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1、物業檔案管理手冊培訓物業檔案管理手冊培訓 物業管理從業人員培訓物業管理從業人員培訓 目目 錄錄 物業管理檔案的概述物業管理檔案的概述 物業管理檔案的整理物業管理檔案的整理 物業管理檔案的鑒定、保管與銷毀物業管理檔案的鑒定、保管與銷毀 物業管理檔案的登記、檢索與利用物業管理檔案的登記、檢索與利用 新技術的應用新技術的應用 第一章第一章 物業管理檔案概述物業管理檔案概述 目目 錄錄 第三節第三節 第二節第二節 第四節第四節 第一節第一節 物業管理檔案的含義物業管理檔案的含義 物業管理檔案的分類物業管理檔案的分類 物業管理檔案的屬性物業管理檔案的屬性 物業管理檔案的重要性物業管理檔案的重要性 2. 2、物業服務物業服務 的的 重要依據重要依據 3. 開展物業服務開展物業服務 的前提和基礎的前提和基礎 4. 開展開展 物業研究物業研究 的基本素材的基本素材 檔案的重要性檔案的重要性 1 、憑證、憑證 作用作用 第一節：物業管理檔案的重要性第一節：物業管理檔案的重要性 第第 一一 章章 1. 物業管理檔案具有一定的憑證作用。 重要性重要性 【 1 】 第第 一一 章章 第一節：物業管理檔案的重要性第一節：物業管理檔案的重要性 重要性重要性 【 2 】 2. 物業本身的檔案是物業服務的重要依據。 第第 一一 章章 第一節：物業管理檔案的重要性第一節：物業管理檔案的重要性 重要性重要性 【 3 】 3、3. 物業業主或使用人的檔案是開展物業服務的前提和基礎。 第第 一一 章章 第一節：物業管理檔案的重要性第一節：物業管理檔案的重要性 重要性重要性 【 4 】 4. 物業管理檔案是開展物業服務研究的基本素材。 第第 一一 章章 第一節：物業管理檔案的重要性第一節：物業管理檔案的重要性 重要性重要性 【 1 】 第二節：物業管理檔案的含義第二節：物業管理檔案的含義 物業管理檔案：物業管理檔案： 是指物業在開發和管 理活動中形成的作為原始記錄保存起來的 以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各 種形式或載體的文件。 此定義包括兩層含義：一是經過歸檔 保存的原始記錄及其載體；二是該原始記 錄的信息內容。4、 第第 一一 章章 第二節：物業管理檔案的含義第二節：物業管理檔案的含義 第第 一一 章章 物業管理檔案包括兩個部分物業管理檔案包括兩個部分 物業業主或使用人的檔案， 包括業主或使用人的姓名、家 庭結構、聯系方式等 2 物業本身的檔案，包括開發建設過程的記錄和物業服務 企業接管后對物業進行維修養護和更新改造的記錄 1 重要性重要性 【 1 】 第三節：物業管理檔案的屬性第三節：物業管理檔案的屬性 1 本質屬性本質屬性 2 一般屬性一般屬性 物業管理檔案的本質屬性即原始記錄性，是構成檔案 憑證價值的基礎。 如、監控記錄、水質檢測報告、電梯年檢報告等。 物業管理檔案的一般屬性是指文化屬性、知識屬性5、 和信息屬性，這些屬性構成其一般價值即參考價值的 基礎。如：業主信息、社區文化活動記錄、業主滿意 度信息等。 