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1、華潤萬佳人力資源本部超市公文寫作培訓華潤萬佳人力資源本部超市公文寫作培訓 課程說明課程說明 培訓目的培訓目的 培訓對象培訓對象 培訓時間培訓時間 培訓形式培訓形式 培訓師培訓師 培訓目標培訓目標 掌握公文寫作的通用格式。 學會寫報告、請示、通知。 規范公文寫作，提高公文流轉效率。 自薦柜組長 2小時 投影儀 專職講師 公文的定義 應用文，是指同記敘文、說明文、議論文相并列的一應用文，是指同記敘文、說明文、議論文相并列的一 種文體。種文體。 它是黨政機關、企事業單位、社會團體以及個人在日它是黨政機關、企事業單位、社會團體以及個人在日 常工作、生產和學習中辦理公務及個人事務，或溝通常工作、生產和學2、習中辦理公務及個人事務，或溝通 關系所使用的關系所使用的具有直接實用價值具有直接實用價值、使用慣用格式使用慣用格式的一的一 種文書。種文書。 公文的特點 在內容上具有在內容上具有明確的實用性明確的實用性 在形式上表現為有在形式上表現為有規定的程式性規定的程式性 在使用上有在使用上有特定的閱讀對象特定的閱讀對象 觀點正確、鮮明觀點正確、鮮明 材料真實、得當材料真實、得當 格式規范，結構合理格式規范，結構合理 語言明確、平實、簡約、得體語言明確、平實、簡約、得體 公文的寫作要求公文的寫作要求 公文的種類公文的種類 命令（令）命令（令） 議案議案 決定決定 指示指示 公告、通告公告、通告 通知通知 3、通報通報 報告報告 請示請示 批復批復 函函 會議紀要會議紀要 （根據國務院辦公廳1993年11月21日修訂的國家行政機關公文處理 辦法的規定，公文種類為12類13種。） 公文通用格式公文通用格式 1 標題標題 2 主送單位主送單位 3 正文正文 5 落款落款 6 發送日期發送日期 4 附件附件 完整的公文標題由完整的公文標題由發文單位名稱發文單位名稱、公文事由公文事由、公文種類公文種類三部分三部分 組成。如：組成。如：華潤萬佳關于二OOO年度“五.一”假期銷售情況 的報告 公文標題的三個部分，有時可以省略其中的一個或兩個內容，公文標題的三個部分，有時可以省略其中的一個或兩個內容， 如：如： 4、關于前往廣州參加博覽會及參觀部分商場的請示； 董事會決議； 通報。 在標題中一般使用“關于”這個介詞結構。在標題中一般使用“關于”這個介詞結構。 注意準確選用文種。注意準確選用文種。 公文通用格式公文通用格式 1. 標標 題題 主送單位，又叫“抬頭”，是公文的主要收文單位。 主送單位寫在正文之前，標題之下，頂格寫，末尾加 冒號。如果主送單位不止一個時，應按其性質、級別或慣 例依次排列，中間用頓號（類間用逗號）斷開。如：“公 司領導”、“營業管理本部、翠竹店”。 公文通用格式公文通用格式 2. 主主 送送 單單 位位 公文通用格式公文通用格式 3. 正正 文文 4. 附附 件件 5. 落落 款款5、 6. 發送日期發送日期 詳聽后面的講解 寫在正文之后的下一張,發文時 間的前面,空兩格,并加冒號。 落款要寫發文單位的全稱或規范簡稱。 凡是在標題下列出受文單位的文種，都 要在文尾落款；凡不需列出受文單位的 便不必再落款。 來自來自 中國最大的資料庫下載中國最大的資料庫下載 1、標題：、標題：一般由事由和文種 組成，事由用介詞結構方式。 2、主送、主送 3、正文、正文 1）引據）引據，寫報告緣由或依據、 目的。用簡潔的語言交代為 什么要寫報告，然后用一句 過渡語“現將情況報告 如下”、“現將情況匯報如 下”或“現將處理情況 匯報如下”，并用冒號“：” 以領起下文。 2）主體）主體，寫報告內容6、。