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1、公公 文文 寫寫 作作 華潤萬佳人力資源本部 課程說明課程說明 培訓目的培訓目的 培訓對象培訓對象 培訓時間培訓時間 培訓形式培訓形式 培訓師培訓師 培訓目標培訓目標 掌握公文寫作的通用格式。 學會寫報告、請示、通知。 規(guī)范公文寫作，提高公文流轉(zhuǎn)效率。 自薦柜組長 2小時 投影儀 專職講師 公文的定義 應用文，是指同記敘文、說明文、議論文相并列的一應用文，是指同記敘文、說明文、議論文相并列的一 種文體。種文體。 它是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及個人在日它是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及個人在日 常工作、生產(chǎn)和學習中辦理公務及個人事務，或溝通常工作、生產(chǎn)和學習中辦理公務及個人事務，或溝2、通 關(guān)系所使用的關(guān)系所使用的具有直接實用價值具有直接實用價值、使用慣用格式使用慣用格式的一的一 種文書。種文書。 公文的特點 在內(nèi)容上具有在內(nèi)容上具有明確的實用性明確的實用性 在形式上表現(xiàn)為有在形式上表現(xiàn)為有規(guī)定的程式性規(guī)定的程式性 在使用上有在使用上有特定的閱讀對象特定的閱讀對象 觀點正確、鮮明觀點正確、鮮明 材料真實、得當材料真實、得當 格式規(guī)范，結(jié)構(gòu)合理格式規(guī)范，結(jié)構(gòu)合理 語言明確、平實、簡約、得體語言明確、平實、簡約、得體 公文的寫作要求公文的寫作要求 公文的種類公文的種類 1. 命令（令）命令（令） 2. 議案議案 3. 決定決定 4. 指示指示 5. 公告、通告公告、通告 6. 通3、知通知 7.通報通報 8.報告報告 9.請示請示 10. 批復批復 11. 函函 12. 會議紀要會議紀要 （根據(jù)國務院辦公廳1993年11月21日修訂的國家行政機關(guān)公文處理 辦法的規(guī)定，公文種類為12類13種。） 公文通用格式公文通用格式 1 標題標題 2 主送單位主送單位 3 正文正文 5 落款落款 6 發(fā)送日期發(fā)送日期 4 附件附件 完整的公文標題由完整的公文標題由發(fā)文單位名稱發(fā)文單位名稱、公文事由公文事由、公文種類公文種類三部分三部分 組成。如：組成。如：華潤萬佳關(guān)于二OOO年度“五.一”假期銷售情況 的報告 公文標題的三個部分，有時可以省略其中的一個或兩個內(nèi)容，公文標題的三個部分，有4、時可以省略其中的一個或兩個內(nèi)容， 如：如： 關(guān)于前往廣州參加博覽會及參觀部分商場的請示； 董事會決議； 通報。 在標題中一般使用“關(guān)于”這個介詞結(jié)構(gòu)。在標題中一般使用“關(guān)于”這個介詞結(jié)構(gòu)。 注意準確選用文種。注意準確選用文種。 公文通用格式公文通用格式 1. 標標 題題 主送單位，又叫“抬頭”，是公文的主要收文單位。 主送單位寫在正文之前，標題之下，頂格寫，末尾加 冒號。如果主送單位不止一個時，應按其性質(zhì)、級別或慣 例依次排列，中間用頓號（類間用逗號）斷開。如：“公 司領(lǐng)導”、“營業(yè)管理本部、翠竹店”。 公文通用格式公文通用格式 2. 主主 送送 單單 位位 公文通用格式公文通用格式 3. 正5、正 文文 4. 附附 件件 5. 落落 款款 6. 發(fā)送日期發(fā)送日期 詳聽后面的講解 寫在正文之后的下一張,發(fā)文時 間的前面,空兩格,并加冒號。 