第第 一一 章章 重要性重要性 【 1 】 第第 一一 章章 第四節：物業管理檔案的分類第四節：物業管理檔案的分類 重要性重要性 【 1 】 第第 一一 章章 第四節：物業管理檔案的分類第四節：物業管理檔案的分類 物業服務企業檔案分類 行 政 管 理 人 力 資 源 品 質 管 理 工 程 管 理 物 業 服 務 經 營 管 理 市 場 拓 展 品 牌 管 理 財 務 管 理 維 修 資 金 基 礎 管 理 房屋 共用 設施 設備 公 共 秩 序 保 潔 服 務 綠 化 管 理 客 戶6、 服 務 精神 文明 建設 管 理 效 益 第二章第二章 物業管理檔案的整理物業管理檔案的整理 目目 錄錄 物業管理檔案術語物業管理檔案術語 第一節第一節 物業管理檔案的立卷和編制物業管理檔案的立卷和編制 第二節第二節 重要性重要性 【 1 】 第一節：物業管理檔案術語第一節：物業管理檔案術語 一、背脊一、背脊 檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼， 檔號是存取檔案的標記，并具有統計監督作用。 第一節：物業管理檔案術語第一節：物業管理檔案術語 二、檔號二、檔號 重要性重要性 【 1 】 1 全宗號全宗號 2 案卷目錄號案卷目錄號 檔案館給定立檔單位（物業公司）的編7、號。 全宗內案卷所屬目錄的代碼。 3 案卷號案卷號 案卷排列的順序號。 第一節：物業管理檔案術語第一節：物業管理檔案術語 三、全宗號、案卷目錄號、案卷號三、全宗號、案卷目錄號、案卷號 重要性重要性 【 1 】 第二節：物業管理檔案的立卷和編制第二節：物業管理檔案的立卷和編制 編制案卷目錄編制案卷目錄 立卷立卷 卷內文件整理卷內文件整理 立卷：就是將若干互有聯系的檔案文件組合成案卷， 應依據檔案來源、時間、題目、內容等對檔案進行 分類立卷。 卷內文件整理：卷內文件的排列和編號，填寫卷內 文件目錄，填寫檔案封面、封底，裝訂成冊，立卷 成盒。 編制案卷目錄：將成盒后的檔案按檔號排列并裝入 檔案柜 第8、第 二二 章章 第二節：物業管理檔案的立卷和編制第二節：物業管理檔案的立卷和編制 第第 二二 章章 卷內文件的整理卷內文件的整理 1. 卷內文件的排列和編號卷內文件的排列和編號 頁號一律使用阿拉伯數字，字 體要端正、清楚。建議頁號正面 編號在右下角，背面編在左下角 重要性重要性 【 1 】 裝訂形式卷內目錄裝訂形式卷內目錄 質量記錄（表單）質量記錄（表單） 序序 文件名稱文件名稱 頁次頁次 備注備注 第二節：物業管理檔案的立卷和編制第二節：物業管理檔案的立卷和編制 第第 二二 章章 2. 填寫卷內文件目錄填寫卷內文件目錄 重要性重要性 【 1 】 不裝訂形式卷內目錄不裝訂形式卷內目錄 序序 文9、件名稱文件名稱 頁數頁數 備注備注 質量記錄（表單）質量記錄（表單） 第二節：物業管理檔案的立卷和編制第二節：物業管理檔案的立卷和編制 第第 二二 章章 2. 填寫卷內文件目錄填寫卷內文件目錄 重要性重要性 【 1 】 效果圖效果圖 檔案封面、卷內備考表檔案封面、卷內備考表 第二節：物業管理檔案的立卷和編制第二節：物業管理檔案的立卷和編制 3. 填寫檔案封面、卷內備考表填寫檔案封面、卷內備考表 重要性重要性 【 1 】 效果圖效果圖 第第 二二 章章 第二節：物業管理檔案的立卷和編制第二節：物業管理檔案的立卷和編制 4. 裝訂成冊裝訂成冊 重要性重要性 【 1 】 第二節：物業管理檔案的立卷和10、編制第二節：物業管理檔案的立卷和編制 4. 裝訂成冊裝訂成冊 所需工具所需工具 第第 二二 章章 重要性重要性 【 1 】 牛皮紙檔案盒牛皮紙檔案盒 檔案盒標準檔案盒標準 ： 檔案盒封面及檔案盒要求檔案盒封面及檔案盒要求 第二節：物業管理檔案的立卷和編制第二節：物業管理檔案的立卷和編制 5. 立卷成盒立卷成盒 第第 二二 章章 重要性重要性 【 1 】 第二節：物業管理檔案的立卷和編制第二節：物業管理檔案的立卷和編制 編制案卷目錄編制案卷目錄 1. 