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1、深圳市保利物業管理有限公司 文件名稱：文件控制程序 版 次：A/0 文件編號：POLY-QP-423 第 1 頁 共 4 頁 1 1. .0 0 目的目的 規定質量管理體系文件管理的流程、職責和工作要求，為質量管理體系文件的有效控制提供準則。 2 2. .0 0 適用范圍適用范圍 適用于對深圳市保利物業管理有限公司質量管理體系文件的管理。 3 3. .0 0 作業內容：作業內容： 流流 程程 責任部門責任部門/ /人人 工作要求工作要求 相關文件相關文件/ /記錄記錄 N Y A 管 理 者 代 表 及 質 量 體 系推進小組。 品 質部 經 理 文 件 控 制 中心 由 管 理 者 代 表 2、組 織 各 部 門 指 定 的 人員 按 質量文 件編制規定 規 定 的 權 限 審批 組織策劃 QMS 并確定體系文件構架。 編制質量文件編制規定 ； -質量文件編制規定的主要內容包括：各類文件的 內容、要求和編寫方法的規定、文件分類、各類文件的 編號方法、格式和有效性標識方法等。 編制公司各部門的 質量體系文件持有者清單 和 質 量記錄控制清單 ； -質量體系文件持有者清單的內容應包括：文件名 稱、編號、版次的修改狀態、管理部門審批人和生效日 期等，具體的審批權限見質量文件編制規定 ； -質量體系文件持有者清單中應包含對外部文件的 審批權限； -質量記錄控制清單的內容應包括記錄表格名稱、 3、編號、版本、收集周期和保存期限等。 管理者代表組織質量手冊和通用管理程序的編寫 -各部門主管組織本部門管理規范的編寫； -公司技術部門負責專用管理規范和技術規程的編寫。 -應確保文件清晰、易懂、可操作。 按規定的權限審批； -對于涉及多個部門的文件可以采取文件會審的方式 審核。 -質量體系管理職責類和表格文件統一由品質部批準。 -技術類文件的審批由技術部門相關負責人審批。 -有效控制文件的質量， 滿足質量管理的要求， 可操作； 質量文件編 制規定 質量管理體 系文件持有者 清單 質量記錄控 制清單 質量文件編 制規定 質量手冊；管 理程序；各類管 理規范/技術規 程； 質量記錄表格。 開始 體4、系文件 構架設計 制定文件編寫規 定和標識規范 制定受控文件/質 量記錄清單 體系文件編寫 文件審批 是否 批準 深圳市保利物業管理有限公司 文件名稱：文件控制程序 版 次：A/0 文件編號：POLY-QP-423 第 2 頁 共 4 頁 流流 程程 責任部門責任部門/ /人人 工作要求工作要求 相關相關文件文件/ /記錄記錄 A B 文控中心 文控中心 文控中心 文件持有人/ 使用人 文件的使用 者、 各級管理者 都有責任適時 評審文件的充 分性和適宜性 制定質量文件持有者清單 ，規定文件的發放范圍和 數量，由管理者代表審批后作為文件制作和發放的依據； -按規定的份數制作，不得錯頁、漏頁； 5、-保留不加蓋文件受控章的正本（原版文件） ； 原版文件應登記歸檔并標識，不得發放； -以電子文檔保存的應用軟盤或光盤制作至少一份備份， 作好標識并妥善保管（應防潮、防磁、防高溫） 。 按質量文件持有者清單規定的范圍發放；發放的方 式為實物發放； -實物的發放，屬公共文件的如質量方針、質量手冊和公 共程序的發放采用紙質復印方式發放，只下發到部門級單 位。由文控中心根據需要確定分發范圍和數量，經管理者 代表審批后發放并作好文件發放登記表 ；與各部門有 關的文件則發放到相關部門；對其它文件按責任區域發 放； -各類文件的發放受控標識以文件控制中心之紅色“受 控”章為準； -發放體系文件及各部門轉發文6、件都需作好文件發放登 記表 ； -屬各部門向業務對口單位發放的內部文件，由所在管理 部門作好文件發放登記表 ； -外部文件的發放由公司、各部門分級控制。各級主管部 門負責控制外來文件，識別與質量管理體系的相關性，對 需發放執行的外部文件，建立外來文件登記表并做好 文件發放登記表下發。 -外部文件編號可直接沿用原文件編號，原文件無明確編 號時，按所在部門文件管理方法管理。 需妥善保管好文件不得隨意損壞、復印、拷盤及丟失， 如有丟失、損壞應及時向文控中心填寫文件控制單申 請補發； -丟失文件補發應給予新的分發記錄，并核銷原分發記錄 （在文件發放登記表的“備注”欄內注明） 。 -需借閱文件時應向品質7、部申請，經品質部經理同意后, 填寫文件借閱登記表 。 文件的使用者應在工作過程中，評價文件的充分性和適 宜性，需要時，應提出更新的需要； -要求公司領導把質量管理體系文件的充分性和適宜性 作為管理評審的內容之一，需要時應更新。 質量文件持有 者清單 質量文件持有 者清單 文件發放登記 表 文件發放登記 表 外來文件登記 表 文件控制單 文件發放登記 表 文件借閱登 記表 文件制作 原版文件管理 文件發放 文件使用 文件的評審 深圳市保利物業管理有限公司 文件名稱：文件控制程序 版 次：A/0 文件編號：POLY-QP-423 第 3 頁 共 4 頁 流流 程程 責任部門責任部門/ /人人 工作8、要求工作要求 相關文件相關文件/ /記錄記錄 B 原審批人負 責更改后文件 的審批， 文件控 制中心負責電 子版本和實物 文件的統一更 改、 換發、 回收。 由各級文件 管理部門負責 處理 文控中心 由文控中心 保管 管理職責類和表格文件需要更改時，由提出人填 寫質量體系文件更改申請表按原審批程序審批， 原審批人不能審批時，由其代理人或接替人審批，但 審批人應獲得更改文件有關的信息； -使用換頁方式修改的，修改后的舊文件頁應就地銷 毀并記錄，當一次性修改量較大時，采用換版的方式 修改，修改后的舊文件評審后保留一份加蓋“參考” 文件章以便于追溯； -文件更改須按照質量文件編制規定的規定更新 其版9、本號（改版時）和修訂狀態（單頁更改時） （文 件的版本號用 A、B、C表示第一版、第二版、第 三版；用 0、1、2表示未經修改、第一次修 改、第二次修改） ； -發放到各部門的文件修改后， 以 文件發放登記表 的形式通知各部門進行換發和舊文件的回收； -對舊文件要保存原版，并標識； -新文件下發時應在文件發放登記表的“備注” 欄內注明舊文件回收或直接銷毀。 -發往外部的“參考”文件（非受控）在修改或換版 時，只作通知并發放新文件，可不收回舊文件； -發往外部“受控”文件由各主管部門跟蹤更改的方 法，當發給外部“受控”文件發生更改時，應通知外 部文件的變更，換發更新版本的外部文件。 更改時回收的作廢文件/作廢頁應立即加蓋“作廢” 章，保留最近一次的作廢文件，其余的作廢文件直接 銷毀： -銷毀的方式：用碎紙機粉碎；用火燒毀 -保留文件應加蓋“參考”文件章，并作好保密性的 處理。 按質量記錄控制程序的規定保存文件發放和 更改記錄。 質量體系文件更 改申請表 質量文件編制規 定 文件發放登記 表 質量記錄控制程 序 文件更改 記錄保存 作廢文件處理 結束