錄入員/主 管/經(jīng)理 1、及時通知。 2、每周四確保所有報批退單的進 價填寫和金額匯總完畢。 通知不及時，審批填寫失誤， 壓15、拖單者處理當(dāng)事人每單 十元，責(zé)任管理人五元 財務(wù)財務(wù)經(jīng)理1、每周四確保所有報批退單的財 務(wù)審批完畢。 審批不認(rèn)真、不及時，壓、 拖單者處理當(dāng)事人每單十元， 責(zé)任管理人五元 以上違歸嚴(yán)重者予以辭退、開除處罰 7 7、相關(guān)記錄：、相關(guān)記錄： 7.1 寄件憑證填寫樣表； 7.2 商品退貨單 7.3 商品退貨通知統(tǒng)計表 7.4 商品退貨錄入、生效管理規(guī)定 附件一附件一 寄件憑證填寫樣表寄件憑證填寫樣表 寄達方地址寄達方名稱寄件內(nèi)容寄件編號寄件備注 供應(yīng)商合同 地址 供應(yīng)商合同 名稱 商品 退貨 單 商品退貨單 錄入后生成 的退貨單訂 單號 請于接通知后十五十五日內(nèi) 到指定門店領(lǐng)取，否則 視同默認(rèn)此筆16、商品歸華 聯(lián)所有 附件二附件二 北京北京華聯(lián)綜華聯(lián)綜合超市有限公司合超市有限公司 商品退商品退貨單貨單（收（收貨貨差異通知差異通知單單） ） 開單單位： 分店名稱： 地址： 電話： 傳真： 退貨通知： 下列商品經(jīng)查驗因有瑕疵或規(guī)格不符等，請 公司速派人員領(lǐng)取。 差異通知 貴公司送交商品經(jīng)本公司驗收后，差異如下： 貨號商品描述單位進價數(shù)量金額原因 合合計計金金額額： ：元元 備注：如為退貨商品，請于接通知后十日內(nèi)至上列分店之收貨部領(lǐng)回。超過十日本 公司有權(quán)代為處理，因此產(chǎn)生之相關(guān)成本由貴公司負(fù)擔(dān)。 經(jīng)辦人簽字日期經(jīng)辦人簽字日期 填表人 華聯(lián)驗收 號碼： 收貨主管 經(jīng) 防損部 采采購購(確確認(rèn)認(rèn))17、 退貨員： 貨運公司 供應(yīng)商名稱： 供應(yīng)商編號： 退貨地址： 電話： 傳真： 1、供應(yīng)商送貨單編號： 2、本公司驗收編號： 第 一 聯(lián) 收 貨 部 第 二 聯(lián) 供 應(yīng) 商 第 三 聯(lián) 財 務(wù) 第 四 聯(lián) 部 門 財務(wù)(審核) 退貨員(收貨) 電腦輸入員 訂單號： 或供應(yīng)商 證件號碼： （或車牌號）： 附件三附件三 北京北京華聯(lián)綜華聯(lián)綜合超市有限公司合超市有限公司 商品退商品退貨貨通知通知統(tǒng)計統(tǒng)計表表 日期： 年 月 日 通知形式 采購 組別 供應(yīng)商 編號 退貨單 編號 退貨號 商品存 放編號 通知 日期 通知 人 掛 號 EMS 領(lǐng)貨 日期 經(jīng)辦 人 備注：文件復(fù)查員憑此表對退貨商品進行追蹤，18、對逾期未辦的供應(yīng)商上報部門經(jīng)理， 按公司規(guī)定對其退貨商品進行處理。 附件四附件四 商品退貨錄入、生效管理規(guī)定商品退貨錄入、生效管理規(guī)定 為保證財務(wù)在進行退貨審批的時效性，便于財務(wù)及時扣除退貨款項，杜絕門店在退貨過 程中產(chǎn)生出“紅”字現(xiàn)象，特將系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置的退貨錄入和退貨確認(rèn)生效二個界面操作，強制 規(guī)定同時進行。退貨電腦界面操作如下： 1、退貨錄入退貨錄入：在退貨商品庫存轉(zhuǎn)入收貨退貨庫后按商品退貨單進行此操作。 在收貨流程菜單目錄下，用光標(biāo)選定 4.4.退貨執(zhí)行程序退貨執(zhí)行程序或在 enterenter youryour choicechoice ：鍵入 4 進入如下界面進行退貨執(zhí)行錄入 2、退貨確認(rèn)生效退貨確認(rèn)生效：在商品退貨錄入后緊接著進行退貨確認(rèn)生效操作。 在收貨流程菜單目錄下，用光標(biāo)選定 5.5.確認(rèn)退貨訂單正式生效確認(rèn)退貨訂單正式生效或在 enterenter youryour choicechoice ：鍵入 5 5 進入如下界面進行退貨確認(rèn)錄入 商品退貨標(biāo)準(zhǔn) 1、商品損壞、故障、缺少配件。 2、商品包裝破損、變形。 3、商品滯銷。 4、商品臨近保質(zhì)期或過期。 5、商品變質(zhì)。 6、商品庫存過高。 7、售出遭顧客退換之不良商品。 8、清場商品。 9、其它。