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1、供應商退貨作業供應商退貨作業 學以致用 目的與適用范圍 1. 明確規范門店供應商退貨作業，保 證退貨及時準確 2. 本作業流程適用于北京華聯綜合超 市有限公司下屬各地區公司、各門 店 供應商退貨作業之職責 4、保衛部職責 1.每周一打印狀態“5”商品明細報表。 2.依據狀態“5”商品明細和采購通知， 對可退貨商品進行下架、清點，對 帳實不符進行更正。 3.樓面主管進行退貨單據填寫，并報 部門經理審批和采購進行進價確認 填寫及財務審批，送交收貨部簽收。 4.將審批完畢的單據連同退貨商品移 交收貨部。 1、生鮮/食品/百貨部職責 2、收貨部職責 1.受理、審核樓面移交的退貨單、物 2.進行退單錄入2、及通知供應商退貨。 3.負責待退貨商品的入庫保管。 4.嚴格按先退后收，及時退貨。 5.負責退貨單據次日傳財務存檔。 6.十日未退貨商品上報店長和采購部。 7.按采購部處理意見處理退貨商品。 財務部職責： 每周四負責審批退貨單據金額。 保證退貨單當天審批完畢。 采購部職責： 每月5日前將上月滯銷品轉狀態“5”將 不可退部分通知門店，同時附不可退 處理意見。 每周四負責門店退貨單的進價確認、 填寫和金額合計，并當天完成。 3、財務部/采購部職責 監督退貨現場的退貨工作，確保退 貨商品與單據一致，稽核方 行。 基本要求基本要求 1. 保證退貨貨號、商品描述、規格、數量或重 量與商品退貨單一致。 23、. 保證退貨錄入及時 3. 保證退貨通知的寄件憑證的存檔 4. 保證退貨單據正確存檔 5. 保證退貨商品有帳款可低扣 6. 保證各環節有交接記錄、責任人和確認日期。 商品退貨作業流程商品退貨作業流程 特別提醒 作業流程是本章的重點，他 是我們日常退貨操作的行為 準則，請做好筆記！ 商品退貨作業流程商品退貨作業流程 樓面辦理退貨操作描述 流流 程程 圖圖 采購通知門店采購通知門店 樓面退貨辦理樓面退貨辦理 退貨報批退貨報批 退貨商品轉入收貨部退貨商品轉入收貨部 退貨錄入和通知退貨錄入和通知 退貨商品領取及處理退貨商品領取及處理 分單分單/存檔案存檔案 采購通知門店： 1. 采購于每月5日前及 時4、將上月滯銷品轉狀 態“5”并將不可退商 品明細通知門店，同 時附不可退處理意見。 商品退貨作業流程商品退貨作業流程 采購通知門店采購通知門店 樓面退貨辦理樓面退貨辦理 退貨報批退貨報批 退貨商品轉入收貨部退貨商品轉入收貨部 退貨錄入和通知退貨錄入和通知 退貨商品領取及處理退貨商品領取及處理 分單分單/存檔案存檔案 流流 程程 圖圖 樓面退貨辦理： 1、樓面于每周一列印狀態“5”商品明 細，進行退貨商品確認。 2、門店接采購通知后及時將狀態“5” 可退部分商品下架，并按供應商 整理、清點實際庫存。 3、對于快訊、破損等退貨商品，由門 店直接將需退部分下架，并按供 應商整理，清點實際庫存。 4、若5、清點實際庫存數量不等于電腦庫 存數量，則需進行庫存更正。 5、當清點數量一致后，依據供應商基 本資料填寫“商品退貨單”，同 時保證填寫的退貨貨號、商品描 述、規格、數量或重量與實物一 致。 商品退貨作業流程商品退貨作業流程 退貨報批操作描述 流流 程程 圖圖 采購通知門店采購通知門店 樓面退貨辦理樓面退貨辦理 退貨報批退貨報批 退貨商品轉入收貨部退貨商品轉入收貨部 退貨錄入和通知退貨錄入和通知 退貨商品領取及處理退貨商品領取及處理 分單分單/存檔案存檔案 退貨報批： 1.