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1、行政管理制度 主講人：馬學明 2012年02月29日 東方華府物業服務中心東方華府物業服務中心 目目 錄錄 1 1、辦公環境管理規定、辦公環境管理規定 2 2、辦公室行為禮儀規范、辦公室行為禮儀規范 3 3、會議管理制度、會議管理制度 4 4、考勤管理制度、考勤管理制度 一、辦公環境管理規定一、辦公環境管理規定 1 1 目的目的 為加強本部門文明辦公環境管理，創造良好 的辦公環境 2 2 范圍范圍 本規定適用于東方華府物業服務中心 3 3 職責職責 ： 服務中心行政部為服務中心文明辦公環境管 理工作的監督管理部門，負責服務中心文明辦 公環境的日常檢查、指導、考核和管理。 （一）文件擺放（一）文2、件擺放 文件架定置擺放； 文件架內只放置放置的文件保持整齊； 文件不超出文件夾高度； 待處理文件擺放整齊。 （二）辦公工具（二）辦公工具 辦公工具統一放置； 電腦桌面保持整潔、美觀； 下班后工作區域內保持干凈； （三）其他要求（三）其他要求 每天打掃、無雜物； 整潔干凈、無污漬； 電線捆扎、明線少； 座椅不用時及時歸位 下班時關閉所有電源 （四）儀容儀表（四）儀容儀表 穿著工作服、正裝； 佩戴工作牌； 待人接物彬彬有禮； 接電話禮儀規范； 面帶微笑、見面招呼。 （五）檢查、考核及獎懲（五）檢查、考核及獎懲 1、 各部門每周對本部門辦公環境情況進 行自檢。 2、服務中心行政部進行督導，各單位執行3、 。每月對各部門進行一次全面檢查和考核 ，遇到特殊情況要隨時進行檢查或抽查， 并做好檢查記錄。 3、檢查考核后的問題將以整改通知書的形 式下達給各部門，并在規定時間內進行復 查，對在復查中整改不徹底或不整改的將 視情況給予處罰。 二、辦公室禮儀二、辦公室禮儀 （一）規范（一）規范 1.上班時間必須佩戴好統一的工作牌。 2.著裝應整潔、大方得體，完好、協調、無污漬， 扣子齊全，不漏扣、錯扣。 3.頭發：頭發要保持干凈整齊、無異味、無頭屑。 4.指甲：指甲應經常修剪，保持清潔。女性員工涂 指甲油要求顏色與皮膚顏色相同或相近。 5 .胡須：男性員工胡子不可留太長，應經常修剪。 6.口腔：保持口氣清潔4、，工作期間和上班前盡量不 喝酒，不吃有異味食品；工作前應忌食蔥、蒜等帶 有刺激性氣味的食品。 7. 化妝：女士淡妝上崗；切忌濃妝艷抹，工作時間 不能當眾化妝，不宜用香味濃烈的香水。 8 .襯衫：襯衫的領子與袖口不得有污漬，不得挽起 袖子或不系袖扣；著西裝時，不準穿皮鞋以外的其 他鞋類（包括皮涼鞋），保持整潔。 9. 領帶：不得破損或歪斜松弛。 10.鞋襪：鞋面應保持干凈，著深色襪子，襪子保持 清潔。 11.襯衣下擺應束入褲腰和裙腰內，袖口扣好，內衣 不外露。 12.上衣口袋，褲袋，須少裝物品，并做到不挽袖口 和褲腳。 （二）要求（二）要求 1. 精神飽滿，注意力集中，無疲勞狀。 2. 保持微笑5、目光平和。 3.避免在他人面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、 摳鼻孔、挖耳朵 4.與公司同事相遇應相互問候或點頭行禮表示 致意。 5.與公司領導相遇應停止行動，并進行問候或 點頭行禮。 6、不能在他人面前雙手抱胸，盡量減少不 必要的手勢動作。 7、會見客戶或出席儀式站立場合，或在長 輩、上級面前，不得把手交叉抱在胸前。 8、伸或后伸，不用手托腮。 9、正式場合或有尊者在時，不應坐滿座位 ，大體占據其三分之二的位子即可。 10、不翹二郎腿，不抖動腿，椅子過低時， 女員工雙膝并攏側向一邊。 11、要移動椅子的位置時，應先把椅子放在應 放的地方，然后再坐。 12、離開坐席時應把椅子輕放回原來的位置， 并6、擺放整齊。 13、握手：握手時用普通站姿，并目視對方眼 睛。 