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1、第四節 團購卡管理規定一、總則1、為規范團購卡的設計、購置、保管、使用、稽核等流程，協調財務部、營運部、團購部、行政部、信息部等相關部門在團購卡方面的管理關系，明確各職能部門的管理責任與權限。根據有關規定制定本辦法。2、使用團購卡應遵守法律法規的規定。二、定義1、團購卡是指消費者（客戶）一次性存入一定款項后，由公司給付的等額標準的提貨憑證，又稱提貨券（卡）、團購券（卡）、貴賓卡、儲值卡等，以下統稱團購卡。2、團購卡的設計包括式樣設計（含防偽設計）、版本設計、功能與用途設計、卡號段與面值設計等。團購卡的購置包括購買、印制、制作、訂購、聯合發行等。團購卡的保管包括空白卡與生效卡的實物保管、交接管理2、等。團購卡的使用指生效卡的發放（銷售、贈送、領用）、消費等。團購卡的稽核包括團購卡進銷存的稽核及團購卡的賬實稽核。3、團購卡按功能分類：儲值卡、非儲值卡：1）儲值卡：使用磁條卡（MC卡）、芯片卡（IC卡）、條碼卡作為顧客預存金額的提貨憑證，由讀卡器讀取磁條、芯片、條碼信息并調取數據庫中的該卡賬戶，每消費一筆，在賬戶上登錄一筆，其余額相應減少。一次充值可多次刷卡消費；2） 儲值卡：使用條碼卡或普通紙質卡作為一次消費使用的等額提貨憑證。4、團購卡按用途的分類：售賣卡、非售賣卡1）售賣卡：用于對外銷售的團購卡，必須取得對等資金；2）非售賣卡：用于返利發放、促銷贈送、員工福利發放或對外招待使用的團購卡3、。5、團購卡空白卡指尚未經過審核的不可消費的卡。團購卡生效卡指可以直接消費的卡。生效卡視同現金管理，空白卡作為重要票證管理。三、 基本流程1、版本設計1）團購卡的式樣設計由企劃部門負責，經與團購、財務、公司律師等部門共同商議、會審后確定，由總經理批準確定；2）售賣卡和非售賣卡應區分，非售賣卡一般采用紙質卡；3）不同用途或功能的團購卡要采取不同的版面樣式或有區別標志；4）在團購卡背面要有明顯的卡的用途、政策、使用規定、使用期限和權限等的文字說明，要注意規避政府政策風險和法律風險；5）不同版本的團購卡要采取不同的號碼段，并根據號碼段設定面值，具體版本和號碼段的面值管理由財務部確定；6）同一版本的團4、購卡應連續編號。2、面值設定：團購卡定額設定五種面值，分別為：50元、100元、200元、500元和1000元，不啟用零星卡，儲值卡和非儲值卡均為定額卡。3、訂制1）從制作成本與安全方面確定合理的制作量和訂制周期。2）未填報團購卡制作申請單或團購卡制作申請單未經批準的不得購制、驗收團購卡，也不得支付團購卡的購置費用。3）團購卡由綜超事業部資產部統一印制。4、驗收。1）團購卡驗收應根據團購卡制作申請單做到逐號逐卡驗收，不同類型的團購卡應有專門的驗收程序和標準。驗收內容包括：卡的質量與卡面印刷質量是否符合公司要求；卡的版面圖案、文字說明是否與樣卡完全一致；卡號是否連續存放，有無重號、漏號、錯號等情5、況；包裝盒上是否注明相應的卡號段和張數，并且與包裝盒內的卡號段和張數完全一致等。要求供應商必須以每100張（或其他定額張數）包裝一盒，對于有問題的團購卡必須將整個包裝盒的卡片退回并重新制作。2）團購卡驗收無誤，由驗收部門填制團購卡交接清單（一式三份），其中一份交訂制單位作為結算制作費用的依據，一份交財務部作為初始建賬、稽核的依據，一份由驗收部門保存。