退貨相關部門將填寫的“商品退 貨單”送部門經理審批。 2.部門經理審批完后，于每周四由 門店專人送地區公司采購部,采購 部專6、職人員進行退貨進價確認、 填寫退單金額總計工作。 3.采購簽字完畢，當日退貨單轉由 財務部進行確認，以查看供應商 是否有足夠貨款可扣低，并做簽 名。 4.門店負責辦理退貨的專人將財務 最后審批完畢的“商品退貨單” 當日帶回送達門店相關部門。 商品退貨作業流程商品退貨作業流程 退貨商品轉入收貨部操作說明 流流 程程 圖圖 采購通知門店采購通知門店 樓面退貨辦理樓面退貨辦理 退貨報批退貨報批 退貨商品轉入收貨部退貨商品轉入收貨部 退貨錄入和通知退貨錄入和通知 退貨商品領取及處理退貨商品領取及處理 分單分單/存檔案存檔案 退貨商品轉入收貨部： 1.退貨相關部門將審批完畢 的“商品退貨單”于財務 審批7、當日或次日前連同退 貨商品送至收貨部退貨區 復核。 2.收貨部確認單據有財務人 員簽名審批且商品退貨單 與實際商品品名、描述、 數量一致后才放行入庫， 退貨人員及主管在退貨單 “經辦人”欄位簽名確認， 并在退貨單上粘貼收貨號 碼。 商品退貨作業流程商品退貨作業流程 退貨錄入和通知 流流 程程 圖圖 采購通知門店采購通知門店 樓面退貨辦理樓面退貨辦理 退貨報批退貨報批 退貨商品轉入收貨部退貨商品轉入收貨部 退貨錄入和通知退貨錄入和通知 退貨商品領取及處理退貨商品領取及處理 分單分單/存檔案存檔案 退貨錄入和通知： 1.收貨部錄入員在審核通過、接 受門店退貨后，根據商品退貨 單，按退貨收貨號碼、供8、應商 編號進行退貨錄入。 2.在退貨錄入的同時進行退貨錄 入生效動作，及時通過系統將 財務退貨帳款進行扣除，并在 退貨單財務聯、供應商聯上加 蓋退貨確認印。 3.退貨生效當天必須以掛號信或 EMS快遞方式通知供應商在十 天內取回退貨商品，通知包括： “商品退貨單”供應商聯和十 日內限領通知，并登記在商品 退貨通知統計表。 商品退貨作業流程商品退貨作業流程 退貨錄入和通知 采購通知門店采購通知門店 樓面退貨辦理樓面退貨辦理 退貨報批退貨報批 退貨商品轉入收貨部退貨商品轉入收貨部 退貨錄入和通知退貨錄入和通知 退貨商品領取及處理退貨商品領取及處理 分單分單/存檔案存檔案 退貨錄入和通知： 4、退貨9、錄入、生效、通知完畢后 將通知供應商寄件憑證每周周 一前送達地區財務部，并做好 簽收登記。 5、收貨錄入員將商品退貨單放于 “十日待領文件夾”，每日收 貨審核時，檢查供應商是否有 退貨商品，必須堅持先辦理退 貨后辦理收貨的收貨審單原則， 收貨部退貨員將退貨商品存入 收貨部退貨倉庫，并負責未領 取商品的保管。 流流 程程 圖圖 商品退貨作業流程商品退貨作業流程 退貨商品領取及處理 采購通知門店采購通知門店 樓面退貨辦理樓面退貨辦理 退貨報批退貨報批 退貨商品轉入收貨部退貨商品轉入收貨部 退貨錄入和通知退貨錄入和通知 退貨商品領取及處理退貨商品領取及處理 分單分單/存檔案存檔案 退貨商品領取及處理10、： 1.供應商在十日內領取退貨商品， 由收貨部憑商品退貨單與供應 商做退貨商品交驗。 2.收貨部辦理退貨交付時必須有 供應商簽收，若是收貨和退貨 同時，供應商退貨簽收和進貨 簽名是同一人簽名； 3.