將成盒后的檔案按當好排列并裝入檔案柜將成盒后的檔案按當好排列并裝入檔案柜 第第 二二 章章 重要性重要性 【 1 】 檔案總目錄檔案總目錄 質量記11、錄（表單）質量記錄（表單） 序號序號 登記日期登記日期 安卷目錄號安卷目錄號 編制單位編制單位 數量數量 備注備注 1 第二節：物業管理檔案的立卷和編制第二節：物業管理檔案的立卷和編制 2. 整理檔案總目錄整理檔案總目錄 第第 二二 章章 重要性重要性 【 1 】 檔案分目錄檔案分目錄 質量記錄（表單）質量記錄（表單） 序號序號 登記日期登記日期 檔號檔號 案卷提名案卷提名 編制單位編制單位 數量數量 備注備注 第二節：物業管理檔案的立卷和編制第二節：物業管理檔案的立卷和編制 3. 整理檔案分目錄整理檔案分目錄 第第 二二 章章 工具 檔案盒 檔案封 底封面 背脊 目錄 第二節：物業管理檔案的12、立卷和編制第二節：物業管理檔案的立卷和編制 第第 二二 章章 第三章第三章 物業管理檔案的鑒定、保管與銷毀物業管理檔案的鑒定、保管與銷毀 目目 錄錄 第二節第二節 第一節第一節 第三節第三節 物業管理檔案的鑒定物業管理檔案的鑒定 物業管理檔案的銷毀物業管理檔案的銷毀 物業管理檔案的保管物業管理檔案的保管 重要性重要性 【 1 】 第一節：物業管理檔案的鑒定第一節：物業管理檔案的鑒定 物業管理檔案的鑒定是指對物業管理檔案的保存價值進行鑒定，鑒別檔案價值 的大小，確定檔案保管的期限，決定檔案的存毀取舍。 期限劃分標準期限劃分標準 1 永久保存的檔案永久保存的檔案 檔案保管期限分為永久、定期（長期、13、短期），保管期限在 50 年以上的檔案為永久 保管檔案，保管期限在 15 50 年（包括 15 年和 50 年）之間的檔案為長期保管檔案， 保管期限在 15 年以下檔案的為短期保管檔案。 凡是反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司建設和歷史研究有長 遠利用價值的檔案，列為永久保管；如：開發移交資料、物業交接資料、業主檔案、 文件規定需永久保存的質量記錄等。 第第 三三 章章 重要性重要性 【 1 】 2 長期保存的檔案長期保存的檔案 3 短期保存的檔案短期保存的檔案 凡是反映本公司一般工作活動，在較長時間內對本公司工作有查考利用價值的 文件材料，列為長期保管；如：公司參加重大外事活動14、形成的文件材料、公司重要 業務問題的文件材料，各種重要的調查報告、情況反映、公司獲省級及省級以上表 彰的文件材料等以及文件規定需長期保存的質量記錄。 凡是在較短時間內對本機關有參考利用價值的文件材料，列為短期保管；如： 公司一般的調查報告、一般性工作通知，事務性有參考價值的文件材料、公司開 展勞動競賽、文體活動的文件材料、各類培訓通知等以及文件規定。 第一節：物業管理檔案的鑒定第一節：物業管理檔案的鑒定 第第 三三 章章 重要性重要性 【 1 】 檔案室要有專人負責，定期進行巡視檢查。 檔案庫房、柜架應堅固，柜、架排架方法要科學和便于查找。 底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫， 認15、真檢查其修改、補充等情況。底圖存放以平放為宜。 檔案的保管保護 第二節：物業管理檔案的保管第二節：物業管理檔案的保管 第第 三三 章章 物業管理檔案保管工作的基本原則為物業管理檔案保管工作的基本原則為 ：分類保管，以保管為宗旨，以利用為目 的，以防為主，防治結合。 2 3 1 5 6 4 檔案的保管保護 第二節：物業管理檔案的保管第二節：物業管理檔案的保管 第第 三三 章章 7 定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符， 發現問題要查明原因，保存依據。 