3）團購卡自驗收到發放階段的每一環節的轉手均必須辦理交續，填制團購卡交接清單并經交接雙方簽字。4）每次團購卡驗收后，財務部要對所制卡的用途、版本號、卡號段、面值、數量、金額、制卡時間和使用期限等進行詳細的手工帳記錄，以便日后盤點和復查。團購卡由財務6、部總收室負責保管。5、審核。新驗收的團購卡需經過審核程序后方可成為生效卡，用于發放。儲值卡的審核包括寫磁、充值、生效操作（類似于加蓋印章）等程序（其中一項或多項），紙質卡的審核指加蓋專門印章的過程。6、銷售。1）負責團購卡銷售款的收取及實物保管的人員必須是財務人員（以下簡稱團購卡銷售員），銷售地點可設在財務部門、團購部門或單設專門的辦公場所。2）團購部負責接待客戶針對團購卡的購買、咨詢、過期處理、爭議解決等相關事宜。3）團購部實行客戶資源管理，確定客戶的信譽等級，建立客戶檔案和客戶賬戶。記錄每一個客戶購買團購卡的日期、數量、金額、付款方式等。4）若銷售員當日領取的團購卡沒有交付給顧客，當日必須7、交回財務部金庫。5）客戶購買團購卡由團購部填制團購卡銷售單（一式二聯），客戶持團購卡銷售單至團購卡銷售員處繳款，款項收訖后（銀行轉賬的以進賬單確認款項收訖）由團購卡銷售員給付等額團購卡，由客戶在團購卡銷售單上簽收，團購卡銷售員留存一聯團購卡銷售單。非經有效擔保禁止賒銷團購卡。有效擔保必須同時具備以下條件： 僅限于對本地政府機關及企事業單位出具的轉賬支票實施擔保； 擔保人為本公司經理級以上人員； 擔保人未經核銷的總擔保額不得超過其當月基本工資額； 擔保須填制票據擔保同意書； 擔保須經過總經理或其授權人批準； 其他由財務部門規定的必要條件。6）根據促銷政策給付購卡者的返利卡應采用不同于正常團購卡以8、外的其他券（卡），返利卡在消費時給予持卡人減免等同金額的貨款，在賬務處理時作為銷售折讓處理。嚴禁直接返現金。對客戶實施獎勵的，由團購部在團購卡銷售單上注明返利金額或另填制返卡審批單據（需注明團購卡銷售單的單號，以便于核實），經總經理批準后有效。7）因銷售團購卡開具發票及納稅的行為必須符合當地稅務主管部門對預收款的稅務處理及發票使用的有關規定。8、領用。因員工福利發放、對外招待或其他促銷活動需要領用團購卡的，由相關職能部門填制團購卡領用申請表，按照費用審批程序履行審批手續并實施預算管理。領用卡只能使用非售賣卡。9、消費。1）顧客持儲值卡消費時，可從其卡賬戶中支付，賬戶余額不足的另補現金，賬戶余額9、為零時應收回儲值卡。2）回收的要求：要求每日需要對所有回收的卡進行清點，和信息部打印的報表進行逐卡核對。財務部對回收的磁條卡應剪角作廢。3）使用紙質卡消費時，紙質卡面值不足抵付金額的由顧客另補現金，卡面值多于抵付金額的不找零，但應明確告知顧客，顧客可以選擇另外增購商品或改用現金支付（不以團購卡支付）。已消費的紙質卡經收銀員繳至總收室后由總收人員剪角或蓋戳作廢。4）團購卡不得兌現。10、退貨。1）采用團購卡購物發生的退貨，需退卡給顧客，嚴禁作退現處理。2）依據商品退貨金額確定更換團購卡面值，退貨金額不足團購卡面值時，顧客補足余額后退舊卡換新卡。同時進行登記，記錄新發卡的卡號、持卡人身份證號及聯系10、方法等。在系統中將退卡卡號鎖定，啟用新卡卡號。3）團購卡在設計時，背面應印制“持此卡購物不能退現”的字樣。