若是單純辦理退貨時，供應商 承辦人必須出示蓋有該供應商 公司公章的委托書或供應商承 辦人已有歷史的無變更的有效 委托書辦理，雙方簽字確認后， 在退貨單上加蓋“退已領取” 印章，供應商去走退貨，收貨 部留單存檔。 流流 程程 圖圖 商品退貨作業流程商品退貨作業流程 退貨商品領取及處理 采購通知門店采購通知門店 樓面退貨辦理樓面退貨辦理 退貨報批退貨報批 退貨商品轉入收貨部退貨商品轉入收貨部 退貨錄入和11、通知退貨錄入和通知 退貨商品領取及處理退貨商品領取及處理 分單分單/存檔案存檔案 流流 程程 圖圖 退貨商品領取及處理： 4、供應商接到通知十日后未領取 退貨商品，收貨部及時將未退 貨商品的退貨單傳給采購，采 購部經理/總監在原退貨單上 給出處理意見：一是轉贈品， 二是轉入門店清倉，同時當日 將回饋的商品退貨單交地區總 經理審批，然后將審批通過后 的退貨單財務聯交財務留存， 退貨將審批完的退貨單交門店 執行處理。 商品退貨作業流程商品退貨作業流程 分單/存檔 采購通知門店采購通知門店 樓面退貨辦理樓面退貨辦理 退貨報批退貨報批 退貨商品轉入收貨部退貨商品轉入收貨部 退貨錄入和通知退貨錄入和通知12、 退貨商品領取及處理退貨商品領取及處理 分單分單/存檔案存檔案 流流 程程 圖圖 分單/存檔： 1.供應商按規定時間辦理退貨的， 收貨部退貨員將處理完畢的退 貨單據在處理時二日內進行分 單給相應部門流程。 2.供應商未按規定時間辦理退貨 的：收貨部退貨員將報采購、 財務確認審批的退貨單據在處 理后二日內進行分單給相應部 門留存。 商品退貨作業流程商品退貨作業流程 相關單據 寄件備注 寄件編號 寄件內容 寄達方名稱 寄達方地址 商品退貨單 供應商合同 地址 供應商合同 名稱 商品退貨錄 入后生成的 退貨訂單號 請于接通 知后十日 內到指定 門店領取， 否則視同 默認此筆 商品歸華 聯所有 寄件憑13、證填寫樣表寄件憑證填寫樣表 商品退貨作業流程商品退貨作業流程 商品退貨單 供應商名稱：供應商名稱：開單單位：開單單位： 供應商編號：供應商編號：分店名稱：分店名稱： 退貨地址：退貨地址：地址：地址： 電話：電話：傳真：傳真： 電話：電話： 1、供應商送貨單編號：、供應商送貨單編號： 2、本公司驗收編號：、本公司驗收編號： 數量數量金額金額 合合 計計 備注：如為退貨商品，請于十日內至上列分店之收貨部領回，超過十日本公司有備注：如為退貨商品，請于十日內至上列分店之收貨部領回，超過十日本公司有 經辦人經辦人日期日期經辦人經辦人 日期日期 填表人填表人收貨主管收貨主管 經理經理日期日期安保部安保部 14、財務（審核）財務（審核） 退貨員（收貨）退貨員（收貨） 電腦輸電腦輸 入員入員 北京華聯綜合超市有限公司北京華聯綜合超市有限公司 商品退貨單（收貨差異通知單）商品退貨單（收貨差異通知單） 傳真：傳真： 退貨通知：下列商品經查驗因有暇庇式規格退貨通知：下列商品經查驗因有暇庇式規格 不符單，請貴公司速派人員領取不符單，請貴公司速派人員領取 差異通知：貴公司送交商品經本公司驗收差異通知：貴公司送交商品經本公司驗收 后，差異如下：后，差異如下： 權代為處理，因此產生相關成本由貴公司負責。權代為處理，因此產生相關成本由貴公司負責。 商品貨號商品貨號商品描述商品描述原因原因 證件號碼證件號碼 （或車牌號）15、：（或車牌號）： 簽字簽字簽字簽字 日期日期 華聯驗收華聯驗收 號碼號碼 退貨員：退貨員： 訂單號：訂單號： 貨運公司貨運公司 或供應商或供應商 商品退貨作業流程商品退貨作業流程 商品退標準： 商品損壞、故障、缺少配件。 