在過 渡語冒號之后，另起一段寫 報告內容。 3）結語）結語，在正文末尾寫上 “特此報告”、“現報上， 請查收”、“以上報告，請 審閱”，如果是提出意見要 批轉的，可寫上“以上報告， 如無不妥，請批轉有關單位 執行”等等。結語應單列一 段。 4、落款、落款：在落款處寫上單位 名稱和成文日期，（加蓋印 章）。 報告的寫法報告的寫法 報告，其結構由標題、主送、正文（包括引據、主體、結語）和報告，其結構由標題、主送、正文（包括引據、主體、結語）和 落款四個部分組成。落款四個部分組成。 請示的寫法請示的寫法 1、標題、標題：請示的標題要寫明事 由。標題中不能寫請示者的 姓名。 2、主送單位、主送單位：7、請示的主送單位 只能寫一個。 3、正文、正文：請示的正文一般由緣 由、請示事項和請示慣用結 束語三部分組成。 1）緣由（引據），用簡約的 語句交代完請示原因后，用 一句過渡語“請示如下”、 “請示事項如下”、“特請 示如下”后加冒號，以領述 請示事項。 2）事項，要堅持一事一文， 不能一文數事，避免延誤辦 事。 3）結束語，慣用“以上請示 當否，請批示”、“以上請 示如無不妥，請批準”，如 果是請求批轉的，寫“以上 請示如無不妥，請批轉有關 單位（部門）執行?！?4、落款、落款 例文例文 其結構與報告相似，但寫法上與報告有不同之處。 報告與請示的區別報告與請示的區別 1、行文目的不同、行文目的8、不同 2、行文時間不同、行文時間不同 3、寫法上不同、寫法上不同 4、結束用語不同、結束用語不同 報告與請示報告與請示 報報 告告請請 示示 性質性質具 陳述 性的 公文 文種 。具 請示 性的 公文 文種 。 作用作用適 用于 向 上 級匯 報工 作 ， 反映 情況 ， 提 出 意見 或者 建議 ，答 復上 級的 詢問 。 適 用于 向上 級請 求指 示、 批準 。 種類種類匯 報報 告 、 反映 報告 、 意 見報 告、 答 復 報 告、 報送 報告 。 事 項性 請示 、報 告性 請示 。 鑒別鑒別報 告和 請 示 的區 別主 要 在 于報 告僅 陳 述 匯 報情 況，或上 復交 辦事 9、項，不要 批 復； 請 示的 目 的 是請 求上 級 指 示， 對所 請 求 的 事項 有待 上級 批復 才能 辦理 。 事 項 性 請 示 是 單 就 某 一 事 項 請 求 上 級 給 予 指 示 或 批 準 ； 報 告 性 請 求 是 在 報 告 有 關 情 況 之 后 ， 向 上 級 提 出 某 種 請 求 ， 全 文 內容 以報 告情 況為 主時 請求 指示 。 備注備注報 告是 上 行 文， 主要 用 于 下情 上達 ， 為 上 級了 解 下 情、 決策 和 指 導工 作提 供 依 據 。 請 示 是 下 級 向 或 個 人 主 動 征 求 領 導 意 見 的 一 種 手 段 ， 10、目 的 在 于 得 到 上 級 的 支 持 和 批準 。 通知的寫法（一）通知的寫法（一） 1. 標題標題 通知的標題，一般由發文單位、 事由、文種三部分構成，要在事 由部分準確地概括出通知的主要 內容。 2. 主送單位主送單位 通知只能主送給下屬機關單位， 平級機關、不相隸屬機關，不宜 用通知。 3. 正文正文 正文內容不同，寫法有異。 1) 指示性通知的正文，一般包括通 知緣由、通史事項、執行希望與 要求三個方面。用語上，堅定、 嚴格、不容置疑、祈使句多，體 現出指示性、指揮性、權威性。 2) 會議通知的正文，應寫明會議的 目的、時間、地點、內容等，有 的還要寫清與會人員名單、要準 備什么11、材料、帶什么東西等。 3) 公布性通知的正文，要寫明被公 布的行政法規制訂的原因、目的， 要提出貫徹、執行的希望和要求。 