11、過期。團購卡過期可以適當延期，一般情況下最長可延長一周，具體辦法由各地自行規定。12、記錄。團購卡從購置到回收各環節的記錄應清晰，可復查，能提供每一張卡的完整記錄（包括購置、審核、發放、消費、回收、銷毀等）。13、核銷。財務部應建立團購卡核銷制度。每一張卡的制作、發放及消費均應有記錄。團購卡的實物流與現金流應當每日核對、每月核銷并確保相符。1）團購卡銷售員每天填制團購卡結賬單，注明當日領出、售出及結余卡的數量與金額，每日下班前將團購卡結賬單、剩余卡及售卡取得的款項一并繳至總收室。2）11、銷售團購卡收取的款項必須在收款當日（最遲次日上午）繳存銀行，編制團購卡日報表附現金繳款單或進賬單一并上傳財務部；3）每日實時（或定時）登記團購卡核銷表（一），該表為永續累加數據表，從第一張團購卡至最后一張團購卡均有完整記錄；4）每月末編制團購卡核銷表（二），反映每一版本團購卡的累計制作、發放、消費情況及期末庫存和流通數。5）建立每月團購卡盤點制度。財務部根據總購卡總發卡總庫存來確認盤點結果，并根據系統報表每種類型卡的數量來核對與實際各種類型卡的數量是否一致，有差異及時查明原因。根據盤點結果核實并調整庫存三級張。四、信息管理系統1、團購卡信息管理系統由總部信息部組織自行開發或外包開發，信息部、財12、務部、營運部及相關職能部門人員參與開發，系統開發規劃及需求設計必須經過總部信息總監和財務總監的審核批準。2、團購卡信息管理系統應實現本辦法的管理原則和流程。體現以下（包括但不限于）規則或功能：1）系統能夠記錄每一張卡的歷史過程和現時狀態；2）卡號是惟一的，任意一張卡在所有版本或所有類型或所有期間的卡中都是惟一的；3）系統操作的每一步均有經辦和審核兩個步驟，未審核前可以修改，未經審核不可進入下一步，經過審核不得修改，審核通過但未進入下一步前可以取消審核。在任意狀態的卡被執行終止操作后，即不得再進入下一步，不得進行消費；4）團購卡在銷售發放時除記錄卡號、面值、有效期限等信息外，還需要記錄購卡人信息13、收款方式、開出票據類型及票據號等；5）如有顧客持過期卡來店購物，必須經審核確認屬實后才可在系統中解鎖。過期卡在系統中鎖定一年后，報財務處理，相關處理規定有財務部制定。6）信息部每天打印團購卡余額為“0”的報表交總收室與回收卡核對，將回收卡中有余額的卡號在系統中鎖定，并報財務部處理，相關處理規定有財務部制定。7）非售賣卡在發放時除記錄卡號、面值、有效期限等信息外，還需要記錄領卡人信息、領卡類型（返利發放、促銷贈送、員工福利發放或對外招待）等；8）團購卡在消費時的讀卡信息能夠直接傳輸至POS機；9、團購卡消費時，非售賣卡在POS機上應采用不同的付款方式進行錄入，要求信息部在收銀POS機上另設定“14、友情卡”的付款方式，在系統中將售賣卡和非售賣卡分開統計，便于分析售賣卡賣出與收回的金額。10、團購卡消費時，系統能夠統計售賣卡和非售賣卡的金額，統計團購卡消費的POS臺號，對售賣卡和非售賣卡能夠統計出按部門或按商品的銷售金額。3、團購卡信息管理系統的數據庫系統管理員密碼由總部信息技術部保管，所有數據的修改及查詢操作只能在軟件前臺由授權人員操作，涉及后臺的數據修改必須經過總部信息總監和財務總監的批準。4、系統數據需保存三年以上。數據在刪除前應完成團購卡的清算及核銷工作，并取得完整的清算及核算記錄。