落款要寫發(fā)文單位的全稱或規(guī)范簡稱。 凡是在標題下列出受文單位的文種，都 要在文尾落款；凡不需列出受文單位的 便不必再落款。 1、標題：、標題：一般由事由和文種 組成，事由用介詞結(jié)構(gòu)方式。 2、主送、主送 3、正文、正文 1）引據(jù)）引據(jù)，寫報告緣由或依據(jù)、 目的。用簡潔的語言交代為 什么要寫報告，然后用一句 過渡語“現(xiàn)將情況報告 如下”、“現(xiàn)將情況匯報如 下”或“現(xiàn)將處理情況 匯報如下”，并用冒號“：” 以領(lǐng)起下文。 2）主體）主體，寫報告內(nèi)容。在過 6、渡語冒號之后，另起一段寫 報告內(nèi)容。 3）結(jié)語）結(jié)語，在正文末尾寫上 “特此報告”、“現(xiàn)報上， 請查收”、“以上報告，請 審閱”，如果是提出意見要 批轉(zhuǎn)的，可寫上“以上報告， 如無不妥，請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位 執(zhí)行”等等。結(jié)語應單列一 段。 4、落款、落款：在落款處寫上單位 名稱和成文日期，（加蓋印 章）。 報告的寫法報告的寫法 報告，其結(jié)構(gòu)由標題、主送、正文（包括引據(jù)、主體、結(jié)語）和報告，其結(jié)構(gòu)由標題、主送、正文（包括引據(jù)、主體、結(jié)語）和 落款四個部分組成。落款四個部分組成。 例例 文文 請示的寫法請示的寫法 1、標題、標題：請示的標題要寫明事 由。標題中不能寫請示者的 姓名。 2、主送單位、主送單7、位：請示的主送單位 只能寫一個。 3、正文、正文：請示的正文一般由緣 由、請示事項和請示慣用結(jié) 束語三部分組成。 1）緣由（引據(jù)），用簡約的 語句交代完請示原因后，用 一句過渡語“請示如下”、 “請示事項如下”、“特請 示如下”后加冒號，以領(lǐng)述 請示事項。 2）事項，要堅持一事一文， 不能一文數(shù)事，避免延誤辦 事。 3）結(jié)束語，慣用“以上請示 當否，請批示”、“以上請 示如無不妥，請批準”，如 果是請求批轉(zhuǎn)的，寫“以上 請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)有關(guān) 單位（部門）執(zhí)行。” 4、落款、落款 例文例文 其結(jié)構(gòu)與報告相似，但寫法上與報告有不同之處。 報告與請示的區(qū)別報告與請示的區(qū)別 1、行文目的不同、行文8、目的不同 2、行文時間不同、行文時間不同 3、寫法上不同、寫法上不同 4、結(jié)束用語不同、結(jié)束用語不同 報告與請示報告與請示 報報 告告請請 示示 性質(zhì)性質(zhì)具 陳述 性的 公文 文種 。具 請示 性的 公文 文種 。 作用作用適 用于 向 上 級匯 報工 作 ， 反映 情況 ， 提 出 意見 或者 建議 ，答 復上 級的 詢問 。 適 用于 向上 級請 求指 示、 批準 。 種類種類匯 報報 告 、 反映 報告 、 意 見報 告、 答 復 報 告、 報送 報告 。 事 項性 請示 、報 告性 請示 。 鑒別鑒別報 告和 請 示 的區(qū) 別主 要 在 于報 告僅 陳 述 匯 報情 況，或上 復交 辦9、事 項，不要 批 復； 請 示的 目 的 是請 求上 級 指 示， 對所 請 求 的 事項 有待 上級 批復 才能 辦理 。 事 項 性 請 示 是 單 就 某 一 事 項 請 求 上 級 給 予 指 示 或 批 準 ； 報 告 性 請 求 是 在 報 告 有 關(guān) 情 況 之 后 ， 向 上 級 提 出 某 種 請 求 ， 全 文 內(nèi)容 以報 告情 況為 主時 請求 指示 。 