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深圳某物業管理公司采購及分包控制程序(5頁)
深圳某物業管理公司采購及分包控制程序(5頁).doc
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上傳人:大寶 編號:30699 2021-01-14 5頁 58.50KB

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1、1.0 目的1.1分包工作流程通過對工程施工、電梯養護、綠化、吸糞、消殺等服務項目分包商的評價選擇與對分包的有效控制,確保服務的質量符合規定的要求,為客戶提供滿意的服務。1.2 物資采購流程通過對公司所有的物資采購進行有效控制,確保采購的物資符合規定的要求,以便各部門為顧客提供滿意的服務。2.0適用范圍本程序適用于公司所有項目分包商的評價選擇與分包和外協、物資采購、辦公用品采購、緊急采購等流程的管理工作。3.0作業內容 (見下頁)3.1分包工作流程流程責任部門/人工作要求相關文件/記錄開始分包項目的識別分類分包項目的申請公司是否統一分包YESNO有關部門自行分包尋找/評估/選擇供方/分包商總經2、理確認NOYE S分包合同評審NO簽訂合同YE S對分包業務進行控制 B A?相關部門負責人?相關部門負責人?總經理?相關部門負責人?相關部門負責人?總經理?財務部、總經理?總經理或其授權人?相關部門?相關部門負責人需明確所負責的相關部門目前需要對外尋求分包的項目?相關部門負責人對需要分包的項目向公司提出分包申請?總經理根據實際情況決定是否由公司統一對外進行分包。?相關部門負責人根據總經理安排自行分包。?相關部門負責人根據供方/分包商評價標準對供方/分包商進行尋找、評估、選擇,并記錄到供方/分包商評價記錄。?總經理對各部門提供的供方/分包商進行最后的確認。-經總經理批準的供方/分包商由品質部納3、入合格供方/分包商名單。?由財務部組織相關部門按合同管理程序對分包合同進行評審;-對續簽的分包合同根據年度的分包商評價記錄決定是否續簽。?簽訂分包合同。?零星土建、裝修、公用工程分包業務:相關業務部門依據合同中的實施要點及有效附件對施工過程進行不定期監督檢查,發現不合格按不合格品(服務)控制程序進行處理-設備設施維修保養分包業務:按分包合同的具體要求及相關服務程序進行日常檢查并記錄。-清潔衛生,衛生防疫、環境綠化、白蟻防治等分包業務:按分包合同的具體要求及相關服務程序進行日常檢查并記錄。?分包項目申請表?供方/分包商評價標準?供方/分包商評價記錄?合格供方/分包商名單?合同管理程序?供方/分包4、商評價記錄?不合格品(服務)控制程序流程責任部門/人工作要求相關文件/記錄 A供方/分包商年度評審BNOYES 取消供方/分包業務續簽分包合同結束? 財務部?總經理?總經理?每年組織業務部門等對供方/分包商的服務質量和技術水平進行一次評審,填寫供方/分包商評價記錄報總經理審批。-必要時,可臨時組織對供方/分包商的評審-對于在ISO9000質量體系運行前已提供承包服務的供方/分包商,品質部組織對其統一進行一次評審,合格者直接列為合格供方/分包商。?不合格者取消分包業務,由品質部在合格供方/分包商名單中刪除。?根據供方/分包商評審記錄,并綜合考慮當年市場行情,合格者續簽分包合同。-續簽分包合同需重5、新經過分包合同評審。?供方/分包商評價記錄?合格供方/分包商名單?供方/分包商評價記錄3.2物資采購流程流 程責任部門/人工作要求相關文件/記錄開始 采購需求提出采購申請 確認 NO審核不符合預算審批 符合預算NOYES 是否為大宗采購定期尋找、選擇、評估供應商審批下采購單 NO YES NO YESA B B A購買 B 不合格驗收 合格入庫或領取物品 結單審核 NO 審批 YESNO 付款使用維護及不合格處理結 束采取預防、糾正措施統計分析 ?各部門?各部門負責人?采購員?財務部?總經理?財務部?采購員、財務部有關部門負責人、有關專業人員?總經理?有關采購人員、有關部門/負責人?有關采購人6、員、有關部門/負責人?倉管員、使用部門負責人?倉管員及有關部門負責人或其指定人員?有關部門/采購經辦人員?財務部主管?總經理?財務部出納?使用部門負責人?倉管員、采購員?財務部/主管?人事行政部負責辦公用品的采購;管理處負責其它物品的采購。?各部門與倉管員核對下月所需物品后,預測下月的采購要求。?各部門負責人于每月25日前填寫采購計劃審批表交采購員,要求就采購的物品的型號、規格、顏色、樣式、質量要求、交貨時間等詳細列明。?采購員對各部門的物資采購項目進行確認,看是否與以前的采購申請有異常現象,同時報價至財務部。?財務部根據各部門年度預算及已用物品的情況對采購計劃審批表進行審核是否符合預算及采購7、員的報價是否合理。 ?總經理根據實際情況決定是否批準該物資的采購。?財務部根據所需物資價值的大小及實際情況判斷是否為大宗采購。?采購員應進行市場調查,及時了解市場行情,與有關供應商進行聯系,并建立供應商檔案。財務部從供應商檔案中提供2-3個供應商,并依據供方/分包商評價記錄對其進行評估后再提交總經理選擇。對已評估合格的供應商,由財務部組織有關部門負責人定期(每年)再進行評估一次。?總經理可根據所需采購的物資決定是否進行招標。?采購經辦人員根據采購計劃審批表,提供需求信息給供應商?采購經辦人員按照采購計劃審批表通過上門采購或由確定的供應商送貨等形式進行購買。?倉管員和使用部門負責人應對采購回來的8、物品進行驗收,如符合要求則簽名入庫或領用;如不符合要求則立即退貨。?驗收合格,倉管員應對物品及時入庫,填寫入庫單或領料單。并由請購部門負責人或其指定人員簽名領取物品。?有關部門采購經辦人員應要求供應商開具發票,并及時結單報帳。?財務部主管審核是否為已選擇的供應商和價格。?出納按照總經理批后的付款數額如實付款。?使用部門負責人應在使用的過程中依據不合格品(服務)控制程序對不合格的物資進行及時處理。?倉管員和采購員應每月對所采購的物品情況及驗收合格情況進行統計,填寫供方/分包商評價記錄,并及時反饋給財務部主管,以便采取預防和糾正措施,將結果存入合格供方/分包商名單。?財務部主管應根據糾正措施控制程序、預防措施控制程序對供應商采取相應糾正措施(如扣除貨款或淘汰等)進行預防和補救。?采購計劃審批表?各部門年度預算、采購計劃審批表?采購計劃審批表?供方/分包評價記錄?采購計劃審批表?采購計劃審批表?領料單入庫單、出庫單?入庫單、領料單、送貨單、采購計劃審批表發票?不合格品(服務)控制程序?供方/分包商評價記錄?合格供方/分包商名單?糾正措施控制程序、預防措施控制程序3.2.1緊急采購:各部門在執行以已上采購計劃時如果遇到緊急事件,需要緊急采購一定數量的物品,用電話聯系方式或直接口頭請示,獲批準后由采購部門實施。采購過程完畢后需補充辦理采購及物資管理的相關手續。
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