數據的刪除按照會計檔案的銷毀履行審批程序及手續。五、儲值卡細則1、以下所稱儲值卡專指以磁條卡為介質的15、儲值卡。2、合同中應約定儲值卡制卡公司需提供軟件開發與維護、提供設備使用權，對復制卡承擔持卡人損失等相關責任。3、退卡。客戶購買的儲值卡因不正常使用導致磁條信息丟失或公司工作人員失誤沒有正確寫磁，導致無法正常消費的，退舊卡換新卡，嚴禁重新加磁操作。1）對于客戶從未消費過的卡（整額卡），經審核確認屬實的可以退卡后重新辦理新卡。2）對于客戶已經消費過的卡（非整額卡），經審核確認屬實可以要求顧客補足差額后退舊卡換新卡。3）辦理退卡手續需要登記，記錄新發卡的卡號、持卡人身份證號及聯系方法等。在系統中將退卡卡號鎖定，啟用新卡卡號。4、儲值卡從寫磁開始到校驗、充值、生效、失效各步驟操作不可逆轉、不可倒置。16、5、未經總部信息部、財務部負責人批準，任何人不得操作儲值卡信息管理系統的后臺數據。六、非儲值卡細則1、以下所稱非儲值卡專指普通紙質卡。2、紙制卡應設定有效使用期，最長不超過半年，具體期限由各地區自行設定，在售賣團購卡時應明確告知顧客使用期限，并在卡上標注。過期團購卡可以更換。3、紙制卡應實施版本管理，同一版本號的紙制卡最長銷售期不得超過半年。不同版本號的紙質卡在式樣設計上應有顯著區別。版本號編碼4位，第1-2位為年份，第3-4位為順序號。不同版本號的紙質卡設不同的單位往來核算，以版本號作為單位往來編號。4、公司企劃部與團購部、財務部、法務等部門共同商議設計紙質卡式樣。紙質卡在式樣上應當注意以下17、幾點：1）名稱上應規避法律風險；2）注明使用范圍，適用門店；3）注明有效期、過期責任及處理方法；4）注明破損、丟失責任及處理方法；5）紙質卡右上角標注編號；6）應有必要的防偽設計（或人為缺陷設計等）；5、制作完畢的紙制卡由財務部負責驗收，驗收程序及標準如下：1）逐號清點，卡號是否連貫，有無重號、漏號、錯號、缺號等情況，版本號是否正確，有無錯號、缺號等情況；2）紙制卡式樣、質量是否符合設計標準，圖案、文字是否正確；3）卡號段與面值是否匹配；4）符合其他設計及制作要求。7、回收的紙質卡的銷毀處理。同一版本的紙制卡停止銷售半年后可以對回收廢卡進行銷毀處理，銷毀前由總收室團購卡保管員編制團購卡銷毀清單18、（一式二份）（注明卡號、面值等），經財務部審核后交由總經理批準。經批準允許銷毀的紙制卡由總收室保管員按卡號順序碼放，經由保安、行政、財務等部門專人根據團購卡銷毀清單共同查驗復核無誤后，當眾銷毀。總收室保管員及其他共同查驗人在團購卡銷毀清單上簽字，簽字后的團購卡銷毀清單一份交由財務部作為檔案長期保管，一份由總收室保存。七、附則1、各地區根據本辦法制定實施細則，實施細則應包括對流程的具體描述，對違反本辦法的處罰措施。2、各地區在團購卡流程或政策上確有區別于本辦法之需要，可以制定適用于本地區的管理規定，需報經事業部營運部、信息部、財務部審核批準。3、本辦法由綜超事業部財務部負責解釋和修訂。4、本辦法自即日起執行，原2005082號文件中團購卡管理暫行規定同時作廢。附件1：團購卡制作申請表附件2：團購卡交接清單附件3：團購卡銷售單附件4：團購卡領用申請表附件5：團購卡結賬單附件6：團購卡日報表附件7：團購卡核銷表（一）附件8：團購卡核銷表（二）附件9：票據擔保同意書