備注備注報 告是 上 行 文， 主要 用 于 下情 上達 ， 為 上 級了 解 下 情、 決策 和 指 導工 作提 供 依 據(jù) 。 請 示 是 下 級 向 或 個 人 主 動 征 求 領(lǐng) 導 意 見 的 一 種 手 段 10、， 目 的 在 于 得 到 上 級 的 支 持 和 批準 。 通知的寫法（一）通知的寫法（一） 1. 標題標題 通知的標題，一般由發(fā)文單位、 事由、文種三部分構(gòu)成，要在事 由部分準確地概括出通知的主要 內(nèi)容。 2. 主送單位主送單位 通知只能主送給下屬機關(guān)單位， 平級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)，不宜 用通知。 3. 正文正文 正文內(nèi)容不同，寫法有異。 1) 指示性通知的正文，一般包括通 知緣由、通史事項、執(zhí)行希望與 要求三個方面。用語上，堅定、 嚴格、不容置疑、祈使句多，體 現(xiàn)出指示性、指揮性、權(quán)威性。 2) 會議通知的正文，應寫明會議的 目的、時間、地點、內(nèi)容等，有 的還要寫清與會人員名單、要準 備11、什么材料、帶什么東西等。 3) 公布性通知的正文，要寫明被公 布的行政法規(guī)制訂的原因、目的， 要提出貫徹、執(zhí)行的希望和要求。 4) 批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知 5) 任免通知 6) 一般事務通知，這類通知多屬告 知性，是對有關(guān)事宜需要下級單 位知道或辦理時使用。內(nèi)容著重 寫清所通知的事項，具體說明如 何辦理，達到什么目的。 通知的寫法（二）通知的寫法（二） 練習練習 例文例文 4、結(jié)尾、結(jié)尾 通知的結(jié)尾一般使用常用語，如 “特此通知”、“希周知”、 “請按此執(zhí)行”、“請貫徹執(zhí)行” 等。 5、落款、落款 通知一般要寫落款，并加蓋公章， 寫上年月日。 正正 文文 例例 文文 電腦使用情況調(diào)查統(tǒng)計報告電腦使用12、情況調(diào)查統(tǒng)計報告 4月底，集團總經(jīng)理辦公室對總部職能部門主管以上級人員和分公司主管級以上人員家庭使用 電腦的情況進行了一次調(diào)查，此次調(diào)查以網(wǎng)頁問卷的形式進行，共19人填寫了問卷并返回， 現(xiàn)將情況總結(jié)如下： 一、參加調(diào)查人員情況參加調(diào)查人員情況 總部部門經(jīng)理以上參加人員有2人，他們是；總部主管級參加人員有8人，他們是；分 公司有9人參加，他們是。 二、問卷評估問卷評估 1、您家里是否有電腦您家里是否有電腦？ 14人家中有電腦，達74%；5人家中無電腦，占26%。有電腦的人員比例還是較高的。 2、您是否在家中上網(wǎng)：您是否在家中上網(wǎng)： 共有11人在家中上網(wǎng)。在家中有電腦的14人中，有10人上網(wǎng)，占713、1。4%；還有1人雖然家中無電腦 但利用公司的電腦在家上網(wǎng)。 （略） 三三、小結(jié)小結(jié) 此次調(diào)查問卷顯示主管級以上人員家庭配備電腦的比率較高，但應用水平還有待提高。大多數(shù) 人上網(wǎng)的目的還局限在休閑娛樂，沒有體現(xiàn)出在提高工作效率方面的優(yōu)勢，但已經(jīng)具有了較 高的學習使用掌握新知識新技術(shù)的意識。本次調(diào)查反映了目前制約網(wǎng)絡(luò)充分利用的瓶頸所在： 網(wǎng)絡(luò)速度慢、費用高，使用不方便，用戶缺乏必要的知識。 