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1、供應商退貨作業供應商退貨作業 （2006 年修訂版）年修訂版） 1.1.目的與適用范圍：目的與適用范圍： 明確規范門店供應商退貨作業，保證退貨及時準確。 本作業流程適用于北京華聯綜合超市股份有限公司下屬各地區公司、各門店。 2.2.職責職責： 2.1 生鮮、食品、百貨部： 2.1.1 每周一打印狀態“5”商品明細報表。 2.1.2 依據狀態“5”商品明細和采購通知，對可退商品進行下架、清點，對帳實 不符部分進行更正。 2.1.3 樓面主管進行退貨單據填寫，并報部門經理審批和采購進行進價確認填寫 及財務審批，送交收貨部簽收。 2.1.5 將審批完畢的單據連同退貨商品移交收貨部。 2.2 收貨部：2、 2.2.1 受理、審核樓面移交的退貨單、物。 2.2.2 進行退貨單據的錄入和生效，并于當日采用掛號信和 EMS 快遞通知供應商。 2.2.3 負責在退單錄入的次日將通知供應商寄件附件憑證送達財務部。 2.2.4 負責退貨商品在供應商未領前的入庫保管。 2.2.5 在收貨時，嚴格按先退后收，及時退貨。 2.2.6 負責已交付的退貨單據次日傳財務存檔。 2.2.7 十五日十五日未交付的退貨商品上報店長和采購部。 2.2.8 按采購部處理意見處理未領退貨商品，并將處理單據傳財務留存。 2.3 財務： 2.3.1 每周四負責審批退貨單據金額，保證每筆退貨商品均有帳款可扣。 2.3.2 保證門店周四3、送達的退貨單當天審批完畢。 2.4 采購部： 2.4.1 每月 5 日前及時將上月滯銷品轉狀態“5”并將不可退部分通知門店，同時 附不可退處理意見。 2.4.2 每周四負責門店送達的退貨單的進價確認、填寫和金額總計，并保證當天完 成。 2.5 保衛部： 監督退貨現場的退貨工作，確保退貨商品與單據一致，稽核放行。 3.3.基本要求：基本要求： 3.1 保證退貨貨號、商品描述、規格、數量或重量與商品退貨單一致。 3.2 保證退貨錄入及時。 3.3 保證退貨通知的寄件憑證的存檔。 3.4 保證退貨單據正確歸檔。 3.5 保證退貨商品有帳款可扣抵。 3.6 保證各環節有交接記錄、責任人和確認日期。 44、.4.商品退貨作業流程：商品退貨作業流程： 序號活動 責任部門 / 人員 執行部門 / 人員 依據 文件 形成 文件 相關 部門 說明 4.1 4.2 4.3 4.4 采購部 樓面 樓面 樓面 采購 財務部 收貨部 采購 主管 樓面 主管 樓面 主管 相關樓面 經理 采購部指 定人員 財務部 指定人員 退貨員 狀態 “5”商 品明細 報表 供應商 資料 電腦庫 存數據 實際退 貨數據 商品退 貨單 商品退 貨單 商品退 貨單據 供應商 應付帳款 商品退 貨單 采購 通知 商品退貨 單 庫存更正 單 商品退貨單 商品退貨單 商品退貨單 商品退貨單 樓面 ALC 門店 門店 樓面 依供應 商交易 5、合同 依同一 供應商 整理 保證退 貨前電 腦庫存 等于退 貨庫存 數量 財務確 認是否 有帳款 可扣抵 確認單 據填寫 規范， 單、物 采購通知門店 同日財務部專 職人員審批 是 部門經理 審批 是 可退貨商品清點、下架 狀態“5”不可 退貨商品明細 處理（出清或 原價銷售）通 知 狀態“5” 商品可退 明細 商品庫存更正 填寫退貨申請單 每周四送采購專職人員 進行退單進價填寫 否 否 NO 實物庫存與 電腦一致 否 是 當日返給店面、同時退 貨商品轉入收貨部 正確一 致。 