商品包裝破損、變形。 商品滯銷、變質、庫存過高。 商品臨近保持期或過期。 售出遭顧客退換之不良商品。 清場商品。 商品退貨標準 商品退貨作業流程商品退貨作業流程 退貨商品交接注意事項：退貨商品交接注意事項： 待交接商品下架時裝箱清點準確、有條 理、單物相符。 分部門、分組、分時間段進行及時單物 交接確認。 非原裝箱商品必須每箱檢查核對。 商品換貨作業商品換貨作業 1、目的： 16、明確規范供應商換貨流 程，保證換貨及時確。 2、適用范圍： 本作業流程適用北京華 聯綜合超市有限公司下 屬各門店 商品換貨作業商品換貨作業 3、職責： 生鮮、食品、百貨 部職責： 準確填寫換貨申請 單。 通知供應商換貨。 將商品攜至收貨部 進行換貨。 領取換回的商品。 1、檢查換貨申請單內容。 2、檢查換貨單據審批情況。 3、檢查換貨商品與單據所填 4、寫貨號、品名、數量的正 確一致性。 5、檢驗合格接收辦理。 6、完成與供應商的換貨交付。 7、將換貨商品和記錄交付申請 部 門。 商品換貨作業商品換貨作業 收貨部職責： 商品換貨作業商品換貨作業 保衛部職責： 監督換貨現場的換貨 工作，確保換貨17、商品 與單據一致。 商品換貨作業商品換貨作業 4、基本要求： 1、確保同一貨號商品進行換貨 且與換貨申請單內容一致。 2、確保換貨商品質量要求。 3、確保換貨商品數量正確。 4、確保換工作快速、及時。 商品換貨作業商品換貨作業 換貨申請換貨申請 部門（副）經理審批。部門（副）經理審批。 通知供應商換貨通知供應商換貨 審核單物審核單物 供應商辦理換貨供應商辦理換貨 換貨商品運送換貨商品運送 歸檔、分單歸檔、分單 流 程 圖 否否 否否 生鮮、食品、百貨部 相關主管根據換貨商 品需求，填寫一式四 聯的換貨申請單。 商品換貨作業商品換貨作業 換貨申請換貨申請 部門（副）經理審批。部門（副）經理審批。18、 通知供應商換貨通知供應商換貨 審核單物審核單物 供應商辦理換貨供應商辦理換貨 換貨商品運送換貨商品運送 歸檔、分單歸檔、分單 流 程 圖 否否 否否 相應部門經理（副經 理）按審批權限規 定審批換貨申請 單審批不通過退還 相應部門主管 現行的換貨審 批大部分是主 管或組員代簽 字,由促銷進 行換貨不按流 程走. 商品換貨作業商品換貨作業 換貨申請換貨申請 部門（副）經理審批。部門（副）經理審批。 通知供應商換貨通知供應商換貨 審核單物審核單物 供應商辦理換貨供應商辦理換貨 換貨商品運送換貨商品運送 歸檔、分單歸檔、分單 流 程 圖 否否 否否 單據審批無誤后，將 需換貨的商品封存， 并通知供19、應商前來換 貨。 一般情況下 由樓面主管 電話通知或 在訂單上注 明換貨商品 名稱和數量 商品換貨作業商品換貨作業 換貨申請換貨申請 部門（副）經理審批。部門（副）經理審批。 通知供應商換貨通知供應商換貨 審核單物審核單物 供應商辦理換貨供應商辦理換貨 換貨商品運送換貨商品運送 歸檔、分單歸檔、分單 流 程 圖 否否 否否 供應商攜換貨商品至 收貨部的退貨區進行 換貨，收貨部退貨員 依據換貨申請單， 檢查換貨商品是否與 填寫的單據一致，并 與供應商進行同一貨 號、品名、數量/重量 的換貨。由保衛員監 督換貨過程 商品換貨作業商品換貨作業 換貨申請換貨申請 部門（副）經理審批。部門（副）經理審批20、。 