更更 正正 練練 習習 關(guān)于重申非上班時間辦公場所管理規(guī)定的通知關(guān)于重申非上班時間辦公場所管理規(guī)定的通知 據(jù)反映，近來總部有部分員工晚上下班后非因工作原因滯留于辦公場 所，或玩電腦游戲，或聚集聊天，或邀請親朋歡14、聚，甚至攜帶外人在辦公 場所長期逗留；同時也發(fā)現(xiàn)一些已離職人員非因工作原因進入辦公場所。 辦公室為工作之場所，而非個人休閑、娛樂之地，非上班時間亦是如 此。公司已于1997年7月5日下發(fā)了非上班時間辦公場所管理規(guī)定，對 非上班時間辦公場所管理提出了明確的要求，然而部分員工無視公司管理 規(guī)定，我行我素，造成不良影響。在此重申：全體員工均應注意節(jié)約公司 資源，嚴格遵守非上班時間辦公場所管理規(guī)定，自覺維護辦公秩序， 創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境。 總經(jīng)理辦公室與人力資源本部將不定期對辦公場所辦公秩序進行檢查， 對各類違規(guī)行為一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按公司規(guī)定嚴肅處理，同時追究所屬部門負 責人的管理責任。 深圳市華潤萬佳超15、級市場有限公司 例例 文文 關(guān)于重申非上班時間辦公場所管理規(guī)定的通知關(guān)于重申非上班時間辦公場所管理規(guī)定的通知 公司各部室、分店：公司各部室、分店： 據(jù)反映，近來總部有部分員工晚上下班后非因工作原因滯留于辦公場所，或玩 電腦游戲，或聚集聊天，或邀請親朋歡聚，甚至攜帶外人在辦公場所長期逗留；同 時也發(fā)現(xiàn)一些已離職人員非因工作原因進入辦公場所。 辦公室為工作之場所，而非個人休閑、娛樂之地，非上班時間亦是如此。公司 已于1997年7月5日下發(fā)了非上班時間辦公場所管理規(guī)定，對非上班時間辦公場 所管理提出了明確的要求，然而部分員工無視公司管理規(guī)定，我行我素，造成不良 影響。在此重申：全體員工均應注意節(jié)約公16、司資源，嚴格遵守非上班時間辦公場 所管理規(guī)定，自覺維護辦公秩序，創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境。 總經(jīng)理辦公室與人力資源本部將不定期對辦公場所辦公秩序進行檢查，對各類 違規(guī)行為一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按公司規(guī)定嚴肅處理，同時追究所屬部門負責人的管理責任。 特此通知 附：附：非上班時間辦公場所管理規(guī)定 深圳市華潤萬佳超級市場有限公司 二OOO年八月二十二日 例例 文文 關(guān)于請電腦部協(xié)助刻錄光盤的關(guān)于請電腦部協(xié)助刻錄光盤的請示請示 公司領(lǐng)導： 華潤萬佳編輯部現(xiàn)有大量圖片、照片電分圖 需要作為資料保存，因其所占硬盤空間較大而給編輯 工作帶來了諸多不便。為了更系統(tǒng)、更全面地保存相 關(guān)資料以備將來所需，特此申請將相關(guān)資料定期刻17、錄 在光盤上存檔。 以上請示當否，請批示！ 華潤萬佳編輯部 二OOO年四月八日 例例 文文 關(guān)于將戶口遷入公司集體戶口的申請關(guān)于將戶口遷入公司集體戶口的申請 公司領(lǐng)導： 本人已于2000年2月轉(zhuǎn)正成為華潤萬佳的一名正式 員工。由于畢業(yè)到深圳時戶口暫掛在親戚家，現(xiàn)深圳 市統(tǒng)一更換新戶口本，派出所通知我的戶口不屬于直 系親屬關(guān)系不得掛靠，需遷出，特此申請將戶口遷入 公司的集體戶口。 