14、上下樓梯：遵循右側通行的原則，不得跑 步上下樓梯，人多時不得擁擠 15、走路步伐有力，步幅適當，節奏適宜。 16、 不可奔跑，應腳步輕快無聲，不要作怪動 作。 （三）出入辦公室（三）出入辦公室 1、無論辦公室門是否關閉，應事先輕輕敲門 ，聽到應答方可再進入。 2、進來后，必須隨手關門，盡量輕聲，不能 大力、粗暴。 3、 進入辦公室后，如對方正在講話，要稍 等靜候，不要中途插話。 4、如有急事需要打斷他人的談話，必須把握 好機會，而且要說：“對不起,打擾一下” 。 （四）遞交物件（四）遞交物件 1、文件等，要把正面，文字正對對方7、的方向遞 上去。 2、如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方方便接 著。 3、刀子或剪刀等利器。應把刀尖向著自己。 4、交換名片：名片代表客人，用雙手遞接名片 看名片時要確定姓名，以免造成 稱呼錯誤。 （五）其他注意事項（五）其他注意事項 1、在公司內任何場所談話以使對方聽清楚并且 不影響他人工作為宜。 2、不得大聲談笑、唱歌或打口哨。 3、有客戶、應聘人員來時應保持工作氛圍，不 要大嚷大叫。 三、會議管理制度三、會議管理制度 1、晨會：除周一周六外每天8:30舉行，服務中 心所有中層及以上人員參加。 會議主要內容：總結前一天工作情況，解決出 現的問題。 2、周例會：每周一次，暫定為周一9:00。服8、務 中心所有中層及以上人員參加。 會議主要內容：總結上周工作情況，計劃下周 工作。 （一）會議類別（一）會議類別 3、月度會議：每月一次，服務中心所有中層及 以上人員參加。 月會議于月底或月初進行，各 部門須做好當月工作成績匯報，月總結與計劃 須于每月底前提交至行政辦文秘處。 4、培訓會議：正常情況下每周三14:30舉行一次 ，會議由各部門負責人輪流組織。服務中心除 必須在崗人員外全部參加。 （二）會議要求（二）會議要求 1、會議召集人員提前10分鐘入場，與會 人員提前5分鐘入場，不得無故遲到、早 退； 2、因特殊情況確實無法參會的人員，應 提前向上級領導報批并告知行政部； 3、進入會場前，與9、會人員應修整自己的 儀表，做到衣冠整齊，精神飽滿；會議 期間要求集中精力、認真聽取發言，不 得交頭接耳開小會； 4、手機關機或設置靜音狀態，不接打電 話，不玩手機或上網；如必須接聽電話 ，到會議室外接聽。 5、坐姿端正，不隨意走動，不允許打瞌 睡，做與會議無關的事情； 6、會議期間嚴禁吸煙； 7、會議內容要“精”、“短”、“實” 。 四、考情管理制度四、考情管理制度 為了維護本集團正常的工作秩序，為了維護本集團正常的工作秩序， 增強員工的勞動紀律觀念，規范考勤以增強員工的勞動紀律觀念，規范考勤以 及請假、休假等行為，特制定本制度。及請假、休假等行為，特制定本制度。 （一）考勤目的（一）考勤目的10、 （二）考勤內容（二）考勤內容 考勤包括對員工上下班、休假等情考勤包括對員工上下班、休假等情 況進行考核，休假類型包括事假、病假況進行考核，休假類型包括事假、病假 、婚假、產假、喪假、工傷假、法定節、婚假、產假、喪假、工傷假、法定節 假日等。假日等。 （三）考勤范圍（三）考勤范圍 本制度適用于集團各部門本制度適用于集團各部門/ /單位所有員工單位所有員工 （四）考勤制度（四）考勤制度 作息時間的規定作息時間的規定 工作日：星期一至星期六工作日：星期一至星期六 工作時間：每天工作時間工作時間：每天工作時間7.57.5小時小時 上上 午：午： 8:30 8:30 12:0012:00 下下 午：午11、： 14:00 14:00 18:0018:00 午休時間：午休時間： 12:00 12:00 14:0014:00 休息日：星期日休息日：星期日 （特殊崗位按本部門工作時間進行調休）（特殊崗位按本部門工作時間進行調休） 考勤制度考勤制度 （1 