通知供應商換貨通知供應商換貨 審核單物審核單物 供應商辦理換貨供應商辦理換貨 換貨商品運送換貨商品運送 歸檔、分單歸檔、分單 流 程 圖 否否 否否 換貨作業完成后，收 貨員、供應商、保衛 員三方在換貨申請 單上簽字確認。并 分單。 換貨商品由換貨部門 領回入庫或上架。 商品換貨作業商品換貨作業 供應商換貨審批權限： 1、換貨總金額在0到1000元 以下者，由部門經（副）理核準 2、換貨總金額在1001到 2000元由店長核準。 3、超過2001元，由地區 營運總監核準 商品換貨作業商品換貨作業 商品換貨標準：商品換貨標準： 1、過保質期的商品。 2、殘次、破包商品， 3、生鮮商品臨近保質21、期。 4、換貨以換同一貨號、品 名、規格必須相同為限， 允許A換A，不允許A換B。 進行換貨前，相關部門主管 先與供應商達成協議，經供 應商同意后執行換貨。 商品換貨作業商品換貨作業 品 名華聯單位數 量原因說明 1 3 統一鮮橙多500亳升/瓶瓶6包裝破損 2 6 統一冰紅茶500亳升/瓶瓶10瓶蓋漏 貨 號 2002 年 7 月 18 日 換貨申請單換貨申請單 填表人： 樓面主管： 收貨主管： 保安主管： 取貨人：_ 正確的換貨申 請單的填寫 李四 王五 張三 劉二 劉時 商品換貨作業商品換貨作業 品 名華聯單位數 量原因說明 1 3 統一鮮橙多500亳升/瓶瓶6包裝破損 2 6 完達山甜22、奶粉400克/包包2鼠咬 貨 號 2002 年 7 月 18 日 換貨申請單換貨申請單 填表人： 樓面主管： 收貨主管： 保安主管： 取貨人：_ !錯誤的寫法。每張換貨單只 能寫同一供應商、同一組別 的商品。 贈品退貨流程 流流 程程 責責 任任 人人 填贈品退貨單 審核 通知領取 贈品返庫 領取贈品 分單/歸檔 客服贈品員 客服主管/經理 樓面主管/經理 相關樓面主管 收貨部 客服贈品員 收貨部倉管員 供應商 退貨員 防損員 供應商 收貨部 客服部 贈品退貨路線 客服贈品倉 賣場 周轉倉 收貨平臺 供應商 贈品退貨流程 1、客服贈品員填寫贈品退貨單。 2、由相關部門主管經理審單簽字。 3、贈23、品運至收貨部，收貨部審單與客 服部交接贈品。 4、供應商提供原始贈品收貨單， 由收貨部倉管員、供應商確認簽字， 防損員稽核放行。 5 贈品退貨單分單歸檔。 問題討論時間 學而不思則罔，思 而不學則殆 溫故而知新 問題討論時間 1、因為有顧客需要，但庫存不夠， 能否從供應商未領走的退貨商品提貨？ 不行，退貨商品在交接完成的當天已經 錄入電腦沖減了門店庫存，已不是門店 的商品，。 問題討論時間 2、退貨容易出現差異的 幾種情況？ A、貨號與商品描述不符。 B、供應商與商品不符。 C、交接數量點數錯誤。 D、退貨商品保管不善。（丟失、銷售） E、錄入錯誤。 問題討論時間 3、退貨管理中門店相關人 員在什么樣的的情況下要 受哪種責任處罰？ 1、單物清點混亂，填單不規范， 辦理不及時者處理當事人每單十元， 責任管理人五元。（樓面） 2、受理不及時，核對錯誤，錄入 通知不及時，單據存檔、傳遞不完 完善者處理當事人每單十元，責任 管理人五元。（收貨部） 小 心 問題討論時間 4、收貨部要求供應商 先退換貨后收貨，但供 應商常有以下幾種理由： 不換貨理由：A、配 件不全；B、人為損 壞，C、沒貨 D、不負責換貨 不退貨理由： A、沒有運輸工具； B、公司不同意退貨； C、下次送貨再退； 如果你 是收貨 主管你 會什么 辦