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1、檔案管理規(guī)程1.0目的 確保客戶服務(wù)中心業(yè)主檔案和本部門的檔案得到有效控制。2.0資料檔案2.1歸檔范圍 文件、資料包括業(yè)主資料、質(zhì)量體系文件、外來(lái)文件、各種合同等；2.2建立2.2.1隨時(shí)收集各種辦理完畢的文件（含會(huì)議文件），資料按相關(guān)類別分別存放，經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。2.2.2組卷2.2.2.1每月3日前將上月相關(guān)資料歸檔，歸檔要注意整潔，歸檔前要把資料進(jìn)行分類，可把材料按類別分組裝入待辦卷宗，以便要?dú)w檔時(shí)，所有材料都能隨手可得，避免盲目查找。2.2.2.2按年度、題目分類，查找迅速方便，在檔案目錄里清楚的標(biāo)明并與檔案保存好，對(duì)每一份文件都要清楚的注明其歸入的檔案類目。2.2.2.2、3立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，卷內(nèi)編號(hào)一律在右上角。2.2.3裝訂2.2.3.1案卷厚度一般在1.5公分至2公分為度，裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對(duì)破損或褪色的材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂線位過(guò)窄或有字跡的材料，需用紙加襯邊，紙面過(guò)大的材料，要按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件，卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者，問(wèn)題或名稱，文字要簡(jiǎn)練，確切，用毛筆或鉛筆，字跡端正。2.2.3.2根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，進(jìn)行系列排列、編號(hào)、擬訂案宗標(biāo)題，確定保管期限，裝訂，編制案卷目錄。2.3管理2.3.1檔案管理人員要定時(shí)檢查專柜3、，核對(duì)件數(shù)，防遺失，發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，妥善處理，如系人為造成，要追究有關(guān)人員的責(zé)任；2.3.2注意做好保密工作，做好防潮，防水、防塵、防盜、防高溫、防強(qiáng)光等措施。2.3.3每年年初對(duì)上年度檔案材料的數(shù)量，保管等情況進(jìn)行一定檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。2.4更新2.4.1需更新資料時(shí)，須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可執(zhí)行，做更新記錄；2.4.2業(yè)主資料發(fā)生變動(dòng)時(shí)，及時(shí)更新業(yè)主檔案。2.5調(diào)閱2.5.1因工作需要調(diào)閱有關(guān)文件資料須提出書面申請(qǐng)，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可調(diào)閱，調(diào)閱重要密件需經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)；2.5.2本部門檔案資料原則上不外借，如有借出發(fā)生時(shí)，須經(jīng)部門主管書面批準(zhǔn)； 2.5.3檔案管理人員建立調(diào)閱記錄，保證調(diào)出文件資料及時(shí)返還；2.5.4未經(jīng)批準(zhǔn)，調(diào)閱人不得對(duì)文件資料進(jìn)行摘抄或復(fù)??；2.6 銷毀2.6.1對(duì)于已無(wú)作用的檔案要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷毀檔案材料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須登記，報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。3.6.2銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人進(jìn)行，防止失密。4.0 相關(guān)記錄: 檔案調(diào)閱登記表 檔案調(diào)閱登記表調(diào)閱時(shí)間調(diào)閱人文件名稱負(fù)責(zé)人歸還時(shí)間經(jīng)手人備注