序號活動 責任部門 /人員 執行部門 /人員 依據 文件 形成 文件 相關 部門 說明 4.5 4.6 4.7 4.86、 收貨部 收貨部 收貨部 收貨部 收貨部 退貨員 錄入員 退貨員 退貨員 錄入員 商品退 貨單 商品退 貨單 商品退 貨單 供應商 退貨標準 供應商 簽收退 貨單 財務經 理審批 的退貨 單 帶有記 錄錄入 退貨定 單號的 掛號信 或 EMS 憑證 供應商 簽收退 貨單 采購經 理/總監 簽署意 見的退 貨單 地區總 經理核 準審批 的退貨 單 樓面 收貨部 保衛部 供應商 采購部 財務部 退貨確 認錄入 電腦 審核單物 是 NO 以掛號信或 EMS 的形式通知 供應商退貨并存檔通知憑證 采購經理/總 監二日內給出 處理意見（轉 客服贈品/轉 門店用清倉貨 號清貨） 與供應商辦 理退貨簽字 確7、認 領取 否 NO 周一傳財務 分單/門店、財務退 貨憑證歸檔 結束 1 15 5日內領取 未領 地區總經理 核準，送一 聯財務留存 門店執行 進行退貨錄入生效 5.5.商品退貨作業流程描述：商品退貨作業流程描述： 5.1 采購通知門店： 5.1.1 采購于每月 5 日前及時將上月滯銷品轉狀態“5”并將不可退商品明細通知 門店，同時附不可退處理意見。 5.2 樓面退貨辦理: 5.2.1 樓面于每周一列印狀態“5”商品明細，進行退貨商品確認。 5.2.2 門店接采購通知后及時將狀態“5”可退部分商品下架，并按供應商整理、 清點實際庫存。 5.2.3 檢查清點實際庫存數量與電腦庫存數量是否有差異，8、若清點實際庫存數量不 等于電腦庫存數量，則需依據清點實物數量進行庫存更正。 5.2.4 當清點實際庫存數量與電腦庫存數量一致后，依據供應商基本資料填寫“商 品退貨單” ，同時保證填寫的退貨貨號、商品描述、規格、數量或重量與實 物一致。 5.3 退貨報批： 5.3.1 退貨相關部門將填寫的“商品退貨單”送部門經（副）理審核。 5.3.2 部門經理審核完后，于每周四由門店店辦專人送地區公司采購部專職人員進 行退貨單商品的進價確認、填寫和退單金額總計工作，采購部專職人員必 須保證當日處理完畢。 5.3.3 依審核順序門店辦理退貨的專人于當日將采購確認完畢的“商品退貨單”送 地區財務部專職人員進行供應9、商是否有足夠貨款可扣抵帳款的確認工作， 并簽名確認，同時保證退貨財務審批當日處理完畢。 5.3.4 門店負責辦理退貨的專人將財務最后審批完畢的“商品退貨單”當日帶回送 達門店的相關部門。 5.4 退貨商品轉入收貨部： 5.4.1 退貨相關部門將審批完畢的“商品退貨單”于財務審批當日或次日前連同退 貨商品送至收貨部退貨區復核，收貨部確認單據有財務人員簽名審批且商 品退貨單與實際商品品名、描述、數量一致后才放行入庫，退貨人員及主 管在退貨單“經辦人”欄位簽名確認，并于退貨單上粘貼收貨號碼。 （生鮮 特殊商品待供應商領取時，通知相關部門主管提交辦理） 。 5.5 退貨錄入生效和退貨通知: 5.5.110、 收貨部錄入員在審核通過、接受門店退貨后，根據商品退貨單，按退貨收貨 號碼、供應商編號進行退貨錄入。 