1）考勤期限：自每月）考勤期限：自每月2121日起至次月日起至次月2020 日止，當月全日止，當月全 勤天數以勤天數以2626天計算為準天計算為準 （特殊情況以集團人力資源部通知的時間（特殊情況以集團人力資源部通知的時間 為準）；為準）； （2 2）公司實行上、下班打卡制度，所有）公司實行上、下班打卡制度，所有 員工在工作日上、員工在工作日上、 下班時12、均需打卡，打卡下班時均需打卡，打卡 的時間將作為考勤依據；的時間將作為考勤依據； （3 3）所有人員須先到公司打卡報到，方）所有人員須先到公司打卡報到，方 能外出辦理各項業務（特殊情況不打卡外能外出辦理各項業務（特殊情況不打卡外 出需提前出面報主管領導批準）；出需提前出面報主管領導批準）； （4 4）遲于上班時間打卡按遲到論處，早）遲于上班時間打卡按遲到論處，早 于下班時間打卡按早退論處。具體處罰按于下班時間打卡按早退論處。具體處罰按 集團人力資源部下發的考勤制度執行。集團人力資源部下發的考勤制度執行。 （4 4）員工無故曠工一天，扣發三天工）員工無故曠工一天，扣發三天工 資，當月連續曠工三日13、視為自動離職；資，當月連續曠工三日視為自動離職； （5 5）外出辦理業務超過一天（含一天）外出辦理業務超過一天（含一天 ）者須向部門經理提前一天申明并填寫）者須向部門經理提前一天申明并填寫 外出單外出單，經部門經理審批后方可外出，經部門經理審批后方可外出， 且相關負責人應在每月且相關負責人應在每月2121日將日將外出單外出單 報送至集團人力資源部；報送至集團人力資源部； （6 6）員工遇法定節假日和星期天未正）員工遇法定節假日和星期天未正 常休息的，可安排調休，且調休必須在本常休息的，可安排調休，且調休必須在本 月內完成，不得跨月，調休人員需填寫月內完成，不得跨月，調休人員需填寫 調休單調休單14、由部門經理簽字確認后，并在每由部門經理簽字確認后，并在每 月月2121日至日至2222日一同報送至集團人力資源部日一同報送至集團人力資源部 ； 3 3、休假、休假 （1 1）事假：）事假： 事假由本人提前一日申請，并填寫 請假申請表經部門經理審批簽字且進 行相關工作交接后方可離崗；超過三天 （含三天）經過部門負責人審核后，須 報集團人力資源部經集團領導審批后方 可執行； （其他事假事宜按集團人力資源部下發的 考勤制度為準） （2 2） 病假：病假： 員工因病不能正常工作，應按程序 請病假。 原則上病假須提前一日申請，若遇 緊急情況須于當日工作時間開始30分鐘 內致電部門主管，并交待需緊急處理的15、 工作或其他事項，確保工作的正常進行 ； 休病假須憑有效醫院證明，經部門 /公司經理批準后，按病假計算，若無有 效醫院證明，按事假處理； （3 3）婚假）婚假 員工符合婚姻法及企業規定結 婚，婚假為三天；男女雙方均晚婚（男 方25周歲，女 方23周歲）婚假為七天（ 含三天法定婚假），婚假從領證之日起 一年內有效； 員工持結婚證書填寫請假申請表 經部門/公司經理和集團領導審批后， 并連同結婚證復印件交人力資源部備案 ； 員工入職未滿兩年者不享受婚假。 （4 4）產假、喪假及工傷假）產假、喪假及工傷假 產假、喪假及工傷假在此不做詳細 說明，以集團人力資源下發的考勤制度 為準 4 4、 員工假期薪資管理員工假期薪資管理 （1）事假期間不計發工資，其計算公 式為：事假扣發工資（當月基本工資 26） 請假天數； （2）病假期間工資計算公式為：病假 一周內扣發工資（當月基本工資26 ）請假天數 25%；病假兩周內扣發 工資（當月基本工資26）請假天 數50%；病假兩周以上按事假論處；連 續病假一個月以上者，視情節終止勞動 合同； （3）婚假、喪假、工傷假假期內基本 工資照常計發； （4）產假期間內按50%計發； （5）法定假：國家法定假日工資照常 計發，遇法定假日加班者在工作結束后 可調休， 調休不得跨月。 東方華府物業服務中心東方華府物業服務中心