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1、工程技術資料管理辦法1. 總則1.1 實現工程部各系統設備設施技術資料、圖紙、檔案的標準化、規范化管理，更好地為各系統日常工作服務，為領導決策提供可靠的數據，結合本部實際情況，制定本辦法。1.2 本部所指的工程部設備設施技術資料、圖紙是指在設備購進、安裝、運行中和各系統在日常各項工作中直接形成的及日常管理過程中具有查考使用價值的各種不同形式和載體的原始記錄，是準確、完整、系統地反映本部門設備設施管理、運行、維護及日常管理的真實內容和歷史過程的重要依據，是公司的寶貴資源。1.3 各系統主管在日常各項工作完結時，都應將工作中形成的各種記錄交由資料員統一歸檔，各系統收集的圖紙、設備說明書、產品合格證2、竣工資料應統一交由資料員歸檔，辦理移交手續。2. 資料室的管理2.1 根據資料、檔案實行統一領導分級管理的原則，本部設立技術資料室，配專職資料員；資料、圖紙、檔案、數據等信息采取集中管理的形式。2.2 技術資料室設在工程部辦公室內，受部門經理和各系統工程師領導，并接受公司和集團主管部門的業務監督、指導和檢查。2.3 各系統工程師負責對各系統的檔案工作進行業務指導和監督、檢查。2.4 承擔各系統移交的各類技術資料、圖紙，各種維護、保養、運行記錄的保管，并切實做好資料室的保密及安全防患管理。2.5 對各種資料定期進行統計、整理、鑒定、銷毀、封存、移交等工作。3. 檔案分類方法3.1 設備技術資料3、3.1.1 按系統功能分：強電系統、電梯系統、弱電系統、空調系統、給排水系統，商鋪裝修圖紙（資料）。3.1.2 按系統的設備分類：如冷凍泵資料（包括使用說明書、安裝說明書、裝箱單、合格證、維修卡、設備檔案等）。3.2 各類圖紙3.2.1 分系統圖、線路圖、竣工圖。3.3 文書類3.3.1 部門各項行政事務、包括對內、對外文件（如通啟、請示等）。3.3.2 各系統的規章制度，操作流程等管理文件。3.3.3 各崗位的崗位職責。3.4 聲像類3.4.1 具有保存價值的照片，反映部門各項活動的生動形象的歷史真實記錄。3.5 日常運作記錄3.5.1 分承包商合同、實施過程記錄、驗收資料、結算資料。3.54、.2 部門各系統的設備設施保養、維護計劃、方案及實施過程記錄。3.5.3 各系統日常運行記錄及交接班記錄。3.5.4 部門工作維修單、總值記錄本。3.6 榮譽檔案3.6.1 部門獲得的證書、獎狀、獎杯、獎旗等。4. 檔案的歸檔整理4.1 歸檔整理是指對各種資料進行分類、排列、裝訂、編號、編目、裝盒（袋），使之有序化的過程。4.2 歸檔整理應參照各類資料的保管期限。4.3 資料歸檔必須齊全、完整、凡有原件的，不能以復印件歸檔。4.4 設備技術資料、圖紙的整理。4.4.1 按系統、設備種類、型號的方式排列。4.4.2 逐分編號、填寫相關內容。4.4.3 編制檔案目錄4.4.4 裝入專用檔案袋（圖紙5、折成A4規格），逐項填寫袋面內容。4.5 文書類資料4.5.1 以件為單位整理，每份文件材料為一件，即正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復印件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、畫冊等一冊（本）為一件，來文與復文為一件。4.5.2 以件裝訂，按部門系統年度保管期限的方法，編制文件目錄。4.5.3 裝入專用檔案袋（盒）逐項填寫檔案袋（盒）面內容。4.6 聲像類4.6.1 分數碼圖像、照片、錄音帶、光（磁）盤等四種類型。A、數碼圖像：由資料員在電腦內開專用文件夾保存，每一圖像應加說明包括事由、時間、地點人物、背景、攝影者等。B、照片檔案（由底片、照片、說明三部分組成）。底片：放入專6、用袋內，底片號標在袋的右上方，底片號格式為：系統流水號。說明：包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者、要求文字簡潔、文字通順，一般不超過200字。照片：統一使用照片檔案冊存放，首先確定照片固定的位置，然后注明照片的題名，按順序編排，同時說明照片底片的編號。C、錄音帶、錄像帶、光（磁）盤：應分別有文字說明和題名，分別進行編號和題名。4.7 日常運作記錄4.7.1 按系統年度項目保管期限的方法分類存放。4.7.2 編制目錄5. 資料的保管5.1 各系統的資料、圖紙、記錄由資料室統一保管。5.2 資料檔案應分門別類排列，做到方便查閱和利用，并應有清晰的指引。5.3 資料室必須門窗堅固、安全，窗戶要7、有遮陽光設施，保持通風，室溫保持在1424攝氏度，濕度在4560%以內，要經常清潔，無雜物堆放；要有防盜、防火、防高溫、防潮、防塵、防蟲等設施。5.4 資料進室或借出、移交要進行登記，每季要對室藏情況進行一次清點，發現問題及時采取措施。5.5 資料員工作調動應在離崗前辦好交接手續。6. 資料的保密（分機密、秘密、普通）6.1 機密資料包括：員工人事檔案、合同、部門重大管理決策等。6.2 秘密資料包括：ISO質量體系文件、管理程序、重要的會議記錄（紀要）、公司文件、工程圖紙、工作計劃、總結、動能消耗等。6.3 普通資料：公司的通知、通告、各系統日常運行記錄等。7. 查閱利用7.1 權限：部門負責8、人可查閱本部門所有檔案，系統工程師可以查閱分管系統全部資料，員工根據審批查閱有關資料。7.2 查閱/借閱/復印：任何人查閱/借閱/復印資料均應在資料查閱/借閱/復印登記表（見10.1）中登記。7.3 審批程序： 屬權限內無須審批，權限外的由資料員開具資料查閱/借閱/復印審批表（見10.2）辦理有關手續，屬部門的資料由經理審批，屬系統的資料由系統工程師簽名確認后由副經理審批，復印機密、秘密資料的需部門經理審批。7.4 利用資料的個人未經部門經理批準，不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印、轉借或破損資料。8. 資料的封存銷毀8.1 每年對資料的保管期限進行一次清查，超過保管期限的，由資料員列出封存9、和銷毀清單，交由副經理審核，報經理批準后對相關資料進行封存和銷毀。8.2 資料保管期限表序號資料名稱保管期限1廣場設備的裝箱單、合格證、線路圖、安裝使用說明書、保修卡長期2各類圖紙長期3各類設備維修保養協議、合同及履行記錄三年4各種設備設施的維修、保養、運行記錄三年5各類設備的操作規程長期6租戶裝修資料兩年（退鋪后）7年度工作計劃、總結長期8ISO管理文件、各項工作流程、工作制度、管理程序長期9各類統計表、人員名冊長期10聲像類長期11公司制發的（包括其它單位聯合制發的）政策、法規性文件、各種制度、規定、方案長期12本部門的年度工作計劃、總結、遠期規劃、項目計劃書和總結長期13本部門的月、季度工作計劃總結三年14向公司報送的報告、請示及批復長期15與各部門的通啟、會議紀要、記錄三年16對員工的處理的文件，員工考評資料三年17管理考評工作計劃、總結、考評標準長期9. 相關記錄9.1 資料查閱/借閱/復印登記表 (ZJWY/GC/表007)9.2 資料查閱/借閱/復印審批表 (ZJWY/GC/表008)