接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續。 電子文檔的保存 縮微膠片、照片、磁帶等的保管，存放膠片、照片、磁 帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和16、影集等，按編號順序排 列在膠片柜或防火柜內。 重要性重要性 【 1 】 文件銷毀申請單文件銷毀申請單 質量記錄（表單）質量記錄（表單） 序號序號 文件編號文件編號 文件名稱文件名稱 版本版本 / 版次版次 銷毀原因銷毀原因 申請人： 審核人： 批準人： 2. 文件銷毀申請單文件銷毀申請單 第三節：物業管理檔案的銷毀第三節：物業管理檔案的銷毀 表單代號： 第第 三三 章章 第四章第四章 物業管理檔案的登記、檢索與利用物業管理檔案的登記、檢索與利用 目目 錄錄 物業管理檔案的登記物業管理檔案的登記 第一節第一節 物業管理檔案的檢索與利用物業管理檔案的檢索與利用 第二節第二節 重要性重要性 【 1 17、】 第第 四四 章章 第一節：物業管理檔案的登記第一節：物業管理檔案的登記 物業管理檔案登記主要分為：檔案狀況登記和檔案工作登記物業管理檔案登記主要分為：檔案狀況登記和檔案工作登記 檔案狀況登記 是對物業管理檔案的數 量、存在、保管狀態及變 化等基本情況的登記。 檔案工作登記 是對涉及檔案管理過程 中發生的一些重要情況和 一些基本的工作行為、事 實、利用情況等的記錄 重要性重要性 【 1 】 第第 四四 章章 第二節：物業管理檔案的檢索與利用第二節：物業管理檔案的檢索與利用 物業管理檔案的檢索指檔案管理人員將檔案室內所藏檔案材料信息進 行系統儲存，編制成為各種檢索工具，建立檔案檢索系統，并通過18、它查找 所需檔案的一項工作 電子介質檔案的檢索電子介質檔案的檢索 紙介質檔案的檢索紙介質檔案的檢索 第第 四四 章章 第二節：物業管理檔案的檢索與利用第二節：物業管理檔案的檢索與利用 紙介質檔案的檢索紙介質檔案的檢索 第第 四四 章章 第二節：物業管理檔案的檢索與利用第二節：物業管理檔案的檢索與利用 電子介質檔案的檢索電子介質檔案的檢索 第第 四四 章章 第二節：物業管理檔案的檢索與利用第二節：物業管理檔案的檢索與利用 物業管理檔案的利用方式物業管理檔案的利用方式 物業管理檔案的利用檔案室（館）通過一定方式使檔案資料直接為用戶 服務的工作，是實現檔案價值、發揮檔案作用的途徑。 提供檔案原件，可19、以設立 專門的閱覽室供檔案利用者在 室內閱讀檔案，也可以根據規 定將原件外借 . 提供檔案復印件，包括制發 檔案復制品，出版或印發檔案 文件匯編等、檔案咨詢服務等 . 基基 本本 方方 式式 電子化方式：電子檔案提供 利用主要是利用電子計算機 軟件平臺來開展，主要方式 有：計算機系統直接利用、 提供儲存載體的拷貝、通訊 傳輸和網絡服務等。 電電 子子 化化 方方 式式 第五章第五章 新技術的應用新技術的應用 物業檔案信息數字化物業檔案信息數字化 一、 將現有的紙質檔案，通過 掃描、數碼相機等技術手轉化為 電子文檔，建立 “ 電子檔案數據庫， 并建立檔案查詢網站 ” 。 二、 將現有電子文件通過相應的歸檔手段進行歸檔，納入統一電 子檔案數據庫管理。既包括存儲于個人電腦中的各類文件、表單， 也包括存儲于各種軟件、服務器、云端中的物業服務記錄。 第第 五五 章章 物業檔案信息數字化物業檔案信息數字化 三原則三原則 1 、 實用性原則 2 、 規范性原則 3 、 安全性原則 第第 五五 章章