懇請公司領(lǐng)導批準為盼！ 申請人： 二OOO年三月二十日 例例 文文 關(guān)于二關(guān)于二OOOOOO年國慶節(jié)放假的通知年國慶節(jié)放假的通知 各部室、各分店： 根據(jù)國務院有關(guān)通知，結(jié)合本公司實際情況，現(xiàn)將2000年國慶節(jié)放假安排通18、 知如下： 1、職能部室：9月30日（周六）上全天班，10月1日（周日）-10月6日（周五） 放假，連續(xù)假期6天，7日（周六）、8日（周日）上全天班，9日（周一）起恢復 正常上班。 2、營業(yè)賣場員工按正常排班進行輪休，節(jié)日期間加班按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 3、因本次假期較長，請各部門高度重視節(jié)前和節(jié)日期間的銷售準備工作，安排 充足人員值班，并指定值班負責人，保證公司銷售的正常進行，特別是采購、財 務、電腦等部門應作好充分準備工作。值班人員、值班負責人名單請于9月22日前 報人事部備案。 4、全體員工在節(jié)日期間要注意人身安全和財產(chǎn)安全，確保假期平安。 特此通知 深圳市華潤萬佳超級市場有限公司 二OO19、O年九月十九日 例例 文文 關(guān)于印發(fā)員工班車乘車紀律、乘車管理獎懲條例的通知關(guān)于印發(fā)員工班車乘車紀律、乘車管理獎懲條例的通知 深佳字1998003號 公司各部室、分店： 為給員工營造一個安全、衛(wèi)生、舒適的良好乘車環(huán)境，同時 確保有關(guān)乘車紀律的有效執(zhí)行，經(jīng)公司研究，特制訂員工乘車 紀律、乘車管理獎懲條例，自發(fā)布之日起實施。 現(xiàn)將有關(guān)管理規(guī)定印發(fā)各相關(guān)部門，要求嚴格遵照執(zhí)行。希 各部門及時傳達至每一位員工。 深圳市華潤萬佳超級市場有限公司 一九九八年二月二十三日 課課 堂堂 作作 業(yè)業(yè) 一、請以營業(yè)管理本 部的名義起草一份要 求各分店注意加強年 度考核考試紀律的通 知。 二、請以區(qū)域的名義 起草一20、份9月份本區(qū) 域交接班本檢查情況 的報告。 數(shù)字的用法數(shù)字的用法 1 1、總的原則、總的原則 凡是可以使用阿拉伯數(shù)字而且又得體的地方均應使用阿拉伯 數(shù)字，遇特殊情形，可以靈活變通，但應力求保持相對統(tǒng)一。 2 2、應當使用阿拉伯數(shù)字的兩種主要情況、應當使用阿拉伯數(shù)字的兩種主要情況 （1）公歷世紀、年代、年、月、日和時刻）公歷世紀、年代、年、月、日和時刻 a、年份不能簡寫，（如1999年不能寫作99年）； b、星期幾一律用漢字，（如今天是星期二）； c、夏歷和中國清代以前歷史紀年用漢字，（如正月初五）； 數(shù)字的用法數(shù)字的用法 （2）記數(shù)與計量（包括正負整數(shù)、分數(shù)、小數(shù)、百分比、約數(shù)等） a、一個數(shù)值的書寫形式要照顧到上下文。不是出現(xiàn)在一組表示科 學計量和具有統(tǒng)計意義數(shù)字中的一位數(shù)（一、二九）可以用 漢字，如一個人、三本書、五件衣服、六道考試題。 b、一個用阿拉伯數(shù)字書寫的多位數(shù)不能移行。 3 3、應當使用漢字的兩種主要情況、應當使用漢字的兩種主要情況 （1）數(shù)字作為詞素構(gòu)成定型的詞、詞組、慣用語、縮略語或具有修 辭色彩和語句。 （2）鄰近的兩個數(shù)字并列連用，表示概數(shù)（連用的兩個數(shù)字之間不 應用頓號隔開）。例如：二三米、七八十種、十之八九。