4) 批轉、轉發性通知 5) 任免通知 6) 一般事務通知，這類通知多屬告 知性，是對有關事宜需要下級單 位知道或辦理時使用。內容著重 寫清所通知的事項，具體說明如 何辦理，達到什么目的。 通知的寫法（二）通知的寫法（二） 練習練習 例文例文 4、結尾、結尾 通知的結尾一般使用常用語，如 “特此通知”、“希周知”、 “請按此執行”、“請貫徹執行” 等。 5、落款、落款 通知一般要寫落款，并加蓋公章， 寫上年月日。 正正 文文 例例 文文 電腦使用情況調查統計報告電腦使用情況12、調查統計報告 4月底，集團總經理辦公室對總部職能部門主管以上級人員和分公司主管級以上人員家庭使用 電腦的情況進行了一次調查，此次調查以網頁問卷的形式進行，共19人填寫了問卷并返回， 現將情況總結如下： 一、參加調查人員情況參加調查人員情況 總部部門經理以上參加人員有2人，他們是；總部主管級參加人員有8人，他們是；分 公司有9人參加，他們是。 二、問卷評估問卷評估 1、您家里是否有電腦您家里是否有電腦？ 14人家中有電腦，達74%；5人家中無電腦，占26%。有電腦的人員比例還是較高的。 2、您是否在家中上網：您是否在家中上網： 共有11人在家中上網。在家中有電腦的14人中，有10人上網，占71。13、4%；還有1人雖然家中無電腦 但利用公司的電腦在家上網。 （略） 三三、小結小結 此次調查問卷顯示主管級以上人員家庭配備電腦的比率較高，但應用水平還有待提高。大多數 人上網的目的還局限在休閑娛樂，沒有體現出在提高工作效率方面的優勢，但已經具有了較 高的學習使用掌握新知識新技術的意識。本次調查反映了目前制約網絡充分利用的瓶頸所在： 網絡速度慢、費用高，使用不方便，用戶缺乏必要的知識。 更更 正正 練練 習習 關于重申非上班時間辦公場所管理規定的通知關于重申非上班時間辦公場所管理規定的通知 據反映，近來總部有部分員工晚上下班后非因工作原因滯留于辦公場 所，或玩電腦游戲，或聚集聊天，或邀請親朋歡聚，14、甚至攜帶外人在辦公 場所長期逗留；同時也發現一些已離職人員非因工作原因進入辦公場所。 辦公室為工作之場所，而非個人休閑、娛樂之地，非上班時間亦是如 此。公司已于1997年7月5日下發了非上班時間辦公場所管理規定，對 非上班時間辦公場所管理提出了明確的要求，然而部分員工無視公司管理 規定，我行我素，造成不良影響。在此重申：全體員工均應注意節約公司 資源，嚴格遵守非上班時間辦公場所管理規定，自覺維護辦公秩序， 創造良好的辦公環境。 總經理辦公室與人力資源本部將不定期對辦公場所辦公秩序進行檢查， 對各類違規行為一經發現，將按公司規定嚴肅處理，同時追究所屬部門負 責人的管理責任。 例例 文文 關于重申15、非上班時間辦公場所管理規定的通知關于重申非上班時間辦公場所管理規定的通知 公司各部室、分店：公司各部室、分店： 據反映，近來總部有部分員工晚上下班后非因工作原因滯留于辦公場所，或玩 電腦游戲，或聚集聊天，或邀請親朋歡聚，甚至攜帶外人在辦公場所長期逗留；同 時也發現一些已離職人員非因工作原因進入辦公場所。 辦公室為工作之場所，而非個人休閑、娛樂之地，非上班時間亦是如此。公司 已于1997年7月5日下發了非上班時間辦公場所管理規定，對非上班時間辦公場 所管理提出了明確的要求，然而部分員工無視公司管理規定，我行我素，造成不良 影響。在此重申：全體員工均應注意節約公司資源，嚴格遵守非上班時間辦公場 所16、管理規定，自覺維護辦公秩序，創造良好的辦公環境。 總經理辦公室與人力資源本部將不定期對辦公場所辦公秩序進行檢查，對各類 違規行為一經發現，將按公司規定嚴肅處理，同時追究所屬部門負責人的管理責任。 