5.5.2 在退貨錄入的同時進行退貨錄入生效動作，及時通過系統將財務退貨帳款進 行扣除（見附件 4）并在退貨單財務聯、供應商聯上加蓋退貨確認印。 5.5.3 退貨生效當天必須以掛號信和 EMS 快遞形式并在信函簽印封面上注明退貨訂 單號通知供應商。供應商在供應商在 3 3 天內書面確認；無正當理由拒不確認退貨單的，天內書面確認；無正當理由拒不確認退貨單的， 門店以郵寄送達的郵戳發出日期，經過門店以郵寄送達的郵戳發出日期，經過 7 7 日后視為供應商收到，供應商日后視為供應商收到，供應商在接 到11、通知單十五天十五天內取回退貨商品。通知包括：“商品退貨單”供應商聯和 “十五十五日內限領通知” ，并登記在商品退貨通知統計表。 5.5.4 退貨錄入、生效、通知完畢后將通知供應商郵寄留底憑證（郵件寄送前，填 寫憑證時須注明“供應商名稱” 、 “退貨通知內容” 、 “接通知后退貨十五十五日領 取，否則視同默認此筆商品歸華聯所有” 、 “退貨訂單號”等字樣） （見附件 一）次周周一前送達地區財務部，并作好簽收登記。 5.5.5 收貨部錄入員將商品退貨單放于“1515 日日待領文件夾” ，每日收貨審單時，檢 查供應商是否有退貨商品，必須堅持先辦理退貨后辦理收貨的收貨審單原 則；收貨部退貨員將退貨商品12、存入收貨部退貨倉庫，并負責未領取商品的 保管。 5.6 退貨商品領取及處理： 5.6.1 供應商在十五十五日內領取退貨商品，由收貨部憑商品退貨單與供應商做退貨 商品交驗，收貨部在辦理退貨交付時必須有供應商簽收，若是收貨和退貨 同時，應嚴格執行先退貨后收貨流程，并仔細檢查供應商退貨簽收和進貨 簽名是同一簽名（包括：姓名、字跡） ；若是單純辦理退貨時，供應商承辦 人必須出示蓋有該供應商公司公章的委托書或供應商承辦人已有歷史的無 變更的有效委托書存檔件證明或攜帶公章辦理，雙方簽字確認后，并在退 貨單上加蓋“貨已領取”印章，供應商取走退貨商品，收貨部退貨員將委 托書與退貨單或直接存檔蓋有供應商公章并簽13、收的退貨單一并存檔。 5.6.2 供應商接通知十五十五日后未領取退貨商品，收貨部及時將未退商品的退貨單 傳給采購部，采購部采購經理/總監二日內在原退單上給出處理意見：一是 轉客服做贈品處理；二是轉入門店用清倉貨號清貨銷售處理，同時當日將 回饋的商品退貨單交地區總經理審批，同時將審批通過后的退貨單財務聯 送財務留存，最后將審批完的退貨單交門店執行處理。 5.7 分單/存檔： 5.7.1 供應商按規定時間辦理退貨的：收貨部退貨員將處理完畢的退貨單據在處理 時二日內進行分單給相應部門留存（財務聯、部門聯、收貨部聯） 。 5.7.2 供應商未按規定時間辦理退貨的：收貨部退貨員將報采購、財務確認審批的 14、退貨單據在處理后二日內進行分單給相應部門留存（財務聯、部門聯、收貨 部聯） 。 5.8 退貨結束： 6 6、退貨管理職責和責任追究：退貨管理職責和責任追究： 責任部門責任人職責責任處罰 樓面員工/主管 /經理 1、 及時下架，準確清點，正確填 單，規范辦理。 2、 及時辦理審批。 單、物清點混亂，填單不規 范，辦理不及時者處理當事 人每單十元，責任管理人五 元 門店 收貨部員工/主 管/經理 1、 及時受理退貨、認真核實、規 范辦理。 2、 單據處理存檔規范。 受理不及時，核對錯誤，錄 入通知不及時，單據存檔、 傳遞不完善者處理當事人每 單十元，責任管理人五元 采購采購錄入員/主 管/經理 115、及時通知。 