特此通知 附：附：非上班時間辦公場所管理規定 深圳市華潤萬佳超級市場有限公司 二OOO年八月二十二日 例例 文文 關于請電腦部協助刻錄光盤的關于請電腦部協助刻錄光盤的請示請示 公司領導： 華潤萬佳編輯部現有大量圖片、照片 電分圖需要作為資料保存，因其所占硬盤空間 較大而給編輯工作帶來了諸多不便。為了更系 統、更全面地保存相關資料以備將來所需，特 此申請將相關資料定期刻錄在光盤上存檔。 以上請示當否，請17、批示！ 例例 文文 關于將戶口遷入公司集體戶口的申請關于將戶口遷入公司集體戶口的申請 公司領導： 本人已于2000年2月轉正成為華潤萬佳的一名正式 員工。由于畢業到深圳時戶口暫掛在親戚家，現深圳 市統一更換新戶口本，派出所通知我的戶口不屬于直 系親屬關系不得掛靠，需遷出，特此申請將戶口遷入 公司的集體戶口。 懇請公司領導批準為盼！ 申請人： 二OOO年三月二十日 例例 文文 關于二關于二OOOOOO年國慶節放假的通知年國慶節放假的通知 各部室、各分店： 根據國務院有關通知，結合本公司實際情況，現將2000年國慶節放假安排通 知如下： 1、職能部室：9月30日（周六）上全天班，10月1日（周日）18、-10月6日（周五） 放假，連續假期6天，7日（周六）、8日（周日）上全天班，9日（周一）起恢復 正常上班。 2、營業賣場員工按正常排班進行輪休，節日期間加班按國家有關規定執行。 3、因本次假期較長，請各部門高度重視節前和節日期間的銷售準備工作，安排 充足人員值班，并指定值班負責人，保證公司銷售的正常進行，特別是采購、財 務、電腦等部門應作好充分準備工作。值班人員、值班負責人名單請于9月22日前 報人事部備案。 4、全體員工在節日期間要注意人身安全和財產安全，確保假期平安。 特此通知 深圳市華潤萬佳超級市場有限公司 二OOO年九月十九日 例例 文文 關于印發員工班車乘車紀律、乘車管理獎懲條例的19、通知關于印發員工班車乘車紀律、乘車管理獎懲條例的通知 深佳字1998003號 公司各部室、分店： 為給員工營造一個安全、衛生、舒適的良好乘車環境，同時 確保有關乘車紀律的有效執行，經公司研究，特制訂員工乘車 紀律、乘車管理獎懲條例，自發布之日起實施。 現將有關管理規定印發各相關部門，要求嚴格遵照執行。希 各部門及時傳達至每一位員工。 深圳市華潤萬佳超級市場有限公司 一九九八年二月二十三日 課課 堂堂 作作 業業 一、請以營業管理本 部的名義起草一份要 求各分店注意加強年 度考核考試紀律的通 知。 二、請以區域的名義 起草一份9月份本區 域交接班本檢查情況 的報告。 數字的用法數字的用法 1 120、總的原則、總的原則 凡是可以使用阿拉伯數字而且又得體的地方均應使用阿拉伯 數字，遇特殊情形，可以靈活變通，但應力求保持相對統一。 2 2、應當使用阿拉伯數字的兩種主要情況、應當使用阿拉伯數字的兩種主要情況 （1）公歷世紀、年代、年、月、日和時刻）公歷世紀、年代、年、月、日和時刻 a、年份不能簡寫，（如1999年不能寫作99年）； b、星期幾一律用漢字，（如今天是星期二）； c、夏歷和中國清代以前歷史紀年用漢字，（如正月初五）； 數字的用法數字的用法 （2）記數與計量（包括正負整數、分數、小數、百分比、約數等） a、一個數值的書寫形式要照顧到上下文。不是出現在一組表示科 學計量和具有統計意義數字中的一位數（一、二九）可以用 漢字，如一個人、三本書、五件衣服、六道考試題。 b、一個用阿拉伯數字書寫的多位數不能移行。 3 3、應當使用漢字的兩種主要情況、應當使用漢字的兩種主要情況 （1）數字作為詞素構成定型的詞、詞組、慣用語、縮略語或具有修 辭色彩和語句。 （2）鄰近的兩個數字并列連用，表示概數（連用的兩個數字之間不 應用頓號隔開）。例如：二三米、七八十種、十之八九。