2、每周四確保所有報批退單的進 價填寫和金額匯總完畢。 通知不及時，審批填寫失誤， 壓、拖單者處理當事人每單 十元，責任管理人五元 財務財務經理1、每周四確保所有報批退單的財 務審批完畢。 審批不認真、不及時，壓、 拖單者處理當事人每單十元， 責任管理人五元 以上違歸嚴重者予以辭退、開除處罰 7.7.相關記錄：相關記錄： 7.1 寄件憑證填寫樣表； 7.2 商品退貨單 7.3 商品退貨通知統計表 7.4 商品退貨錄入、生效管理規定 附件一附件一 寄件憑證填寫樣表寄件憑證填寫樣表 寄達方地址寄達方名稱寄件內容寄件編號寄件備注 供應商合同 地址 供應商合同 名稱 商品 退貨 單 商品16、退貨單 錄入后生成 的退貨單訂 單號 請于接通知后十五十五日內 到指定門店領取，否則 視同默認此筆商品歸華 聯所有 附件二附件二 北京北京華聯綜華聯綜合超市有限公司合超市有限公司 商品退商品退貨單貨單（收（收貨貨差異通知差異通知單單） ） 開單單位： 分店名稱： 地址： 電話： 傳真： 退貨通知： 下列商品經查驗因有瑕疵或規格不符等，請 公司速派人員領取。 差異通知 貴公司送交商品經本公司驗收后，差異如下： 貨號商品描述單位進價數量金額原因 合合計計金金額額： ：元元 備注：如為退貨商品，請于接通知后十日內至上列分店之收貨部領回。超過十日本 公司有權代為處理，因此產生之相關成本由貴公司負擔。 17、經辦人簽字日期經辦人簽字日期 填表人 華聯驗收 號碼： 收貨主管 部門經理 防損部 采采購購(確確認認) 財務(審核) 退貨員： 退貨員(收貨) 電腦輸入員 訂單號： 貨運公司 或供應商 證件號碼： （或車牌號）： 供應商名稱： 供應商編號： 退貨地址： 電話： 傳真： 1、供應商送貨單編號： 2、本公司驗收編號： 第 一 聯 收 貨 部 第 二 聯 供 應 商 第 三 聯 財 務 第 四 聯 部 門 附件三附件三 北京北京華聯綜華聯綜合超市有限公司合超市有限公司 商品退商品退貨貨通知通知統計統計表表 日期： 年 月 日 通知形式 采購 組別 供應商 編號 退貨單 編號 退貨號 商品存 放編號18、 通知 日期 通知 人 掛 號 EMS 領貨 日期 經辦 人 備注：文件復查員憑此表對退貨商品進行追蹤，對逾期未辦的供應商上報部門經理， 按公司規定對其退貨商品進行處理。 附件四附件四 商品退貨錄入、生效管理規定商品退貨錄入、生效管理規定 為保證財務在進行退貨審批的時效性，便于財務及時扣除退貨款項，杜絕門店在 退貨過程中產生出“紅”字現象，特將系統內設置的退貨錄入和退貨確認生效二個界 面操作，強制規定同時進行。退貨電腦界面操作如下： 1、退貨錄入退貨錄入：在退貨商品庫存轉入收貨退貨庫后按商品退貨單進行此操作。 在收貨流程菜單目錄下，用光標選定 4.4.退貨執行程序退貨執行程序或在 enterenter youryour choicechoice ： 鍵入 4 進入如下界面進行退貨執行錄入 2、退貨確認生效退貨確認生效：在商品退貨錄入后緊接著進行退貨確認生效操作。 在收貨流程菜單目錄下，用光標選定 5.5.確認退貨訂單正式生效確認退貨訂單正式生效或在 enterenter youryour choicechoice ：鍵入 5 5 進入如下界面進行退貨確認錄入